公文格式與用字用語

寫出好公文的五把鑰匙 一、認清發文機關與受文者之關係（即行文系統） 二、瞭解公文本文之內容結構（即主旨說明辦法） ＊ 上行文 ＊平行文 ＊下行文 ＊斜行文 二、瞭解公文本文之內容結構（即主旨說明辦法） ＊主旨＝起首語＋本案主要意旨＋ 期望語 ＊說明＝引據＋申述＋ 歸結（三段式論證法） ＊說明＝事實＋原因＋ 結果（因果關係法） 三、嫻熟公文專門用語用字規範 ＊起首語 ＊稱謂語 ＊期望語 ＊引述語 ＊經辦語 ＊論斷語 ＊請示語 ＊准駁語 ＊抄送語 ＊附送語＊結束語 四、遵守法律統一用字、用語及數字使用原則 ＊法律統一用字 ＊法律統一用語 ＊公文書橫式寫數字使用原則＊公文標點符號用法 五、語言簡潔、字少而精，儘量朝向 「簡淺的文言文、濃縮的白話文」邁進

公文行文系統解說 □下行文—上級機關對所屬下級機關有所 指示、交辦、批復時 □上行文—下級機關對所屬上級機關有所 請求或報告時 □平行文—同級機關或不相隸屬機關間行 文時 □斜行文—不同級機關且不相隸屬機關間行 □申請文—民眾對機關間之申請及答復時

教育部行文系統之區別實益 稱謂語 起首語 期望語 上行文－用「檢陳」 平行文－用「檢送」」 下行文－用「檢發」或「檢附」；亦可用「檢送」 上行文－稱「鈞」如：教育部對行政院稱「鈞院」 平行文（同級）－稱「貴」如：教育部對內政部稱「貴部」 平行文（不相隸屬）－稱「貴」 如：教育部對臺北市政府稱「貴府」 下行文－稱「貴」如：教育部對高教司、國教署稱「貴司」、「貴署」 斜行文－稱「大」如：教育部對立法院、司法院、考試院稱「大院」 民眾、部屬－稱「臺端」如：教育部對民眾、部屬稱「臺端」 稱謂語 上行文－用「檢陳」 平行文－用「檢送」」 下行文－用「檢發」或「檢附」；亦可用「檢送」 如：教育部對行政院用「檢陳」 如：教育部對國防部、臺北市政府用「檢送」 如：教育部對國立大專院校用「檢發」「檢附」亦可「檢送」 起首語 上行文－用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」 平行文－用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」 下行文－用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」 斜行文－用「請 詧照」 如：教育部對行政院用「請 鑒核」、「請 鑒察」、「請 察照」 如：教育部對財政部、高雄市政府用「請 查照」、「請 查照惠辦 」 如：教育部對體育署、國家圖書館用「請 查照」、「請 照辦」 如：教育部對立法院、司法院、考試院、監察院用「請 詧照」 期望語

稱謂語 起首語 期望語 教育部國教署行文系統之區別實益 上行文－用「檢陳」 平行文－用「檢送」」 上行文－稱「鈞」如：國教署對行政院稱「鈞院」對教育部稱「鈞部」 平行文（同級）－稱「貴」如：國教署對青年發展署稱「貴署」 平行文（不相隸屬）－稱「貴」 如：國教署對各縣市政府稱「貴府」 下行文－稱「貴」如：國教署對國立各高級中學稱「貴校」 斜行文－稱「大」如：國教署對立法院、司法院、考試院稱「大院」 民眾、部屬－稱「臺端」如：國教署對民眾、部屬稱「臺端」 稱謂語 上行文－用「檢陳」 平行文－用「檢送」」 下行文－用「檢發」或「檢附」；亦可用「檢送」 如：國教署對行政院、教育部用「檢陳」 如：國教署對國家教育研究院、各縣（市）政府用「檢送」 如：國教署對國立各高級中學用「檢發」「檢附」亦可「檢送」 起首語 上行文－用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」 平行文－用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」 下行文－用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」 斜行文－用「請 詧照」 如：國教署對行政院、教育部用「請 鑒核」、「請 鑒察」 如：國教署對體育署、各縣市政府用「請 查照」、「惠請 查照辦 理」 如：國教署對國立各高級中學用「請 查照」、「請 照辦」 如：國教署對立法院、司法院、考試院、監察院用「請 詧照」 期望語

稱謂語 起首語 期望語 行文系統之區別實益 上行文－用「檢陳」 平行文－用「檢送」」 下行文－用「檢發」或「檢附」；亦可用「檢送」 上行文－稱「鈞」如：國立臺灣大學對教育部稱「鈞部」 平行文（同級）－稱「貴」如：國立臺灣大學對各大專院校稱「貴校」 平行文（不相隸屬）－稱「貴」 如：國立臺灣大學對內政部稱「貴部」 下行文－稱「貴」如：國立臺灣大學對所屬各處、室稱「貴處、貴室」 斜行文－稱「大」如：國立臺灣大學對立法、司法、監察等院稱「大院」 民眾－稱「臺端」如：國立臺灣大學對學生家長、所屬員工稱「臺端」 稱謂語 上行文－用「檢陳」 平行文－用「檢送」」 下行文－用「檢發」或「檢附」；亦可用「檢送」 如：國立臺灣大學對行政院、教育部用「檢陳」 如：國立臺灣大學對各大專院校、各縣（市）政府用「檢送」 如：國立臺灣大學對所屬各處、室用「檢附」亦可用「檢送」 起首語 上行文－用「請 鑒核」、「請 備查」、「請 察照」 平行文－用「請 查照」、「請 察照」、「請 查照惠辦」 下行文－用「請 查照」、「請 照辦」、「請 轉行照辦」 斜行文－用「請 詧照」 如：國立臺灣大學對教育部用「請 鑒核」、「請 察照」 如：國立臺灣大學對各大專院校、各部、會、各縣（市）政府用 「請 查照」、「請 查照惠辦」 如：國立臺灣大學對所屬各處、室用「請 查照」、「希 照辦」 如：國立臺灣大學對立法、司法、監察等院用「請 詧照」 期望語

公文行文系統區別實益－稱謂語 □上行文 □平行文 □斜行文 □下行文 如：國教署對所屬各組、室稱「貴組、貴室」 ；對國立各高級中學稱「貴校」 ●對有隸屬關係之上級機關稱「鈞」 如：國教署對行政院稱「鈞院」 ；對教育部稱「鈞部」 □平行文 ●對平行機關稱「貴」或對無隸屬關係之機關稱「貴」 如：國教署對國家運動訓練中心署稱「貴中心」 ；對臺中市政府稱「貴府」 ●對人民稱「臺端」 （行政院文書處理手冊99.1.22十八、（三）5.已修訂台端為臺端） 如：國教署對陳情民眾或學生家長稱「臺端」 □斜行文 ●對無隸屬關係但較高級之機關稱「大」 如：國教署對監察院稱「大院」 ；對監察院審計部稱「大部」 國教署對司法院稱「大院」 ；對司法院所屬各級法院稱「大院」 國教署對考試院稱「大院」 ；對考試院考選部、銓敘部稱「大部」 □下行文 ●對有隸屬關係之下級機關稱「貴」 如：國教署對所屬各組、室稱「貴組、貴室」 ；對國立各高級中學稱「貴校」 ●長官對部屬稱「臺端」（行政院文書處理手冊99.1.22十八、（三）5.已修訂 台端為臺端） 如：國教署對所屬各組、室公務人員稱「臺端」 ；對國立各高級中學教師、職員稱「臺端」

公文行文系統區別實益－稱謂語 □上行文 □平行文 □斜行文 □下行文 如：國立臺灣大學對學生家長稱「臺端」 ●對有隸屬關係之上級機關稱「鈞」 ●對平行機關稱「貴」或對無隸屬關係之機關稱「貴」 ●對人民稱「臺端」 （行政院文書處理手冊99.1.22十八、（三）5.已修訂台端為臺端） 如：國立臺灣大學對學生家長稱「臺端」 □斜行文 ●對無隸屬關係但較高級之機關稱「大」 □下行文 ●對有隸屬關係之下級機關稱「貴」 ●長官對部屬稱「臺端」（行政院文書處理手冊99.1.22十八、（三）5.已修訂 台端為臺端）

公文行文系統區別實益－期望語 □斜行文 －用請 查照、希 照辦、請 轉行所屬照辦、希 辦理見復 □上行文 □平行文 □下行文 ●文案須經有隸屬關係之上級機關審查、核定及函復時 －用請 鑒核、請 核示、請 釋示、請 核備 ●文案僅係報有隸屬之上級機關知悉毋庸審查核定及函復 －用請 備查、請 察照、請 鑒察 □平行文 ●因無上下隸屬或監督關係故無實質審查權及核定權 －用請 查照、請 查照惠辦、請 查照惠允、請 查明見復 □斜行文 ●對無上下隸屬關係但較上級機關 －用請 詧照 □下行文 －用請 查照、希 照辦、請 轉行所屬照辦、希 辦理見復

公文行文系統區別實益－引述語 □上行文 □下行文 □申請函、陳情書、電子信箱 「接悉」如： 臺端0年0月0日致本縣縣長電子信函接悉 ●接獲有隸屬關係之上級機關或首長之公文，於引述時用： 「奉」 如：奉 交研議；或奉 鈞院‥ ‥ ‥函辦理。 「奉悉」如：鈞長0月0日手諭奉悉；或鈞院‥ ‥ ‥函奉悉。 □平行文 ●接獲平行機關或對無隸屬關係之機關或首長之公文，於引述時用： 「准」如：准依 貴會‥ ‥ ‥函申請設立案辦理。 「敬悉」如：貴府0年0月0日‥ ‥ ‥函敬悉。 □下行文 ●接獲有隸屬關係之下級機關或首長之公文，於引述時用： 「據」如：據 貴里辦公處申請○ ○ ○君列入低收入戶案辦理。 「已悉」如：貴里辦公處申請增設路燈一案已悉。 □申請函、陳情書、電子信箱 ●接獲人民申請、陳情、電子信函，於引述時用： 「接悉」如： 臺端0年0月0日致本縣縣長電子信函接悉

公文行文系統區別實益－附送語 □上行文 □平行文 □下行文 「檢陳」 附陳」 「抄陳」 「檢送」 「附送」 「抄送」 ●對有隸屬關係之上級機關致送資料文件用： 「檢陳」 附陳」 「抄陳」 □平行文 ●對平行機關致送資料文件用： 「檢送」 「附送」 「抄送」 □下行文 ●對有隸屬關係之下級機關致送資料文件用： 「附」 「檢附」「檢發」 「抄發」 ●亦得使用「檢送」 「附送」 「抄送」

公文行文系統區別實益－簽署與用印 □上行文 □平行文 □下行文 ●呈（對總統） ＝職全銜＋姓名＋職章 ●上行函（對上級） ＝職銜＋姓名＋職章 如：教育部行文總統＝教育部部長 ＋蔣偉寧 ＋職章 ●上行函（對上級） ＝職銜＋姓名＋職章 如：教育部行文行政院＝部長 ＋蔣偉寧＋職章 □平行文 ●蓋機關首長職銜簽字章 如：教育部行文各部會、各縣（市）政府＝部長 蔣偉寧（簽字章） □下行文 ●令－蓋印信及機關首長職銜簽字章 ●下行函－蓋機關首長職銜簽字章 如：教育部行文國立各大專院校＝部長 蔣偉寧（簽字章）

公文行文系統區別實益－簽署與用印 □上行文 □平行文 □下行文 ●上行函（對上級） ＝職銜＋姓名＋職章 ●蓋機關首長職銜簽字章 如：教育部國教署行文教育部＝署長 ＋吳清山＋職章 □平行文 ●蓋機關首長職銜簽字章 如：教育部國教署行文各縣（市）政府＝署長 吳清山（簽字章） □下行文 ●令－蓋印信及機關首長職銜簽字章 ●下行函－蓋機關首長職銜簽字章 如：教育部國教署行文國立各高級中學＝署長 吳清山（簽字章）

公文行文系統區別實益－簽署與用印 □上行文 □平行文 □斜行文 □下行文 ●呈（對總統） ＝職全銜＋姓名＋職章 如：國立臺灣大學行文總統＝國立臺灣大學校長＋ ○ ○ ○ ＋職章 ●上行函（對上級） ＝職銜＋姓名＋職章 如：國立臺灣大學行文教育部、行政院＝校長 ＋ ○ ○ ○ ＋職章 □平行文 □斜行文 ●蓋機關首長職銜簽字章 如：國立臺灣大學行文行政院國家科學委員會＝校長 ○ ○ ○ （簽字章） 如：國立臺灣大學行文立法院、 司法院、考試院 ＝校長 ○ ○ ○ （簽字章） □下行文 ●下行函－蓋機關首長職銜簽字章 如：國立臺灣大學行文所屬各院、 所、 系、 處等＝校長 ○ ○ ○ （簽字章）

一、校長簽名章 校函、令、公告、 二、校戳 書函、開會通知 單、表格化公文。 三、校長職章 文時使用。 校長王榮睦 證明書、聘書等。 校長簽名章、校戳、校長職章使用區分 一、校長簽名章 ●適用範圍： 校函、令、公告、 證明書、聘書等。 二、校戳 ●適用範圍： 書函、開會通知 單、表格化公文。 上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章 三、校長職章 ●適用範圍：上行 文時使用。 校長王榮睦 P18

公文結構體系（一）

公文結構體系（二）

公文結構體系（三） 公文整體結構 公文本文結構 公文內容結構 函＝主旨＋說明＋辦法 簽＝主旨＋說明＋擬辦 公告＝主旨＋依據＋公告事項 檔號及保存年限 發文機關及文別 地址及聯絡方式 受文者 發文日期、發文字號、速別、密等及解密條件、附件 主旨、說明、辦法 正本、副本 簽署及用印 函＝主旨＋說明＋辦法 簽＝主旨＋說明＋擬辦 公告＝主旨＋依據＋公告事項 主旨＝起首語＋主要意旨＋期望語 說明＝引據＋申述＋歸結 說明＝事實＋原因＋結果 辦法＝計畫＋執行＋考核

公文結構－整體結構（行款） 本別(16號字) 檔 號：(10號字) 保存年限：(10號字) 本別(16號字)　　　　　　　　　　　　　　　　　　 檔 號：(10號字) 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 保存年限：(10號字) 機關全銜（文別）（20號字，置中）(會銜公文機關排序:主辦機關、會辦機關) 機關地址：(12號字)(會銜列主辦機關，令、公告不須此項) 承 辦 人：○○○(12號字) 電　　話：(02) ○○○○－○○○○(12號字) 傳　　真：(12號字） 電子信箱：(12號字） 郵遞區號□□□□□（數字依郵局規定） 地址：(12號字) 受文者：(令、公告不須此項)(16號字) 發文日期：(12號字) 發文字號：(12號字)（會銜機關排序:主辦機關、會辦機關） 速別：(12號字)(令、公告不須此項) 密等及解密條件或保密期限：(12號字)(令、公告不須此項) 附件：(12號字)(令不須此項) 本文：(16號字)(令：不分段。但人事命令可例外。公告：主旨、依據、公告事項三段式。函、書函等：主旨、說明、辦法三段式。) 正本：(12號字)(令、公告不須此項) 副本：(12號字)(如有含附件者，方要註明：含附件或含○○附件) 署名或蓋章戳　(16號字) 壹、會銜公文：按機關排序蓋用機關首長簽字章 令：蓋用機關印信、機關首長簽字章 公告：蓋用機關印信、機關首長簽字章 函：上行文－署機關首長職銜姓名蓋職章 平、下行文－機關首長職銜簽字章 書函、一般事務性之通知等：蓋機關（單位）條戳 頁碼（10號字）

公文主旨內容結構－起首語寫法 ○○○○○ 函 起首語 適用範圍 備註 關於、有關、為、函轉 上行文、平行文、下行文 檢陳、謹查、茲有 檔 號： 保存年限： ○○○○○ 函 機關地址：000○○縣（市）○○路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail） 受文者：   發文日期：中華民國102年00月00日 發文字號：○○○字第10200000000號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨開頭所用的發語詞 起首語 適用範圍 備註 關於、有關、為、函轉 上行文、平行文、下行文 檢陳、謹查、茲有 上行文適用 檢送、經查、茲經、函詢 平行文適用 檢附、檢發、檢送、所詢 下行文適用 制定（法律）、訂定（法規命令、行政規則）、修正、廢止、核釋 公布（法律）、發布（法規命令、行政規則）適用 特任、任命、茲聘、僱 下行文（人事命令）適用

公文主旨內容結構－期望語寫法 ○○○○○ 函 上行文期望語 平行文期望語 下行文期望語 受文者： 檔 號： 保存年限： ○○○○○ 函 機關地址：000○○縣（市）○○路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail） 受文者：   發文日期：中華民國102年00月00日 發文字號：○○○字第10200000000號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字）指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞 上行文期望語 平行文期望語 下行文期望語 請 鑒核 （請求上級審查並決定准否辦理、執行） 請 查照 、請 察照 （請求同級機關或不相隸屬機關知悉） 請 查照 （請下級機關知照、知悉） 敬請 核示 （請求上級審核並指示方法以便遵行） 請 詧照 （請不相隸屬但地位較高之機關知悉，如行政院對立法院、司法院、監察院） 希 照辦、希 切實照辦 （請下級機關知悉後，並照案辦理） 請 備查 、敬請 核備 （請求上級知悉並歸檔留供查考） 請 查照辦理、請 查照惠辦 （請同級機關或不相隸屬機關知悉，並請其依照辦理） 請 轉行照辦 （請下級機關轉行所屬照案辦理） 請 察照 （請求上級知悉其已依照辦理） ※為表示尊敬，請字之前得加「敬」字 ※期望語要挪抬 請 查照惠允、請 查 明惠復 （請同級機關或不相隸屬機關知悉，並請其查明後回復） ※為表互相尊重，請字前得加「惠」字 請 辦理見復 （請下級機關照案辦理，並作後續報告答復） ※為表指揮監督關係請字得改為「希」字 ※期望語可挪抬，亦可不挪抬

公文說明內容結構－三段式論證法 ○○○○○ 函 說明： （三段式論證法＝引據＋申述＋歸結） 檔 號： 保存年限： ○○○○○ 函 機關地址：000○○縣（市）○○路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail） 受文者：   發文日期：中華民國102年00月00日 發文字號：○○○字第10200000000號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字） 說明： （三段式論證法＝引據＋申述＋歸結） 一、 寫引據＝即寫出本案公文行文之主要依據，引據方法有依據法令、 依據會議決議、依據來文及依據前案等。   二、 寫申述＝係依引據而加以詳細申述意見或理由，使下文得以歸結。 申述宜就事論事，據理說明，措辭精當，層次分明，前後 連串，論斷謹嚴。   三、 寫歸結＝係就本案公文表明態度，提出總結，如重要影響、處理辦 法或己見。

公文說明內容結構－因果關係法 ○○○○○ 函 說明：（因果關係法＝事實＋原因＋結果） 檔 號： 保存年限： ○○○○○ 函 機關地址：000○○縣（市）○○路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail） 受文者：   發文日期：中華民國102年00月00日 發文字號：○○○字第10200000000號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字） 說明：（因果關係法＝事實＋原因＋結果） 一、寫事實＝係就本案目前所發生的社會事實加以描述，本項起首語常 用「邇來…… 」。   二、寫原因＝寫出之所以造成上述社會事實的原因，本項起首語常 用「究其原因，乃…… 」。   三、寫結果＝寫出因上述原因，所造成的重要結果。

公文辦法內容結構－行政三聯制法 ○○○○○ 函 受文者： 主旨：（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字） 檔 號： 保存年限： ○○○○○ 函 機關地址：000○○縣（市）○○路00號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真、e-mail） 受文者：   發文日期：中華民國102年00月00日 發文字號：○○○字第10200000000號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：（起首語＋主要意旨＋期望語＜50個字） 說明： A式（因果關係法＝事實＋原因＋結果）； B式（三段式論證法＝引據＋申述＋歸結） 辦法：（行政三聯制法＝計畫＋執行＋考核） 一、計畫（寫成立○○專案、搶救、應變、研究、考核、宣導小組，及訂定○○計畫、措施 、方案、對策、標準作業程序等。）  二、執行（寫執行方法－如：加強平時、定期、專業訓練或召開研討會、檢討會、座談會、 觀摩會等。）  三、宣導（寫宣導方法－如：利用媒體、各種會議宣導等。） 四、考核（寫考核方法－如：要求下級機關將成果陳報、述明上級機關將監督、考核、稽查 方式、要求下級機關提改善意見、管考辦法、怠於處理、不作為之懲處方式或違 者移送法辦等。）

公文簽辦方式 收文 須簽辦毋庸發文 大簽 (制式簽) 種類-內部簽、外部簽 形式-三段式簽、條列式簽 角簽 便簽(便箋) 簽稿會核單 小簽(簡簽) 角簽 便簽(便箋) 簽稿會核單 會辦單 須簽辦且須發文 簽稿併陳 先簽後稿 以稿代簽

簽的種類 ■簽 ■簽的種類 □大簽 □小簽 承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳 述、請示、請求、建議時使用。 凡案情較重要與複雜或因業務需要而主動簽辦案件，須用標準 規格即簽之制式用紙來簽辦。 ○大簽種類 ․三段式簽․條列式簽․內部簽․外部簽 □小簽 凡案情較簡單或對來文之處理案件，不使用制式用紙，僅直接 於來文空白角落處，以條列式或敘述式簽辦處理意見。 ○小簽種類 ․角簽․便簽․便箋․簡簽 ․簽稿會核單․簽辦單․會辦單

大簽之種類（一） ■三段式簽 ■條例式簽 ●於「簽」字及「簽辦單位」為之下，採用「主旨」、 「說明」、「擬辦」等三段式結構製作。 ●因屬案情較重要與複雜或業務需要而主動簽辦案件， 須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦。 ■條例式簽 ●於「簽」字之下，緊接著以條列式一.二.三…等敘述。 ●本著「引據+申述+歸結」之要旨用一、二、三、四、 的條列方式來表達。 ●製作要領「一、敘明案由」+次就「二、有關事項予 以說明」+接著「三、提出擬辦意見」 +最後「四、 期望語」 。 ●條列式之簽因無主旨段，故其期望語或目的語置於簽 之最後一條。

大簽之種類（二） ■內部簽 ■外部簽 ●機關內部單位簽辦案件之簽(又稱為內簽) ●屬於簽給本機關內部單位主管或首長裁示之簽，依各機關分層負責授權之規定核決，簽末不必敘明「敬陳○○長官」字樣 ■外部簽 ●下級機關首長對直屬上級機關首長之簽(又稱為外簽) ●屬於對外發出之上行文，文末用「敬陳○○長官」字 樣，如有正副首長，排列順序依位階之低高而上下排 列，且不書其姓或名字。有幕僚長者後加「轉陳」 ●外部簽宜比照一般文稿處理，即簽經首長裁示後另行 繕發，並編列發文日期及字號，按一般發文程序辦理， 原簽之稿則予存檔備查

大簽的本文（內容)結構 簽 中華民國000年00月00日於○○單位 主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 簽 中華民國000年00月00日於○○單位 主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 (有關、關於、為辦理、簽擬、敬陳)+本案+(簽請　核示) 說明： 一、依據→來文機關及文號‧手諭（奉交下）‧會議提 示‧業務需要‧事實‧計畫‧方案‧報導（引據） 二、陳述現況及問題(申述) 三、分析利弊因素(申述) 四、承辦單位見解(歸結) 五、如需動支經費，請列明預算科目及數額(經費) 六、如有補充說明或需其他單位配合請列明(補充) 七、如有附件請列明附件名稱及份數(附件) 擬辦：本○○案於奉　核後，將如何……辦理 (提出具體 可行方案)

大簽的製作範例（一）

大簽的製作範例（二）

大簽之製作方法 (一) 大簽「主旨」的結構 大簽「主旨」的作法 ■主旨：什麼事+如何做(不分項，50-60字內敘畢) ■主旨：起首語+本案主要意旨+期望語 大簽「主旨」的作法 ■主旨：有關「……」一案，簽請 鈞參。 ■主旨：為辦理「……」一案，簽請 核示。 ■主旨：敬陳「……」計畫，簽請 鑒核。

大簽之製作方法 (二) 大簽的起首語 大簽的期望語 簽請 鑒核(簽報長官瞭解並作決定) 簽請 核示(提出擬辦意見給長官核定) ■有關 ■關於 ■為辦理 ■敬陳 大簽的期望語 簽請 鑒核(簽報長官瞭解並作決定) 簽請 核示(提出擬辦意見給長官核定) 簽請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) 簽請 鈞閱(檢陳有關資料，請長官過目) 簽請 核閱(檢陳有關資料，請長官過目) 簽請 鈞參(提供長官參考)

大簽之製作方法(三) 大簽的「說明」結構 說明： 一、首先敘明來文機關及文號(如無來文，則說明簽本 案的主要依據)。(引據) 二、陳述事實現況或問題。(申述) 三、利弊因素分析及法規依據。(申述) 四、提出承辦單位見解及如何辦理。(歸結) 五、如需動支經費，其預算科目及數額。(經費) 六、如有補充說明或需其他單位配合請列明。 (補充) 七、如有附件請列明所檢附附件之名稱及數量。(附件)

大簽之製作方法(四) 大簽的「擬辦」作法結構 提出具體可行方案(即提出本案之具體處理方 式)，供長官核裁。 ●擬辦：是否可行＋擬請 鈞長核示。(錯誤) ●擬辦：本案於奉 核後＋將如何處理。（正確） ●擬辦：本計畫於奉 核後＋將如何處理。（正確） ●擬辦：奉 核可後＋將如何處理。（正確）

大簽之製作方法(五) 大簽的「擬辦」作法舉例 ■擬辦：本計畫（方案）於奉 核後，影印分送各課室遵照辦理。 ■擬辦：本案於奉 核後，函報縣府核轉交通部申請經費補助。 ■擬辦：本計畫（方案）於奉 核後，影印分送各課室遵照辦理。 ■擬辦：奉 核可後，發函請各部會、縣（市）政府派員參加。 ■擬辦：奉 核可後，發函該公司於00年00月00日前辦理簽訂 契約手續及繳納履約保證金，違者將依政府採購法第 101條第1項第7款予以處分。

小簽之種類 □小簽之種類 處，以條列式或敘述式簽擬處理意見。 ■便簽＝凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時，可使用便條紙以「便簽」 ■角簽＝一般存參(存查、副本)或案情簡單之文件，直接於來文第1頁空白角落 處，以條列式或敘述式簽擬處理意見。 ■便簽＝凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時，可使用便條紙以「便簽」 簽擬後，置於來文之上，上角訂妥並加蓋騎職名章後送判行。 ■便箋＝凡於簡單案情之簽擬、單位間之洽商與回復或受會意見之表示時使用。 ■簡簽＝凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時，可使用「簡簽表」簽擬後， 置於來文之上加蓋職名章後送判行。 ■簽稿會核單＝凡簽擬意見需會簽較多單位表示意見，且文內無適當位置可供 撰擬時，使用「簽稿會核單」簽擬後，置於來文之上加蓋騎職 名章後送判行。 ■簽辦單＝凡來文中無適當位置可供簽擬，或需會簽相關單位表示意見時使用 「簽辦單」簽擬後，置於來文之上加蓋職名章後送判行。 ■會辦單＝凡會銜公文需會簽其他機關表示意見，或需會簽其他機關加註發文字 號及簽署用印時使用「會辦單」簽擬。

小簽﹙簡單案件﹚之製作要領 擬： 一、敘明案由(本案係……) 二、相關事項逐一說明(經查…案查…復查…) 如：一、本案係○○社區發展協會函請補助經費新台幣○○元，以利辦理社 區觀摩聯誼活動。 二、相關事項逐一說明(經查…案查…復查…) 如：二、經審核該協會辦理該項活動，對推動社區總體營造並無實質助益。 如：三、復查本所未編列是項預算，故無法核撥經費。 三、提出擬辦意見(奉 核後……將如何辦理) 如：四、奉 核後擬予以婉復。

小簽﹙存查案件﹚之製作要領

小簽﹙重大複雜案件﹚之製作要領 擬： 一、案情來源(如：本案係……) 二、問題關鍵(如：案查……) 三、法令依據(如：查依據○○法第○條規定……) 四、事實理由(如：經查……) 五、可能產生之作用及影響(如：惟……) 六、承辦人意見(如：奉 核後……將如何辦理) 七、請求語(如：敬請 核示)

友誠工程股份有限公司 函 受文者：臺南市政府 主旨：有關本公司承包 貴市「山上區排水出口閘門新建工程」已完工，請 貴府派員驗收並給 檔　　號： 保存年限： 友誠工程股份有限公司　函 機關地址：73022臺南市新營區民治路66號 聯 絡 人：吳育寧 聯絡電話：(06)63597589 受文者：臺南市政府 發文日期：中華民國101年7月18日 發文字號：友誠工字第10100000160號 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：有關本公司承包　貴市「山上區排水出口閘門新建工程」已完工，請 貴府派員驗收並給 付工程末期款，請　查照。 說明： 一、本項排水出口閘門新建工程總計設置8孔，高3公尺、寬3公尺之出口閘門，包含自動及控 制兩道式閘門，工程經費總計新臺幣8,030萬元，原估工期需180個日曆天，應於本（100） 年6月30日完工，唯6月逢梅雨季，臺南地區依氣象局統計資料顯示計有15日為雨天，應 予扣除，併以說明。 二、本項工程驗收於奉 貴府核定日期後，請即函知本公司，俾派員配合會驗。 正本：臺南市政府 副本：郭忠欣建築師事務所、本公司林工程師家容 董事長○ ○ ○

便 簽 日期：中華民國101年7月20日 承辦人：林建山 單位：水利局 電 話：（06）6353037 電　話：（06）6353037 附件：「山上區排水出口閘門新建工程」合約書 一、本案係友誠工程股份有限公司函請辦理「山上區排水出口閘門新建工程」竣工 驗收。 二、查政府採購法第71條第1項規定，機關辦理工程採購，應限期辦理 驗收。復查本 項工程合約書第19項亦訂定：乙方(承包商)於工程完 成時，應即通知甲方(本 府)；甲方於接獲乙方前項通知時，甲方應於15日內初驗。 三、另查同法同條第2項規定：驗收時由 機關首長或其授權人員指派適當人員主驗， 通知接管單位或使用單位會驗。 四、擬訂於本（101）年7月25日上午9時整辦理驗收，請核派主驗人員，並請 政風室、主計室配合會驗及監驗。 五、謹請 核示。 敬會 政風室　　 主計室 承辦人 00000000 股 長 科 長 核稿人員 主任秘書 處長(乙)

便 箋 日期：中華民國101年7月30日 承辦人：林建山 單位：水利局 電 話：（06）6353037 電　話：（06）6353037 附件：「山上區排水出口閘門新建工程」紀錄表 一、本項工程已派員驗收，並經政風室、主計室配合會驗及監驗完成，承包商○○ 公司均依照合約辦理。 二、擬同意驗收通過。 三、於奉 核後函請承包商依本合約第24項付款辦法之規定，繳交保固切結書，除保 留工程總價1％ 做為工程保固金，於保固期滿發還外，其餘尾款付清。 四、謹請 核示。 敬會 財政局　　 主計室 承辦人 00000000 股 長 科 長 核稿人員 主任秘書 處長(乙)

小簽之製作方法─決行者之批示語 同意語 駁回語 1.准、可、發、如擬、照准 、准如所擬、如擬辦理、 如承辦員擬、如課長擬、 悉、閱、 2.只蓋章或簽名而不簽意見 1.不准、緩議、再議、駁回 、未便照准、應毋庸議、 著毋庸議 2.不蓋章、不簽名、不表示 意見 OK 、YES Go　　ahead NO （附理由） Go a head？ 半照准？

公文之本別（一） □稿本-為對外發文前所撰擬之草稿，經簽署、核判、發文後所留下之公文稿，置於文別後，以夾註號填(稿)字，字體大小以標楷體20號字。簽署以機關首長職銜之右僅書「姓」，名字則以「○○」表示，即（姓＋○○）。 （稿圈圈） □正本-指發文給直接作為或必須回應之機關、團體或個人列為正本。本別原則免列出，如欲列出，置於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。發文時須用印或蓋章戳。 （正辦） □副本-指發文給間接相關或必須暸解本案之機關、團體或個人列為副本，置於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。發文時須用印或蓋章戳。 （副知）

公文之本別（二） □抄本-指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本，毋庸蓋印信或章戳，故無須於正、副本欄位下另列抄本款。但須註明於文面最左上方，字體大小以標楷體16號字。（抄己） □影本-指將正本或副本影印留作查考，毋庸蓋印信或章戳，但須由使用人於文面空白處加註「本影本與正(副)本相符」後，蓋私(職)章確認。（影相符）

簽稿之製作方法-概述 —先簽後稿 —簽稿併陳 —以稿代簽 □簽—為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作出抉擇之依據。 □稿—為擬發公文之草本，撰擬後應依各 機關規定程序核判後發出。 □簽稿之撰擬方式: —先簽後稿 —簽稿併陳 —以稿代簽

簽稿之製作方法-簽與稿之關係 簽 中華民國000年00月00日於資訊管理處 行政院研究發展考核委員會 函（稿） 主旨：為辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營，簽請　核示。 說明： 一一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第五點實施方式暨推動時程之（三）辦理。 二、擬訂於101年7月14、15日假公文交換G2B2C服務中心辦理二場次研習營， 擬辦：奉 核可，擬函請各部會、縣市政府派員參加，簽稿並陳，敬請 核示。 檔　　號： 保存年限： 檢附本次研習營議程資料詳如附，請 貴機關依規定梯次指派文書、檔案主管人員及研考、資訊主辦人員各一名，至電子化公文入口網(http://www.good.nat.gov.tw)最新消息中，點選「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」，填寫報名資料。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署暨省市政府、各縣市政府 行政院研究發展考核委員會　函（稿） 地址：10106臺北市中正區濟南路一段2-2號6樓 聯絡方式：02-23942165 受文者： 發文日期：中華民國 101 年 6月30日 發文字號：研會資字第10100359761號 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：議程資料1份 主旨：本會訂於本101年7月14、15日分梯次辦理「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」， 惠請派員參加，請 查照。 說明： 一、依據「公文橫式書寫資訊作業實施計畫」第五點實施方式暨推動時程之（三）辦理。 二、檢附本次研習營議程資料詳如附，請 貴機關依規定梯次指派文書、檔案主管人員及研 考、資訊主辦人員各一名，至電子化公文入口網(http://www.good.nat.gov.tw)最新消息中 ，點選「推動公文橫式書寫資訊作業研習營」，填寫報名資料。 正本：總統府第二局、行政院秘書處、立法院秘書處、司法院秘書處、考試院秘書處、監察院秘書處、行政院各部會行處局署 暨省市政府、各縣市政府 副本：檔案管理局、本會資訊管理處、公文G2B2C資訊服務中心、資訊工業策進會電子商務研究所、傑印資訊股份有限公司 、精融網路科技股份有限公司、敦陽科技股份有限公司（均含附件）

簽稿之製作方法-先簽後稿 □制(訂)定或修正或廢止法令、政策或重大興革、尚無結論、重要人事，或其他須先行簽請核示之案件，應先簽准後，再依簽辦公文稿發文。先簽後稿之案件種類如下: ●制定、訂定、修正、廢止法令案件。 ●有關政策性或重大興革案件。 ●牽涉較廣，會商未獲結論案件。 ●擬提決策會議討論案件。 ●重要人事案件。 ●其他性質重要必須先行簽請核定案件。 □應於稿面加註「先簽後稿」

簽稿之製作方法-簽稿併陳 □文稿內容須另作說明或析述，依法准駁而案 情特殊，或限期辦理不及先行請示之案件。 此時將簽與文稿同時陳閱，方便長官瞭解案 情，據以判發，以提升公文處理效率，稱為 簽稿併陳。簽稿併陳之案件種類如下： ●文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌 加析述之案件。 ●依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 ●須限時辦發不及先行請示之案件。 □應於稿面加註「簽稿併陳」

簽稿之製作方法-以稿代簽 □案情簡單，文稿內容已明，勿須另作說明，或例行承轉之案件。此時直接辦稿陳核判後繕發，不須另行上簽者，稱為以稿代簽。以稿代簽之案件應在來文註明「以稿代簽」後承辦員蓋章即可，兩紙並陳，公文稿依程序陳核判發。其種類如下： ●一般案情簡單案件。 ●例行承轉之案件。 □應於稿面加註「以稿代簽」

受文者之製作方法 -撰擬公文稿：得全部列出或如「本縣各鄉，鎮（市）公所」、「本市各國中小學校」、「如正、副本單位」或「如行文單位」。 □受文者置於郵遞區號及地址之下，由最左至右書寫，字體稍大(16號標楷體)。 □受文者為多數時之製作 -撰擬公文稿：得全部列出或如「本縣各鄉，鎮（市）公所」、「本市各國中小學校」、「如正、副本單位」或「如行文單位」。 -正式發文時：應單一逐列各機關、團體或人民之全銜或姓名。 -國家考試時：得書如「○ ○ 部、會、行、處、局、署」或「○ ○ 縣（市）政府」。 □受文者要書受文機關之全銜，不得用簡銜。如為人民，則書姓名後，加「先生」、 「女士」或「君」。如有職銜者，應先書其「姓」再加「職銜」(如部長、校長、教授)後書「名字」，如王院長金平、賴市長清德、汪教授明生。 □公(發)布令及公告，不須此款。

發文日期之製作方法 公文應記明國曆年、月、日(公程§6I)。 年份以「中華民國」紀元為準，日期以 年、月、日記載，數字以阿拉伯數字 (英數字半形)書寫，如：中華民國000 年00月00日。 發文日期置於受文者之下，字體稍小 (12號標楷體) 。

速別之製作方法(一) 案件性質，填列「最速件」 「速件」或「普通 件」（以往速別如為普通件則應留空免填列普通件99.1.22文書處理手冊修正 □速別得分為：最速件、速件、普通件、限期公文， 不得有自創如：特急件、急速件、火 急件。 □限期公文：指來文主旨或依其他規定訂有期限之 公文，應依其規定期限辦理。 □速別係指希望受文機關辦理之速度，應確實考量 案件性質，填列「最速件」 「速件」或「普通 件」（以往速別如為普通件則應留空免填列普通件99.1.22文書處理手冊修正 ※如為普通件仍應填列普通件） □速別字體稍小(12號標楷體) 。 □令及公告不須此款。

速別之製作方法(二) □公文處理時限 ․依來文所示期限辦畢，不包括收文當日，但不扣除例假日。 ■一般公文：最速件(限1日)、速件(限3日)、普通件(限6日)、不包括收文當日，扣除例假日。 ■限期公文： ․依來文所示期限辦畢，不包括收文當日，但不扣除例假日。 ․來文訂有期限，不能按期辦結時應於預定結案日前先行協調通知來文機關，如來文機關同意更改處理期限，毋庸辦理展期；如不同意，承辦人員應依規定辦理展期。 ․來文訂有期限者，如受文機關收文時「已逾」文中所定期限者，該文得以「普通件」處理時限辦理。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(一) □應保守秘密之「一般公文」，其制作、傳遞、保管，均 應以「密」件處理之(公程§ 12) 。 □「國家機密」等級區分為「絕對機密」、「極機密」 、「機密」(國保法§ 4)。 ●絕對機密(洩漏後使國家安全或利益遭受非常重大損 害) ● 極機密(洩漏後使國家安全或利益遭受重大損害) ● 機密(洩漏後使國家安全或利益遭受損害) □解密條件，如「本案0個月後解密」、「附件抽存後解 密」、「公布後解密」。

密等及解密條件或保密期限之製作方法(二) □保密期限(國保法§ 11) -絕對機密，不得逾 30 年。 -極機密，不得逾 20 年。 -機密，不得逾 10 年。 □如非密件，則在本段名加冒號後留空，不必 填列「普通」、「非密件」、 「無」等字 樣 。 □本段字體稍小(12號標楷體)。 □令及公告不須此款。

署名及蓋章戳之製作方法(三) 簽署原則在公文稿或公文之首頁下方，簽署原則由左而右，由上而下簽署，分成三排，左排為承辦單位，中間為會辦單位，右排為決行者。承辦單位及會辦單位於簽註意見後蓋職名章並押日期(如0420/ 1530) ﹔最後決行者必須親署姓名並押日期以示負責。 只蓋章，不簽意見與只寫「如擬」之效力相同，即表示同意該案。若該案違法，仍無法因未簽述意見而規避責任。 每件公文不管是承辦或是會辦，不管是基層或主管， 均應看清文意、審察詳盡，再依法理簽擬具體意見，千萬不可盲從蓋章或簽名。 送會單位較多時，請填列機關簽稿會核單，置於簽稿之上隨同附送。

署名及蓋章戳之製作方法(四) 簽署原則：「由左而右，由上而下」 校 長 承 辦 人 單位主管 科(組)長 承 辦 單 位（分機： ) 　批 示（第 層 決 行） 承 辦 人 科(組)長 單位主管 校 長

法律統一用語表 統一用語 說明 準用「第○條」之規定 法律條文中，引用本法其他條文時，不寫「『本法』第○條」，而逕書「第○條」。又如：「違反第二十條規定者，科五千元以下罰金」。 「第二項」之未遂犯罰之 法律條文中，引用本條其他各項規定時，不寫「『本條』第○項」，而逕書「第○項」。如刑法第三十七條第四項「依第一項宣告褫奪公權者，自裁判確定時發生效力。」 「制定」與「訂定」 法律之創制，用「制定」；行政命令之制作，如「訂定」。 「製定」、「製作」 書、表、證照、冊、據等，公文書之製成用「製定」或「製作」，即用「製」不用「制」。」 「一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、百、千」 法律條文中之序數不用大寫，即不寫為：「壹、貳、參、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟」。 「零、萬」 法律條文中之數字「零、萬」不寫為：「○、万」。

公文書數字用法－使用阿拉伯數字 ◎代號（碼）：ISBN 988-133-005-1 ◎國民身分證統一編號：M234567890 ◎編號：附表（件）1 ◎發文字號：院臺秘字第0930086517號 ◎序數：第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組

公文書數字用法－使用阿拉伯數字 ◎日期、時間：民國93年7月8日、93年度、21世紀 、公元2000年、7時50分、 挑戰2008：國家發展重點計畫、 520就職典禮、 72水災、 921大地震 911恐怖事件、228事件、 38婦女節 、 延後3週辦理 ◎電話、傳真：（02）3356-6500 ◎郵遞區號、門牌號碼： ※ 10001臺北市中正區忠正四路1段2號3樓304室

公文書數字用法－使用阿拉伯數字 課本P.42 ◎計量單位：150公分、35公斤、30度、 2萬元 、5角、35立方公尺、7.36公頃、 土地1.5筆、 ※ 1式3份 ◎統計數據 百分比： 80﹪、3.59﹪ 金額： ※ 6億3,944萬2,789元 人數： ※ 639,442,789人 比數： 1：3