經費核銷說明 臺灣觀學院 會計室 報告人 邱淑娟

大綱 前言 憑證審查篇 預借款篇 採購篇 差旅篇 憑證篇 核銷常犯之錯誤 相關法規及罰則 附記

前言 憑證須符稅務法規定--法﹑理﹑情 憑證及請領金額—稅法﹑私校法﹑教育部相關法規﹑國科會﹑委辦機構等相關法規﹑校規

憑證審查篇—1/6 請使用合法之憑證 各式統一發票及免用統一發票收據需註明下列事項： 發票日期（年.月.日）。 買受人：「臺灣觀光學院」。切勿填寫單位名或於校名後加註單位名。 統一編號：學校統一編號「31400987」。 貨物中文名稱、單價、數量、總價。 發票應蓋有商店之統一發票專用章，發票章上應有店名、地址、電話、負責人姓名及其統一編號。若發票章上無負責人姓名，則請加蓋負責人私章。 免用統一發票收據應蓋有商店之免用統一發票專用章，免用統一發票專用章上應有店名、地址、電話、負責人姓名及其統一編號。若發票章上無負責人姓名，則請加蓋負責人私章。

憑證審查篇—2/6 學校為【非營利機構】，請廠商開立二聯式發票 保險單據﹑訓練課程、研討會等報名費之收據 ﹑電話費單據之使用人抬頭須為『臺灣觀光學院』，不得為私人名稱 。 大批發單據請款時須附上購買明細單（估價單） 。 每張粘存單黏貼憑證以5張為限，請勿重疊黏貼。

憑證審查篇—3/6 發票若遺失，報帳時，除使用廠商存根聯之影本發票外，同時需加蓋「與正本相符」及「發票章」之字樣 。 會議（便餐、雜支）的核銷，除粘貼發票或收據外，須註明購買數量及單價，應另附該次會議簽到單影本或會議通知單或說明報支用途。 向國外購買物品時，須附上正本之INVOICE 或RECEIPT，支出憑證為他國貨幣者應註明及附上台灣銀行匯率表（即期賣出匯率）或當地銀行匯率表，折合新台幣並說明計算式。 影印費之單據須註明影印項目、數量﹑單價﹑彩色影印及是否含裝訂等。 （核銷時附上影印內容or表頭並註明每份頁數）

憑證審查篇—4/6 購買學校物品，在開立發票時，請將公物及私物分別開立 。 黏存單上之經手人、驗收人、單位主管均須完整填寫並註明日期。購買非消耗物品時（例如隨身碟﹑錄音筆﹑外接式硬碟…)，需由保管人簽章。 維修﹑修繕需檢附報修單，（工程需檢附照片，一般維修檢附估價單或簽收單） 使用公務車時，需檢附派車單。

憑證審查篇—5/6 各項支出憑證業經經手人、權責單位主管、主辦會計及機關首長或其授權代簽人逐級核簽，如將其粘貼於支出憑證粘存單時，應免重複核簽。 須檢附樣張、印樣…等之核銷案件，請參照以下說明： 各類影印費及印刷費之申請，應檢附樣張。 保險費請附保險公司開立之保險人員名冊。 廣告費請將所刊登之廣告剪下黏貼於空白紙上並註明刊登日期、刊登版面、刊登處，並由經收人簽名或蓋章。 刻印費請於核銷時附印樣。

憑證審查篇—6/6 新舊黏貼單

預借款篇….1/2 本校經費預借作業程序業經94.12.21行政會議通過，95.09.27及96.01.17﹑97.04.09行政會議修正通過。 可由學校直接支付予廠商或師生個人之款項，不得辦理預借 預借金額達新台幣壹萬元（含）以上，方可辦理款項預借，由借款人單位主管負督導之責。 於款項需求前十日填具預借款申請單，檢附經校長簽准之簽呈（公文）影本及相關資料（如：活動計畫及收支預算表等）後送會計室申請。

預借款篇….2/2 預借款項由借款人負責於該項業務結束後二週內檢具相關原始憑證辦理核銷，若有剩餘款則一併辦理繳回。 如逾期未辦理沖銷預借款，在經手借款人薪津內坐扣，不得異議。 費用核銷時，應於預借款時，於單據粘存單上之核銷方式勾選沖預借並註明預借之金額 預借單格式及填寫方式預借單.粘存單\預借申請單-新版.doc

採購篇1/8 一萬元（不含）以下： 確認預算來源→向廠商採購→驗收→發票→送會計室核銷→入帳（傳票）→付款（出納組） 一萬元（含）以上未達十萬元： 確認預算來源→填具「採購申請單」→比議價（三家以上估價單－申請單位）→向廠商採購（申請單位）→驗收→發票及財產入帳（保管組）→送會計室核銷→入帳（傳票）→付款（出納組） 十萬元（含）以上未達三十萬元： 確認預算來源→填具「採購申請單」→公開比議價（三家以上估價單－事務組）→向廠商採購（事務組）→驗收→發票及財產入帳（保管組）→送會計室核銷→入帳（傳票）→付款（出納組） P.S：教育部補助之專款十萬元（含）以上未達三十萬元流程與第4項相同。

採購篇2/8 三十萬元（含）以上未達一百萬元： 一百萬元（含）以上未達五百萬元： 五百萬元（含）以上： 確認預算來源→取具一家以上廠商估價單及初估預算數→填具「採購申請單」→公開招標、比議價（事務組）→廠商履約完成→驗收→發票及財產入帳（保管組）→送會計室核銷→入帳（傳票）→付款（出納組） 一百萬元（含）以上未達五百萬元： 確認預算來源→取具一家以上廠商估價單及初估預算數→填具「採購申請單」→公開招標、比議價（事務組）→廠商履約完成→驗收→發票（經經費稽核委員驗收）及財產入帳（保管組）→送會計室核銷→入帳（傳票） →付款（出納組） 五百萬元（含）以上： 確認預算來源→取具一家以上廠商估價單及初估預算數→召開經費稽核委員會審議→填具「採購申請單」→公開招標、比議價（事務組）→廠商履約完成→驗收→發票（經經費稽核委員驗收）及財產入帳（保管組）→送會計室核銷→入帳（傳票）→付款（出納組）

採購篇-表單流程3/8 一萬元以上：3家比議價……..採購申請（先申請要附估價單）

採購篇-表單流程4/8 一萬元以上：3家比議價--------議價紀錄表（注意：申請同意後進入比議價過程（所以“日期”相當重要）

採購篇-表單流程5/8 一萬元以上：3家比議價--------議價紀錄表

採購篇-表單流程6/8 一萬元以上：3家比議價--------議價紀錄表之附件

採購篇-表單流程7/8 一萬元以上：3家比議價--------財產增加單

採購篇-表單流程8/8 十萬元以上：3家比議價--------採購申請（其餘三家比議價流程與1萬元以下同）

差旅篇….1/2 簽呈或公文同意： a.國內交通:飛機﹑高鐵需載明，並經主管同意。 費用核銷： (1.)國內差旅 b.費用需載明經費來源。 c.需檢附議程。 d.有需要住宿者，應經主管同意。 費用核銷： (1.)國內差旅 a.交通費：飛機及高鐵需檢附憑證，火車車資實報實銷（若是 連續兩天不同議程會議，交通費需依實申請）。 b.膳雜費：依人事室差旅辦法申請。主辦單位供一餐＊75%； 供二餐＊50%；供三餐0 c.住宿費：依人事室差旅辦法申請。在規定金額內，檢附憑證， 實報實銷。

差旅篇…..2/2 (2.)國外差旅 a.交通費：搭乘飛機應檢附票根（或登機證）及旅行 社 所開立代收轉付收據，實報實銷。 b.膳雜﹑住宿費：依人事室差旅辦法申請。 c.外國憑證，應附上當日台灣銀行匯率表（即期賣出匯率）或當地銀行匯率表，並在請款單上折算成新台幣並說明計算式。 ＊獎補助出差核銷寶典：作者/林俊銘主任83517職員參加研習相關程序(Jimmy20080318).doc

憑證篇1/15 本校接受之核銷支出憑證主要包含之種類為統一發票、收據、領款憑單等。 各式統一發票及免用統一發票收據需註明下列事項： 發票日期（年.月.日）。 買受人：「臺灣觀光學院」。切勿填寫單位名或於校名後加註單位名。 統一編號：學校統一編號「31400987」。 貨物中文名稱、單價、數量、總價。 發票應蓋有商店之統一發票專用章，發票章上應有店名、地址、電話、負責人姓名及其統一編號。若發票章上無負責人姓名，則請加蓋負責人私章。 免用統一發票收據應蓋有商店之免用統一發票專用章，免用統一發票專用章上應有店名、地址、電話、負責人姓名及其統一編號。若發票章上無負責人姓名，則請加蓋負責人私章。

憑證篇2/15 統一發票因種類不同請依以下各點規定辦理： 收銀機統一發票（第一款）：請加註本校統一編號「31400987」； 若忘記，可請店家加蓋店章後自行加上「31400987」。若發票上無中文貨物名稱，應由經手人於發票上加註貨物名稱，並簽名或蓋章。 ＊若忘了登打統一編號，請商家加蓋發票章在此發票上

憑證篇3/15 ＊若忘了登打統一編號，請商家加蓋發票章在此發票上 收銀機統一發票（第二款） ：請加註本校統一編號「31400987」； 若忘記，可請店家加蓋店章後自行加上「31400987」。若發票上無中文貨物名稱，應由經手人於發票上加註貨物名稱，並簽名或蓋章。 ＊若忘了登打統一編號，請商家加蓋發票章在此發票上

憑證篇4/15 電子計算機統一發票：發票上打上學校統編「31400987」或打上學校名稱。

憑證篇5/15 二聯式統一發票：發票上買受人務必填寫，而學校為財團法人機構屬免稅團體，請商家開立二聯式發票為宜。

憑證篇6/15 收據：一般未登記小規模營利事業之商店，則無統一編號，因此無法於收據上加蓋免用統一發票專用章，此時應請店家於收據上註明負責人姓名、身分證字號、店址、電話。此種商店之收據購買金額不可超過新台幣$2,000元（國稅局宣導）。

憑證篇7/15 收據：研習會收據（抬頭請開立：臺灣觀光學院）

憑證篇8/15 領款憑單： 1.一般代扣稅率為6％，稅額超過2,000元（含）以上，才需代扣繳，即核發金額33,325元（含）就需代扣繳。 2.外國人所得：扣稅率為20％，不論金額多少都需代扣繳。但居住中華民國境內超過183天者，扣繳方式如第1點一般扣繳6％。 3.競技競賽及機會中獎獎金稅率10％，稅額超過2,000元（含）以上，才需代扣繳，即核發金額20,000元（含）就需代扣繳。

憑證篇9/15 所得申報清冊：用領款憑單申請費用必須檢附之表單

憑證篇10/15 其他憑證： 水電費﹑電話費單據（抬頭：臺灣觀光學院） 婚喪喜慶（婚禮：檢附喜帖及謝卡；喪禮：訃聞）

憑證篇11/15 ＊依規定，本校應索取二聯式統一發票，若取回三聯式發票，該如何？ 解決方式： 1.更換發票 2.收執聯與扣抵聯務必一起黏貼申報 各類憑證不得挖補、擦刮；若有塗改時請店家於修改處加蓋負責人私章。

憑證篇12/15

憑證篇13/15---單據黏存單 （一）經費來源：請確實勾選為專款、配合款、學校預算，範例如下： 1.專款－註明專款完整名稱及核銷項目為資本門或經常門之科 目，如： a.台灣多元餐旅創意專款-多國文化創意教室-資本門 b.台灣多元餐旅創意配合款-多元餐飲電子商務發展計畫-經常門 2.學校預算－註明其核銷預算為經常門或資本門之科目，如： a.96年校內預算-行政管理支出-業務費-文具用品 b.96年校內預算-教學訓輔支出-業務費-差旅費 c.96年校內預算-機器備設

憑證篇14/15---單據黏存單 （二）核銷方式：確實勾選應付款之對象或沖預借。 （三）金額：確實填入請款金額，若有更改請加蓋經手人印 章。 （四）用途及說明：確實註明購買之物品、勞務、營繕等及詳 明具體之用途。 （五）附件：註明粘存單所粘貼之請款發票、收據之張數（單 據報銷應注意事項請詳粘存單之單據粘貼處） （六）經手人及各單位蓋章欄位：請各單位人員蓋章並確實註 明蓋章日期。

憑證篇15/15---單據黏存單 （七）其他： （a）凡粘存單上之金額或文字若有更改請加蓋經手人印章及註明日期。 （b）凡獎補助、訓輔、身心障礙及其他專案補助款之粘存單以一式三份送會計室核銷。 （c）請款之憑証若為發票應取得二聯式發票。 （d）要件不符予以退回項目(附件)。　　

13/15-15/15單據黏存單填寫及黏貼範例 ■專 款 96年獎補助款-經常門/資本門 ■專 款 休閒系二技實習費95年度 經費來源： ■專 款 96重要特色領域人才培育/郵輪旅遊才培育計畫-人事費/業務費/資本門 ■專 款 96年獎補助款-經常門/資本門 ■專 款 休閒系二技實習費95年度 ■專 款 實習餐廰收入 ■專 款 化仁國中參訪專款 經費來源： ■專 款 訓輔專款3-1 ■配合款 訓輔配合款3-1 　 ■專 款 身心障礙專款-人事費 /業務費 ■配合款 身心障礙配合款-人事費/業務費 　 經費來源： 學校預算 會計室96年預算-行政業務費-文具用品 　 學校預算 人事室96年預算-行政人事費 　 學校預算 教務處96年預算-教學業務費-雜支 　 學校預算 人事室96年預算-教學人事費 　 學校預算 會計室96年預算-資本門 　

13/15-15/15單據黏存單填寫及黏貼範例

13/15-15/15單據黏存單填寫及黏貼範例

13/15-15/15單據黏存單填寫及黏貼範例

13/15-15/15退件原因說明: 要件不符予以退回項目如下: □粘存單缺章、未押日期(經手人、處室主管、驗收、保管) □粘存單金額塗改經手人未蓋章、押日期 □未註明經費來源及核銷預算之科目 □未註明(勾選)沖預、逕付廠商、逕付經手人 □單據憑證填寫不完全(買受人、日期、品名、單價、總價) □取得憑證不正確(非二聯式發票、三聯式發票未附扣抵聯、未登打統一編號) □單據憑證塗改處未蓋廠商負責人私章 □經手人未於無中文品名之發票上用原子筆註明中文品名並簽章 □粘存單之單據憑證重疊粘貼、粘貼超出5張 □未依採購流程辦理申請及比議價程序 □未至保管組辦理驗收程序 □未檢附財產增加單或財產增加單缺章 □財產維修(電腦.印表機.影印機等)未檢附財產修繕申請單 □使用校車未檢附派車單 □刻章及影印未附樣章(張) □辦理活動之保險費未附保險人員名單 □會議餐費及活動餐費未檢附參加人員名單、照片、光碟 □購大批物品(服裝、獎品等)及製作大型海報未檢附照片 □預借款核銷未檢附預借單影本及簽呈 □專案核准案核銷未檢附簽呈 □專案補助款支用未檢附補助單位撥款函文 □感應紙(車票.便利商店繳款單)核銷憑証未影印留存 □其他:附件資料不齊全等

二、核銷案件之常犯錯誤 訓輔經費 1/2 未依採購流程辦理申請及比議價程序 未至保管組辦理驗收程序 實際執行項目並未編列於預算項目內 粘存單缺章（經手.處室主管.驗收.保管未蓋章） 粘存單金額塗改經手人未蓋章 單據憑證填寫不完全（買受人.日期.品名.單價.總價未填） 單據憑證塗改處未蓋廠商負責人私章

訓輔經費 2/2 粘存單之單據憑證重疊黏貼、黏貼超出五張 經手人未於無中文品名之發票上註明中文品名並簽章 辦理活動之保險費未附保險人員名單 附件資料不齊全（如缺收支結算表.計畫表…等） 未依法代扣所得稅（鐘點費.演講費.主持費.表演費.稿費…等） 未先送課指組做經費支應項目管控 未註明（勾選）沖預借、逕付廠商或逕付經手人 日期（比議價日期與完成日期之差距應合理） 核銷之粘存單未做成一式三份

獎補助款（經常門－辦理學術活動）1/2 未附辦理活動經核准之簽呈 未附辦理活動之申請書及結案申請書（向人事室申請） 實際執行項目並未編列於預算項目內 未依採購流程辦理申請及比議價程序 未至保管組辦理驗收程序 粘存單缺章（經手.處室主管.驗收.保管未蓋章） 粘存單金額塗改經手人未蓋章

獎補助款（經常門－辦理學術活動）2/2 單據憑證填寫不完全（買受人.日期.品名.單價.總價未填） 單據憑證塗改處未蓋廠商負責人私章 粘存單之單據憑證重疊黏貼、黏貼超出五張 經手人未於無中文品名之發票上註明中文品名並簽章 辦理活動之保險費未附保險人員名單 未依法代扣所得稅（鐘點費.演講費.主持費.表演費.稿費…等） 未註明（勾選）沖預借、逕付廠商或逕付經手人 附件資料不齊全

獎補助款（經常門－業務研習） 未附業務研習經核准之簽呈或外部來文 未附業務研習之申請書及結案申請書（向人事室申請） 粘存單缺章（經手.處室主管.驗收未蓋章） 粘存單金額塗改經手人未蓋章 單據憑證填寫不完全（買受人.日期.品名.單價.總價未填） 單據憑證塗改處未蓋廠商負責人私章 粘存單之單據憑證重疊黏貼、黏貼超出五張 經手人未於無中文品名之發票上註明中文品名並簽章

獎補助款（資本門） 未依支用計劃書之項目規格執行 未依採購流程辦理申請及比議價程序 未至保管組辦理驗收程序 核銷之粘存單未做成一式三份 粘存單缺章（經手.處室主管.驗收.保管未蓋章） 財產增加單缺章 粘存單金額塗改經手人未蓋章 單據憑證填寫不完全（買受人.日期.品名.單價.總價未填） 單據憑證塗改處未蓋廠商負責人私章

相關法規﹑罰則﹑弊端案例及影響 相關法規 罰則 私立學校法 稅法 政府採購法 本校法規﹑命令﹑會議決議﹑簽呈 違反稅捐稽徵法第43條規定 營利事業負責人明知營利事業無銷貨事實，虛開不實之統一發票予其他營業人作為進項憑證申報扣抵銷項稅額，該項行為已違反稅捐稽徵法第43條、刑法第215、第216條及商業會計法第71條等規定，觸犯幫助他人逃漏稅捐、偽造文書之刑責，經稅捐稽徵機關查獲皆移送司法機關偵辦。

相關法規﹑罰則﹑弊端案例及影響 弊端案例 1/3 資料轉載自行政院主計處:www.dgbas.gov.tw 某大學出納涉嫌以偽造之銀行差額解釋表及銀行對帳單等侵占公款 某市政府某總務辦理採購違反規定不法圖利特定廠商 某工程處總務室出納連續偽造某銀行之履約保證金保證書使廠商得以申請退還已繳之押標金與履約保證金不法圖利廠商 某縣某鄉公所技士挪用辦理公務預借之款項並以假報銷方式完成歸墊。

相關法規﹑罰則﹑弊端案例及影響 弊端案例 2/3 某部某監獄於年度終了前未依規定程序辦理設備採購涉嫌消化預算及不法圖利特定廠商 弊端案例 2/3 某部某監獄於年度終了前未依規定程序辦理設備採購涉嫌消化預算及不法圖利特定廠商 某國家公園管理處課長等蒐集不實之統一發票或收據等支出憑證詐取研習計畫結餘款 某縣政府某局出納將收納之部份現金未存入保管金專戶挪為己用 某縣政府新建工程明知廠商資格不符並違標未依法廢標且同意比價不法圖利廠商

相關法規﹑罰則﹑弊端案例及影響 弊端案例 3/3 弊端案例 3/3 某縣某鄉公所鄉長辦理鄉內工程發包為還人情將工程分次分批發包規避公開招標以比價方式發包並指定由特定三家廠商參與比價 某部某所出納以變造之銀行查詢單編製不實之銀行調節表挪用公款 某醫院辦事員循還挪用公款圖取不法利益 某部某局秘書室出納課員長期侵占職務上所管有收納之現金

相關法規﹑罰則﹑弊端案例及影響 影響 會計師出具保留意見？ 國稅局:補稅加罰款 教育部獎補助被刪減 校譽？影響招生

附記 費用報銷重要日期 1.每年7月31日（8月10日為截止收件日） 2.每年12月31日（獎補助、訓輔、身心障礙：前20天） 3.每個專案，結案日前20天（以7/31為要件） 4.推廣專案：結案日前15天（以7/31為要件） 5.預借款：活動結束二週內（以7/31為要件） 6.憑證日期(活動結束）：當月（以7/31為要件）

附記 實報實銷的重要性 如果這家機構是我家開的？ 如果這錢是我出的？