第八章 展期管理事項
服務台管理 展 場經理 媒體接待組 售票組 登錄換證組 刊物發行組 翻譯組 機動組
預先 登錄 換領 參觀證 進場參觀 未預先 登錄 填寫 登錄 表格 換領 參觀證 售票 專業展參觀接待管理流程
消費展參觀管理需注意 參觀動線 採售票及不售票 售票亭設置 售票動線 黃牛管制
持 邀請函 換領 參觀證 檢視 資料 表格 進場參觀 購全票 未持 邀請函 售票 持 折價卷購 優惠票 消費展參觀管制流程
參觀者與參展者周邊服務 往返飯店及其他展區的接駁車服務 參觀者休息及商務洽談區 旅遊服務 醫護設施及人員 通訊與網路服務 商務設備服務 紀念品或贈品 住宿及餐飲優惠
展覽專刊發行流程圖 大會專刊 名片兌換 銷售 導覽折頁 入口處免費發送 每日快訊
參觀人潮流量管制 以台北世貿中心展覽三館管制方法為例 現場參觀人數在3045人以上就配合警衛採取「一出一入」之入場參觀管制，以維護參觀安全與品質 現場參觀人數在3045人以下，則維持人員正常參觀
研討會從程序及注意事項 主題內容設定 會場佈置與設施配備 參與者之設定 時間及場地之訂定 編印講義 主講人、主持人及翻譯人員之邀請 尋求贊助 會場佈置與設施配備 編印講義 接待與報到 時間管制 危機
運用之工具 刊登廣告及發佈新聞稿 大會專刊、導覽及每日新聞編印研討會場次 展覽官方網站發佈研討會訊息及製作報名頁面 展覽現場發送研討會專冊 媒體合作 展前快訊及邀請函揭示研討會資訊及報名方式 大會專刊、導覽及每日新聞編印研討會場次 展覽現場發送研討會專冊 展覽現場製作研討會活動看板 現場廣播系統播放研討會資訊
交易洽談(商機撮合)會 之規劃安排 預先報名與配對及時間安排需確實與精準，避免浪費參展商及遠道而來之參觀買主的時間 交易洽談之區域位置安排可以是展區較冷門區域，但周邊導引設施需清楚明顯 會場佈置以分區或國家規劃，以不互相影響為主 需嚴格執行每場次之時間管理
主辦單位網站撮和配對並排面談時間 現場交易洽談區進行交易洽談 通知買主 各地買主登錄其觀展與採購需求 通知參展廠商 參展廠商登錄其展出內容與銷售地區
開幕典禮舉辦之規劃及執行流程 型態規劃 與會人員設定邀請 開幕RUNDOWN撰寫 會場佈置 貴賓接待 主持人＆司儀 座位安排 貴賓介紹 致詞管理 開幕儀式 表演節目 預演的重要
開幕活動流程-範例 時間 共計 活動 負責單位 10:00-10:30 貴賓入座 10:30-10:35 主持人開場 10:35-10:40 寵物世紀婚禮-寵物新人入場 10:40-10:45 寵物世紀婚禮-邀請貴賓證婚 10:45-10:55 貴賓致詞 10:55-11:00 開幕儀式-貴賓摸魔球 11:00-11:05 貴賓移至寵物運動場 11:05-11:08 主持人運動會開場 11:08-11:10 運動場開跑儀式 11:10 開幕典禮結束
安排主持人主持自辦活動及當廠商活動之串場 設置大會舞台注意事項 舞台位置 派駐專人管理 活動安排不能有太多的空檔 安排主持人主持自辦活動及當廠商活動之串場
參展商之舞台及活動管理 舞台設置 主辦單位須於開展10天前填妥「展覽攤位內設置舞台及音響設備申請書/切結書」 音響音量 音量須保持85分貝（2樓展場為60分貝）以下 節目安排 繳交保證金 現場管理
商務洽談區 設置地點 接待與桌次安排 清潔 餐飲 網路
媒體發稿區 餐飲 設置地點 接待 網路 清潔 新聞資料
現場人員管理 時間 分組&善用組長 機動人力 休息&餐飲 激勵&糾正 早晚工作會議
展覽清潔管理 常駐清潔人員 隨時巡場清潔 視人潮彈性調整 不同屬性展覽 特殊展覽
展覽安全、違規與秩序管理 公安問題 裝潢違規 報名名稱不符與展品不合乎展出主題 展示、示範或活動佔用公共空間 音量 展品侵權、仿冒 竊盜&展品遺失 非參展商於展場內進行宣傳 參展廠商提前撤場 販售證件與票券 違反孩童及寵物入場規定
針對參展廠商問卷大綱項目 展覽個體水準 主辦單位的行銷活動 展覽現場佈置及設施狀況 主辦單位的人員服務品質 展場進退場支援 廠商參展績效 廠商參展滿意度 廠商基本資料
針對參觀者問卷大綱項目 參觀展覽動機 參觀者來自何地 在公司中的職位 代表的事業部門 是否參與採購決策 從何處獲得本展覽訊息 停留參觀時間 參觀同類展覽的頻率 對展覽行銷、服務、場地動線之滿意度
2011年台灣國際餐旅設備展 請勾選 □本公司有意願參加下屆展覽，初步考量將承租 個攤位。 □本公司現階段尚無意願參加下屆展覽。 公司名稱： 攤位類別 攤位費 （含稅） 攤位面積 99/09/30前報名 Early Bird優惠價 面臨主走道攤位 NT$50,600 9平方公尺 NT$46,000 一般攤位 NT$44,900 NT$41,000 面臨主走道含柱之攤位 NT$42,000 不足 NT$40,000 一般攤位含柱子之攤位 NT$38,000 NT$36,000 請勾選 □本公司有意願參加下屆展覽，初步考量將承租 個攤位。 □本公司現階段尚無意願參加下屆展覽。 公司名稱： 攤位號碼： 參展負責人： 先生/小姐 電話： 分機 傳真： E-mail： 填表人：