公文製作與處理要領 靜宜大學 楊正寬 民國98年9月1日

壹、前言 貳、公文定義 參、公文要件 肆、公文要求 伍、公文類別 陸、公文結構與作法 柒、公文用語 捌、簽與函稿 玖、公文製作要領 拾、結語

壹、前言 有關公文製作之書寫格式，行政院業於93年6月29日以院臺密字第0930086517函知各單位據為辦理，其修正「事務管理手冊」文書處理部分規定，並自中華民國94年1月1日起開始使用，依該函文第二項「文書製作應採由左至右之橫行格式」規定書寫，因公文乃是機關相互間，或個人與機關相互間，為針對特定事件之特定目的所製作，具有特定格式之文書。

貳、公文定義 ◎廣義:公文程式條例第一條「稱公 文者，謂處理公務之文書。」 ◎狹義:刑法第十條「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」

參、公文要件 一、公文效力要件，其須具備： 二、公文內涵要件，其須具備： （一）實質要件：必須有具體之主張或一定目的，否則易滋對方疑義或置之不理，重視信、達、雅。 （二）形式要件：公文負責人必須有負責之表示， 如其無負責之表示，即為不完備 ，或不發生效力，重視用語、格式、文書管理。 二、公文內涵要件，其須具備： （一）必須是處理公務之文書。 （二）必須有一方是機關。 （三）必須符合一定程式。 （四）必須注重行文系統。

行文系統

肆、公文要求 一、簡 ─ 化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字皆趨於簡單明瞭，以求撰擬、 繕印、閱讀均可節省時間及精力。 二、淺  ─ 用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂， 使公文所表達之意思，能為一般社會大 眾普遍瞭解。 三、明  ─ 敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。 四、確  ─ 主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模稜兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提升有效率化之行政效能。

伍、公文類別 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等

一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量 基準之行政規則及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： （一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請或答復時。

五、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼在機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如要他機關處理者，得另行檢送。

六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： （一）書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。 （二）開會通知單：召集會議時使用。 （三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成二份 ，並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。

（四）手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。 （五）簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、 建議時使用。 （六）報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等，或機關所屬人員就個人事務 有所陳請時使用。 （七）箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。 （八）聘書：聘用人員時使用。 （九）證明書：對人、事、物之證明時使用。 （十）證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。

（十一）契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。 （十二）提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 （十三）紀 錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 （十四）節 略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 （十五）說 帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。 （十六）定型化表單。

函的作法 行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下： 1.文字敘述應儘量明白曉暢，詞意清晰，以符合公 文程式條例第八條規定「簡、淺、明、確」之要求。 2.文句應正確使用標點符號。 3.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 4.應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可詞句。 5.應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重語詞。 6.函之結構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；「說 明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。

主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。

各段規格： （1）每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 （2）「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 （3）「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書 寫；如分項條列，應另列縮格書寫。 （4）「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

公告作法 （一）公告一律使用通俗，簡淺易懂文字製作，絕對避免使用艱深 費解詞彙。 （二）公告文字必須加註標點符號。 （三）公告內容應簡明扼要，非必要者如機關來文、日期、文號與會商研議過程等，不必在其內層層套用敘述。 （四）公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成二段、三段。

（五）公告分段要領 1.「主旨」應扼要敘述，公告之目的與要求，其文 字緊接段名冒號之下書寫。 2.「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規 及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文 日期、字號。有二項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫 。 3. 「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數 字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容 僅 就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告 如另有附件、附表、簡章、簡則等 文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

（六）公告登載時，得用較大字體簡明標示公告目的，不署機關首長職稱、姓名。 （七）一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用 三段式。 （八）公告除登載在機關電子公布欄者外，張貼在機關公布欄時， 必須蓋用機關印信，在公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。

其他公文作法 （一）書函用在需要進一步溝通協調或簡單通知之位絕案件，其結構及文字用語比照「函」之規定。 （二）定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

製作公文，應遵守以下全形、半形字形 標準之規定 製作公文，應遵守以下全形、半形字形 標準之規定 （一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為 一、二、三、 (一)、(二)、(三) １、２、３、 (１)、(２)、(３) 。 （二）內文： (１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

一、期望及目的用語 期望及目的用語： 對上級機關用：請 鑒核、請 鑒察、請 核示、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核。 對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照辦理、請　查照見復、請　查照轉告、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。

二、准駁語： 准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。 應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。 未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。

三、 直接稱謂用語： （一）有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 （二）對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自 稱「本」。 （三）對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級 對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 （四）機關（或首長）對屬員稱「台端」。 （五）機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 （六）行文數機關或單位時，如在文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

（一）對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 四、 間接稱謂用語： （一）對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 （二）對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

五、引述語： ＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊准：引敘平行機關或首長公文時用。 ＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。

六、經辦語 遵即、遵經：對上級機關或首長用。 茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。

抄送語（有副本或抄件時用之） ＊抄陳：對上級機關或首長用。 ＊抄送：對平行機關、單位或人員用。 ＊抄發：對下級機關或人員用。 附件語（有附件時用） ＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 ＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。

玖.簽之撰擬 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，分為下列2種： 機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官。 具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。

（一）款式： 1.先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 （1）制定、訂定、修正、廢止法令案件。 （2）有關政策性或重大興革案件。 （3）牽涉較廣，會商未獲結論案件。 （4）擬提決策會議討論案件。 （5）重要人事案件。 （6）其他性質重要必須先行簽請核定案件。

2.簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條例式簽擬。 （1）文稿內容須另為說明，或對以往處理情形須酌加析述之案件。 （2）依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。 （3）須限時辦發不及先行請示之案。 3. 以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 4.存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。

（二）撰擬要領： １.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 ２.「說明」：對案情之來源、經過與有關法規 或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條 列。 ３.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處 理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 ４.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提 擬辦意見，「擬辦」一段不重複

二、函槁 「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項： （一）訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」 內敘明。 （一）訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」 內敘明。 （二）承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文 過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定 列為附件。 （三）概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦 法」段內重複；至於具體詳細要求有所作為 時，請列入「辦法」段內。

（四）「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達 一意。 （五）文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。 （六）須以副本分行者，請在「副本」項下列明； 如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。 （七）如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。

拾、公文處理要領 定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。 擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。 承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件。 概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。 「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。 如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。 文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。

承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物」5要項加以考量。 公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。 承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分，故寫作公文時，要切記遣字用句、卑亢之間（上行、下行或平行）準確拿捏。 公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時，不能只站在自己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。 公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體、文句、形式等。 公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿（文稿1頁以上者請裝訂妥當，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，同時於每頁右下角加註頁碼）或簽再陳核；附件有2種以上，應依序分別標示附件1、附件2。

公文書橫式書寫 橫式書寫修正重點： (一)公文作業採直式橫書 (二)簽署原則由左而右、由上而下 (三)公文信封開窗作業採用中華郵政 股份有限公司讀信機規格標準

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 3. 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

拾、結語 精)公文製作是精益求精、止於至善的工夫，其格式、構造、用語與內容常用心就會熟能生巧，取精用宏。 誠) 公文製作的態度要誠懇，注重公文禮貌、認清對象、行文系統及行政倫理，否則不誠無物。 博)公文內容要具體中肯，具備豐富經驗與法規知識，切合實際對象，認真解決問題。 雅)公文也是語文，要著重信、達、雅。用詞遣字須符合格式及文字通順淺顯，迎合簡、淺、明、確要求，做好文字溝通為歸趨。

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