公文書寫作要領 高雄市政府秘書處 文書科 科長侯燕嬌

公文字體規範 一、字型：標楷體 二、大小： (一)20級：機關全銜 、發文文別。 (二)12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 ２０級 １２級 一、字型：標楷體 二、大小： (一)20級：機關全銜 、發文文別。 (二)12級：聯絡方式 、郵遞區號、地 址、發文日期、 發文字號、速別 、密等及解密條 件或保密期限、 附件、正本、副 本等。 　(三)16級：受文者、 本文、蓋章戳。 　(四)10級：頁碼、檔號及保存年限 １６級 １２級 １６級 １２級 １６級 2 2 １０級

「大簽」格式 科 長 3

角簽– 文末簽辦 來文文末簽辦︰角簽 會辦單位 第一層決行 擬： 一、本案為○○○○○○○○○○。 二、○○○○○○○○○○○○○○○ 會辦單位　　　 第一層決行 擬： 一、本案為○○○○○○○○○○。 　二、○○○○○○○○○○○○○○○ 　　　　○○○○○○○○○。 　三、文陳閱後存查。 來文文末簽辦︰角簽 4

「便簽」格式 會辦單位：○○室 擬： 日期、時間寫在職名章下方 科 長 5

公文書書寫注意事項─受文者之書寫 主辦單 位最後 (一)用全銜，不用簡稱或簡體字。(適於電子交換) (二)注意機關的排序： 先 中央 再 地方 主辦單 位最後 先 機關單位 再 個人 先 外部 再 內部 P6

書函的結構及作法 （一）書函文字、用語均比照函。 （二）書函的結構實務上可視需要採﹝三段式– 主旨、說明、辦法 ﹞或〔條例式〕 ， 但 對上級機關首長行文宜採三段式。

叁、一般公文用語、用字

貴 鈞 大 稱謂語 適用範圍 舉例 備註 有隸屬關係的下級機關對上級機關用之 各機關、區公所稱市府為〔鈞府〕 書寫〔鈞〕時前面空一格示敬 無隸屬關係的較低級機關對較高級機關用之 各縣市政府稱立法院、司法院、考試院、監察院為大院 書寫〔大〕時前面空一格示敬 貴 1有隸屬關係之上級機關對下級機關用之 2無隸屬關係之機關相互間用之 3機關與團體相互間用之 4上級機關首長對下級機關首長用之 1市府對區公所稱〔貴所〕 2市府稱市議會為〔貴會〕 3市府稱愛心行善團為〔貴團〕 4市長稱區長為〔貴區長〕 書寫貴時如無隸屬關係，前面得空一格示敬

先生、女士、君 台端 稱謂語 適用範圍 舉例 備註 鈞長、 鈞座 1屬員對長官 2有隸屬關係的下級機關首長 對上級機關首長用之 1課員稱課長、區長或市長為〔鈞長〕 2區長稱市長為〔鈞長〕 書寫〔鈞長〕時前面空一格示敬 台端 1機關對人民用之 2機關對屬員用之 3首長對屬員用之 1市府對人民〔郭偉治先生〕稱謂為〔台端〕 2區公所對所屬〔陳台英課長〕稱謂為〔台端〕 3市長對所屬〔洪道明主任〕稱謂為〔台端〕 先生、女士、君 機關對人民用之 吳志明先生、陳嘉玲小姐、朱光銘君

本人、名字 職 稱謂語 適用範圍 舉例 備註 本 1機關、學校、團體自稱 2機關首長、學校校長、團體負責人自稱 1本府、本所、本公司、本基金會 2本區長、本校長、本董事長、本主席 職 1屬員對長官自稱 2有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱 1課員對課長、區長自稱〔職王東修〕 2區長對市長自稱〔職陳華民〕 書寫〔職〕時，應側書 本人、名字 人民對機關自稱 1〔本人〕所有座落於本市東菱段3號土地 2 〔有青〕生於民國56年10月10日 書寫〔名字〕時，應側書

稱謂語 適用範圍 舉例 備註 該、職稱 對機關、學校、團體之全銜一再提起時得於第2次以後稱〔該〕；對職員一再提起時得，於第2次以後稱〔職稱〕 1oo區公所在區長領導下，區政績效卓著，〔該所〕今年又榮獲紅豆優良獎… 2高雄醫學大學附設中和紀念醫院麻醉科設備齊全， 〔該科〕總醫師陳已知更是舉世聞名，很多怪病在〔總醫師〕治療下 …

引述語 適用範圍 舉例 依 准 奉 接獲上級機關公文或首長交辦於引敘時用之,一般用於段首 1奉 鈞府○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號令 2奉 鈞長○年 ○月 ○日 交辦有關○○縣道路拓寬案 3依 鈞長○年 ○月 ○日 交辦有關○○縣道路拓寬案 准 接獲平行機關或無隸屬關係機關團體公文,於引敘時用之,一般用於段首 准依 貴會○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號申請設立案 據 接獲下級機關公文或屬員及人民之申請（陳請）函,於引敘時用之,一般用於段首 據 貴所○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函○○工程計畫書

引述語 適用範圍 舉例 敬悉 奉悉 引述上級機關公文或首長手諭，於起首引敘完畢時用之 1 鈞府○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函奉悉 2 鈞長○○年 ○月 ○日手諭奉悉 敬悉 引述平行機關公文或無隸屬關係機關首長、民代書信，於起首引敘完畢時用之 1 貴所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函敬悉 2 貴○長○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號箋函敬悉 3 貴委員○○年 ○月 ○日 華翰敬悉 已悉 引述下級機關公文或團體、人民申請（陳情）函，於引敘完畢時用之 1 貴公司○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號申請函已悉 2台端○○年 ○月 ○日 陳情書已悉

引述語 適用範圍 舉例 復…（來文機關發文日期、字號、文別…函） 於復文時用之 1復 貴所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函 1復 貴所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函 2復台端○○年 ○月 ○日 陳情書 依（依據、根據） … （來文機關發文日期、字號、文別或○○法令） …辦理 於告知辦理的依據時用之 1依本府○○年 ○月 ○日 第○○市政會議決議辦理 2依據○○局○月 ○日 第○○函辦理 3根據○○法第○○條規定辦理 …（發文機關自稱、日期、字號、文別） …諒蒙 鈞察、諒察 對上級機關發文後續函時用之 1本局○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函諒蒙 鈞察 2本所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函諒察

引述語 適用範圍 舉例 …（發文機關自稱、日期、字號、文別） …諒達、計達 對平行、下級機關或團體、人民發文後續函時用之 1本所○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函諒達 2本會○○年 ○月 ○日 ○ 字○第○號函計達

上行文期望用語 期望用語 適用範圍 備註 請 鑒核、 請 鑒察、請 核定 請 核準施行、 請 核准辦理 指陳報事項在下級機關尚未發生效力，必須在上級機關審查核定後，始發生效力之謂。上級機關對於所陳報事項，不管意見如何均應函復 ，就審查所表示之意見，對下級機關有絕對之拘束力。 1祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格示敬。 2得於請字之前加〔敬〕 、 〔謹〕或〔惠〕 以加重示敬。 3核定核備備查之區別實益如下︰ （1）是否須審查或僅知悉 （2）是否須函復 （3）是否發生拘束力 請 核示、 請 釋示 請求上級機關審核指示或解釋以便下級機關有所遵行之謂。上級機關對於所陳報事項，應表示意見且務必函復，其所表示、解釋之意見， 對下級機關有絕對之拘束力。 請核備 指上級機關對下級機關所陳報之事項，除知悉其事實外，並可審查其內容，而表示意見之謂。上級機關對所陳報事項，不管意見如何均應函復，惟就審查所表示之意見，亦非絕對拘束力，仍屬審查之意見而已。

上行文期望用語 適用範圍 備註 期望用語 請 備查、請 備案 指下級機關對上級機關有所陳報或通知，使該上級機關知悉其事實之謂。上級機關勿庸函復或其他作為，且備查、 備案之性質，與所報事項之效力無關。 請 察照 指下級機關請求上級機關知悉其已依照辦理。

平行文期望用語 期望用語 適用範圍 備註 請 查照、請 查照辦理、請查核辦理 請同級機關或不相隸屬機關知悉或請其依照辦理。 祈使作為詞前，即〔請〕字之後空一格，以示彼此尊重。 請 查照辦理見復 請同級機關或不相隸屬機關照案辦理並回復，以作存案依據。 請 查照見復、請 查明見復、 請 惠允見復、 請 同意見復 請同級機關或不相隸屬機關查明後並答復。 請 查照備案 請同級機關或不相隸屬機關知悉並留備查考。 請 查照轉告 請同級機關或不相隸屬機關查明、知悉，並轉知所屬機關。

下行文期望用語 期望用語 適用範圍 備註 請 查照、請 照辦、請 切實辦理 請下級機關查明照辦。 為表示上下指揮監督關係， 〔請〕字得改為〔希〕 ，如希 查照。 請 查照見復、請 辦理見復 請下級機關查明照辦後並答復。 請 查照轉告、請 查照並轉知所屬照辦 請下級機關查明並轉知所屬知悉或辦理。 請 轉行照辦、請 轉知所屬照辦 請下級機關將本文轉行所屬照案辦理。

公文共同格式~一般公文用語

伍、公文撰擬要領 主旨（何事？）（不可分項）為全文精要，要把握主要意旨簡述以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，以不超過60個字為原則， 最後再加期望語 說明（為何？ ）（可以分項） ：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名可因公文內容改用「經過」、 「原因」等其他名稱，亦即 一 .先敘明創稿或復文或轉文。 二 .再敘明來文依據或訴求，並詳細說明原因（即引據、申述、歸結） 三 .視主旨之訴求，增加相關之說明。 四 .檢視相關之附件（超過一項要編號標示–用見出紙）。 辦法（應如何做？ ） ： （可以分項）為簽之重點，須擬具體意見供裁示 例如 有〔甲〕、〔乙〕、〔丙〕數案供裁示時 ，必須於說明段內分析優劣點，不能僅用〔陳核〕、〔請示〕等。或向受文者提出之具體要求無法在主 旨」內簡述時，以本段列舉。本段段名可因公文內容改用「建議」「請求」 、「擬辦」、 「核示事項」等其他名稱。

簽之撰擬要領 簽同樣以 主旨、說明、擬辦三段式辦理： 1.主旨：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與期望，不分項，一段完成。 期望語：請　核示（提出擬辦意見簽核時） 請　鈞閱、請　鈞參、請　核閱（檢陳有關資料請長官過目、瞭解參考時） 請　鑒察（將辦理情形簽報長官瞭解） 請　鑒核（除簽報長官瞭解外，並含有請示之意）。

簽之撰擬要領(續) 2.說明：對案情之背景、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，做簡要之敘述，並視需要分項條列。 3.擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列 4.「簽」之各段應截然劃分，「說明」段不提擬 辦意見，「擬辦」段不重複「說明」內容 。

公文書寫注意事項-分項標號 五、全形與半形字形標準： (一)分項標號：另列縮格以全形書寫，括弧以半 形為之。 (二)內文： 　　 １、中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 　　 ２、阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。 範例 主旨：ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明： 一、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 二、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： (一)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ。 (二)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： １、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ２、ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ： (１)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (２)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (三)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ●分段項目符 號應另列縮 格以全形書 寫。 ●括弧”( )”以 半型為之。

一般公文時效管制 一、最速件：1日 二、速件：3日 三、普通件：6日 27