公文寫作 演講人 高 文 民

公文寫作的重要 關係公務處理的績效 是個人能力的表現

公文的意義 公文程式條例第一條 「稱公文者，謂處理公共事務之文書」。 公文的意義： 1.公文乃表達公務意志之文書。 2.公文為處理公眾事務之重要憑藉。 3.公文是政府機關推行公務、溝通意見的重要工具。 4.公文內容及文字是否明確，與行政效率有密切關係。

公文的實質要件 1.必須是有關公務的文書。 2.必須有具體的主張或明確的目的。 3.必須依據真確的事實或依據現行的法令。 4.必須有一方為機關。 5.必須使用適當的文字及用法。

公文的形式要件 1.要有負責的表示，如由誰或那個單位發出，字號 是甚麼? 2.要有時間的表示，如在何年何月何日發出。 3.合於現行法定的格式。 4.分段敘述，由左而右橫行書寫。

令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 公文的類別 令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 檔 號 保存年限 例如　　　　　　 總 統 令 　　　發文日期：中華民國98年4月24日 　　　 發文字號：○○○字第○○○○○ 號 　　　茲頒給○○○三等景星勳章。 　　　總 統 ○ ○ ○ 　　　行政院院長 ○ ○ ○ 印 信 位 置

呈：對總統有所呈請或報告時使用（僅限於對總統）。 公文的類別 呈：對總統有所呈請或報告時使用（僅限於對總統）。 例如　　　　　　　　　司 法 院　呈 　　　　　　　　　　　　　　　　　 地址：100臺北市重慶南路1段124號 　　　　　　　　　　　　　　　　　 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 　　受文者：總統 　　發文日期： 　　　發文字號： 　　　速別： 　　　密等及解密條件或保密期限： 　　　附件： 　　 主旨：○○○○○○，○○○○○○○○○○。 　　　正本：總統 　　　副本： 　　　司法院院長 ○ ○ ○ （職章）

咨：總統與立法院（國民大會）公文往復時使用。 公文的類別 咨：總統與立法院（國民大會）公文往復時使用。 例如　　　　　　　　立 法 院　咨 　　　　　　　　　　　　　　　　　 地址： 100臺北市中山南路1號 　　　　　　　　　　　　　　　　　 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 　受文者：總統 　發文日期： 　發文字號： 　速別： 　密等及解密條件或保密期限： 　附件： ○○法1份 主旨：修正○○法，咨請公布。 說明： 　　一、 　　二、 　正本：總統 　副本： 　立法院院長 ○○○ （職章）

函：適用於 公文的類別 例如 經 濟 部 函 請 惠允見復。 正本：財政部 副本： 部長 ○ ○ ○ 地址：100臺北市福州街15號 　　　一、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復。 　　　二、下級機關對上級機關有所請求或報告。 　　　三、同級機關或不相隸屬機關間行文。 　　　四、民眾與機關間之申請及答覆。 例如　　　　　　　　經 濟 部　函 　　　　　　　　　　　　　　　　　 地址：100臺北市福州街15號 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 　　　受文者：財政部 　　　發文日期： 　　　 發文字號： 　　　 速別： 　　　 密等及解密條件或保密期限： 　　　 附件： 　　　主旨：本部因業務需要，擬商調　貴部秘書○○○來部服務， 　　　　　　請　惠允見復。 　　 正本：財政部 　　 副本： 　　 部長　○ ○ ○

公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定 公文的類別 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定 之對象宣布周知時使用。 例如　　　　　內 政 部　公告 　　　發文日期：中華民國98年4月24日 　　　 發文字號：○○○字第○○○○○○號 　　　主旨：公告民國○○年出生的役男應辦理身家調查。 　　　依據：徵兵實施條例。 　　　公告事項： 　　　 一、民國○○年出生的男子，本年已屆徵兵年齡，依法應接受 　　　　　　　徵兵處理。 　　　　　二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地（鄉、鎮、市、 　　　　　　　區）公所公告的時間、地點及手續，前往辦理申報登記。

公文的類別 ▓開會通知單:召集會議時使用。 例如 國立編譯館 開會通知單 受文者:○○○委員 例如 國立編譯館 開會通知單 受文者:○○○委員 開會事由：召開國民中小學語文學習領域-國語文第二階段教科圖書審 定委員會第八十一、八十二次會議 開會時間：九十九年七月十五日（星期三）上午九時三○分暨中午十二 時三○分 開會地點：本館○樓第○○會議室 主持人：○主任委員○○ 出席者：國民中小學語文學習領域-國語文第二階段教科圖書審定委員 會主任委員及委員 列席者：○○○小姐（整合人） 副本：本館中小學教科書組、總務組 備註：

公文的類別 主旨：檢還 貴校○○年度修畢師資職前教育課程參加教育實習實習津貼 例如 教 育 部 書函 受文者：國立○○大學 例如　　　　教 育 部　書函 　　　　　　　　　　　　　　　　　　 地址：100臺北市中山南路5號 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：國立○○大學 發文日期： 發文字號： 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：見主旨 主旨：檢還 貴校○○年度修畢師資職前教育課程參加教育實習實習津貼 第１期支出憑證（總金額新台幣360萬元整）全一冊，希即補妥各受 款人簽章後，再行報核，請 查照。 　 說明：復 貴校○○年○月○日○○字第○○○○○○○號函。 正本：國立○○大學 副本：本部會計處、中等教育司

函的範例 檔 號: 保存年限: 臺南市仁德區德南國民小學 函 受文者：國立臺南大學 發文日期：中華民國一○○年十月三日 檔 號: 保存年限: 臺南市仁德區德南國民小學 函 地址：台南市仁德區後壁村中正路二 段209號 聯絡人及電話：○○○（○六）二七九四七七二 電子郵件信箱：http：//www.dn2es.tn.edu.tw 傳真電話： 受文者：國立臺南大學 發文日期：中華民國一○○年十月三日 發文字號：○○○字第○○○○○○○號 速別： 密等及解密條件或保存年限： 附件：評鑑訪評程序表及校區位置圖各1份

函的範例 主旨：本校擬於民國100年11月1日（星期二）辦理第二週期 校務評鑑之自我評鑑，謹請 貴校○○○教授蒞臨指 導評鑑相關事宜，敬請 俞允並惠予協助，至紉公誼 。 說明： 一、評鑑訪評日期:民國100年11月1日(星期二)8時至17時 二、評鑑訪評地點:本校行政大樓2樓會議室。 三、敬請 同意公假。 四、差旅費及訪評費由本校支付，敬請 教授備妥儲金帳 號資料，以入帳方式辦理。 正本：國立臺南大學、國立臺南大學○○○教授 副本：本校教務處

函(稿)之結構 1.檔號及保存年限:書寫於首行右方，分成兩行，需將字 縮小。 2.發文機關:公文次行中間位置為發文機關全銜。 3.文別:與發文機關同行，但與發文機關間空2格。 4.地址與聯絡方式:於次行右方分成2行書寫，將字縮 小。 地址:000 ○○市○○區○○路000號 聯絡方式(承辦人、電話、傳真、e-mail) 5.受文者:首格書寫，寫受文之機關全銜或個人。 000 ○○市○○區○○路000號 受文者:台南市政府 6.發文日期與發文字號:首格分成2行書寫，需將字縮 小，段名後加冒號。

函(稿)之結構 7.速別:區分為「最速件」、「速件」、「普通件」。 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號: ○○○字第00000000號 7.速別:區分為「最速件」、「速件」、「普通件」。 8. 密等及解密條件或保密期限:密等區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」。非機密不必填註等級，一般機密公文書列為「密」等級。 9.附件:公文如有附件請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣，如 「隨文」、「見主旨」、「如說明○ 」等，如無附件則仍應列舉段名。 10.正、副本:分別逐一書名全銜，若以教育部現行之電子交換系統傳遞公文，則應依其機關名稱書寫。例：教育部技職司（○）；教育部技術及職業教育司（Ⅹ）；又例：國立臺灣大學（○）；國立台灣大學（Ⅹ）。屬於「國立」或「市立」學校，需填寫「國立」、「市立」 ，私立則免之。

函(稿)之結構 正、副本之填寫要領 1.屬於機關的公共事務，其收文對象應為機關，而非機關首長。 2.人事命令與獎懲令，正本應發給當事人有直接關係之服務機關或單位，當事人只需發給副本。 3.復文時，除非來文機關已表明逕行某機關，否則行文對象必須是來文機關，而非業管單位。 4.發給自己機關所屬個人時，應依其服務單位之簡銜、姓名、職稱之順序填寫。 5.同一機關有兩個以上單位需要發給副本時，只要在第一個單位之上加「本校」，其餘則不必。例：本校研發處、教務處、通識教育中心。

函(稿)之結構 6.所發副本為發文機關所屬之單位，可寫簡銜。 7.附件以正本為限，副本機關或單位有必要發給附件時，須在機關或單位銜下以括弧註記（含附件）或（含附件○），或（以上均含附件）。未註記者表不含附件。 8.填寫副本機關或單位時，應以客為尊，先寫副本收文機關或單位，後寫自己的單位。 9.非必要，儘量避免發副本給上級機關，以示尊重。 10.副本文件的右上角要標明「副本」字樣，以示與正本有 別。 ＊ 副本與影本不同＊

函(稿)製作要領 1.文句要「簡、淺、明、確」 2.文句應正確使用標點符號。 3.文內避免層層套敘來文，只摘述要點。 4.應決對避免使用艱深費解，無意義或模稜兩可之詞句。 5.應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重之語詞。 6.函的結構採「主旨」、「說明」、「辦法」三段式。 案情簡單可用「主旨」一段完成者 ，不要硬性切割為二 段、三段。「說明」、「辦法」應視事、案的狀況加以活用。

公文內容製作要領 溝通的五大要素 1.「發動者」(發文機關) 2. 「溝通的內容」(函的期望或目的) 3. 「接受者」(受文者) 4. 「溝通的過程」 5.「溝通的效果」 函的內容要素 1.期望(主旨) 2.理由事實(說明) 3.具體作法(辦法)

公文內容製作要領 1.行文目的與期望列在主旨段。 2.理由或事實列在說明段。 3.「理由」就是產生期望的正面價值，屬論述公共價值。 4.「事實」就是產生期望的負面社會現象，屬描述社會事實。 5.說明段係將「公共價值」、「社會事實」作為與「期望」間，建構因果關聯的模型。 6.具體作法列在辦法段。

主旨段之寫作要領 一、主旨之寫作要求應是使受文者閱讀後，即可全然瞭解公文 行文之目的與期望。文字宜精要，但絕非簡陋。實務上多 　　行文之目的與期望。文字宜精要，但絕非簡陋。實務上多 　　建議撰文者勿超過五十字。 二、何人(who)、何時(when)、何地(where)、何事(what)可寫於 　　主旨段；而何故(why)、如何(how)則多置入說明或辦法段 　　來敘述。 三、有復文或辦理期限者，截止日期應納入主旨以收提示之 效。 四、復文時，不可以來文機關之發文日期及發文字號為主旨。 錯誤範例 主旨：復 貴校98年4月24日（98）人字第98003125號函，請　查照。 說明： 一、 二、

說明段之寫作要領 一、不分項時，應接著冒號書寫；分項時，另行低一格書 寫。例如： 說明： 一、 二、 （一） （二） 1. 2. (1) (2) 二、通常有「依據」，分項時「依據」應寫在第一項。

說明段之寫作要領 說明： 一、依據 貴會○○年○月○日（98）臺會綜二字第 ○○○○○○○號函辦理。 　一、依據 貴會○○年○月○日（98）臺會綜二字第 ○○○○○○○號函辦理。 　二、本校專題研究計畫期滿未繳交結案之計畫，已分別依規 定辦理。 　三、以機關首長名義發文，切不可引用一級單位的通知或規 章作依據。例：以校長名義發文，卻寫「依據本校人事 室某月某日通知辦理。 　四、主旨段已敘述過的內容，不重複於說明段。 　五、一文有兩個以上不同性質的機關或單位時，稱謂語應用 「貴機關」或「貴單位」。（機關>單位）。 　六、說明段提及自己機關或單位時，自稱應與全銜相對應。 例如以學校名義發文，自稱應為「本校」。

辦法段之寫作要領 一、「辦法」也就是「建議」、「請求」或「擬辦」段。 二、向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本 段列舉。 　　段列舉。 三、「辦法」段屬於簡單者，可寫於 函文內。若為求辦法之周 　　延性（較複雜者），一般將其列為附件。

辦法段之寫作要領 四、訂定之辦法應具體可行，對於有辦理期限者，應考慮發文 、收文雙方文書作業與核決時間、郵遞時間，以及受文者 　　、收文雙方文書作業與核決時間、郵遞時間，以及受文者 　　蒐整資料時間或是否有連續假日等。 五、請上級核復之事項應具體明確並依法行政。相關之法令規 　　章，應妥適引用，不可違法行事或模稜兩可。

試作題 每年10、11月份為各級學校舉辦校外教學參觀時期 ，惟近日校外教學參觀事故頻傳。試擬臺南市政府教育局致所屬各級學校函:舉辦校外教學參觀時，應慎選承辦旅行社，並加強車輛維修，確保師生安全的函稿。

試作題 受文者:市立○○高中 主旨:請於舉辦校外教學參觀時，應慎選承辦旅行社，並加 強車輛維修，以確保師生安全，請 照辦。 說明: 一、邇來發生新北市玉林國中及嘉義縣梅山國中畢業旅行 車禍事件，造成多名學生傷亡，引起學生家長及民意 輿論不斷的撻伐。 二、經檢討肇事主因，係主辦學校未盡責任，對租用之 交通工具之檢查疏於注意及未慎選承攬之旅行社所 致，爰請本市各級學校，應引為殷鑑，勿重蹈覆轍 。

試作題 辦法: 一、為確保旅行社品質，各校舉辦校外教學參觀選擇旅行 社，除應依採購法程序辦理外，尤應指定有品質認 證之旅行社。 二、為加強輔導各校，本局規劃訂定「各級學校辦理校 外教學活動租用交通工具應行注意事項」，以建立 標準作業流程。 三、租用交通工具應以出廠2年內之新車為度，並請廠商 提供2年之維修記錄，以確保車輛之性能及確認責任 。 正本:本市各級學校 副本:本局各科、室

簽的撰擬 簽的性質 一、處理公務表達意見，以供上級暸解案情，並作抉擇之 依據。 二、機關內部單位的「簽辦案件」或下級機關首長對直 屬上級機關首長之簽。 三、外面機關來函案情簡單者，可使用便條紙，以條列式 　　簽擬；一般存參或簡單的文件，得於原件空白處簽擬 　　，並預留審核、決人員蓋章及批示之空間。 四、於簽末是否敘明「敬陳 ○長」字樣，視簽的性質而 定，如屬機關內部單位簽辦案件，則不必敘明。

簽的撰擬 主旨：扼要敘述，概括整個簽之目的與擬辦，不可分項， 一段完成。 說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理 方法之分析等，做簡要之敘述，並視需要分項條 列。 擬辦：應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題方案 ，意見多時分項條列。 ＊簽之各段的段旨要劃分清楚，不相互重複＊

簽的範例 簽 中華民國98年4月24日 主旨：檢陳本校本學期第2次校務會議紀錄，請 核示。 說明： 一、本次會議討論重點如下： 檔 號： 保存年限： 簽 中華民國98年4月24日 於○○學系 主旨：檢陳本校本學期第2次校務會議紀錄，請 核示。 說明： 　一、本次會議討論重點如下： 　　　（一）訂定「本校○○○○辦法 」。 　　　（二）○○○○○○○○○○○○○○○○。 　二、 ○○○○○○○○，○○○○○○○○。 擬辦：本校「○○○○辦法」陳核後，依規定報請 教育局 核備。 職 名 章 0913/1100

簽的範例 簽 中華民國98年4月24日 主旨：請准予公假3天，以便參加本年度中央機關薦任 升等考試，請 鑒核。 說明： 簽 中華民國98年4月24日 於○○○ 主旨：請准予公假3天，以便參加本年度中央機關薦任 升等考試，請 鑒核。 說明： 一、本年度中央機關薦任升等考試自 00 月 00 日 至00月00日在台北市舉行，考期計3天，職已報 名應考，試場排在台北商業技術學院。 　二、職已商得林科員○○君同意為請假期間職務代 理人，敬請 核示。 職 名 章 0920 1100

公文用語 一、起首語 1.對上級-謹查。 2.通用-查、關於。 二、引敘語 1.引敘上級機關或首長-奉。 2.引敘平行機關或首長-准。 3.引敘下級機關或首長或屬員或人民-據。 三、結束語 1.於簽末用-謹陳、敬陳、右陳。 2.於便箋用-此上、此致。

公文用語 四、經辦語 1.對上級機關或首長-遵經、遵即。 2.通用-茲經、嗣經、業經、經已、復經、並經、均 經、迭經、前經。 五、准駁語 1.上級對下級機關或首長-應予照准、准予照辦、准 予備查、未便照准、礙難照准、應毋庸議、應從 緩議、應予不准、應予駁回。 2.機關首長對屬員或其下屬機關首長-如擬、可、照 准、準如所請、如擬、照辦。

公文用語 3.對平行(或下級)機關表示同意或不同意時用-敬表 同意、同意照辦、不能同意辦理、歉難同意、無 法照辦、礙難同意。 六、請示語-是否可行、是否有當、可否之處、如何之 處。 七、抄送語 1.對上級機關或首長用-抄陳。 2.對平行機關、單位或人員用-抄送。 3.對下級機關或人員用-抄發。 八、附送語 1.對上級機關或首長用-附陳、檢陳。 2.對平行或下級機關或人員用-附、附送、檢附、檢 送。

公文用語 九、直接稱謂用語 1.有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」；下級對上級 稱「鈞」；自稱「本」。 2.對無隸屬關係之機關:上級稱「大」；平行稱「貴」； 自稱「本」。 3.對機關首長間:上級對下級稱「貴」，自稱「本」；下 級對上級稱「鈞長」，自稱「本」 。 4.機關對人民稱「先生」、「女士」 或通稱「君」、「台 端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 5.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為 「貴機關」。 十、間接稱謂用語 對機關團體稱「全銜或簡銜」；對職員稱「職稱」；對 個人稱「先生」、「女士」、「君」。

公文用語 十、期望及目的用語 1.上行文 報告-請准予備查、請核備。 請求(示)-請核示、請鑒核。 2.平行文 一般性-請查照、請查照惠辦。 對上級-請察照、請詧照。 復文-請辦理惠復、請卓處惠復。 轉行-請轉行辦理、請轉知所屬機關辦理。 3.下行文 一般性-請照辦、希照辦。 復文-請辦理見復、請照辦並復。 轉行-請轉行照辦、請轉知所屬機關照辦。

適切使用期望語 請 核示-提出擬辦意見簽核。 請 鈞閱-檢陳有關資料，請長官過目。 請 核閱-(同上) 請 鑒察-將辦理情形簽報長官瞭解。 請 核示-提出擬辦意見簽核。 請 鈞閱-檢陳有關資料，請長官過目。 請 核閱-(同上) 請 鑒察-將辦理情形簽報長官瞭解。 請 鑒核-除簽報長官瞭解外，並含有請示 之意。 請鈞參-提供長官參考。

偵 錯 1 範例 臺南市 ○ ○ 國民小學函 主旨：謹檢送 本校九十九會計年度輔導身心障礙學生工作 經費316萬2 ， 748元整之工作計畫經費核銷相關資 料，敬請 核銷。 說明： 檢送「執行成果摘要表」貳份、「經費收支結算表」叁份。 依貴府民國99年8月15日南府特教字第099011026號函辦理。

偵 錯 2 簽 於人事室 中華民國○○年○○月○○日 主旨:陳本校教師進修合約書內容乙案，呈請 核示。 說明:一、依 臺南市政府100年5月30日南府教字第 100011011號來函，同意本校○○○老師自100年8月1 日起至101年7月31日止留職停薪至國立○○大學人力 資源發展研究所進修一年。 二、依 教育部「鼓勵教師國內進修作業要點」之規定 ，草擬本校「教師進修合約書」如附件。 三、呈核示後，本合約書提校務會議討論通過後，依規定報請 市政府核備。

Q&A

結 語 製作要領: 格式正確、條理分明 要言不繁、用詞精準 精進要領: 勤閱舊卷，慎讀來文

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