第6章 数据库管理软件Access 2003 2009年秋

概述 Access 2003是办公软件Office 2003中的一个组件，它是微软公司推出的桌面关系型数据库管理系统，具有简单易用、功能强大的特点。在各种不同的行业和领域中，利用Access可以开发出各种实用的应用软件。 本章主要介绍数据库管理软件Access 2003的用途、特点和基本操作。主要内容包括数据库、数据表、查询、窗体、报表的创建方法；两个数据表之间建立关联的方法及简单的SQL语句。 大学计算机基础

主要内容 6.1 Access 2003概述 6.2 创建数据库 6.3 创建数据表 6.4 表之间“关联关系”的创建 6.5 查 询 6.2 创建数据库 6.3 创建数据表 6.4 表之间“关联关系”的创建 6.5 查 询 6.6 SQL语句简介 6.7 窗 体 6.8 报 表 案例十一 建立学校教学信息数据库School 大学计算机基础

6.1 Access 2003概述 6.1.1 Access 2003的启动和退出 6.1.2 Access 2003的用户界面 大学计算机基础

6.1.1 Access 2003的启动和退出 1.启动Access 2003 2.退出Access 2003的常用方法有以下6种 ： ① 利用“开始”菜单中的“所有程序”子菜单 ② 利用快捷方式。 ③ 利用Access 2003数据库文件 ④“开始”菜单中的“运行”命令 2.退出Access 2003的常用方法有以下6种 ： ①“文件”菜单中的“退出”命令。 ②单击Access 2003窗口右上角的“关闭”按钮。 ③双击Access 2003窗口左上角的控制菜单图标。 ④单击控制菜单图标，选择控制菜单中的“关闭”命令。 ⑤鼠标右键单击Access 2003窗口的标题栏，选择快捷菜单中的“关闭”命令。 ⑥按ALT+F4快捷键。 大学计算机基础

6.1.2 Access 2003的用户界面 Access 2003 的窗口 大学计算机基础

6.2 创建数据库 6.2.1 数据库窗口简介 6.2.2 创建数据库 大学计算机基础

6.2.1 数据库窗口简介 数据库是为了实现一定的目的，按某种规则组织起来的相关数据的集合。简而言之，就是数据的仓库。在人们的生活中数据库的例子随处可见，例如，通信录、学籍册、成绩册等。 开发一个Access数据库应用系统的第一步工作是创建一个Access数据库对象，其操作结果就是在磁盘上生成一个扩展名为.MDB的磁盘文件。第二步工作则是在数据库中创建相应的数据表，并建立各数据表间的关联。然后，再逐步创建其他必需的Access对象，最终即可形成完备的Access数据库应用系统。而整个数据库应用系统仅以一份磁盘文件的形式存储于文件系统中，显得极其简洁。这也是很多小型数据库应用系统开发者偏爱Access的原因之一。 大学计算机基础

6.2.1 数据库窗口简介 数据库窗口 大学计算机基础

6.2.1 数据库窗口简介 表用来存储数据库中的数据，是数据库的核心。表的第一行为各个字段的名称，其他行表示各个记录。 6.2.1 数据库窗口简介 表用来存储数据库中的数据，是数据库的核心。表的第一行为各个字段的名称，其他行表示各个记录。 查询是基于表操作的，查询的目的主要是对数据进行分类和筛选，找出满足条件的记录，从而方便地对数据进行查看、更新和分析。 窗体是指由用户自己设计的对话框界面，其主要用途是作为数据输入和显示的控制界面。 报表是对数据库中的数据进行统计分析后的显示形式。报表中的数据来源于表或查询的结果，它是以打印格式显示数据的有效方式。Access提供了许多默认的报表格式模板，可以它们为基础建立自己需要的显示或打印格式的报表。 大学计算机基础

6.2.1 数据库窗口简介 在Access中，数据访问页是特殊类型的Web页，主要用来查看和处理来自Internet的数据。使用这些页可以对Access数据库、Exce1电子表格或SQL Server数据库中的数据实时地进行访问。 宏是由一个或多个操作组成的集合，其中每个操作都实现特定的功能。宏对于执行重复性的任务很有帮助，这样就不必重复某些操作命令，也不必编写复杂的代码或者学习复杂的程序设计语言。 模块是开发人员利用VBA（Visual Basic for Application）编写的程序模块，通常是以函数的形式出现，主要用来建立复杂的程序，以完成宏不能完成的任务。在Access中，包含标准模块和类模块两种类型。 大学计算机基础

6.2.2 创建数据库 Microsoft Access提供了两种创建数据库的方法:可以先创建一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表及其他对象，这种方法的缺点是必须分别定义每一个数据库组件；也可以使用数据库向导，在创建的时候可以选择数据库类型所需的表、窗体及报表等。 大学计算机基础

6.3 创建数据表 6.3.1 创建数据表的方法 6.3.2 创建数据表的过程 大学计算机基础

6.3.1 创建数据表的方法 在对话框左边的“对象”栏中单击“表”，在右边的“创建方法”栏中有三种选择，表示有三种创建数据表的方法。 6.3.1 创建数据表的方法 在对话框左边的“对象”栏中单击“表”，在右边的“创建方法”栏中有三种选择，表示有三种创建数据表的方法。 大学计算机基础

6.3.2 创建数据表的过程 一般情况下，在创建数据表时，分成两步：第一步，考虑有多少列，每一列的名称、宽度、数据的类型等问题，这一步叫做创建表的结构；第二步，在设计好的表格中填入信息，这一步叫做录入数据。 1．创建表的结构 设计表的结构的过程实际上就是设置字段的过程，设置字段包括给字段命名、设置字段的数据类型、设置字段的各种属性等。 大学计算机基础

6.3.2 创建数据表的过程 在Access中，数据类型共有10种 大学计算机基础

6.3.2 创建数据表的过程 大学计算机基础

以“学生”表的创建为例来介绍“使用设计器创建表”的方法。 6.3.2 创建数据表的过程 以“学生”表的创建为例来介绍“使用设计器创建表”的方法。 定义主键 设计视图 大学计算机基础

6.3.2 创建数据表的过程 2．向表中输入数据 已添加记录的数据表视图 空的数据表视图 大学计算机基础

6.3.2 创建数据表的过程 3．修改数据表的结构 在设计视图中添加新的字段 大学计算机基础

6.4 表之间“关联关系”的创建 在Access数据库中，不同表中的数据之间都存在一种直接或间接的关系，这种关系将数据库里各张表中的每条数据记录都和数据库中唯一的主题相联系，使得对一个数据的操作成为对数据库的整体操作。 表之间建立了关联关系之后，用户就可以比较方便地从多个表中查询需要的数据 。 两个表对象a与b之间可以定义三种关联关系：“一对一”关系、“一对多”关系和“多对多”关系。这里a称为主表，b称为相关表（或称子表）。 大学计算机基础

6.4 表之间“关联关系”的创建 以“学生”表和“选课”表为例来介绍建立关联关系的方法。 “编辑关系”对话框 “显示表”对话框 “关系”窗口 6.4 表之间“关联关系”的创建 以“学生”表和“选课”表为例来介绍建立关联关系的方法。 “编辑关系”对话框 “显示表”对话框 “关系”窗口 数据表视图 包含数据库窗口的主界面 创建了关联关系的“关系”窗口 大学计算机基础

6.5 查 询 6.5.1 查询的分类 6.5.2 创建选择查询 6.5.3 修改查询 6.5.4 参数查询 大学计算机基础

6.5 查 询 查询是指根据用户指定的一个或多个条件，在数据库中查找满足条件的记录，并将其显示出来或作为一个新的文件保存起来。查询可以建立在表的基础之上，也可以建立在其他查询的基础之上。查询到的数据集合称为查询的结果集。结果集以二维表的形式显示，但它们不是基本表。Access使用的是称为QBE（Query by Example，通过例子查询）的查询技术。这种技术通过指定一个返回的数据例子告诉用户需要查询的数据。 大学计算机基础

6.5.1 查询的分类 在Access中查询的类型有选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询5种。 6.5.1 查询的分类 在Access中查询的类型有选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询和SQL查询5种。 ① 选择查询是根据用户提供的条件，从一个或多个数据表中检索数据，并在数据表中显示结果。选择查询可以对查询出来的数据进行分组、计数、求平均值和统计等操作。 ② 参数查询是一种动态查询。在执行参数查询时显示“参数查询”对话框，提示用户输入参数，然后根据用户输入的参数查询相应的记录。每次查询时输入的参数可以是不同的，所以参数查询具有很强的灵活性。 ③ 交叉表查询可以显示来源于表中某个字段的统计值（求和、平均），并且将它们分组，分别列在数据表的左侧和上方，构成一个二维表格。 ④ 操作查询是在一次查询操作中，根据不同的条件更改多条记录的查询方法。它分为删除查询、更新查询、追加查询和生成表查询4种。 ⑤ SQL查询是用户使用SQL语句创建的查询。所有Access 2003的查询都是基于SQL语句的，每个查询都对应一条SQL语句。在查询设计视图中所做的查询设计，在其SQL视图中均能找到对应的SQL语句。常见的SQL查询包括联合查询、传递查询、数据定义查询和子查询。 大学计算机基础

6.5.2 创建选择查询 选择查询是一种最常用也是最一般的查询方法，用户可以利用设计器和向导方式来创建选择查询。 6.5.2 创建选择查询 选择查询是一种最常用也是最一般的查询方法，用户可以利用设计器和向导方式来创建选择查询。 以“学生”表和“选课”表为基础，建立一个查询文件。其中包括“学号”、“姓名”、“课程号”、“成绩”等字段，并且限定查询成绩>85的记录。 大学计算机基础

6.5.2 创建选择查询 添加了查询字段的“选择查询”设计视图 查询窗口 “选择查询”设计视图和“显示表”对话框 6.5.2 创建选择查询 添加了查询字段的“选择查询”设计视图 查询窗口 “选择查询”设计视图和“显示表”对话框 选中“查询”组件的数据库窗口 大学计算机基础

6.5.2 创建选择查询 “选择查询”结果示例 新建了“查询1”的数据库窗口 大学计算机基础

6.5.3 修改查询 创建查询文件后，如果要改变查询条件，比如，增加和删除字段、改变字段的位置、重新排列次序等，可以在数据库窗口中先选定查询文件名，然后单击“设计”按钮，弹出“选择查询”窗口，做进一步的修改即可。 大学计算机基础

6.5.4 参数查询 参数查询是一种较为高级的查询。 参数查询建立在选择查询或交叉查询的基础之上。创建了带有参数的通用查询后，在运行查询时Access会弹出“输入参数值”对话框，用户输入参数后，Access会将输入的值插入到指定的位置，然后根据参数的要求进行查询，建立输出数据表文件。 大学计算机基础

6.5.4 参数查询 “输入参数值”对话框 “参数查询”结果示例 “参数查询”示例 大学计算机基础

6.6 SQL语句简介 SQL是Structured Query Language（结构化查询语言）的缩写。它已经成为关系数据库的标准数据语言，所以现在流行的关系数据库管理系统都支持SQL。 在SQL语言中，使用最多的是SELECT语句。实际上，无论采用何种工具，对于绝大多数的查询，Access都会在后台生成等效的SELECT语句，执行查询实质上就是运行相应的SELECT语句。 大学计算机基础

6.6 SQL语句简介 SELECT语句的一般形式 : 其语句的功能是: SELECT [ALL│DISTINCT] 目标列 FROM 表（或查询） //选择目标字段、源表或查询 [WHERE 条件表达式] //选择满足条件的记录 [GROUP BY 列名1[HAVING] 过滤表达式] //分组并且过滤 [ORDER BY 列名2[ASC│DESC]] //排序 其语句的功能是: 从FROM子句指定的表或查询中找出满足WHERE子句中“条件表达式”的条件的记录，再按照SELECT子句中的目标列显示数据。如果有GROUP BY子句，则按“列名1”的值进行分组，值相等的记录分在一组，每组产生一个记录。如果还带有HAVING短语，则只有满足“过滤表达式”的组才输出。如果有ORDER BY子句，则查询结果按“列名2”的值进行排序。 大学计算机基础

6.6 SQL语句简介 SELECT语句在哪里输入并运行呢？很简单，是在“SQL视图”中。 打开“SQL视图”的方法如下: ① 用鼠标右键单击数据库窗口的文件列表区中的查询文件，弹出快捷菜单，选择“设计视图”命令，打开“查询设计视图”窗口。 ② 选择“视图”菜单中的“SQL视图”命令，切换到“SQL视图”中，即可输入SELECT语句。 大学计算机基础

6.6 SQL语句简介 【例1】查询“学生”表中男同学的学号、姓名、出生日期、籍贯。 在SQL视图中输入以下SELECT语句： SELECT 学号,姓名,出生日期,籍贯 FROM 学生 WHERE 性别="男" 然后单击工具栏上的“运行”按钮运行SELECT语句，结果如图6.24所示。 图6.24 “选择查询”结果之一 大学计算机基础

6.6 SQL语句简介 【例2】统计“学生”表中男、女同学各几人。 在SQL视图中输入以下SELECT语句： SELECT 性别,COUNT(学号) AS 人数 FROM 学生 GROUP BY 性别 运行后的结果如图6.25所示 图6.25 “选择查询”结果之二 大学计算机基础

6.6 SQL语句简介 关于SQL语言的使用应该注意以下三点： ① SQL是关系数据库的通用查询语言。 ③ 在实际使用过程中，有些复杂的查询用各种查询向导和设计器都无法做出来，这时就需要用SQL语言的SELECT语句来构造查询。 大学计算机基础

6.7 窗 体 6.7.1 窗体的结构 6.7.2 窗体控件 6.7.3 创建窗体 大学计算机基础

6.7 窗 体 数据库的对话框在Access 2003中被称为“窗体”。它是用户与Access数据库之间的主要接口，为用户提供了一种编辑数据、接收数据、查看数据、显示数据和控制应用程序的流程等的界面。使用窗体，可以使记录中的字段按照特定的布局排列。用户也可以在窗体中加入交互控制对象（如按钮、文本框、列表框等），从而方便地使用数据库。 窗体主要有单页窗体、多页窗体、连续窗体、子窗体、弹出式窗体和图表窗体等6种类型。大多数窗体都与数据库中的一个或多个表以及查询进行绑定。 大学计算机基础

6.7.1 窗体的结构 “选课”表的窗体设计视图 大学计算机基础

6.7.2 窗体控件 窗体与用户之间通过控件进行交互。控件是窗体或报表上用于显示数据、执行操作或显示信息的基本对象。 6.7.2 窗体控件 窗体与用户之间通过控件进行交互。控件是窗体或报表上用于显示数据、执行操作或显示信息的基本对象。 窗体中的控件按使用方式可分为绑定型、未绑定型和计算型。 打开窗体的设计视图，将看到窗体设计工具箱。 窗体设计工具箱 大学计算机基础

6.7.3 创建窗体 创建窗体的方式有两种，一种是利用向导快速创建窗体，可以创建纵栏式窗体、表格式窗体、数据表式窗体、图表式窗体及数据透视表式窗体；另一种是利用窗体设计工具，用人工的方法定制窗体。 例如，以“学生”表为数据源表建立窗体。 大学计算机基础

6.7.3 创建窗体 “窗体向导”对话框之一 “窗体向导”对话框之二 数据库视图窗口 大学计算机基础

6.7.3 创建窗体 “学生情况表”窗体 “窗体向导”对话框之三 “窗体向导”对话框之四 大学计算机基础

6.8 报 表 6.8.1 报表窗口的组成 6.8.2 创建报表 6.8.3 设置报表属性 6.8.4 使用工具箱 6.8 报 表 6.8.1 报表窗口的组成 6.8.2 创建报表 6.8.3 设置报表属性 6.8.4 使用工具箱 6.8.5 预览和打印报表 大学计算机基础

6.8 报 表 报表和表、查询、窗体都属于Access的基本组件。报表主要用来输出数据表和查询中的数据。在报表中，用户可以按照一定的要求或格式对数据加以概括和汇总，并将结果打印出来或直接打印到文件中。通过报表，用户可以控制每一个对象的显示方式与大小，而且还可以根据需要来显示相应的内容。 大学计算机基础

6.8.1 报表窗口的组成 报表窗口组成 大学计算机基础

6.8.2 创建报表 在创建数据报表时，Access提供了“自动报表”、“报表向导”、“标签向导”和“设计视图”等4种方法。用户可以自己创建，也可以通过“报表向导”来创建报表。“报表向导”可以完成大部分基本操作，因此加快了创建报表的过程。 例如，以“学生”表为源表建立报表。(使用“报表向导”的方法 ) 大学计算机基础

6.8.2 创建报表 “报表向导”对话框之三 “报表向导”对话框之一 “报表向导”对话框之二 大学计算机基础

6.8.2 创建报表 “报表向导”对话框之四 “报表向导”对话框之五 “报表向导”对话框之六 大学计算机基础

6.8.2 创建报表 “学生基本情况”报表 大学计算机基础

6.8.3 设置报表属性 属性对话框 大学计算机基础

6.8.4 使用工具箱 报表控件工具箱 大学计算机基础

6.8.5 预览和打印报表 1．页面设置 “边距”选项卡 “页”选项卡 “列”选项卡 大学计算机基础

6.8.5 预览和打印报表 2．预览报表 “打印”对话框 大学计算机基础

案例十一 建立学校教学信息数据库School 1．相关的知识点 ① 创建数据库； ② 建立数据表； 图6.51 数据库视图窗口 ③ 建立数据表之间的“关联关系”； ④ 建立查询； ⑤ 建立窗体； ⑥ 建立报表。 大学计算机基础

案例十一 建立学校教学信息数据库School 2．操作步骤 大学计算机基础