公 文 處 理 實 務 101 年 1 月 9 日

資料來源：參考行政院訂頒之「文書處理手冊」。 壹、前 言 資料來源：參考行政院訂頒之「文書處理手冊」。 99.01.22最新修正

貳、公文的種類(6種) 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規 定與裁量基準之行政規則及人事命令 呈：對總統有所呈請或報告 令：公布法律、發布法規命令、解釋性規 定與裁量基準之行政規則及人事命令 呈：對總統有所呈請或報告 咨：總統與立法院、監察院公文往復 函：各機關間處理公務公文往復(上行函、 平行函、下行函)，答復民眾之申請 公告：就主管業務或依據法令規定，向公 眾或特定對象宣布周知

其他公文：因其他辦理公文需要之文書。 例如─書函、開會通知、電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、聘書、證明書、證書或執照、契約書、提案、紀錄、說帖及定型化表單。

參、公文結構及作法 函的結構：主旨、說明、辦法；三段式、 二段式、一段式。 分段要領 主旨：全文精要、目的與期望—具體扼要 函的結構：主旨、說明、辦法；三段式、 二段式、一段式。 分段要領 主旨：全文精要、目的與期望—具體扼要 說明：說明事實、來源或理由—詳細敘述(條列式) 辦法：可改用建議、擬辦、核示事項—具體要求 **製作要領：簡、淺、明、確；簡明扼要、標點符號。

「函」的結構─舉例(1) 教育部 函 部長 杜正勝 受文者：國立臺灣大學 聯 絡 人：張三豐 教育部　函 機關地址：臺北市中山南路5號 受文者：國立臺灣大學 聯 絡 人：張三豐 發文日期：中華民國94年2月16日 聯絡電話：(02)23566600 發文字號：台總(二)字第0940024680號 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 　主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程應依法公開招標，並不得變更設計及追 加預算，請　照辦。 說明： 　 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 　 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，致弊端叢生，浪 費公帑。 辦法：各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」及相關法令之 規定確實辦理。 正本：部屬機關學校 副本：本部總務司、政風處、會計處 　　　　　　　　　　　　　 部長　杜正勝

「函」的結構─舉例(2) 義守大學 函 校長 傅勝利 主旨：檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份，請 鑒核。 說明： 義守大學　函 受文者：教育部 校址：高雄縣大樹鄉….. 發文日期：中華民國96年7月21日 聯絡人：李四海 發文字號：(96)校人字第0940123456號 聯絡電話：(07)28611234 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份，請　鑒核。 說明： 一、依　鈞部92年2月2日台人(一)字第0920111號函辦理。 二、本校教師之借調，均依照　鈞部86年10月5日台(86)人字第8600123號 函及教師借調處理原則之規定辦理。 正本：教育部 副本：本部總務處、會計室、人事室 　　　　　　　 　　　 校長　傅勝利

義守大學 書函 義 守 大 學 「書函」的結構及作法—舉例(3) 主旨：檢送本校暑假上班時間規定1份，請 查照。 義守大學　書函 校址：高雄縣大樹鄉…… 受文者：環境設計學院 聯絡人：張三陸 速別：最速件 聯絡電話：(07)28612256 密等及解密條條件或保存期限： 發文日期：中華民國96年6月25日 發文字號：(96)校人字第0951224466號 附件： 主旨：檢送本校暑假上班時間規定1份，請　查照。 說明：依本校96年6月16日94學年度第1學期第1次校務會議決議辦理。 正本：本校各學術及行政單位 副本： 　　　　　　　 　　　 義 守 大 學

肆、公文處理流程 來文：他機關之來文。 收文分文登錄簽辦會辦陳核批示(擬稿陳判發文歸檔)存查歸檔 創稿：機關首長或單位主管對主管業務認有辦理文書之必要者，得以手諭或口頭指定承辦人擬辦。 交辦(或主動辦理)簽辦會辦陳核批示擬稿陳判發文歸檔

伍、簽、稿之撰擬 一般原則 1.簽、稿的性質： (1)簽—為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情並作決定之依據。 (2)稿—為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。 2.擬辦方式：先簽後稿、簽稿併陳、以稿代簽。 3.作業要求：正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一 致、完整。

擬辦方式 一、先簽後稿 制定、訂定、修正、廢止法令案件。 有關政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質重要必須先行簽請核定案件。 二、簽稿併陳 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 須限時辦發不及先行請示之案件。 三、以稿代簽 一般案情簡單，或例行承轉之案件。

簽之撰擬 1.款式：(1)三段式，(2)案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬，(3)存參或簡單案件，得於原文空白處簽擬。 2.撰擬要領：(1)「主旨」扼要敘述，不分項。(2)「說明」對案情來源、經過、分析，作簡要之敘述，視需要分項條列。(3)「擬辦」應提出具體處理意見或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 3.重要或特殊案件，承辦人不能擬具處理意見時，應敘明案情簽請核示或當面請示後，再行簽辦。 4.毋需答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查。

簽的使用時機 1.屬開創性及案情須詳加說明者，通常為 「先簽後稿」，建議以「簽」為之。 2.「簽稿併陳」者，應於簽文末「敬陳 核 示」之前，標示「簽稿併陳」。簽署由上 而下蓋用職章（注意預留長官核印的空間）

3.案情單純但須上陳給首長知悉者，以「簡簽」為 之。 4.內部會議之紀錄需陳核後始發文，如無另加說明 之必要者，建議「以稿代簽」；但案情複雜須說 明前因後果者，宜「簽稿並陳」 。 5.上陳機關首長核判(敬陳 鈞長卓裁)者，文末「敬 陳 核示」之次一行，簽署由左而右蓋用職章， 日期時間標記於職章的下方如07281520（注意預 留長官核印的空間）。

「簽」的作法─舉例(1) 簽　 於人事室　　　　　 100年7月18日　 主旨：為辦理100學年度教職員工福利事項，謹擬具本校教職 員工福利措施實施計畫(如附件)，敬請　核示。 說明：本校100學年度預算，編列員工福利經費計有新臺幣 23萬元，為落實執行，經事先調查各單位需求狀 況，研擬實施方案，並於7月8日邀集各單位會商，獲 致結論。 擬辦：擬請同意依實施計畫辦理100學年度教職員工福利活 動。謹簽稿併陳，敬請 核示 人事室　 敬會 會計室　　　　　　　　　　　　　　

簽 於學生事務處生活輔導組 100年1月12日 「簽」的作法─舉例(2) 簽　於學生事務處生活輔導組　　 100年1月12日　 一、奉派代表出席本(1)月9日上午於教育部召開之「研商學生輔導管教辦法相關事宜」會議，謹將會議結論簽請　 鑒核。 二、本次會議計討論三個問題，其結論分別臚陳如下： （一）第一案．．．．． （二）第二案．．．．． 三、第一案有關．．．部分，涉及．．．事項，係屬教務處之權責，擬請教務處錄案研處，並依限陳報教育部。其 餘因與本校業務尚無相關，無需辦理。 　　　　 敬陳 核示 職０００謹陳　　

稿之撰擬 1.款式：(1)三段式，(2)案情簡單，可使用二段式或一段式。 2.撰擬要領：(1)「主旨」簡明扼要，敘述全文意旨，不分項。(2)「說明」對案情來源、經過、分析，作詳細之敘述，視需要分項條列。(3)「辦法」應提出具體處理意見或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 3.訂有辦理或復文期限者，在主旨內敘明。 4.主旨文字以不超過五十字為宜，以求簡明扼要。 5.一頁以上應於騎縫處加蓋騎縫章或職名章。 6.稿件送會或陳核過程中，如改動較多或較為重大者，宜退回承辦人閱後再行送繕。文稿增刪修改過多者，送還承辦人清稿。

撰擬函稿應注意之事項 1.公文名稱 按行文事項之性質選用公文名稱，如：令、函、書函、公告．．．等；按文別應採之結構。 2.正本收受者 (1)發送內部單位或人員之公文受文者：本校教務處、 總務處、本校教務處鄭００先生(女士)。 (2)受文者應標示機關（構）或學校之全銜，如「臺中 縣明台高級中學」、「彰化縣私立達德高級商工職業學 校」、「正德學校財團法人彰化縣正德高級中學 」 ， 禁用簡稱如文建會、國科會。

3.副本收受者書寫 「副本」書寫方式建議：他機關（單位）列於第1行， 並以全銜名之。內部單位列於第2行，可簡寫，但 數單位同列時，第1個單位前加冠「本校」，如 「本校教務處、會計室、商學院、資訊中心」。 因副本如列承辦單位，原則上由承辦人存用，故 避免於本單位後加列發文單位之同仁或承辦人。

4.會簽意見之彙整 (1)案件涉其他單位權責時，宜先請該單位惠 示意見；如屬本單位權責應先表明單位意 見，再知會或請相關單位表示意見。 (2)如上陳之簽稿有其他會文單位表示不同意 見，原簽陳單位應加彙整並表明本單位之 立場，重簽後再上陳。

5.文卷之彙整 陳核之公文，全卷排列的次序： (1)簽、稿、會簽、來文、隨案存查的附件、 隨文寄送的附件，並以燕尾夾2只夾於左側。 (2)提供參考性質之法規、前案或相關備以核 對的資料，夾附於卷宗夾的左側（公文核 判後交由承辦人收執）。

6.稿末之署名 (1)「函」稿不論上行文、平行文、下行文， 於稿末均書寫「校長黃００」，至於用印 部分由文書單位依文書處理之規定辦理。 (2)「書函」稿，則於稿末書寫「(校戳)－彰 化縣立和群國民中學」。

7.騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處建議一律加蓋承辦人職章；正式函文則由文書單位加蓋騎縫章。 8.用紙 1.凡須存檔與對外發文之公文書及其附件，應使用 潔淨的A4第1次用紙。 2.試印文稿，及傳閱內部相關單位之文件，建議多 多利用背頁紙。

9.一般用詞 (1)對於其他機關的稱謂，在公文中第一次出現時建 議用全銜，如「行政院文化建設委員會」、「行 政院國家科學委員會」；第二次以後才用簡稱， 如「文建會」、「國科會」 。 (2)上行文主旨請示語「請鑒核」中的「鑒」字，建 議採慣用的「鑒」，而不用「鑑」，直屬上級機 關用「請 鑒核」，未隸屬之上級機關可用「請 鑒察」或「請 詧照」。平行文一般多使用「請 查照」。

10.習慣用詞 (1)描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數 字部分，仍用國字書寫。如「第二專長」、「五年教 育促進方案」、「九年一貫課程」、「十二年國教」、 「星期三」及「九十五學年度第二學期辦理學生生活 輔導計畫」等。 (2)簽稿內涉及數字之敘寫，如「802,534,567元」請敘 寫為「8億253萬4,567元」；「12,492,345人」請敘 寫為「1,249萬2,345人」；「26,457班」請敘寫為 「2萬6,457班」，以求一致性。

(3)收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上「整」字 (例如「肆仟捌佰元整」) (4)公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上「整」字 (例如「8億253萬4,567元」)

陸、函的使用時機 1.正式函復機關、學校、民間團體、民眾， 有關經費、請求與准駁等事項，尤其具行 政處分效果者，以「函」為之。 2.寄發會議紀錄並希望照辦者，以「函」發 送。但純屬內部單位集會之會議紀錄，以 「書函」發送。

3.轉發上級或同級機關有關計畫、方案、重 要會議紀錄等，尤其希望下級機關(包括內 部單位)照辦者，以「函」發送。 4.民眾不論以何種方式致函機關學校或首長， 如屬查詢教育相關資訊或提供意見者，建 議以「書函」回復。

上行文署機關首長職銜、姓名， 平行文蓋職銜簽字章或職章； 下行文蓋職銜簽字章。 5.「函」稿之文末應署「校長黃００」。 正式發文時， 　正式發文時， 上行文署機關首長職銜、姓名， 署名 校長 黃夢涵 蓋職章(小官章) 平行文蓋職銜簽字章或職章； 下行文蓋職銜簽字章。 6.「書函」稿之文末應署「校名條戳」。

柒、公文用語 期望及目的用語—請 查照、請 鑒核、請 核備、敬請 辦理見復 請 照辦、請 鑒察、請 核示、請 備查 直接稱謂用語 期望及目的用語—請 查照、請 鑒核、請 核備、敬請 辦理見復 請 照辦、請 鑒察、請 核示、請 備查 直接稱謂用語 有隸屬關係之機關—對彰化縣政府稱「鈞府」 對無隸屬關係之機關—對和美鎮公所、和美鎮農會、國民中 小學稱「大」或「貴」 對機關首長—對直屬長官稱「鈞長」或「鈞座」 對人民、對團體—先生、女士或台端 間接稱謂用語 對機關或團體—全銜、該 對職員—職稱 對個人—先生、女士或君

捌、法律統一用語 「布」--公布、頒布 「分」--部分、身分 「占」--占有、獨占 「雇」--雇員、雇主、雇工—名詞 「僱」--僱用、聘僱—動詞 「畫」--計畫—名詞 「劃」--策劃、規劃、擘劃—動詞 「聲」、「申」--聲請、申請 「紀」、「記」--名詞用紀錄、動詞用記錄

代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3 48

專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人 49

依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。 50

法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 3. 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。 51

玖、公文處理時限 一般公文 (1)最速件：1日；會簽：1小時。 (2)速件：3日； 會簽：2小時。 (3)普通件：6日；會簽：4小時。 (2)速件：3日； 會簽：2小時。 (3)普通件：6日；會簽：4小時。 限期公文：來文或其他規定訂有期限者。 使用公文夾(各機關得視實際需要自行訂定) 最速件：紅色 速件：藍色 普通件：白色 機密件：黃色 一般公文處理速別之擬定，發文機關承辦人員應確實區分，各級人員應詳加審核，避免最速件過於浮濫。

拾、其他 （一）有例援例、適時更新－檢視釋例、善用副本。 （二）引據法令－最新有效、正確解讀、後令優於前 令、檢視現行法令是否停止適用、適用對象是否 適宜。 （三）扼要敘述、抓住重點、段 落分明。 （四）標點符號－請使用筆硯系統。 （五）附件裝訂－檢視簽稿放置順序及附件是否確實無誤。如填報重要資料請留存附件影本，以利日後查考。 （六）正本歸檔－任何文件正本應歸入檔案室保存，以利日後查考。

擬辦文書應注意事項 (一) 對於單位收發送交之文書，或根據工作分配須辦理者，承辦人員應即行擬辦，並將辦理情形登錄於公文電腦系統或記載於公文登記簿，以備查詢。 (二) 承辦人員對於文書之擬辦，應查明全案經過，依據法令作切實簡明之簽註。依法令規定必須先經會議決定者，應按規定提會處理。法令已有明文規定者，依規定擬稿送核，無法令規定而有慣例者依慣例。

(三) 承辦人員對本案原有文卷或有關資料，應詳予查閱，以為擬辦處理之依據或參考。此項文卷或資料，必要時應摘要附送主管，作為核決之參考。 (四) 簽具意見，應力求簡明具體，不得模稜兩可，或晦澀不清，尤應避免未擬意見而僅用「陳核」或「請示」等字樣，以圖規避責任。

(五) 毋須答復或辦理之普通文件，得視必要敘明案情簽請存查(ex:陳閱後文存查)。 (六) 承辦人員對於來文或簽擬意見，如情節較繁或文字較長者，宜摘提要點，或於適當處作必要之註記，以利核閱。 (七) 承辦人員對於來文之附件，有抽存待辦之必要者，應於來文上書明「附件抽存」字樣，並簽名或蓋章，附件除書籍等另有指定單位保管者外，應於用畢後歸檔。

(八) 涉及2個單位以上需會商之案件，可在會報中提出，經決定作成紀錄後，辦稿時註明「已提○年○月○日會報決定」字樣，不再一一送會。 (九)各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。

(十)文稿核會之簡化： 上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行。如文稿內容已先經簽收公告執行，並經校長核定後，其後收到正式公文時，可由處室主任代判，並附原簽收公告即可歸檔。

２、附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、………。 ３、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢陳」 、「檢附」等字樣。 (十一) 承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項： １、附件請檢點清楚，隨稿附送。 ２、附件有2種以上時，請分別標以附件1、附件2、………。 ３、附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢陳」 、「檢附」等字樣。 ４、如需以原本發出，而原本僅1份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影印本存卷」。

５、如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。 ６、發文附件宜儘量用電子文件(推動無紙化)。 ７、附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 ８、有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」

９、附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。

敬 請 指 教 謝 謝