國立高雄師範大學 102年行政知能研討會 經費申請及核銷作業 102.08.27 15：40-16：20 報告人：國立高雄師範大學會計室張艷珠 102.08.27 15：40-16：20 1

經費動支申請作業 MBO經費 (含單位預算、單位專項及學校專項等)(T) 委辦補助計畫 自給自足經費 經 費 來 源 項 目 承 辦 人 員 經常費李怡樺(6523)設備費李韻如(6524) 委辦補助計畫 教育部補助及委辦計畫(C及A) 黃玉梭(6521) 國科會補助及專案計畫 (C及A) 高聖昌(6522) 其他機關補助及委辦計畫 (C及A) 高聖昌(6522) 農委會補助及委辦專案計畫(D及E) 林婉婷(6528) 自給自足經費 自辦招生經費(C) 林婉婷(6528) 雜項收入(含成績單工本費收入等)(C) 林婉婷(6528) 推廣教育收入(B) 李韻如(6524) 場地設備管理收入(B) 李韻如(6524) 捐贈收入(F) 林婉婷(6528) 2

經費動支申請常見問題-1 申請單位填寫申請日期： 經費之使用，應先填申請單，核准後再辦理相關採 購程序，故申請日期應於事實發生之前，收據、統一 發票之日期會晚於申請單核准日。 申請單未填寫具體事由、申請項目未逐筆填寫商品( 費用)名稱、數量、單位及金額，非填經費之用途(人 事費、業務費、雜支等)。 專案計畫或自給自足(自行收費)之申請案件請附計畫 核定表或核准之預算表，專兼任助理申請案，請附到 職單，新聘人員請附簽准案、相關支付標準、議程 表、申購物品名細(購置品項多樣時)……………… 等。 未填上請購流水碼(簽証編號)、經費來源。 支出項目，未符合相關規定或預算表(核定表)未編 列。

經費動支申請常見問題-2 未加會會辦單位： 圖書設備或資料庫案會圖書館。 下自行辦理之單位免會但需勾選本案已授權採購) 工程或維修案會總務處營繕組。 圖書設備或資料庫案會圖書館。 財物、勞務案會總務處事務組(奉核定授權3萬元以 下自行辦理之單位免會但需勾選本案已授權採購) 3,000元以上購置案應加會總務處保管組做財物分 類 ，修繕工程或購置財物等各項採購案件，凡能一次 辦理者，不得規避政府採購法(或學校採購授權規定) 以化整為零拆案方式分批辦理採購。 修繕工程及共同供應契約採購項目，不論金額多寡， 應由總務處辦理。 主持費、專兼任助理費、工讀費及臨時工資等相關人 事費用，請勾選A免會總務處B會人事室。

經費動支申請常見問題-3 臨時僱工(工讀生)因實際需求需派遣至外地執行公務 (計畫採樣、訪談等)需專案簽准後，始可報支差旅 費。 校外人員之交通補助費，請註明服務單位名稱、補助 車種、補助起迄地點，若為高鐵或飛機票款須檢附票 根或登機證，不得支付計程車資，得另以膳什費方式 支給(燕巢校區以全日額、和平校區以半日額支付但須 依國內出差報支要點之里程數辦理)。 計畫內之主持人、專兼任助理之出差，務請填寫出差 請示單請領差旅費，出差費之報支請於出差後15天內 完成。

務必填寫，其日期應於事實發生之前 系所請院長亦核章 請分項填寫項目(或品名)、數量、單位及預計金額(若項目較多可用浮貼方式) 物品、設備、軟體等購置，工程設施等請送保管組財務分類 請分項填寫項目(或品名)、數量、單位及預計金額(若項目較多可用浮貼方式) 3千元以上物品、軟體、設備等購置，工程設施等請送保管組財務分類 請填寫具體事實，即為何申請本單項目之事由(非購置品名) 請填寫具體事實，即為何申請本單項目之事由(非購置品名) 請註明經費來源(或填上計劃代碼)並於會計室網頁登錄，填上流水碼 請註明經費來源(或填上計劃代碼)並於會計室網頁登錄，填上流水碼 人事費用請勾選會人事室 1.申請單位及申請日期務必填寫，申請日期請於事實發生之前。 2.3千元以上物品購置請勾選保管組否則勾選免會保管組 4.圖書購置無倫多少元皆會圖書館及保管組財務分類。 3萬元以下購置(不含修繕)已核准授權採購請勾選(但請勿拆案申請) 人事費用請勾選會人事室 系所請院長亦核章 3萬元以下財物、勞務(不含修繕)已核准授權採購請勾選(但請勿拆案申請) 系所請院長亦核章 6

網路請購系統 要使用本系統必須先取得主計室的授權，系統使用之 初帳號及密號由主計室指定，各使用者第一次上線時， 請使用〔修改密碼〕的功能將密碼改變以達保密安全。 進入本校主計室首頁→網路申購即可進行請購系統(操 作說明可至主計室網頁→業務講習→97年度網路請購下 載參考)。 會計系統開放91年度至目前之學校經費(MBO)查詢，其 他經費則開放目前正執行之計畫查詢。 7

經費核銷常見問題－1 各項相關資料如經塗改，應由負責之人核章 修正(如：印領清冊之金額－造冊人、申請單 之申請人)。 黏貼憑證時，請一律以膠水黏牢，禁用口紅 膠、膠帶、釘書針等方式，以免憑証遺失。 多張發票或收據一併報銷時，粘貼時應避免 難以辨識開立日期等相關資料。 部分廠商開立收據與經辦人填寫憑證說明用 途欄之筆跡相似。(審計機關審核各機關原始 憑證之缺失態樣) 8

經費核銷常見問題－2 核銷金額少於發票或收據金額時，請註明實 付金額並由經手人簽章。 非零用金（超過一萬元以上）之公款依規定 應逕付廠商，財物採購金額達一萬元者，若確 有必要先行墊付，不分國內、外採購案件，均 需依校內行政程序簽准後，才可將款項改付墊 款人。 支出憑證黏存單上經辦人員不得為驗收或證 明人。 。 12

經費核銷常見問題－3 出席費：以邀請本機關人員以外之學者專 家，參加具有政策性或專案性之重大諮詢事項 會議為限；一般經常性業務會議，不得支給出 席費；又本機關人員及應邀機關指派出席代 表，亦不得支給出席費；核銷時應檢附會議簽 到紀錄(簽到表上應敘明時間、地點、會議名 稱)，代理出席者，未經同意者(先簽准)不能支領 出席費。 工讀生(臨時工)核銷時請附工讀生簽到表， 需列明時數、時間及標準，並經當事人、承辦 人及系所主管簽章；核銷之印領清冊請註明系 所班級。 13

請註明車種及填上金額 敬請填上年度 請加總合計 15

如搭乘非本國班機，應依「行政院及所屬機關軍公教人員因公出國搭乘本國籍航空班機作業規定」，檢附已核准「搭乘外國籍航空公司班機申請書」。 出差人員出國前未辦理結匯者，出差旅費應以出國前一日（如逢假日往前順推）臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據辦理報支。 生活費日支數額之劃分，概以百分之七十為住宿費(原為60%)，百分之二十為膳食費(原為30%)，百分之十為零用費。 敬請逐日填寫 16

電子計算機發票 買受人：國立高雄師範大學(不須加上校內單位名稱)或統一編 號：76014004。 統一發票專用章：列明統一發票專用章字樣、營業人名稱、統 一編號、地址。 應粘貼發票之收執聯，如有扣抵聯應一併附上粘貼；扣抵聯均 不得以任何理由（如收執聯遺失等）單獨報支(即三聯式發票於核銷時應黏貼二聯)。 品名：若為代號或外文，應由經手人加註貨品名稱並簽名，如 其他相關憑證(如廠商出具之明細表)已記載採購事項及 貨品名稱者，得免加註。 經費報支請採立即處理之方式，按月核銷，當發票有錯誤時要 更換才不會錯過時效，煩請配合。 17

統一發票 買受人：國立高雄師範大學，不須加上校內單位稱。 統一編號：76014004(有無填列，不受限制) 日期：應在核准申請後之交易日。 品名：若為代號或外文，應由經手人加註貨品名稱並 簽名，如其他相關憑證已記載採購事項及貨 品名者，得免加註。 填明數量、單價、金額、總計及大寫金額。 書寫錯誤應另行開立不得塗改。(統一發票使用辦法 24條) 統一發票專用章：列明統一發票專用章字樣、營業人 名稱、統一編號、地址。 應粘貼發票之收執聯，如有扣抵聯應一併附上粘貼。 扣抵聯均不得以任何理由（如收執聯遺失等）單獨報 支(即三聯式發票於核銷時應黏貼二聯)。 多張發票一併報銷時，依層次浮貼，粘貼時應避免難 以辨識開立日期等相關資料。 18

收銀機發票 收銀機發票：可免「國立高雄師範大學」之抬 頭。 統一編號：應輸入76014004，若未輸入統一編 號，應請廠商加註買受人名稱或統一編號後，加 蓋統一發票專用章。 收銀機發票列有營業人名稱、統一編號、地址， 免蓋統一發票專用章。 品名：若為代號或外文，應由經手人加註貨品 名稱、單位、數量並簽名蓋章負責，如其他相關 憑證已記載採購事項及名稱者，得免加註。 多張收銀機發票一併報銷時，粘貼時應避免難 以辨識金額等相關資料(建議發票横貼，讓金額 於下方)。 19

紙本電子發票 統一編號：應輸入76014004，若未輸入統一編號，應 請廠商加註買受人名稱或統一編號後， 加蓋統一發票專用章。 紙本電子發票列有營業人名稱、地址、統一編號、採 購名稱及數量、單價及總價、開立日期等，倘有記載 不明者，應請營業人補正。 品名：若為代號或外文，應由經手人加註貨品名稱 、單位、數量並簽名蓋章負責，如其他相關 憑證已記載採購事項及名稱者，得免加註。 所取據之紙本電子發票，躺無法長期時間保存，應先 行影印一份並簽章後，併同原始紙本電子發票黏貼於 支出憑證黏存單，辦理核銷。 20

商店收據 應列「收據」字樣。 買受人：國立高雄師範大學，不須加上校內單位稱。 統一編號：不需要填，而右上方係供店章未載明統一 編號之廠商，填其營業統一編號(所以不用 提供本校統一編號)。 日期：應在核准申請後之交易日。 品名：若為代號或外文，應由經手人加註貨品名稱並 簽名，如其他相關憑證已記載採購事項及貨品 名稱者，得免加註。 22

商店收據 填明數量、單價、金額、總計及大寫金額(不得 塗改)。 店章：列明店名、地址及營利事業統一編號(不 可蓋統一發票專用章)。 請加蓋負責人私章。 多張收據一併報銷時，粘貼時應避免難以辨識開 立日期等相關資料。 運用財政部稅務入口網站-營業(稅籍)登記資料 公示查詢，查詢瞭解各開立收據營業人之營業現況， 該廠商是否停業，或廠商名稱與統編、購置商品與 營業項目不符，收據是否真實，俾單據合法核銷。 23

1.不應填本校統編 2.當店家之戳章 無統一編號時 將店家之統編 填列於該處 正確作法 24

個人領據或印領清冊 鐘點費請註明日期(請勿填期間)、起迄時間、講題、 地點、時數及支給標準。 依標準支給之鐘點費，其時間單位為「節」，每節為 五十分鐘，連續上課二節者為九十分鐘，未滿者應減半 支給。 請勾選、獎金類別、所得類別、是否於校內加保。 工讀費、臨時工按日(時)計酬等，應檢附簽到表，填 註每日(時)薪資單價、實際工作日期(時間)等相關資料， 印領清冊請註明身分(系所班級)。 如簽准於提供勞務當日，先行墊付相關經費者，請當 事人簽章否則無法核銷，有關所得扣繳應先洽詢出納組 再行墊付並。 25

個人領據或印領清冊 一張收據內含多項費用時，請敘明內容、金額、 支給標準。(印領清冊於備註欄說明) 一個案件若有多張領據或印領清冊時，則由虛線 部分裁開留最後一張不裁開，填上加總合計，一式 兩份，正本裝訂一份，副本裝訂一份辦理核銷。 校內人員請填員工編號，可不填身分證字號及住 址，若校外人員，請務必填寫服務機關(學生填系 所班級)、姓名、身分証編號及戶籍地址；若已付 現金則務必於蓋(簽)章欄位請當事人簽章，否則不 能核銷。

宣導事項 依據教育部102年8月02日臺教會(三)字第1020105917C號函「教育部補 助及委辦作業要點」業經教育部於102年8月02日以臺教會(三)字第 1020105917B號令修正發布，並自發布日起生效，略以修訂內容如下： 1.計畫款項之支用，除零用金限額以下小額付款得由相關人員墊付外 其餘均應逕付受款人，不得由計畫主持人或機關人員代領轉付，若 有特殊情況，須先行預借或墊付者，應循內部行政程序簽准後辦理 2.經常門經費流至資本門分非跨年度計畫-循內部程序辦理，年度結 束前填報告表，將流用情形報部備查；跨年度計畫需報部核准後， 得辦理經費流用。 3.各計畫一級用途別項目流入未超過百分之二十，流出未超過百分之 三十者，由各機關、學校或團體循其內部行政程序自行辦理；逾上 開比例者，仍應報教育部同意後辦理(人事費、管理費不得流入， 資本門不得流入經常門)。 27

宣導事項 綜上相關規定可於本室網頁→相關法規→教育部法規下載參酌 4.專案計畫中屬研究性質者，或政府研究資訊系統(GRB)列管之計畫 ，其出席費、稿費、審查費、計程車資、國內出差旅費、講座鐘點 費及購買郵政禮券等項目支出適用彈性經費支用規定，「彈性經費 」之額度，係以核定計畫總額百分之二核計，且不超過新臺幣二萬 五千元。計畫執行中如有核定追(加)減經費者，彈性經費額度不予 調整。(其規定可至本室網頁下載參酌) 5.講座鐘點依「軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定」辦理；教 育部委辦計畫，與教育部有隸屬關係之機關學校人員擔任外聘講師 ，其鐘點費應以1,200元支給。 6.場地使用費補助案件不補助內部場地使用費，惟內部場地有對外收 費，且供辦理計畫使用者，不在此限，故提計畫書編列預算時可考 慮編列。 綜上相關規定可於本室網頁→相關法規→教育部法規下載參酌 28

宣導事項 依據教育部102年7月08日臺教政(一)字第1020103454號函示加強宣導 「公務員使用會員卡採購公務，私吞累積之紅利點數，是否涉及取得不 正利益」補充說明如下： 1.機關專責採購或經常辦理採購事項之人員，如常年使用信用卡或會 員卡購物或支付各項費用，因非個人購物，屬機關購物或支付費用 ，所得紅利點數自應歸機關所有，不得獨得。 2.機關同仁如因公務需要，以個人信用卡支付款項，如出差旅費，自 得以個人信用卡刷卡方式辦理支付，並無涉有取得不正利益或違反 公務員廉正倫理規範情事。(可參照行政院主計總處96年2月1日處 會三字第096000691號函說明六) 29

結 語 各機關員工向機關申請支付款項，應本誠信 原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負 責，如有不實應負相關責任（支出憑證處理要 點第5 點) 再次拜託申請單、核銷等資料出門時再次檢 視會辦相關單位是否已勾選、所應填寫之資料 是否已填、應附相關資料是否皆已齊全。 期待著退件案件逐漸減少，一起努力，減少 大家工作時程。

報告完畢 感謝難耐心聆聽，尚祈不吝指正。 在合情、合理並合法中相互切磋， 提昇行政效率及效能。 敬 祝 平 安、如 意 31