105/06/02 高中職學校 公文線上簽核系統 教育訓練 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司

105/06/02 大綱 公文線上簽核系統簡介 系統上線前置作業 公文線上簽核系統功能說明 問題與討論 相關軟體下載與服務資訊 2

105/06/02 公文全程電子化 3

系統相關網址 雲端公文系統 http://hs.cloudop.tw 筆硯公文製作系統 http:// www.cloudop.tw/kw 105/06/02 系統相關網址 雲端公文系統 http://hs.cloudop.tw 筆硯公文製作系統 http:// www.cloudop.tw/kw 4

系統上線前置作業 1 一般個人電腦，記憶體至少2GB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10 105/06/02 系統上線前置作業 1 個人電腦設備 一般個人電腦，記憶體至少2GB以上 作業系統：Windows XP / Vista / 7 / 8 / 10 瀏覽器：Internet Explorer 7 以上 5

2 申請自然人憑證(IC卡) 外接式讀卡機乙台 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所 辦理 申請憑證及讀卡機 105/06/02 2 申請憑證及讀卡機 申請自然人憑證(IC卡) 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所 辦理 外接式讀卡機乙台 6

3 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體(建議安裝) 筆硯公文製作軟體 105/06/02 3 軟體安裝 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體(建議安裝) 筆硯公文製作軟體 FEPClient交換整合軟體(僅電子交換收發電腦安裝即可) 7

需要安裝什麼軟體？ 文書人員 承辦人員 主管人員 檔管人員 eClient收發軟體 FEPClient整合軟體 讀卡機驅動程式 105/06/02 需要安裝什麼軟體？ 文書人員 承辦人員 主管人員 檔管人員 eClient收發軟體 FEPClient整合軟體 讀卡機驅動程式 IE瀏覽器 及 設定 筆硯公文製作系統 Hicos檢測軟體(建議安裝)     注意事項： eClient如已安裝，不需移除重裝，僅做部分調整設定即可。 筆硯公文製作軟體，需移除後再重新安裝。 8

IE瀏覽器設定說明(1) 請於首頁點選系統環境設定，以利快速完成環境設定。(視窗跳出 阻擋、工作列軟體、Active X控制等設定或移除) 105/06/02 IE瀏覽器設定說明(1) 請於首頁點選系統環境設定，以利快速完成環境設定。(視窗跳出 阻擋、工作列軟體、Active X控制等設定或移除) 請將 http://*.cloudop.tw加入信任的網站，加入方式如下 9

IE瀏覽器設定說明(2) 若為IE9 瀏覽器，請將 *.cloudop.tw加入相容性設定，加入方式 如下圖。(設定完後要關掉重開IE) 105/06/02 IE瀏覽器設定說明(2) 若為IE9 瀏覽器，請將 *.cloudop.tw加入相容性設定，加入方式 如下圖。(設定完後要關掉重開IE) 10

IE瀏覽器設定說明(3) 點選【進階】頁籤將「安全性」中 允許主動式內容在我的電腦上的檔案中執行** 項目勾選使用 105/06/02 點選【進階】頁籤將「安全性」中 允許主動式內容在我的電腦上的檔案中執行** 項目勾選使用 11

每位公文承辦人員皆需安裝筆硯公文製作軟體，才能 進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目 等作業。 105/06/02 筆硯公文製作系統安裝及設定說明 每位公文承辦人員皆需安裝筆硯公文製作軟體，才能 進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目 等作業。 原已安裝筆硯軟體之電腦，需先將筆硯移除， 重新安裝線上簽核版之筆硯軟體。 所有公文使用者之電腦皆需要安裝此軟體。 12

筆硯公文製作安裝說明(1/6) 安裝線上簽核筆硯公文製作前，請先將原筆硯公文製作軟體移除安裝。 XP路徑：控制台→新增或移除程式 105/06/02 筆硯公文製作安裝說明(1/6) 安裝線上簽核筆硯公文製作前，請先將原筆硯公文製作軟體移除安裝。 XP路徑：控制台→新增或移除程式 Win7：控制台→程式集→程式和功能→解除安裝程式 13

筆硯公文製作安裝說明(2/6) 線上簽核版 筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/ 105/06/02 線上簽核版　筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/ 14

105/06/02 筆硯公文製作安裝說明(3/6) 15

105/06/02 筆硯公文製作安裝說明(4/6) 16

105/06/02 筆硯公文製作安裝說明(5/6) 17

筆硯公文製作安裝說明(6/6) 系統自動帶出eClient預設交換目錄：c:\docs\Scandi\。 105/06/02 筆硯公文製作安裝說明(6/6) 筆硯安裝完成後，請於基本資料維護中的【預設電子交換目錄】選擇：公文電子交換系統。 系統自動帶出eClient預設交換目錄：c:\docs\Scandi\。 18 18

如何確認筆硯版本？ 請點選黃色小屋圖示。 開啟之網頁網址為http://www.cloudop.tw/kw/ 即代表安裝成功。 105/06/02 如何確認筆硯版本？ 請點選黃色小屋圖示。 開啟之網頁網址為http://www.cloudop.tw/kw/ 即代表安裝成功。 19

FepClient設定說明 只有文書（收發）電腦需要安裝此軟體。 １ 2 FEPClient設定 eClient環境設定 105/06/02 20

105/06/02 21

線上簽核實施參考原則 電子來文、創簽稿、存查案件、開會通知單等 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） 105/06/02 線上簽核實施參考原則 電子來文、創簽稿、存查案件、開會通知單等 公文本文+附件頁數合計為10頁以內（含10頁） ※符合下列情況，不適用線上簽核！！ 會計憑證相關公文 本文與附件頁數超過10頁，電子來文除外 附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者) 22

線上簽核系統之特色 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 105/06/02 線上簽核系統之特色 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 主管人員可依權限查看機關內公文辦理狀況。 系統永久保存公文電子檔案。 23

105/06/02 線上簽核作業流程-承辦人員 承辦人員 線上辦理公文 會辦 陳核 24

承辦人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 105/06/02 承辦人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 現行作業 線上簽核作業 創簽稿／ 來文函復 創簽稿後以紙本方式會辦及陳核。 設定簽核點，線上會辦及陳核公文，承辦人可隨時查看公文流程點及辦理進度。 展期申請 由承辦或文書人員執行展期作業。 由承辦人員提出展期申請，經主管人員核准後，才能展期。以達公文管制之效果。 結案設定 由承辦或文書人員執行存查、發文結案之設定。 公文需經主管人員決行後，公文始能存查或發文結案，以達公文管制之效果。 查詢功能 僅能查詢半年內公文子電子內容。 完整保留公文電子檔案（包含來文、附件及簽稿內容）。 25

系統操作介紹-承辦人員 存查 畫面介紹 送發文 來文退分/承辦改分 會辦公文 來文送銷號 併案 來文簡易簽辦 承辦資料查詢 取消傳遞作業 105/06/02 系統操作介紹-承辦人員 畫面介紹 來文退分/承辦改分 來文送銷號 來文簡易簽辦 取消傳遞作業 來文函覆辦理 繕打新公文-紙本簽核 簽核方式 存查 送發文 會辦公文 併案 承辦資料查詢 表單申請(展期) 報表 個人資料維護 代理人設定 身分切換 26

105/06/02 線上簽核作業流程-主管人員 主管人員 （無決行權限） （具決行權限） 陳核 決行 送回承辦 駁回 27

主管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 現行作業 105/06/02 主管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 現行作業 線上簽核作業 會辦／簽核 決行 紙本會辦／簽核／決行作業 線上會辦／簽核／決行並傳遞公文。 表單處理 展期／調案單 由承辦人員呈送申請書，主管人員准駁。 線上處理表單申請作業，線上准駁其申請。 代理 紙本作業 於系統設定代理人後，代理人即可於系統中簽辦公文。 查詢 無此權限 提供單位主管及機關首長不同之權限查詢機關內承辦人員公文辦理狀況。 28

系統操作介紹-主管人員(含機關首長) 畫面介紹 公文決行方式 公文取消決行方式 公文需繼續向上陳核 公文退回 取消傳遞作業 105/06/02 系統操作介紹-主管人員(含機關首長) 畫面介紹 公文決行方式 公文取消決行方式 公文需繼續向上陳核 公文退回 取消傳遞作業 表單核准作業(展期) 自定詞庫 代理人設定 公文資料查詢(機關首長) 29

105/06/02 30

105/06/02 31

安裝元件下載網址 HiCOS卡片管理工具 2.1.9版 http://moica.nat.gov.tw/download_1.html 105/06/02 安裝元件下載網址 HiCOS卡片管理工具 2.1.9版 http://moica.nat.gov.tw/download_1.html 筆硯公文製作系統 http://www.cloudop.tw/kw/ FEPClient安裝元件 http://hs.cloudop.tw/(下載區) IE瀏覽器設定表 http://hs.cloudop.tw/(下載區) 32

客服維運窗口 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單 位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線：0800-222-188 105/06/02 客服維運窗口 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單 位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線：0800-222-188 客服信箱：eCare@mail.dsic.com.tw 33