103臺中市地方型SBIR計畫 簽約管考說明會 臺中市地方型SBIR專案辦公室 103.10.2

大綱 計畫流程 計畫簽約與第一期款請領作業 期中管考作業 計畫變更作業 結案作業與結案請款作業 研究紀錄簿管理 會計管理原則

一、計畫流程 非常重要 計畫簽約/請領第1期款 繳交期中報告 計畫變更作業 查訪或查帳（不定期） 繳交結案報告 期末審查 辦理結案作業 (尾款請領與孳息毛額繳回) （3年內）配合計畫成效推廣/成效追蹤 非常重要

二、計畫簽約與第一期款請領作業 工作項目 計畫簽約 請領第1期補助款 時間點 獲得簽約資格廠商應於核定通知函發文日起7日內提供簽約同意書 核定函30日內完成辦理簽約。 應於核定函通知之期間內完成簽約 配合經濟部規定時間辦理。 應備文件 1.計畫簽約及請領第1期補助款函1式2份 2.簽約版契約書及計畫書8份(雙面影印膠裝) 3.銀行履約保證金保證書或一般定期存單（二選一）1份及回覆函1份(市府制式格式)。 4.領據1份 5.收款通知單1式3份。 6.補助款專戶存摺封面與內頁影本(蓋公司大小章，註明與正本相符)1份 7.計畫歲出預算分配表（影本）1份(最小編至小數點1位且直式、橫式加起來數目正確)。 作業方式 備妥已用印之契約書與計畫書8份及請款文件，函送經臺中市地方型SBIR專案辦公室審核確認後，送臺中市政府經發局辦理簽約及撥款事宜。 於完成辦理簽約後，再辦理核撥第1期補助款 說明事項 第一期補助款（即總補助款之50%），廠商應於核定通知函發文日起30日內，依據技術審查委員會及臺中市地方型SBIR專案辦公室意見完成計畫書之修正，並檢具簽約計畫書、第一期補助款金額一致之領據、銀行履約保證金保證書或一般定期存單（二選一），計畫歲出預算分配表影本、補助款專戶存摺封面與內頁影本(蓋公司大小章，註明與正本相符)等應備文件。

二、計畫簽約與第一期款請領作業 履保金辦理流程 選擇一 履約保證金保證書(市府格式) 金額：第一期款 銀行 廠商 or 保證金利息 歸廠商所有 選擇一 履約保證金保證書(市府格式) 金額：第一期款 銀行 廠商 or 二者設定期限至104年8月31日 NO1.一般定期存單正本 出質人：廠商 質權人：臺中市政府經濟發展局 期限：104/8/31 金額：第一期款 NO2.質權設定通知書與銀行回覆函(市府格式) 選擇二 臺中市 地方型 SBIR 辦公室 銀行 帶著「NO1」 質權消滅通知書(市府格式) 廠商 經發局 用印 臺中市政府經濟發展局

二、計畫簽約與第一期款請領作業 契約計劃書裝訂(雙面列印) 封面用綠色封皮膠裝，並於側邊註明計畫編號、計畫名稱及公司名稱；內頁資料請採雙面影印方式印製。 契約書 契約書封面 履約保證影本(如銀行履約保證金保證書或設定質權之一般定期存單及回覆函) 計劃書 計畫書封面 計畫申請表 審查意見及回覆說明(務必註明頁次) 目錄 計劃書內容 計畫書附件 (1)清潔生產自行檢查表 (2)成效預估/自評/追蹤表 (3)廠商證件影本：營利事業登記證或工廠登記證、公司變更登記表公司執照） (4) 市府核定函與所附審查結果及PO通知函（影本） (5)聘任顧問合約書(影本) (6)技術引進/委託研究合約書（影本） (7)補助款專戶存摺封面與內頁（影本） (8)歲出預算分配表 (9)切結書 (10)技術審查會議之簡報(一面2張投影片) 隔頁色紙 ＊以上附件影本皆需蓋上公司大小章及”與正本相符”章

二、計畫簽約與第一期款請領作業 契約計劃書裝訂(雙面列印) 綠色雲彩紙膠裝 契約計畫書封面 簽約計畫書於側邊蓋一個代表章（大章） 計畫編號 計畫 名稱 公司名稱 契約編號： 計畫編號：    103年度臺中市地方產業創新研發推動計畫 (地方型SBIR)     ○○○○○○○○計畫 主辦單位：臺中市政府經濟發展局 計畫管理單位：財團法人工業技術研究院 計畫執行單位：○○○○○○○○○○○公司 簽約計畫書於側邊蓋一個代表章（大章） 書背：計畫編號/計畫名稱 /公司名稱 契約書內頁均須加蓋騎縫章或大章 契約計畫書封面 7

三、期中管考作業 審查：審查委員進行期中報告實地審查為原則，視情況得以技術審查委員會審議。 計畫/財務查訪：若需辦理查訪，專案辦公室會於查訪7天前通知。 通過 未通過 完成簽約及 請領第1期款 繳交期中報告 限期改善再次提交報告 依審查結果 辦理相關事宜 計畫繼續執行 依 需要提出計畫變更 委員書面審查 計畫/財務 查訪 104.1.31函送期中報告乙式五份 應備 文件 1.計畫查訪簡報及補充資料5份 2.技術成果資料（如：查核點之成果、專案技術文件及專利文件等） 3.轉委託合約、技術引進合約（無則免） 4.研究紀錄簿 5.現場展示 說明 事項 1.計畫訪查簡報格式不拘。 2.查訪重點：計畫書內「實施方法」與「預定進度及查核點」為主要查訪項目。其他（含前次查訪時應改進事項說明）。計畫執行現況。制度面或執行面改善情形。

三、期中管考作業 工作項目 財務查訪（補助款帳務查訪） 時間點 計畫執行中或結案時（不定期） 應備文件 計畫相關函文影本（包括計畫變更…等核定函） 會計月報（計算清表） 執行會計報表（查核期間） 計畫經費彙總表（正本） 相關記帳憑證正本或影本 相關人員薪資清冊、銀行轉帳紀錄與扣繳憑單 經費動支紀錄（補助款專戶存摺或銀行對帳單或銀行往來調節表） 參與計畫研發人員投保清冊 投入研發設備財產目錄 作業方式 採現場查訪重點如下： 經費支出各項清表內容 專戶動支情形 廠商計畫人員及會計人員應備詢

三、期中管考作業 變更作業 104.3.31前截止 廠商 於工作進度報告報備並於期中/ 結案報告中提報 1.研發人員、待聘人員替換及人月數變更 一般變更 2.材料項目/用量變更(但以同規格材料為限) 併期中/結案通知中函復廠商 3.研發設備/維護變更(以同類型設備為限) 1.技術引進及轉委託研究項目變更 併期中/結案通知中函復廠商 同意 2.計畫主持人、顧問變更 臺中市政府 同意 3.預定進度及查核點變更 技術審查委員會審查 來函申請變更 重要變更 4.計畫技術指標功能規格變更 專函回覆廠商 5.計畫延長/開發期間變更 不同意 專函回覆廠商 6.計畫終止或解除 不同意 7.計畫預算經費變更 臺中市政府備查 104.3.31前截止 8.計畫執行公司變更 來函備查 9.公司之負責人、名稱或地址等變更

三、期中管考作業 變更作業時程 工作項目 一般變更 重要變更 時間點 於繳交期中/結案報告時提報。 於變更發生30日內提出申請，並經核准後始生效。 變更申請最後期限為執行期間屆滿之60日前提出。(104.3.31截止) 應備文件 各項變更類別表 計畫變更申請函。 計畫預算變更表。 各項變更類別表。 作業方式 檢附相關變更類別表及說明資料，併入期中/結案報告中提報。 函送相關變更類別表及說明資料，函送臺中市政府（均含附件）。 說明事項 與原核定計畫書內容不符，即應辦理變更作業。 變更項目應符合計畫原定目標不減及補助經費不增之原則。 應依規定之格式敘明變更內容，並詳述變更理由。

四、結案作業與結案請款作業 104.5.31函送期末報告乙式五份 未通過 通過 計畫執行完畢 繳交結案報告 計畫/財務 查訪 依審查結果辦理相關事宜 辦理請款 存入專戶 計畫結案 限期改善再次提交報告 委員書面審查 審查：以技術審查委員會審議期末結案報告為原則，視情況得以審查委員進行實地審查。計畫/財務查訪：若需辦理查訪，專案辦公室會於查訪7天前通知。 請款作業：經審查或查訪通過且同意結案後，專案辦公室即通知廠商進行請款作業。 計畫結案：俟廠商繳回專戶孳息，以及請領第2期款或解繳補助款後，廠商即完成計畫結案。

四、結案作業與結案請款作業 1. 結案報告一式4份。 2.繳回專戶孳息（扣稅前毛額）匯款憑證。（如：轉帳交易明細、匯款申請書等） 3.第2期請款領據 4.計畫經費彙總表及補助款原始憑證。 5.計畫歲出預算分配表影本。 6.成效預估自評追蹤表。 7.補助款專戶存摺影本（封面及內頁存取明細）。 8.履約(差額)保證金退還申請表 9.會計師簽證一式2份(正本) 10.結案報告電子光碟片。 ◎以上附件(一至九)請加蓋公司大小章。 結案報告 結案報告經計畫審查委員審查通過後15日內，依通知審查結果辦理結案與第2期款之請領或解繳補助款結餘款 繳回專戶孳息 專戶孳息=專戶存摺103年12月與104年6月顯示利息+”扣稅前毛額”(可至銀行查詢) 銀行：臺灣銀行中都分行 戶名：臺中市政府經濟發展局 帳號：278045094063 第2期款項請領 廠商備妥相關文件，函送臺中市政府請領第2期款 實際第2期應撥付款之計算：【預算分配表中編列之第二期款】–【未動支須繳回經費（不含專戶利息）】=第2期應撥付款。 會計師簽證作業 ※結案報告應於審查通過後，依臺中市政府函文通知，以粉紅色雲彩紙為封皮膠裝，並於書背註明計畫編號、計畫名稱、計畫執行期間及公司名稱。

五、研究紀錄簿管理 目的 1.研發經驗之累積與傳承 2.智慧財產權之申請、糾紛、訴訟佐證 記錄簿之管理 1.執行本補助計畫之所有成員均應據實填寫研究紀錄簿。 2.領用及繳回保存之時間/部門/使用人要登錄 3.格式應包括：「公司名稱」、「部門名稱」、「領用時 間」、「紀錄簿編號」、「紀錄人員簽名」、「見證人簽名」、「頁碼」 4.以可保留筆跡之書寫工具紀錄 5.需膠裝，內頁不可空白頁或撕毀，紀錄記錄錯誤時請用筆刪去即可。每一頁需研發人員、見證人簽名。 記錄之內容 包括實驗記錄、維修記錄、會議摘要、研究 計畫、長官 指示、個人心得、發現、創意等研究工作有關之任何事項

六、會計管理原則 經費查核注意事項 1、經發局及受經發局委派之會計稽核人員、經濟部及審計機關之相關人員得隨時查閱廠商與創新研發計畫相關之文件、單據及帳冊，如有不符合創新研發計畫用途之經費，不予核銷。 2、創新研發計畫經費於查核時，廠商實際支出之金額如有超過創新研發計畫經費時，廠商不得要求產業局再增加撥付任何款項；如有未達創新研發計畫經費時，廠商應依照經發局要求時限內改善其動支方式或辦理繳還手續。 3、廠商應將創新研發計畫經費查核所需之相關憑證妥為保管，如經發局認為憑證非屬適當或無法查核時得不予核銷。 4、廠商應將原始憑證附同記帳憑證，按記帳憑證類別與日期順序彙訂成冊，各種會計憑證、會計報告、帳簿及重要備查簿與機器處理會計資料儲存體暨處理手冊等應妥為保管備查。 15

六、會計管理原則 經費查核注意事項 5、經發局得視需要請廠商提送經權責人員製作、簽具之原始憑證影本予經發局查核。經發局認為有必要時，廠商並應提送銀行對帳單、銀行存款調節表及動支清冊。 6、廠商於期末應提供會計師簽證，且簽證費用由廠商自行負擔，不得編列於計畫經費中，其審計委任書應訂明政府審計人員得向會計師調閱與創新研發計畫有關之查核工作底稿，並得諮詢之。 7、創新研發計畫經費於查核後，如經發局提供之補助款佔創新研發計畫經費比例超過50% (含)，廠商應將超過部分繳還經發局 8.應配合經發局要求提供原始憑證，以供甲方辦理政府補助款核銷。 16

六、會計管理原則 會計作業流程 原始憑證影本 原始憑證 記帳憑證 記帳憑證 (傳票影本) (傳票) 登帳 登帳 編製報表 廠商日常之交易事項 與本計畫相關之交易事項 加蓋「專 戶章」後 影印 (計畫所列各科目之交易事項) 原始憑證影本 原始憑證 加蓋「專 戶章」後 影印 會計憑證／會計簿籍 記帳憑證 (1)依商業會計法或 記帳憑證 各機構函報相關主管 機關設立許可及監督 作業要點規定辦理。 (傳票) (傳票影本) 登帳 登帳 (2)保存年限：各種 傳票及原始憑證，除 有關債權、債務者 外，應自結案驗收後 至少保存三年備查。 (專案計畫明細專帳) (日記帳、 明細分類帳及總分類帳) 按月編製但僅於 期中、結案提報 編製報表 17

六、會計管理原則 平時帳務處理 1.經費報支原則： 廠商執行本計畫各項費用之支出應檢具相關支出憑證（係為證明支付事實 所取得之收據、統一發票或相關書據）或佐證資料，其支出憑證或佐證資 料應依內部核准程序辦理，且憑證日期均應在計畫執行期間內，並具備本 計畫負責人員之簽署。 2.憑證整理(專帳作業): A.因執行本計畫而支出費用所取得之發票、單據及記帳憑證應於正本加蓋 「專戶章」後影印，按記帳憑證類別與日期號數之順序彙訂成冊裝訂備查。 B.依費用發生性質填入各科目之計算清表中(EXCEL表)。 C.依各科目之計算清表每個月編製計畫經費彙總表(EXCEL表) 。 3.經費動支(專戶作業)(依據契約第六條第四款): 應俟每月結算完成後，次月依實際結算之補助款從銀行帳戶(專戶)中 一筆提領。 18

六、會計管理原則 專戶作業 登帳 記帳憑證影本 (2).自專戶提領當月月結之支用數 登帳 記帳憑證影本 專戶存褶影本 (收受數) (1)收受政府補助款(款項存入專戶) 專戶存褶影本 (收受數) 登帳 記帳憑證影本 (專案計畫明細專帳) 銀行存款─活存#XXXXX 10/2/2013 借方 $ XXX (2).自專戶提領當月月結之支用數 專戶存褶影本 (支用數) 登帳 記帳憑證影本 (專案計畫明細專帳) 計畫月結報表 銀行存款─活存#XXXXX 11/1/2013 貸方 $ XXX 附註：專戶之支領，於公司月結後次月方可提領當月支用數。 19

六、會計管理原則 帳務查核應備文件 (1)計畫相關函文影本 (2)計畫經費彙總表(正本) (7)其他資料 A.人事費 (1)計畫相關函文影本 (2)計畫經費彙總表(正本) ●薪資清冊(表) 計畫核定日起~103/5/31(應按月編製但僅於 期中、結案提報) ●銀行轉帳記錄或印領清冊 ●扣繳稅額繳款書 ●最近一年度薪資扣繳憑單 ●參與研發人員投保清冊 (3)專帳(各會計科目明細帳/計算清表) (4)專戶存摺(影印本) B.消耗性器材及原材料費 ●憑證 (5)原始憑證(發票或收據影印本) (6)記帳憑證(傳票)影印本 ●領料單 >發票或收據正本請加蓋計畫專戶章 >所有影本資料請加蓋與正本相符章 ●材料明細帳 (單價依據) C.研發設備使用費 ●財產目錄 D.研發設備維護費 ●設備維護合約 >建議勿用現金交易，請以匯款或支 票付款 ●財產目錄 E.技術引進及委託研究費 ●技術引進及委託研究合約 ●付款憑證 F.其它 >發票或收據日期均應在計畫執行期間 內 ●涉及外幣支付之實際付款當時外 幣匯率表 20