講 座 教 授 陳 光 憲 博士 曾任台北市立教育大學副校長 德明財經科技大學校長 國家考試典試委員 2012/05/30 學校公文寫作 講 座 教 授 陳 光 憲 博士 曾任台北市立教育大學副校長 德明財經科技大學校長 國家考試典試委員 2012/05/30

交會的光輝 你我相逢在燦爛 神聖的教育殿堂。 讓我們記得， 這相會時， 互放的光芒。

教學目標 1.了解現行公文的類別及其寫作方法。 2.了解應用公文書處理公務的方法。 3.增強文書溝通、聯誼及處理問題的能 力。

又好又妙的文書寫作 寫什麼：主題明確。 怎麼寫： 成功的人物： 知道要做什麼， 也明白要怎麼做。 成功的寫作： 知道要寫什麼， 胡適： 「語言文字都是表情達意 的工具，表情表得 好，達意達得 妙就是文學。」 成功的人物： 知道要做什麼， 也明白要怎麼做。 成功的寫作： 知道要寫什麼， 也明白要怎麼寫。 寫什麼：主題明確。 怎麼寫： 熟悉應用文的格式與相關的術語與法令規章。 內容要好：必須要積學儲寶，懂得格式規範，也懂得正確的遣詞用字。 技巧要好： 熟悉各類應用文的寫作方法，多觀摩、多練習

人生的兩件大事 做什麼 怎麼做 今生的目標 團隊的目標 做得勝任愉快 近程的目標 做得無怨無悔 今天的目標 做得事半功倍 最少的勞力 最大的效果 要為成功找方法 不為失敗找藉口

公文的定義 處理公務的文書 公務人員在職務上所製作的文書 凡機關與機關 團體與團體 機關團體與人民往來的文書 機關團體內部通行的文書 公文以外之文書與公務有關者

公文的基本原理 1.要有對口單位：即主體與對象。 2.要有主旨：即文書的主題。 (有重點) 3.要有原由：即文書的事由。 (有依據) 4.要有辦法：即處理事情的方法或要求。 5.獎懲：上對下有必要的獎勵或懲罰。 找對人. 說對話.做對事. 恩威並施.締造雙贏.

公文的六大類別 1.令 發布行政規章 發表人事任免 遷調獎懲時使用 2.呈 對總統呈請報告 3.咨 總統與立法院 公文往復時用 1.令 發布行政規章 發表人事任免 遷調獎懲時使用 2.呈 對總統呈請報告 3.咨 總統與立法院 公文往復時用 4.函 上行函 平行函 下行函 申請函 5.公告 6.其他 書函 公務電話紀錄 開會通知單 簽與報告 證明書

公文類別 現行公文 六大類

公文寫作基本要求 1.一事一文 一文一卷宗 2.簡淺明確 作業要求 1.正確 2.清晰 3.簡明 4.迅速 5.整潔 6.一致 7.完整 1.一事一文 一文一卷宗 2.簡淺明確 作業要求 1.正確 2.清晰 3.簡明 4.迅速 5.整潔 6.一致 7.完整 8.周詳

公文撰寫的基本認識 1.行文的原因 2.行文的依據 3.行文的目的 4.行文的立場 5.行文的布局

公文寫作的形式要件 依循一定的項目與格式 包含： 1.須有負責的表示 如簽署.用印或副署 2.須有時間的表示 如製作及發文時間.並 加註文號 1.須有負責的表示 如簽署.用印或副署 2.須有時間的表示 如製作及發文時間.並 加註文號 3.須有法定的格式 如用紙.格式.細項

公文寫作的 實質要件 1.與處理公務有關 2.收受者或發文者至少有一方為政府機關或團體 3.有具體主張與明確目的.使對方瞭解.收到預期效果 4.正確認定事實適用法令 5.使用合宜的公文名稱與用語

文書處理 程序 創稿公文 復文 轉文 會辦 擬辦 擬如擬 如擬

公文之核定 公文之初核者係承辦人的直接主管。 公文之複核者係承辦人直接主管之上級核稿者。 公文之會核者係與本案有關之主管。 公文之決定者係依分層負責規定之最後決定者。

現行文書分類 一 依行文系統分類 1.上行文 2.平行文 3.斜行文 4.下行文 二 依發文動機分類 1.主動公文 創稿 2.被動公文 復文 1.主動公文 創稿 2.被動公文 復文 或 轉文 依國家機密等級 1.絕對機密 2.極機密 3.機密文書 依公文處理時限分類 1.最速件 1日 2.速件 3日 3.普通件 6日 4.限期公文 5.專案管制公文

電子交換公文分類 第三類電子公文 屬發文登載於電子公布欄 並輔以電子郵遞告之 不另行文者 1.第一類電子公文 五依電子交換機制分： 1.第一類電子公文 屬電子交換服務中心 處理者具電子認證收回自動回復加密等功能 2.第二類電子公文 屬點與點直接電子交換具電子認證收回自動回復加密等功能 第三類電子公文 屬發文登載於電子公布欄 並輔以電子郵遞告之 不另行文者

第三類公文 1.由發文機關直接於電子公布欄上登載並推播至其他相關機關及其屬員.而不另外行文之無機密性的公文 2.機關同仁每日登入行政管理資訊網自行瀏覽第三類公文 1.首長到任就職通知書 2.地址.電話變動通知 3.年度發文代字號通知 4.通報性活動通知 5.其他適合登載電子公布欄之通報週知性公文

印信 印信舊稱大印，依「印信條例」第2條規定，分為 5種：國璽（玉質）、印（總統及五院之印用銀質） 、關防（銅質.木質.鋁質.角質） 、職章（總統.副總統及五院院長用牙質或銀質，其他之印、關防、職章均用銅質） 、圖記（木質） 。

呈：蓋機關首長全銜、姓名、蓋職章. 職章.騎縫章.簽字章

寫作探討：為什麼寫不好公文 重點不能掌握 思維不夠周延 用字不夠精確 業務不夠嫻熟 法令規章不熟悉 協調溝通不佳 經驗不足 長官未盡指導責任 同事切磋機會不夠

用字的重要 1.用刀 甩刀 2.崇綏 崇祺 3.應 得 4.制定 （法律） 5.訂定 （命令）

公文用字練習 請選出正確的答案 統一用字 1.公布 2.公佈 1.身分 2.身份 1.函復 2.函覆 1.策劃 2.策畫 1.貫徹 2.貫澈 1.公布 2.公佈 1.身分 2.身份 1.函復 2.函覆 1.策劃 2.策畫 1.貫徹 2.貫澈 1.史蹟 2.史跡

正確的公文用字 給與實物 給予名位 計畫 名詞 策劃 規劃 動詞 雇員雇工雇主 名詞 僱用 動詞 尊卑用字 1.對總統用呈 2.對上級用陳 計畫 名詞 策劃 規劃 動詞 雇員雇工雇主 名詞 僱用 動詞 尊卑用字 1.對總統用呈 2.對上級用陳 3.對同級或下級用檢送 法律用字 1.應.具拘束力與強制性 2.得.不具拘束力

統一用語 設機關 教育部設左列各司處 室 置人員 司法院置秘書長一人 第九十八條 不寫九八條 法律之創制用制定 行政命令之製作用訂定 教育部設左列各司處 室 置人員 司法院置秘書長一人 第九十八條 不寫九八條 法律之創制用制定 行政命令之製作用訂定 公文書之製成用製定或製作 零不寫0 處五年以下有期徒刑 科五千元以下罰金

稱謂用語

公文的功能 1.傳達的功能 2.溝通的功能 3.聯誼的功能 4.服務的功能 5.解決問題的功能

橫式公文發布令舉例

公文 呈 對總統有所呈請或報告時用

公文橫書原則 94年1月1日實施橫式公文 書寫方式：由左而右，橫行書寫。 公文橫書原則 94年1月1日實施橫式公文 書寫方式：由左而右，橫行書寫。 紙張及版面：以A4紙張直式橫書為原則，惟因特殊需要者，得調整為橫式橫書或改採A3或A5紙張，左側裝訂。 橫書簽署方式：由左而右，由上而下，由小而大。

成功的文書寫作 一般文書： 重點能掌握 思維要周延 用字要精確 公文書： 嫻熟業務 熟悉法令規章 協調溝通良好

雙贏的寫作與溝通 紀昀的雙贏 雷根 一休和尚

函稿範例 公文結構 主旨：做什麼。 說明：為什麼？ 辦法：怎麼做。

公文函 函 紙本公文 發文範例

橫式公文 下行函 下行函 上級機關對 所屬下級機關 有所指示交辦 批復時用

上行函. 二段式函

平行函 行政院函立法院 實例

主旨的寫作 1.不分項 2.用簡明扼要的話寫出目的語和期望語

主旨的寫作

主旨的期望語 上行文 請 查照 請 鑒核、 請 核轉、 請 核備、 請 核獎 、 請 裁示、 請 釋示 、復請 鑒核、 請 查照 請 鑒核、 請 核轉、 請 核備、 請 核獎 、 請 裁示、 請 釋示 、復請 鑒核、 請 核准辦理(施行) 、請 查照見復。 平行文 請 查照 、請 查核辦理、請 查照見復、 請 同意見復、請 查照轉告、請 查照備案。 下行文 希照辦、希查照辦理、希確實辦理、希查明見復。

同意見復的三步驟 1.協調溝通 2.達成共識 3.留下紀錄

說明的寫作 1.不分項寫作時緊接冒號書寫 2.分項寫作時隔行低一格書寫 一 、 二、 三、 說明寫作要有依據(引據) 依據來文、依據法令、依據事實、依據理論 依據需要、依據案例。 分項寫作實例如下

說明寫作實例

邀請函 二段式函 邀請函 實例

辦法的寫作 1.寫作形式與說明相同。 2.寫作內容力求 具體扼要、完整可行。 3.辦法寫作實例

公告的實例 對公眾或特定對象 宣布週知時使用 一律使用通俗簡淺易懂的文字 必須加註標點符號 公告登載時不不署機關首長職稱姓名

簽稿的擬辦方式 一.先簽後稿 4.擬提決策會議 討論案件 1.制定訂定修正廢止法令案件 5.重大人事案件 6.其他性質重要必須先行簽請核定案件 一.先簽後稿 1.制定訂定修正廢止法令案件 2.有關政策性或重大興革案件 3.牽涉較廣會商未獲結論案件

簽稿擬辦方式 二簽稿並陳 三.以稿代簽 1.文稿內容另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 案情簡單 或例行承轉之案件 2.依法准駁但案情特殊須加以說明之案件 3.須限時辦發不及先行請示之案件 三.以稿代簽 案情簡單 或例行承轉之案件

簽的寫作 承辦人員就職掌事項 或具幕僚性質之機關 首長對上級機關有所 陳述 、請示、請求 或建議時使用。

簽的範例

會 簽 1.會知(善盡告知責任，保護同仁權益。) 2.會辦(根據分工原則，請求支援及協辦。) 會簽時充分溝通，達成共識，避免補會。 會簽要領 1.先溝通協調，再書寫簽稿。 2.先了解預算額度，再會簽會計部門。 3.辦理活動，先取得共識，再行文會簽。 4.一切文書.避免後會。 5.重大事件，研議會商後，再簽寫文書。

書函作法舉例

箋函作法舉例

用毅力與耐力.承擔責任 ：盡心.盡力.盡責， 任勞.任怨.任謗。 痛苦要忍受. 困難要突破. 化絆腳石為踏腳石.化危機為轉機.

重大問題 先處理心情.再處理事情. 是駱駝就不要怕風砂大 是種子就不要怕泥土硬. 用毅力與策略 解決問題 面對 對策 對策 而不逃避 1.知命2.承擔 對策 3.為成功找方法

正確的標點符號 女人如果沒有了男人就恐慌了 女人如果沒有了， 女人如果沒有了男人， 男人就恐慌了。 就恐慌了。

結語：服務奉獻 快樂的校園園丁