公　文　製　作

公文製作－公文的意義 公文程式條例第1條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。

公文製作－公文類別 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等

公文製作－製作要領 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整

公文製作－製作要領(續) 主旨：函囑就「○○○ 政府所屬工程機關員工工程效 率獎金發給要點」 （草案）表示意見一案，檢 　　　　率獎金發給要點」 （草案）表示意見一案，檢 　　　　送本會意見表（詳附件），復請　查照。 主旨：檢送本會對「○○○ 政府所屬工程機關員工工 　 　　　程效率獎金發給要點」 （草案）意見表1份， 　　　　復請　查照。

公文製作－公文的結構 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要；不分項一段完成；能用主旨一段完成者，勿分為二段：、三段；定有辦理或復文期限者，須予敘明。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；祇摘述來文要點；提出處理方法分析、視內容改稱「經過」、「原因」；公告用改為「依據」，指出法條或機關名稱；需列明副本收受者的作為，附件名稱份數。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」；公告改為「公告事項」或「說明」 ；三段式內容截然劃分，避免重複

公文製作－公文用語 期望及目的用語： 對上級機關用：請 鑒核、請 鑒察、請 核示、請 核轉、請 核備、請 備查、請 釋示、復請 鑒核。 對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　核備、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照辦理、請　查照惠復、請　查照轉告、請　同意惠復、請　查明惠復。 對下級機關用：請查照、請 查照轉知、請 照辦、請 查照並轉行照辦、請 辦理見復、請 轉行照辦、請 切實照辦。

公文製作－公文用語 稱謂用語： 有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 對機關首長：「鈞長」。 機關對人民：「台端」。 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」。

公文製作－公文用語 准駁語： 應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。 未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。

公文製作－公文用語 經辦語 遵即、遵經：對上級機關或首長用。 茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。

公文製作－公文用語 引述語： ＊奉或依：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達：對平行發文後又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）計達：對下級機關發文後，又去函續事時用。

公文製作－公文用語 經辦語、引述語範例： 業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於　　　中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。 並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草　　　案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。 奉：奉　示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通　　費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬具函稿如附。陳請　核判

公文製作－公文用語 遵經、並經 一、本院研考會前簽「事務管理工作的主管機關之研究」 一案，奉 院長批示：「為推行各部會事務管理之改 　　一案，奉　院長批示：「為推行各部會事務管理之改 　　進措施，設立『行政院事務管理改進小組 』請○秘 　　書長兼召集人，各部會副首長兼任委員，每半年開會 　　1次，提出改進建議，研擬共同性之改進措施」。 二、遵經研擬「行政院事務管理改進小組設置要點（草 　　案）」，並經於○月○日邀請○ ○ ○等集會商討修 　　正竣事如附件。

公文製作－公文用語 抄送語（有副本或抄件時用之） ＊抄陳：對上級機關或首長用。 ＊抄送：對平行機關、單位或人員用。 ＊抄發：對下級機關或人員用。 附件語（有附件時用） ＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 ＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。

公文製作－正確用字 侵占；竊佔；占有；佔領 消弭；弭平戰亂；彌平預算 部分；不法分子；身分；處分 防範；防患未然 聯繫；連絡 掩埋；淹沒 亟需；必須 偵查；檢察 擁擠；壅塞 凸顯；突出

公文製作－正確用字（續） 反映意見；生理反應 型塑；形象 布置；佈達；佈局；部署 費時；曠廢；曠日費時 紓解 ；抒發 計畫（名詞）；擘劃、規劃、計劃（動詞） 雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱 制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令） 紀錄（名詞）；記錄（動詞） 給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）

公文製作－正確用字（續） 貿(冒)然 周(週)延；周(週)知 已(己)經 撲朔(塑)迷離 厲(勵)行 真相(象) 假借(藉) 楬(揭)櫫 伎(技)倆 過度(渡)期 以身作（做）則 以資（咨）規範 躋（擠）身 函復（覆）

公文製作－簽之撰擬 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，分為下列2種： 機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官。 具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

公文製作－簽之撰擬 簽 於資訊管理處 100年9月9日 主旨：辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營， 簽請 核示。 說明： 簽作法舉例(機關內簽) 簽稿併陳 簽　於資訊管理處 100年9月9日 主旨：辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營， 　　　簽請　核示。 說明： 　一、依據（公文橫式書寫資訊作業實施計畫） 　　　第5點實施方式暨推動時程之（三）辦理。 　二、擬訂於○年○月○日於公文交換G2B2C服務 　　　中心辦理2場次研習營。 擬辦：如奉　核可，函請各部會、縣市政府派員 參加，謹附稿陳判。

公文製作－簽之撰擬 簽 於(機關或單位) 100年9月9日 主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研 簽作法舉例(下級機關首長對上級機關首長) 簽　於(機關或單位) 100年9月9日 主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研 　　　究發展中心補助新臺幣00元，擬准動支本 　　　年度第2預備金，簽請　核示 。 說明：○○○○○○○○○○○○○○○○○ 擬辦：○○○○○○○○○○○○○○○○○ 　　　敬陳 ○　長 ○○○（蓋章） （日期及時間）

公文製作－簽之撰擬 擬辦方式 先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。 簽稿並陳：須限時辦發不及先行請示之案件。須視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。 以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿。 存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。

範例

範例 會辦單位：總務科 第一層決行 擬辦： 一、 案內系統分析文件依本案服務需求規範書規 定，受託單位應於簽約翌日起60個日曆天內 繳交（簽約日為7月8日），故受託單位於9 月6日交付本處文件，時程與數量均符合規 定。 二、另有關系統分析文件內容，擬於9月15日專案 小組會議上進行討論，並由專案小組成員確 認後，據以執行系統分析方向。文陳閱後存 查。 敬會總務科

公文製作－簽之撰擬 撰擬要領： ◎主旨：扼要敘述，概括「簽」之整體目的與擬辦，不分項，1段完成。 ◎說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 ◎擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 ＊「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複說明。 ＊文字敘述應符合作業需求，引敘有關機關意見或有關規定，僅將其重點節錄或敘明即可，避免全文或全段照錄。 ＊複雜的內容，儘量採用表格敘述、比較，或作為附件附陳。

公文製作－函稿之撰擬 函稿之性質 主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，或主管或首長手喻、口喻主動擬稿。 被動行文： 　　(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關據以 　　　　轉文丙機關。 　　(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研 　　　　提意見時，乙機關將處理情形回復甲機 　　　　關。

公文製作－函稿之撰擬 承辦人員於辦稿（為公文之草本）時，應分別填列下列各點： 文別：「令」、「函」、「書函」。 速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列。 密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。 附件：註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理。

公文製作－函稿之撰擬 撰擬格式 　依內容、繁簡及需要性採： 　1段式（主旨） 　2段式（主旨、說明） 　3段式（主旨、說明、辦法）

公文製作－函稿之撰擬 撰擬要領 定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件。 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

公文寫作注意事項： 承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物」5要項加以考量。 公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。 承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分，故寫作公文時，要切記遣字用句、卑亢之間（上行、下行或平行）準確拿捏。 公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時，不能只站在自己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。 公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體、文句、形式等。 公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿（文稿1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，同時於每頁右下角加註頁碼）或簽再陳核；附件有2種以上，應依序分別標示附件1、附件2。

公文書橫式書寫 橫式書寫修正重點： (一)公文作業採直式橫書 (二)簽署原則由左而右、由上而下 (三)公文信封開窗作業採用中華郵政 股份有限公司讀信機規格標準

公文書橫式書寫

公文書橫式書寫

公文書橫式書寫

公文例式講解

簽 於國立○○大學 ○年○月○日 主旨：為辦理校務諮詢會議－會後檢討會，會議期間所有費 用，擬由A01C款下支付，簽請 核示。 說明： 公文例式講解１─簽 簽　　　於國立○○大學 ○年○月○日 主旨：為辦理校務諮詢會議－會後檢討會，會議期間所有費 　　　用，擬由A01C款下支付，簽請 核示。 說明： 　一、本校召開校務諮詢委員會議後，鈞長欲瞭解各單位工 　　　作進度，擬辦理會後檢討會，將於94年6月18日、19 　　　日里歐海洋渡假中心召開。會議期間所需交通、食 　　　宿、保險費、門票費及雜費等費用約需○元，擬由 A01C款下支付。 　二、會議行程如附。 　　　　敬陳 校長

國立○○大學函 主旨：敬邀 鈞部長官蒞臨本校指導本校科技法律所、技術 授權中心及元勤科技（股）公司於94年4月19日舉辦 公文例式講解─函 國立○○大學函 主旨：敬邀　鈞部長官蒞臨本校指導本校科技法律所、技術 　　　授權中心及元勤科技（股）公司於94年4月19日舉辦 　　　之「提升專利品質研討會」， 請　查照。 說明： 一、近年來產學合作發展迅速，產、官、學、研各界均投 入心力推動產學合作，有鑑於智慧財產權問題在產學 　　　合作中亟待突破，爰舉辦旨揭研討會。 　二、旨揭研討會定於94年4月19日13:30-17:00，假本校萬 　　　年樓4樓萬年廳舉辦。 正本：教育部(技職司) 副本：本校科技法律研究所

國立○○大學函 主旨：為修訂本校職技人員進用及陞遷甄審辦法及作業程序等 ，謹擇定於本（94）年9月20日（星期二）上午9時起至 公文例式講解３─函 國立○○大學函 主旨：為修訂本校職技人員進用及陞遷甄審辦法及作業程序等 　　　，謹擇定於本（94）年9月20日（星期二）上午9時起至 　　　11時止，假本校行政大樓3樓第3會議室舉辦公聽會，請 　　　查照並請惠予踴躍參加。 說明： 　一、旨揭辦法、程序等之修訂事關同仁權益，爰舉辦公聽， 　　　俾便參酌修訂後，再提送行政會議審議。 　二、檢送會議資料乙份。（附回條） 正本：黃○○君、張○○君、陳○○君 副本：本校人事室

國立○○大學函 主旨：檢送「高頻率發光二極體及其製造方法」及「高亮度發 光二極體及其製造方法」技術授權收款500萬元整收據乙 公文例式講解４─函 國立○○大學函 主旨：檢送「高頻率發光二極體及其製造方法」及「高亮度發 　　　光二極體及其製造方法」技術授權收款500萬元整收據乙 紙，敬請查收，請 查照。 說明： 一、依據○大學○年○月○日○字號函辦理。 二、請 貴公司依合約第五條規定，於每年一月底前繳交衍生 利益金一百五十萬元，俟本校入帳後，再將收據寄送貴 公司。 正本：○○○○○股份有限公司 副本：國立○○大學技術授權中心

國立○○大學函 主旨：為修訂本校檔案分類及保存年限區分表，請依修訂說明 ，惠提建議，於本（94）年11月5日前，將建議表送本組 公文例式講解５─函 國立○○大學函 主旨：為修訂本校檔案分類及保存年限區分表，請依修訂說明 　　　，惠提建議，於本（94）年11月5日前，將建議表送本組 　　　彙整，請　查照。 說明： 　一、依據檔案法、機關檔案保存年限及銷毀辦法規定辦理。 　二、各單位若未於11月5日前將建議表送本組彙整者，則視同 　　　無建議事項。 　三、檢附修訂本校檔案分類及保存年限區分表（初稿）、修 　　　訂說明及建議表各乙份。 正本：本校一級單位 副本：本校文書組

主旨：有關「教育部中南區奈米科技 K-12教育發展中 心」計畫，自民國94年8月1日起，變更主持人 為蔡○○教授案 ，敬表同意，復請 查照。 公文例式講解─函 國立○○大學函 主旨：有關「教育部中南區奈米科技 K-12教育發展中 心」計畫，自民國94年8月1日起，變更主持人 為蔡○○教授案 ，敬表同意，復請　查照。 說明：復　貴中心94年○月○日○○○○○○號函（ 　　　或依據　貴中心94年○月○日通知辦理）。 正本： ○○大學奈米科技研究中心 副本： ○○大學工工系蔡○○教授、 ○○大學化工系王○教授、 ○○大學材料工程學系薛教○○授

國立○○大學函 主旨：請 貴所協助執行豬瘟重組次單位抗原之動物免疫效 力試驗 ，敬請 查照。 說明： 公文例式講解─函 國立○○大學函 主旨：請　貴所協助執行豬瘟重組次單位抗原之動物免疫效 　　　力試驗 ，敬請　查照。 說明： 　一、本校獸醫學院獸醫病理學研究所因執行豬瘟次單位疫苗 　　　研發計畫，為進一步評估重組次單位表現蛋白豬隻之免 　　　疫原性與保護效力，需進行豬隻安全性與免疫攻毒試驗 　　 　。 　二、茲因豬瘟為高度傳染性之疾病，相關動物攻毒試驗需在 　　　具良好隔離的試驗空間與豐富操作經驗之管理下進行， 　　　爰請　貴所惠予協助執行旨揭試驗，以利整體研發計畫 　　　之進行。 　三、另請　貴所核計相關動物試驗所需之費用，送本校獸醫 　　　病理學研究所憑辦。 正本：行政院農業委員會家畜衛生試驗所 副本：行政院農業委員會動植物防疫檢疫局、本校獸醫學院

主旨：貴校函請協助進行豬瘟重組次單位抗原之效力試驗案， 復如說明三，請 查照。 說明： 公文例式講解─函 行政院農業委員會家畜衛生試驗所函 主旨：貴校函請協助進行豬瘟重組次單位抗原之效力試驗案， 　　　復如說明三，請　查照。 說明： 　一、復　貴校94年11月16日興獸字第0942070163號函。 　二、豬瘟防治為目前國內豬隻疾病防疫最重要的一環，為加 　　　強旨揭研究計畫進度，建議貴我雙方採行分工合作，共 　　　同出資參與研發，成果共享方式辦理，其中動物免疫效 　　　力試驗部分，則由本所負責之。 正本：國立○○大學 副本：

主旨：貴所函復豬瘟重組次單位抗原之動物免疫效力試驗本校 請 貴所惠予協助執行案，復請 查照。 說明： 公文例式講解─函 國立○○大學函 主旨：貴所函復豬瘟重組次單位抗原之動物免疫效力試驗本校 　　　請　貴所惠予協助執行案，復請　查照。 說明： 　一、復　貴所94年11月17日農衛試豬字第0942403847號函。 　二、本校獸醫病理學研究所執行此一豬瘟次單位疫苗研發計 　　　畫，係屬本校創新育成中心與○○生物科技公司合作項 　　　下之委託計畫。計畫之執行亟需　貴所豐富研發經驗之 　　　人才予以指導與協助，爾後相關合作事項則宜由該公司 　　　與　貴所共同洽商。 正本：行政院農業委員會家畜衛生試驗所 副本：行政院農業委員會動植物防疫檢疫局、本校獸醫學院