行政院人事行政局地方行政研習中心 實踐潛力研習班 公文書製作處理 靜宜大學 楊正寬 民國97年10月9日

壹、前言 貳、公文定義 參、公文要件 肆、公文要求 伍、公文類別 陸、公文結構與作法 柒、公文用語 捌、簽與函稿製作要領 玖、結語

壹、前言

有關公文製作之書寫格式，行政院業於93年6月29日以院臺密字第0930086517函知各單位據為辦理，其修正「事務管理手冊」文書處理部分規定，並自中華民國94年1月1日起開始使用，依該函文第二項「文書製作應採由左至右之橫行格式」規定書寫，因公文乃是機關相互間，或個人與機關相互間，為針對特定事件之特定目的所製作，具有特定格式之文書。

貳、公文定義

◎刑法第十條「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」 ◎公文程式條例第一條「稱公 文者，謂處理公務之文書。」 ◎刑法第十條「稱公文書者，謂公務員職務上製作之文書。」

參、公文要件

一、公文效力要件，其須具備： （一）實質要件：必須有具體之主張或一定目的，否則易滋對方疑義或置之不理。 （二）形式要件：公文負責人必須有負責之表示， 如其無負責之表示，即為不完備 ，或不發生效力。 二、公文內涵要件，其須具備： （一）必須是處理公務之文書。 （二）.必須有一方是機關。 （三）.必須符合一定程式。

肆、公文要求

一、簡 ─ 化繁為簡、整齊劃一，使公文結構、程式、文字皆趨於簡單明瞭，以求撰擬、 繕印、閱讀均可節省時間及精力。 二、淺  ─ 用語通達、不用奇字，以求淺顯易懂， 使公文所表達之意思，能為一般社會大 眾普遍瞭解。 三、明  ─ 敘事清晰，不用隱語、誇張、諷刺語句，以求條理分明，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語，使公文充分發揮意見溝通，達成處理公務之功能。 四、確  ─ 主旨明確、語氣肯定、敘述時間、空間、數字精確，不模稜兩可、似是而非，以建立處理公務之責任觀念，進而提升有效率化之行政效能。

伍、公文類別

公文分為 「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」 等六種

一、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量 基準之行政規則及人事命令時使用。 二、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 三、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 四、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： （一）上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復時。 （二）下級機關對上級機關有所請求或報告時。 （三）同級機關或不相隸屬機關間行文時。 （四）民眾與機關間之申請或答復時。

五、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向 公眾或特定之對象宣布周知時使用。其 方式得張貼在機關之公布欄、電子公布 欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣 布。如要他機關處理者，得另行檢送。

（三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通 等可以電話簡單正確說明之事項，經通話 後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作 六、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如： （一）書函： 1.於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通 報時使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡便行文表，其 適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情 ，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、 查詢等事項行文時均可使用，其性質不如 函之正式性。 （二）開會通知單：召集會議時使用。 （三）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通 等可以電話簡單正確說明之事項，經通話 後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作 成二份 ，並經發話人簽章，以一份送達受 話人簽收，雙方附卷，以供查考。

（四）手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交 辦時使用。 （五）簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長 對上級機關首長有所陳述、請示、請求、 建議時使用。 （六）報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評 估報告等，或機關所屬人員就個人事務 有所陳請時使用。 （七）箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復 公務時使用。 （八）聘書：聘用人員時使用。 （九）證明書：對人、事、物之證明時使用。 （十）證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特 定資格時使用。

（十一）契約書：當事人雙方意思表示一致，成立 契約關係時使用。 （十二）提案：對會議提出報告或討論事項時使 用。 （十三）紀 錄：記錄會議經過、決議或結論時使 用。 （十四）節 略：對上級人員略述事情之大要，亦 稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 （十五）說 帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請 相關機關或部門予以支持時使用。 （十六）定型化表單。

陸、公文結構與作法

一、公布法律、發布法規命令及人事命令 （一）公布法律、發布法規命令： 1.令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如： (１)訂定「○○○施行細則」。 (2)修正「○○○辦法」第○條條文。 (3)廢止「○○○辦法」。 2.多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。 3.公布、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為 之，並得在機 關電子公布欄公布；必要時， 並以公文分行各機關 。

（二）人事命令： １.人事命令：任免、遷調、獎懲。 ２.人事命令格式由人事主管機關訂 定，並應 遵守由左至右之橫行格 式原則。

二、函 1.文字敘述應儘量明白曉暢，詞意清晰，以符合公 文程式條例第八條規定「簡、淺、明、確」之要 求。 2.文句應正確使用標點符號。 （一）行政機關之一般公文以「函」為主，製作要領如下： 1.文字敘述應儘量明白曉暢，詞意清晰，以符合公 文程式條例第八條規定「簡、淺、明、確」之要 求。 2.文句應正確使用標點符號。 3.文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 4.應絕對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可詞 句。 5.應採用語氣肯定、用詞堅定、互相尊重語詞。 6.函之結構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三 段式，案情簡單可用「主旨」一段完成者，勿硬 性分割為二段、三段；「說 明」、「辦法」兩段 段名，均可因事、因案加以活用。

（二）分段要領 １.「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 ２.「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無 法在「主旨」內容納時，用本段 說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等 名稱。 ３.「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、核示事項」等名稱。

4.各段規格： （1）每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。 （2）「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。 （3）「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書 寫；如分項條列，應另列縮格書寫。 （4）「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。

（三）行政規則以函檢發，多種規格同時 檢發可併入同一函內處理，其方式 以公文分行或登載政府公報、機關 電子公布欄；但應發布之行 政規則 ，則依所定法規程序辦理。

三、公告 （一）公告一律使用通俗，簡淺易懂文字製作，絕對避免使用艱深 費解詞彙。 （二）公告文字必須加註標點符號。 （三）公告內容應簡明扼要，非必要者如機關來文、日期、文號與會商研議過程等，不必在其內層層套用敘述。 （四）公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成二段、三段。

（五）公告分段要領 1.「主旨」應扼要敘述，公告之目的與要求，其文 字緊接段名冒號之下書寫。 2.「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規 及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文 日期、字號。有二項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫 。 3. 「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數 字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內容 僅 就「主旨」補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名。公告 如另有附件、附表、簡章、簡則等 文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。

（六）公告登載時，得用較大字體簡明標示公告目的，不署機關首長職稱、姓名。 （七）一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用 三段式。 （八）公告除登載在機關電子公布欄者外，張貼在機關公布欄時， 必須蓋用機關印信，在公告兩字右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。

四、其他公文 （一）書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 （二）定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。

五、製作公文，應遵守以下全形、半形字形 標準之規定 五、製作公文，應遵守以下全形、半形字形 標準之規定 （一）分項標號：應另列縮格以全形書寫為 一、二、三、 (一)、(二)、(三) １、２、３、 (１)、(２)、(３) 。 （二）內文： (１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。 (２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。

柒、公文用語

一、期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 二、准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。

三、 直接稱謂用語： （一）有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 （二）對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自 稱「本」。 （三）對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級 對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 （四）機關（或首長）對屬員稱「台端」。 （五）機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 （六）行文數機關或單位時，如在文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

四、 間接稱謂用語： （一）對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 （二）對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。

捌、簽與函稿製作要領

（一）款式： 1.先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。 （1）制定、訂定、修正、廢止法令案件。 （2）有關政策性或重大興革案件。 （3）牽涉較廣，會商未獲結論案件。 （4）擬提決策會議討論案件。 （5）重要人事案件。 （6）其他性質重要必須先行簽請核定案件。

2.簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條例式簽擬。 （1）文稿內容須另為說明，或對以往處理情形須酌加析述之案件。 （2）依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。 （3）須限時辦發不及先行請示之案。 3. 以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

（二）撰擬要領： １.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。 ２.「說明」：對案情之來源、經過與有關法規 或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條 列。 ３.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處 理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 ４.「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提 擬辦意見，「擬辦」一段不重複

二、函槁 「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項： （一）訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」 內敘明。 （一）訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」 內敘明。 （二）承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文 過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定 列為附件。 （三）概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，不在「辦 法」段內重複；至於具體詳細要求有所作為 時，請列入「辦法」段內。

（四）「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達 一意。 （五）文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。 （六）須以副本分行者，請在「副本」項下列明； 如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。 （七）如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。

玖、結語

公文製作之內容、對象、格式及術語，其乃有別於一般文章，亦即公文製作除應適合時代、具備知識、認清對象、切合實際、符合格式及文字淺顯外，用詞遣字並應迎合簡、淺、明、確之要求，以臻公文製作止於至善為歸趨。

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