採購法規與實務經驗分享 報告人: 採購組 陳建彰組長 2014.11.11 1

簡報架構 採購金額下限與採購方式。 招標方式簡介。 採購案審核流程。 申請採購應檢附之文件。 如何提出採購。 各單位較常發生之採購缺失。 科研採購簡介。 採購小提醒。 2

壹、採購金額下限與採購方式 採購金額下限～100,001元。 採購方式～ ◎依規辦理招標。 ◎利用共同供應契約採購～省時省力。 ◎10萬元以下～ ●利用時由一級單位自行下訂。 ●可選擇不利用，核銷時須檢附不 利用共同供應契約申請書。 ◎10萬元以上～由採購組統一下訂。 3

貳、招標方式簡介 公開招標～ ◎100萬元以上。 ◎第一次須有3家廠商才能開標。 ◎最低標決標為原則、最有利標為例外。 公開取得～100萬元以下。 ◎最低標決標為原則。 ◎如為異質性可擇符合需要廠商議比價。 限制性招標～須符合法規之特定要件。 4

貳、招標方式簡介（續1）

貳、招標方式簡介（續2）

參、採購案審核流程 由申請單位檢附申請書件，提出採購申請，並會採購組及主計室意見，經校長或授權人員核准後辦理招標事宜。 採購申請流程因採購金額而有差異。 逾10萬未達100萬元～總務長代為決行。 100萬元以上～送請校長核定。 限制性招標～未逾50萬元由總務長決行，逾50萬元至100萬元由主秘決行。

參、採購案審核流程（續） 申請單位 採購組 保管組 主計室 總務長 秘書處 採購組 申請單位 採購組 主計室 總務長 採購組 100萬元以上，預估6天 申請單位 採購組 保管組 主計室 總務長 秘書處 採購組 申請單位 採購組 主計室 總務長 採購組 逾10萬未達100萬元，預估4天 8

肆、申請採購應檢附之文件 公開取得 公開招標 1.採購申請單A1（自校務資訊系統產生） 2.規格書A3（自校務資訊系統產生） 3.擇符合需求議比價申請書（最低標本項不需要） 限制性招標 公告招標無廠商投標 流標紀錄(採購組提供) 1.採購申請單A1 2.規格書A3 3.限制性招標申請書A2 4.廠商報價單 【視需要檢附】： ＊獨家代理證明（外國廠商 委託代理商） ＊外國廠商在台無代理商 議比價紀錄表(無代理)B2 ＊底價單B1 專屬權利 專利證明文件 原有採購之後續維修、零配件供應、更換或擴充，相容或互通性之需要 財產資料 原型或首次製造供應之標的 契約書 原有採購之後續擴充已於原公告及招標文件敘明 原公告及招標文件

伍、如何提出採購 有經費管理權限～自主計室系統。 無經費管理權限～自校務資訊系統。 ◎校內其他系統中之採購組請購系統 10

陸、各單位較常發生之採購缺失 一、不知逾10萬元以上須辦理採購。 案例：因人員異動頻繁或疏忽未依規辦理採 購，於事後或核銷時才發現，必須專 簽請校長同意核銷。 ●正解：只要逾10萬元，除特殊情況皆須辦理 採購，應事先與採購組連絡、討論。 11

陸、各單位較常發生之採購缺失（續1） 二、規避逾10萬元以上之採購。 案例：某單位委外清潔館舍，每月19,000元 ，按月請款核銷，未依規定辦理採購， 規避逾10萬元之採購，第6個月辦理核 銷時即遭糾正。 ●正解：因全年度預算金額為228,000元，超過 10萬元，須依規辦理採購。 12

陸、各單位較常發生之採購缺失（續2） 三、每次以小額支付，積少成多超過10萬元。 案例：某單位採購耗材，每次僅4,800元，每 月約2次，未按次請款核銷，年初累積 至年終時一次辦理核銷，才發現金額 高達 115,200元，遭糾正未依規辦理 採購。 ●正解：因全年度預算金額為115,200元，超過 10萬元，可於年初先辦理採購，事後 再分次辦理核銷。 13

陸、各單位較常發生之採購缺失（續3） 四、預估過於保守，實際核銷時超過10萬元。 案例：某單位辦理研討會食、宿時，估計人 數較為保守，認為金額不會超過10萬 元，即未事先辦理採購，直接辦理研 討會，事後核銷時才發現預估數量較 原先增加許多致超過10萬元，必須專 簽奉准才能辦理核銷。 ●正解：於事前預估時樂觀估計，超過10萬元 即依規辦理採購。 14

陸、各單位較常發生之採購缺失（續4） 五、分批辦理採購，規避逾100萬元之採購。 案例：某單位勞務採購全年總預算約120萬元 ，事先辦理採購時卻分二次辦理採購， 規避逾100萬元之採購，違反採購法之 規定。 ●正解：因全年度預算逾100萬元，依規須以最 低標決標為原則、最有利標為例外。 15

柒、科研採購簡介 排除採購法之適用。 科技部B類補助款或補助機關認定者皆適用。 未逾100萬元之購案視同小額採購。 須經研發處審核。 逾100萬元之購案由採購組辦理。 公告於採購組網頁。 建議先完成程序後再到貨。 16

捌、採購小提醒 一、自102年度開始，100萬元以下之財物 採購核銷前皆改由採購組會同保管組 實地辦理驗收（過去採書面驗收）。 二、一般同仁（尤其是新進同仁）對於採 購法都較為陌生，建議在提出採購前 或經費核定前，先電話與採購組溝通 採購方式，以儘量能選擇兼顧品質與 經費雙重考量之採購方式。 17

捌、採購小提醒（續） 三、自101年6月15日起一般採購案100萬 元以下授權由總務長決行；限制性招 標案50萬元以下授權由總務長決行， 50～100萬元（不含）授權由主秘決 行，科研採購案100萬元以下授權由 各單位主管決行。 四、只要是逾10萬元之採購，皆要有意識 必須先行辦理招標程序。 18