科研项目经费报销讲解 科研项目经费报销讲解

一、经费报销（借款）流程 二、怎样获取真实票据 三、科研项目经费管理 四、怎样报销（以支款单为例） 1、资料费、印刷费、出版费 2、设备费 3、测试化验加工费 4、维修费、修缮费 五、关注

一、经费报销（借款）流程 报销 借款（冲销） 经济业务完成，已获得票据，直接报销进卡、汇款、支票等 经济业务已发生，尚未获得票据，需要先借款支付款项 然后获得票据，办理报销，冲销借款

一、经费报销（借款）流程 （一）报销流程

一、经费报销（借款）流程 （二）借款 学院（部门）及个人因工作需要（如因公出差、采购货物、科研合作等）在尚未获得发票的前提下，需采用支票或汇款方式先付款的，经项目负责人审批同意后，可以向学校财务处办理借款。 对象： “借款（经办）人”必须是我校的在职职工

一、经费报销（借款）流程 借款流程 相关资料（如合同、立项书、版面/会议/论文注册通知、出国批文、固定资产审批表等）。

一、经费报销（借款）流程 （三）冲销 借款人到原办理借款的校区财务处办理冲销借款手续（属地化管理） 财务核算系统对借款的限定为： 　　①一张经费卡3笔或同一经办人3笔 　　②借款期限6个月之内 超过此限定的，需提出申请，由分管处长审批

二、怎样获取真实票据 票据的定义 分类 要求 验证发票真伪

二、怎样获取真实票据 （一）票据的定义： 　　　　是指在经济业务（购销商品、提供或者接受服务等）发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况，明确经济责任具有法律效力的文字凭据；是财务收支的法定凭证，是会计核算的原始依据，也是审计、检查的重要依据。

二、怎样获取真实票据 （二）主要分为两类： 一是发票 　　　由税务局统一监制 　　　　　加盖“发票专用章”

二、怎样获取真实票据 付款单位：填写“上海大学” 大小写金额一致 套印“全国统一发票监制章” 税务机关所在地的全称或简称 “国家(地方)税务局监制” 字样 纳税人(开票单位)名称 纳税人识别号(税务登记证号码) “发票专用章”字样 大小写金额一致

二、怎样获取真实票据 二是资金往来结算票据或收据 由财政部统一监制 加盖“财务专用章”

二、怎样获取真实票据 付款单位：填写“上海大学” 套印“财政票据监制章”字样 财政机关所在地的全称或简称 “财政部监制”字样 大小写金额一致 开票单位名称 “财务专用章”字样

二、怎样获取真实票据 （三）票据要求 付款单位填写：“上海大学”，不能填写“个人”等 发票兑奖联必须完整保留 全部联次使用复写纸（无碳复写）一次性如实开具 2012年7月1日后起，上海市全部使用机打发票

二、怎样获取真实票据 （三）票据要求 内容（金额）不能擅自添加、涂改、挖补 应在取得的合理会计年度内报销 购货发票应详细填写品名、数量、单价、金额 货物较多无法一一填写的，需附上供货单位出具的清单或电脑小票

二、怎样获取真实票据 （四）验证发票真伪 首先登陆发票所在省市的税务网站上的“发票网上查询”系统， 然后查询该发票的真伪 最后办理报销手续。

二、怎样获取真实票据 （四）验证发票真伪 查询举例 某老师持印有“上海市地方税务局监制章”的发票，登陆上海税务网（网址http://www.tax.sh.gov.cn）：点击“办税服务”→“信息查询”→“发票信息网上查询”栏，显示页面如下图：

发票联右上角的发票代码、发票号码 发票专用章中的识别号(税务登记证号码)

若显示“查询成功”（如下图），则表明该发票为真发票，可以办理报销

若显示“查询错误”（如下图），则表明该发票为伪发票，不能报销

三、科研项目经费管理 科研经费立项流程 1、认领款项 财务处网站会定时公布尚未办理入账的项目收入 2、开具票据(已预开票据的，此步跳过） 纵向科研经费：开具往来结算票据（或复印银行入账凭证，加盖“上海大学财务专用章”） 横向科研经费：开具“增值税专用发票”或“增值税普通发票” 3、建卡（已立项的经费，此步跳过） 携带立项书预算（或合同）到科技处申请编制经费卡 4、制卡、入账（财务处操作） 5、领卡（科技处发放）

三、科研项目经费管理 1、经费卡解读 D.09 － 0101 － 12 － 032 项目名称：科研-国家自然基金－课题研究名称 (字母.两位数字)－(四位数字)－(二位数)－(三位数字) 首先：字母.两位数字代表项目经费的来源和性质 其次：中间四位数字代表项目经费所属学院或部门， 　　　　　 两位数字代表项目立项年份 　 　 如： 0101为理学院，12代表2012年开始立项的科研项目 最后：后三位数字为项目立项的顺序编号 甚至第一位会带有字母，例如：X**表示**课题的协作经费

三、科研项目经费管理 2、经费卡（前三位）： D.09、D.50 —纵向经费 —国家级（军工）

三、科研项目经费管理 3、按预算入账、核算一体化管理的纵向经费

三、科研项目经费管理 4、按预算入账：预算执行—经费汇总

三、科研项目经费管理 按预算入账：预算执行—经费明细

三、科研项目经费管理 6、不按预算入账：预算执行—经费汇总

三、科研项目经费管理 不按预算入账：预算执行—经费明细

四、怎样报销（以支款单为例）

四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 资料费：是指购买图书、翻拍、翻译资料以及打印、复印、誊录、制图等费用 印刷费：是指项目研究过程中发生的调查问卷材料、调研报告和研究成果的打印费、印刷费、誊写费 出版费：是指论文的版面费、审稿费；调研报告和研究成果的出版费等

案例1： 四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 （1）购买了一些书籍资料365元； （2）项目研究中，发生复印、打印费1500元 　　　　某学院张老师因科研项目研究需要: （1）购买了一些书籍资料365元； （2）项目研究中，发生复印、打印费1500元 （3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元 （4）取得成果，与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款） 发票全部按实际明细支出开具，共4张，合计金额17315元。该如何报销？

单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元 四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 单张图书发票金额≥300元 请提供有效购书清单 案例1：整理票据 (1) 购买了一些书籍资料365元 (2)项目研究中，发生复印、打印费1500元 单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元 请提供合同/协议或有效明细清单

四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 案例1：整理票据 （3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元 需提供注明金额的录用通知 案例1：整理票据 （3）初步取得成效，在期刊上发表论文，支付版面费450元 （4）取得成果，与上海大学出版社合作出版了一套书刊，需要支付出版费15000元（通过银行汇款） 该业务涉及已支付款项（资料、打印、版面费）、需银行汇款（出版费），必须填写2张报销单。 需提供注明金额的出版合同

四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 案例1：计算金额，填在相应支出内容内 1 2 3 4 5 6 7 8 9 本科生暂时无法进卡

四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 案例1：计算金额，填在相应支出内容内 汇款信息： 户名：上海大学出版社 账号：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ 开户银行：ⅩⅩ银行ⅩⅩ支行

案例1：完成报销 四、怎样报销 — 1、资料费、印刷、出版费 进入信息门户网进行网上报销预约 请将报销支款单、发票及相关材料用信封装好，于预约报销日前的对外报销时间内，携经费卡、预约单，将报销信封交到您预约的校区财务处报销大厅 财务处会在您预约的报销日处理您的业务

注意事项 四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 1、单张图书发票金额≥300元，请提供有效购书清单 2、单张或同笔业务的打印费、复印费等发票金额≥1000元，请提供合同、协议或有效明细清单 3、需提供注明金额的录用通知，或注明金额的出版合同 4、发票的盖章单位与录用通知、出版合同的单位不一致的，请提供录用或出版单位出具的证明（加盖公章）　

注意事项 三、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 5、用外汇支付注册费、版面费、出版费，折合成人民币报销 报销时需携带下列材料 (1)外方提供的相关原始发票 (2)需提供对方邀请信或论文录用信等(中外文各一份)、国外付款明细通知。并在对方邀请信或论文录用信(中文) 盖上本学院公章

四、怎样报销 — 1、资料费、印刷费、出版费 注意事项 样张

三、怎样报销 — 2、设备费 设备费是指课题研究过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用和现有仪器设备使用费；对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用

三、怎样报销 — 2、设备费 ⑴、设备采购操作流程 设备处网站下载 　　⑴、设备采购操作流程 设备处网站下载 政府集中采购目录中的14大类设备（如电脑、照相机、空调、传真机、复印机、激光打印机、投影仪、服务器等）必须由设备处物资供应中心统一办理，实行委托集中采购。 设备入库单，设备处网站输入获得

三、怎样报销 — 2、设备费 ⑵、设备采购方式 设备单价或批量总价超过10万元（含） 必须进行公开招标或市政府集中采购 　　⑵、设备采购方式 设备单价或批量总价超过10万元（含） 必须进行公开招标或市政府集中采购 单价低于10万元的国产设备 统一由物资供应中心采购 单价低于10万元的进口设备 统一由招投标科采购 设备采购可咨询： 66132950、56331542。

三、怎样报销 — 2、设备费 案例2： 某一个科研项目经费需要添置一台精密仪器（射谱仪），价值20万元。 首先需要借款支付款项 　　某一个科研项目经费需要添置一台精密仪器（射谱仪），价值20万元。 　　　首先需要借款支付款项 　　　然后商家送货取得发票 　　　最后进行仪器设备验收入库 　　　如何办理业务呢？

三、怎样报销 — 2、设备费 案例 2、 (1) 填写“上海大学固定资产申请审批单”（设备处网站下载）

三、怎样报销 — 2、设备费 案例2: (2)递交设备处，设备处完成采购，朱老师填写借款单付款

三、怎样报销 — 2、设备费 案例 2： (3) 收到仪器，取得发票，验收入库（登录设备处网站办理）

三、怎样报销 — 2、设备费 案例2： (4)填写报销单，冲销借款，完成报销

三、怎样报销 — 2、设备费 注意事项 严格执行国家设备采购政策 购置设备，必须向物资采购部门提出申请进行审批，按操作流程执行，不能自行购买 “固定资产验收入库单”必须先到物资部门办理审核、盖章(签字)手续，再到财务处办理报销 项目预算编制有要求的，需详列设备明细清单，包括设备名称、型号、数量、价格、生产国别和地区、设备主要性能指标等

四、怎样报销 — 3、测试化验加工费 开支范围 测试化验与加工费：是指课题研究过程中支付给外单位（包括课题依托单位内部独立核算单位）的检验、测试、化验、加工等所支付的费用

四、怎样报销 — 3、测试化验加工费 经济活动 （1）支付给校外单位 获得发票，还请提供与发票金额、开票单位相符合的明细清单（见样张）、测试（加工）合同或其它证明材料（加盖公章） 测试报告等

四、怎样报销 — 3、测试化验加工费 样张

四、怎样报销 — 3、测试化验加工费 经济活动 2）内转给校内（院系、中心）费用 统一登录设备处网站→“上海大学贵重仪器设备共享平台”，选择测试单位、仪器类别、预约时间并结算费用

四、怎样报销 — 3、测试化验加工费 注意事项： 1、“上海大学贵重仪器设备共享平台”支付测试费用 项目负责人在平台上确认支付，不需要直接到财务处办理报销手续，由各测试单位（院系、中心）统一结算费用 2、有“试验测试加工费”预算的科研项目经费，项目负责人都可开支测试费用

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 　　　维修费、修缮费是指项目研究所用固定资产的安装费、维护费、修理费等，包括设备安装、调试及零星土建工程费，以及直接为课题研究所发生实验室改装费及设备维修费

仪器设备的维修费用，获取发票（或先预付维修费用，再获取发票）后，直接填写“支款单”办理报销（冲销借款）手续。 四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 维修费 仪器设备的维修费用，获取发票（或先预付维修费用，再获取发票）后，直接填写“支款单”办理报销（冲销借款）手续。

修缮费的报销流程： 四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 步1、预申报，填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表”或“上海大学实验室改造项目审批表” 步2、签订工程合同 步3、工程启动，预付工程款 步4、工程竣工验收后，进行审计 步5、取得审计报告，冲销借款并支付工程尾款

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 步1、 选择项目申报审批表 ①常规修缮工程项目： 请填写“上海大学修缮、改扩建工程项目预先申报表” 审计处网站下载专区下载

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 步1、 选择项目申报审批表 ②实验室改造项目： 请填写“上海大学实验室改造项目审批表” 实验设备处网站下载专区下载

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 步2、签订工程合同 步3、预付工程款（不预付，步3跳过） 闭口合同 须经学校审计处同意、审核盖章 填写借款单，携带工程合同

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 步4、 竣工审计 竣工决算审计工作，统一归口由学校审计部门组织实施，通过自审或委托审计形式获得 ①一万元及其以上至十万元的工程项目 请提供学校审计处的审计报告 ②十万元以上至五十万元的工程项目 　　 请提供学校审计处委托送审的审计机构的审计报告。 ③五十万元以上的工程项目 请提供已有上级明确规定审计机构的审计报告 　　或学校审计处按相关规定委托送审的审计机构的审计报告

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 步5、结清工程款 根据审计报告，填写支款单到财务处办理工程付款（冲销预付工程款，支付尾款）手续。

四、怎样报销 — 4、维修费、修缮费 注意事项： 1、严格执行修缮项目预申报制度 2、闭口合同签订前，须经审计处主管老师同意才能签订；工程竣工验收后，须经学校审计处审核盖章，方可报销 3、工程项目的竣工决算必须实行审计制度，获得审计报告后，方可到财务部门结清工程项目款

五、关注—1、科技部项目间接经费 1）经济活动内涵 间接经费主要包括管理费和绩效支出 管理费依照课题经费预算划拨学校统筹使用 绩效支出，是为提高科研工作绩效安排的相关支出，应当在对科研工作进行绩效考核的基础上，结合科研人员实绩，根据国家有关规定统筹安排。

五、关注—1、科技部项目间接经费 2）操作规则、流程 2012年1月1日前立项的相关项目，新到位经费中的绩效支出全部划拨学校统一的“科技部项目绩效支出卡” ； 对于2012年1月1日后立项的项目，绩效支出按照预算进入项目负责人的经费卡中单列。 绩效支出，由项目负责人向科技处提出申请，填写“绩效支出申请表” ，经审批后到财务处办理支取手续。 中期考核通过后，可使用总额的30%；项目验收结题之后，可使用总额的70%。 从主管”科技部项目”老师获得

五、关注—1、科技部项目间接经费 3）绩效支出申请表

五、关注—2、数据采集费 数据采集费（文科类科研）：项目研究过程中发生的问卷调查、数据跟踪采集、案例分析等所需费用。 注意事项 数据采集过程中发生的调研差旅、专家咨询费经济活动应该在“差旅费”、“专家咨询费” 预算开支范围内列支

五、关注—3、信息传播 在课题研究过程中，需要支付专用软件购买费、文献检索费、专业通信费等费用，属于“信息传播”（理工科类科研项目）的预算开支内容 在课题研究过程中，需要支付资料查询费、上网费和软件费等费用，属于“设备购置和使用费”（文科类科科研项目）的预算开支范围。

五、关注—4、劳务费 劳务费 是指在课题研究开发过程中支付给课题组中没有工资性收入的相关人员(如在校研究生)和课题组临时聘用人员等的劳务性费用 除：科委项目可支付给课题组中有工资性收入的相关人员

五、关注—5、专家咨询费 专家咨询费 是指在课题研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。 专家咨询费不得支付给参与该项目研究、管理的相关工作人员 标准（摘自《国家高技术研究发展计划（863计划）专项经费管理办法》财教［2006］163号） （1）以会议形式组织的咨询，专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员500-800元/人天、其他专业技术人员300-500元/人天的标准执行。会期超过两天的，第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员300-400元/人天、其他专业技术人员200-300元/人天执行。     （2） 以通讯形式组织的咨询，专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员60-100元/人次、其他专业技术人员40-80元/人次的标准执行。

谢谢！