第一節 餐飲資訊系統簡介 第二節 食譜成本分析之應用 第三節 食物採購與庫存控制之應用 08 餐飲資訊系統 第一節　餐飲資訊系統簡介 第二節　食譜成本分析之應用 第三節　食物採購與庫存控制之應用

學習目標 研讀本章後，可使讀者了解： 餐飲資訊系統與企業流程整合的關係。 如何應用食譜管理系統控制成本。 如何應用採購與庫存管理系統控制成本。

前　言 餐飲資訊系統在餐廳的經營中扮演著重 要的角色，除了提供作業流程自動化的 功能以外，許多管理分析的報表，亦需 要藉助餐飲資訊系統蒐集及記錄每天的 營運狀況，以定期產生相關報表提供管 理者參考。本單元將就成本控制有關的 資訊系統，介紹其系統架構、功能與操 作。

第一節　餐飲資訊系統簡介 通常一個企業所採用的資訊系統種類非 常多，包括一般用途的軟體及特定用途 的軟體。為了協助企業的營運與管理， 這些系統之間需要緊密的結合、協同運 作，才能發揮企業e化的效益。本節將 介紹企業資訊系統架構的重要觀念，茲 分述於下。

壹、資訊系統的整合 貳、餐飲資訊系統的架構 參、整合式的餐飲資訊系統與成本控制 的關係

壹、資訊系統的整合 典型的企業組織結構以功能劃分企業內 部各組織的工作執掌，以餐廳為例，大 略可分為餐飲、人力資源、財務及會計、 庶務等部門，早期各部門在進行資訊化 時，大都採用各別部門相關的資訊系統， 如餐飲部門採用銷售點系統(point of service；POS)進行點餐及結帳；

人力資源部門採用人力資源管理系統管 理人事資料與薪資；財務及會計部門採 用會計系統來編列財務報表；庶務部門 則採用採購及庫存(inventory)管理系統 管理設備與原料的採購及存放（圖8-1）， 但是這些系統之間往往都僅能處理該部 門內的作業。

然而企業內部有許多管理的活動需從整 體的觀點來看，如果各個部門各行其是， 管理的成效便侷限於某些部門，無法改 善企業整體的績效。因此，企業整體的 管理，需要從工作流程的觀點來看，尤 其要考慮到跨部門的工作流程。

以成本控制為例，相關部門除了需做好 本身的管理活動外，還必須考慮工作流 程上前後部門間的影響，如餐飲的成本 會受到菜單設計、人力資源調配、內場 廚房食物製備、進貨採購價格、庫存量 控制等因素影響，因此餐飲資訊系統需 要在這些跨部門的管理活動中，以企業 流程整合(business process integration； BPI)的觀點，提供整體的解決方案。

圖8-2是一個利用資訊系統為中心以整合 各部門流程的例子，各個部門的營運資 料都會集中儲存在同一個資料庫中，這 些庫存的數量可以在管理報表上轉換成 庫存成本來呈現，而食材的採購價格也 可以轉換成銷售成本呈現在管理報表上， 提供餐廳經營者管理、即時的營運數據， 以利經營策略的制訂。

貳、餐飲資訊系統的架構 餐飲服務業在發展上受限於企業規模以 及地域性，資訊化程度普遍不如科技製 造產業，但在追隨科技化的腳步中，許 多大型餐飲服務業逐漸採用資訊科技以 提升本身的服務品質。

雖然部分小規模的餐飲業僅需使用簡單 的Excel試算表或是單機版的點餐系統， 就足以進行餐飲成本(cost)的控制，但是 為了強調系統整合所帶來的好處，我們 將以大型餐飲服務業（如跨國性的連鎖 餐廳、飯店）所使用的資訊系統來說明 其在餐飲成本控制的應用。

一套功能完整的餐飲資訊系統包含了許 多功能，一般來說，會依照餐廳的組織 結構，將外場餐飲服務的資訊系統稱為 前台(front-end)系統，而餐廳的後勤以 及管理系統則稱為後台(back-end)系統。

以主要運作的資訊系統來看，前台系統 也被稱為是電子點餐系統或電子銷售點 系統(electronic point-of-sale；EPOS)， 而後台系統則又稱為後勤辦公(back office)系統，二者功能茲分述如下。

一、前台系統 二、後台系統

一、前台系統 前台系統主要用來處理顧客的消費資料， 以及協助餐飲服務的運作，主要功能有： 1.點餐：記錄顧客的桌號、人數、所點的 餐點名稱、數量以及菜色口味的喜好等資 料，點餐完畢後，系統可以於列印點餐清 單給顧客的同時列印菜單，送交內場的廚 房準備餐點。

2.出菜控制：可透過裝置於廚房天花版的 顯示系統(kitchen display system；KDS) 螢幕顯示每張出菜單的處理情形，讓廚房 的工作人員即時了解出菜狀況，並加以控 制。 3.桌況管理：管理餐廳內各桌使用情況， 並統計每桌的使用時間、周轉率等數據。 4.結帳：控制收銀機，協助處理顧客消費 的帳單，並記錄於資料庫中，以供銷售管 理報表統計使用。

5.銷售管理報表：營業時間結束時，可以 彙整當日的銷售狀況，並列印銷售管理報 表。

二、後台系統 後台系統是處理企業營運管理工作流程 的資料，主要功能有： 1.產品管理：管理餐廳銷售產品的資料， 包含各種食材、物料與器具的採購、儲存 位置與庫存盤點，以及各個銷售菜單項目 的食譜及其營養分析等資料。 2.人力資源管理：管理人事的晉用、升遷 以及薪資等級等資料，以及各個員工的出 缺勤情形及工時管理。

3.財務管理：管理各個應收、應付帳款， 提供預算編列、財務預測等功能，以及各 式財務報表的查詢。 4.行銷管理：管理會員的基本資料、會員 屬性及偏好，並提供會員忠誠度計畫的管 理，如累積集點、紅利、會員優惠等行銷 方案的支援。

參、整合式的餐飲資訊系統與成本控制 的關係 在餐飲資訊系統的應用中，有幾個子系 統與餐飲成本控制有著密切關係分別為： 1.食物製作的成本及菜單的定價與食譜管 理系統(recipe management system)有 關。 2.庫存成本與庫存管理系統(stock management system)有關。

3.採購成本與採購系統(procurement system)有關。 4.變動成本中的人工成本則與工時系統 (labor management system)有關。 5.銷售分析則與電子銷售點系統有關。 6.營收的財務分析則與財會系統(financial accounting system)有關。

茲將成本控制的管理流程與資訊系統的 關係繪於圖8-3，從圖中可以看出，在餐 飲成本的控制上，各個管理與控制的環 節息息相關，每個成本控制的活動，最 後都會彙總到銷售分析以及財務分析的 報表中。各子系統間相互整合以進行整 體的成本控制分析，內容如下： 1.食譜管理與銷售報表整合：可以用來評 估、調整菜單內容，並分析邊際利潤。

2.財務預算與銷售成本整合：透過損益與 銷售分析，可以了解成本控制的成效。 3.食譜管理、採購及庫存管理、人力資源、 銷售點等系統整合：彙整各子系統中的 資訊，可快速提供各種固定成本與變動 成本的即時分析，以調整餐廳的營運策 略。

資訊系統可以發揮的最大功能，就是將 這些成本控制流程的資訊加以整合，共 用的資料只需要輸入一次即可，減少重 複輸入資料的人力成本，縮短從資料輸 入到輸出所需的處理時間，並避免反覆 運算的程序，以提高資料的正確性與即 時性。

在上述子系統中，食譜管理系統和餐飲 材料的庫存管理系統是餐飲業特定的應 用軟體，也是影響餐飲成本控制最重要 的兩個系統，此部分將於往後兩節分別 介紹。

第二節　食譜成本分析之應用 影響餐廳經營獲利(margin)最主要的因 素之一，就是計算菜單中每項菜色 (menu item)的成本，而計算的基準則是 根據標準食譜中所記錄的食材 (ingredients)成分與數量，正確計算菜 單中各項菜色的成本。應用食譜管理系 統，可協助管理者更容易達到設定期望 的銷售目標與成本目標，茲將其功能及 運作介紹如下。

壹、食譜管理系統的功能 貳、食譜管理系統的運作

壹、食譜管理系統的功能 無論是人工或是電腦化的系統，每一道 菜的成本皆是使用標準食譜計算而得， 因此每一項餐點及飲料都需要將標準化 的份量、成分、製備方法記錄於標準食 譜中。

傳統上，標準食譜是記錄在卡片上，而 成本是依據食譜上各食材的份量來計算， 但是只有食材的採購價格固定不變時， 成本的估算才會準確，如果食材的價格 發生變動，使用該食材的餐點或飲料之 食譜就必須重新計算成本。

為了避免因為價格波動而造成反覆計算 成本，傳統作法是提高食譜成本的估算 值，但如此也會導致邊際利潤 (contribution margin)的誤差產生。

食譜管理系統使用每日最新的價格資訊， 來精準計算食物及飲料的成本，其中餐 點、飲料的價格可以根據其所計算出的 成本來制訂，以確保達到特定的利潤水 準。 食譜成本控制相關的功能整理如下。

一、食譜成本的計算 二、菜單定價與利潤分析

一、食譜成本的計算 當完成菜單項目設計之後，可以在食譜 管理系統中詳列每一道菜色所需的食材、 份量以及製備方法，系統會自動根據菜 單中各項菜色組成食材的設定，以及近 期各項食材的採購價格，自動計算每項 菜色的食材成本。

二、菜單定價與利潤分析 餐廳的管理者必須了解菜單中每項菜色 的食材成本，才能計算真實的銷售毛利 率(gross profit margin)，有效控制餐飲 成本之目標是為使每日所銷售的各項餐 點價格，均能達到期望的毛利。

貳、食譜管理系統的運作 食譜管理系統使用食材的資料庫，以計 算每道菜色的精確成本。在不同的食譜 管理系統中，所儲存的資料內容會也所 差異，但基本上都會包含食材名稱、採 購數量單位與價格等資訊。

在一個整合的系統中，食材的成本可以 自動與採購及庫存系統的價格產生連結， 以即時更新，當食譜中的食材價格變動 時，所有食譜之成本使會自動依據最新 的價格重新計算。每道菜色的生產成本 會根據其所組成的食材與製備方法自動 計算出，並依據所設定的成本毛利計算 出菜單成本分析所需之報表。

圖8-4是餐飲資訊系統中，食譜管理的操 作畫面，茲將與成本控制相關的內容分 述如下：

食譜名稱與編號 食譜的類型 食材 成本／獲利 生產

食譜名稱與編號 食譜名稱與編號在操作畫面的左側。食譜 資料庫中必須包含所有菜單項目的食譜， 而食譜的編號通常是依據菜單項目的類別 加以編制，通常會將食譜與多個銷售菜單 項目設定連結，或是沿用菜單項目相同的 編號與名稱。

食譜的類型 食譜一般可以分為兩種類別，一種是單份 食譜(serving recipe)，另一種是批次食譜 (batch recipe)。無論是單份或是批次食譜， 其所製作出來的食物，都可以做為其他食 譜的成分之一，這類食譜通常也稱為子食 譜(sub-recipes)，差別在於單份食譜製作 出的數量是一份，而批次食譜製作出的數 量則是一批。

食材 設定每道菜色所需的所有食材，包含：每 項食材的名稱、所需數量、成本等資料。 食材名稱通常會是庫存項目的名稱，系統 可以依據採購與庫存系統的連結設定，自 動計算該食材的總成本。

成本／獲利 成本／獲利(cost/margin)為食譜單位成本 總金額，以及對照系統中菜單銷售價格計 算的食物成本率。可以設定標準成本 (stand cost)以及最高容許成本(high cost allowed)，其中，標準成本用於計算理論 成本，做為與實際成本做比較的衡量指標； 最高容許成本為成本的最大容許值，當實 際成本超過最高容許成本時，在食譜高成 本分析的報表中會列出警示，做為調整菜 單價格或是食譜的參考。

生產 設定食物製作或是服務所需之工時，包含 了準備期間、服務期間的工時，以及食物 的貨架壽命，這些數據可以用以估計食物 的生產成本。當食譜的類型為批次食譜時， 每次食物生產數量、單位，以及被使用做 為其他食譜成分時的用量單位、庫存單位 等資訊皆需記載於此。

食譜管理系統中，亦可以記載一些在標準 食譜卡上看到的資訊，如準備指示 (prepare instructions)、食品說明(service instructions)、營養成分(nutritional content)等資訊，以提供餐飲製備及服務 人員參考。

第三節　食物採購與庫存控制之應用 從採購、驗收到庫存是一個連續性的工 作流程。食材採購的價格會影響到食物 的成本；驗收的程序攸關食材的品質； 庫存管理則與庫存成本有關，因此在成 本控制上，更需要藉助整合採購到庫存 管理流程的資訊系統，以協助進行成本 控制。茲將採購與庫存管理系統 (procurement and stock management system)的功能與運作介紹如下。

壹、採購與庫存管理系統的功能 貳、採購與庫存管理系統的運作

壹、採購與庫存管理系統的功能 採購管理系統可整合資料庫中歷史採購 紀錄與庫存紀錄，提供許多具有參考價 值之資訊，以協助採購的進行，包括： 每項原料過去的歷史採購價格、本月採 購數量價格、價格的數據比較，並自動 提示是否有價格過高的情況發生。

此外，管理者還可以設定採購價格的上 限，杜絕採購價格過高的請求，達到成 本控制的目的。

庫存管理系統可以協助管理原料的流通， 除了可追蹤原料於不同地點的進出情形、 記錄不同地點每一項原料的價值，在成 本控制上，每一項庫存項目的數量都是 一筆資金的投入，因此，庫存的盤點與 經營成本息息相關。茲將資訊系統中與 採購成本、驗收成本、庫存成本控制相 關的功能整理如下。

一、報價單管理 二、訂購單管理 三、驗收程序管理 四、存貨項目與數量管理 五、庫存盤點

一、報價單管理 需要訂購庫存項目時，餐廳可以在系統 中輸入欲採購項目之價格及交貨期限， 然後向供應商詢價。系統中報價單管理 的價格將與訂購單管理的價格產生連結， 以確認採購項目價格的正確性。

二、訂購單管理 決定採購的供應商後，系統中可以建立 該筆訂購單，並隨時檢視訂購單的狀態， 亦可視狀況修改、取消該筆訂購單。

三、驗收程序管理 驗收就是記錄交貨狀況的程序，供應商 交貨的數量及時間都必須被記錄在系統 中。而交貨後，系統則可協助處理後續 的作業流程，如更改採購單狀況、處理 收據、處理退貨、付款等事宜。

四、存貨項目與數量管理 餐廳的存貨包含目前所擁有的菜單項目 以及材料，存貨通常也稱為庫存。根據 系統中庫存的數量，可以看出尚有多少 數量的原料可供食物製作與銷售，決定 是否需要再訂購材料。根據這些原料的 庫存量，也可以看出使用狀況，確認是 否與原先規劃的數量有所差異，同時確 認庫存的成本是否超出原先的規劃。

五、庫存盤點 在盤點庫存時，首先決定需要盤點的項 目，之後進行數量的計算，然後將數量 輸入系統中，當盤點數量與系統中的理 論數量產生差異時，則需找出原因並設 法調整成一致。

貳、採購與庫存管理系統的運作 為了要使企業的流程能透過資訊系統進 行整合，在使用採購與庫存管理系統之 前，有許多資料必須先行設定，而這些 資料會記錄到系統的資料庫中，在採購、 驗收、庫存的工作流程中，相同的資料 即可以避免重複輸入，使得企業的流程 可以透過系統進行整合，茲將採購與庫 存管理系統中幾個重要模組的運作方式 說明如下。

一、供應商的管理 二、採購歷史紀錄 三、採購的進行 四、到貨驗收程序 五、庫存項目 六、庫存項目與食材的關聯性設定 七、標準水平

八、庫存盤點數量的紀錄 九、庫存成本的計算

一、供應商的管理 一個完整的採購系統需包含供應商資料 庫。資料庫中記錄著每個供應商可提供 之食材或用品，以及聯絡方式、付款資 訊，有些公司的資料庫中還會記載著該 供應商過去的信譽及評價，以做為採購 時之參考。

二、採購歷史紀錄 記錄過去的每一筆採購交易明細，包含 採購的時間、項目、數量、金額等資訊， 皆可在系統的資料庫中查詢而得。這些 歷史資料可以提供擬訂新採購單的參考， 而近期採購的價格也會與食譜系統及庫 存系統產生連結，用以計算各項菜色成 本與庫存成本。

三、採購的進行 根據營運的狀況與未來的銷售預測，估 計所需採購的項目與數量，製作招標文 件，並向往來的供應商詢價。在比較各 個供應商所提出的交易條件後，決定此 筆採購的供應商後，採購的相關資訊， 如訂購項目與數量、訂單日期、交貨日 期等資訊，需輸入至採購系統中，製作 成訂購單。

四、到貨驗收程序 在供應商交貨後，系統可以自動根據訂 購單，產生對應的驗收單，以供核對到 貨項目與數量是否符合。待驗收完成後， 此筆採購單的項目與數量，會自動轉換 成為庫存。

五、庫存項目 所有經過驗收程序的食材或物料、商品 架上的供貨以及庫存量都可以被視為庫 存項目，以上皆需要在庫存管理系統中 設定庫存項目的資料，如圖8-5所示，相 關的說明如下。

一般設定 單位 類別與群組 庫存水準 成本資訊

一般設定 設定庫存項目的名稱、編號、在食譜中使 用之含量、標準成本、庫存項目的類別 (class)、標準零售價格、此庫存項目的有 效日期等資料皆為一般設定。

單位 該庫存項目於採購、庫存、食譜中所使用 的計算單位，以及每一種計算單位間的換 算公式。

類別與群組 庫存項目可以被分類成不同的類別與群組 (group)。依據庫存項目是否可零售以設 定類別，並且設定此類別的存放位置；而 群組是指庫存成本的群組，可以依據該項 目於成本分析報表所要呈現的群組來區分， 如可分成食物或飲料，而食物又可再分成 肉類或海鮮類。

庫存水準 設定最小以及最大的存貨數量。根據此資 訊可以確認目前存貨的數量是否已達到預 期的水準。

成本資訊 系統可以自動依據最新的採購資訊，更新 供貨廠商的資訊及最新的成本，並計算出 目前期間的加權平均成本，以及價格的波 動率。

六、庫存項目與食材的關聯性設定 在餐飲管理中，最終所銷售的菜單項目， 是由食譜而來，而食譜中各類食材的來 源是經過採購成為庫存項目後，最後才 組合成食譜管理系統中的食材。因此在 整個餐飲管理系統中，庫存項目與食譜 的關聯性需先在庫存管理系統中設定好， 才能進一步與菜單項目產生關聯性。

採購與庫存管理系統、食譜管理系統、 銷售點系統三者之間，可以透過這些關 聯性的設定，達到整合與協同作業的目 的。

七、標準水平 標準水平(par level)設定於每個庫存項目 的最小及最大存貨數量之間，以做為最 佳庫存水準的衡量指標。當庫存量低於 標準水平時，系統會自動提示需要進行 採購，並依據目前的庫存量與標準水平 的差額建議採購的數量。

八、庫存盤點數量的紀錄 每次進行盤點所清點的數量，都需要輸 入到系統中記錄下來。當庫存的食材或 物料被領用或有退還的情形發生時，需 更新庫存的數量。

九、庫存成本的計算 根據採購的價格及庫存數量，系統可以 自動換算為成本，以分析庫存的成本。

The End