文 书 学 陇东学院 文学院 计富祥

第一章 文书基础理论 第一节 概述 一、文书的概念 ㈠ 文书 文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。

第一章 文书基础理论 第一节 概述 一、文书的概念 ㈡ 公务文书 公务文书是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。本书统称为文件。

第一章 文书基础理论 第一节 概述 一、文书的概念 ㈡ 公务文书 对文件的概念，可以从以下几方面理解： 1.文件是在处理公务活动中形成的 2.文件的形成单位和使用范围十分广泛 3.文件是机关管理信息的记录和传递 4.文件是国家管理政务的工具

第一章 文书基础理论 第一节 概述 一、文书的概念 ㈢ 私人文书 私人文书是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。

第一章 文书基础理论 第一节 概述 二、文件与档案 文件是档案的前身，档案是文件的变体，是经过系统化整理的文件集合体；文件是档案的来源之一，档案是文件的主要归宿。

第一章 文书基础理论 第一节 概述 三、文书工作与档案工作 ㈠ 联系 1.工作对象上的联系 2.工作步骤上的联系 3.整体工作的联系 ㈡区别 1.工作目的不同 2.工作任务不同

第一章 文书基础理论 第二节 文件的性质 一、文件的本质属性——现实执行性 文件的现实执行性包含以下几层意思： 1.“对号入座”式地贯彻执行文件的精神 2.文件是作为解决文件所规定需要解决问题的依据 3.文件在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义

第一章 文书基础理论 第二节 文件的性质 二、文件的非本质属性 1.文件的政治性 2.文件的机密性 3.文件的信息内容与载体的不可分割性  二、文件的非本质属性 1.文件的政治性 2.文件的机密性 3.文件的信息内容与载体的不可分割性 4.文件的信息内容的独立性

第一章 文书基础理论 第三节 文件的特点 一、文件是由法定的作者制成和发布的 二、文件有法定的权威和效用   二、文件有法定的权威和效用 三、文件有规范的体式，并需经过一定的处理程序

第一章 文书基础理论 第四节 文件的作用 文件的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面： 一、上传下达作用 二、公务联系作用  三、凭证记载作用

第一章 文书基础理论 第五节 文件的分类 一、从文件的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。 二、从行文关系和方向上划分，可以将文件分为上行文、平行文、下行文。 行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。

第一章 文书基础理论 第五节 文件的分类 一、从文件的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。 二、从行文关系和方向上划分，可以将文件分为上行文、平行文、下行文。 行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。

第一章 文书基础理论 第五节 文件的分类 三、从文件涉及的机密程度上划分，可以将文件分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布文件。 四、从文件的作用上划分，可以将文件分为法规文件、行政文件、党的文件。 五、从文件的使用范围上划分，可以将文件分为通用文件、事务文件、专用文件。

第二章 文书工作基础理论 第一节 文书工作的性质 一、文书工作的概念 对文书工作的概念，可以从以下几方面理解： ㈡ 文书工作的主要任务就是制发、收办、管理文件 ㈢ 文书工作是围绕文书运动的全过程所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称，而不是仅指某一个或某几个程序

第二章 文书工作基础理论 第一节 文书工作的性质 一、文书工作的概念 对文书工作的概念，可以从以下几方面理解： ㈣ 文书工作的每道程序和手续，都有各自的规范和技术要求，不可以有随意性

第二章 文书工作基础理论 第一节 文书工作的性质 二、文书工作的性质 ㈠ 政治性 ㈡ 机密性 ㈢ 时间性 ㈣ 规范性 ㈤ 程序性

第二章 文书工作基础理论 第二节 文书工作的基本任务与重要性 一、文书工作的基本任务 ㈠ 文件的撰写与处理 ㈡ 平时归卷与调阅 ㈢ 年终立卷归档 ㈣ 记录的整理 ㈤ 准备参考资料 ㈥ 编写大事记 ㈦ 其它事务性工作

第二章 文书工作基础理论 第二节 文书工作的基本任务与重要性 二、文书工作的重要性 ㈠ 文书工作是机关行政管理工作不可缺少的重要工作 ㈡ 文书工作是机关工作的纽带 ㈢ 文书工作是保守党和国家机密的重要环节 ㈣ 文书工作是档案工作的基础

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 一、准确、周密 文书工作准确、周密的原则主要表现在两个方面： ㈠ 文书工作在政治上、技术上要切合实际，符合规范，准确无误，周到细密 ㈡ 文书工作在组织、行文制度、运转程序上系统严密、井然有序

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 二、迅速、适时 概括地说，迅速，就是要快，即实际工作的时间量与完成任务需要的时间量距离最短；适时，就是要恰当，即实际工作的时间节奏与完成任务所需要的时间节奏相互吻合。

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 三、保密、安全 ㈠ 物质上的安全 ㈡ 政治上的保密 四、精简、高效 ㈠ 发文要少而精，不要事事发文 ㈡ 处理文件要方便读者 ㈢ 文件管理要利于使用

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 五、党政分开 ㈠ 在行文上要党政分开 ㈡ 在文件处理上要党政分开 ㈢ 在文件管理上要党政分开

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 六、实行集中统一管理 ㈠ 从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导 ㈡ 从一个机关来说，文书工作由本机关的秘书长或办公厅（室）主任负责领导

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 六、实行集中统一管理 ㈢ 从上下级机关之间来说，上级领导机关的办公厅（室）有责任对所属机关的文书工作进行业务指导；党政领导机关的办公厅（室）有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导

第二章 文书工作基础理论 第三节 文书工作的基本原则 六、实行集中统一管理 ㈣ 各级档案管理部门和本机关的档案室有责任对机关的文件立卷归档工作进行指导、监督和检查 ㈤ 机关业务部门，责成一名人员负责本部门的文书工作

第二章 文书工作基础理论 第四节 行文规则与方式 一、行文规则 ㈠ 行文时要尊重组织系统隶属关系 ㈡ 行文时要尊重机关职权 ㈢ 行文时要考虑是否服从工作需要 ㈣ 行文时要明确发文权限 ㈤ 两个以上的同级机关可以联合行文

第二章 文书工作基础理论 第四节 行文规则与方式 一、行文规则 ㈥ 经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，同样具有法律效用，可不再行文

第二章 文书工作基础理论 第四节 行文规则与方式 二、行文方式 ㈠ 逐级行文 ㈡ 多级行文 ㈢ 直达行文

第二章 文书工作基础理论 第四节 行文规则与方式 二、行文方式 ㈣ 越级行文 1.由于情况紧急，逐级上报会延误时机、造成损失的问题。如战争、严重自然灾害等； 2.经过多次请示直接上级机关，长期未能得到解决的问题； 3.与直接上级机关有争议，而无法解决的问题；

第二章 文书工作基础理论 第四节 行文规则与方式 二、行文方式 ㈣ 越级行文 4.上级机关交办的，并指定越级上报的问题； 5.对直接上级机关进行检举揭发的问题； 6.与直接上级机关无关，需越级询问、联系的一般问题。

第二章 文书工作基础理论 第四节 行文规则与方式 二、行文方式 ㈤ 平行行文

第三章 文书学基础理论 第一节 文书学研究对象 一、文书学的研究对象 1、关于文件研究 2、关于文书工作的研究 3、关于文件写作的研究 第三章 文书学基础理论 第一节 文书学研究对象 一、文书学的研究对象 1、关于文件研究 2、关于文书工作的研究 3、关于文件写作的研究 4、关于文件、文书工作历史的研究

二、文书学的学科特征 1、应用性 2、综合性 3、科学性 4、政治性

第二节 文件学与相关学科的关系 一、文书学与档案学关系 二、文书学与行政管理学的关系 三、文书学与秘书学的关系

第三节 文书学的研究 一、文书学的发展状况及未来发展趋势 二、研究文书学的意义

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 一、文件用纸要求 ㈠ 幅面尺寸 公文用纸采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 一、文件用纸要求 ㈡ 页边与版心尺寸 1．页边尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm ；地脚（下白边）为：35 mm±1mm；订口（左白边）为：28 mm±1mm；翻口（右白边）为：26 mm±1mm。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 一、文件用纸要求 ㈡ 页边与版心尺寸 2．版心尺寸 国际标准A4型纸版心尺寸为225mm×156mm（长×宽）。 文件正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。一般每面排22行，每行排28个字。

版心尺寸

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 一、文件用纸要求 ㈢ 公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～9.5。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑴ 公文份数序号 文件如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识于文件首页版心左上角第一行。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑵ 秘密等级和保密期限 文件如需标识秘密等级，用3号黑体字顶格标识于文件首页版心右上角第一行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑶ 紧急程度 文件如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第一行，紧急程度顶格标识在版心右上角第二行。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑷ 发文机关标识 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称与文件二字组成。 下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑸ 发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。若是下行文，发文字号居中标识于发文机关标识下空两行的位置。若是上行文，发文字号位于发文机关标识下空两行，居左空1字的位置。函件的发文字号置于武文线下一行版心右边缘顶格标识。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑹ 签发人 签发人平行排列于发文字号右侧，居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 1.眉首 ⑺ 界栏线 在发文字号下面4mm的位置印一条与版心等宽（即156mm宽）的红色反线作为该区域与下一区域的界线。

下行文首页

上行文首页

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑴ 公文标题 完整的文件标题是由发文机关名称（作者）、公文主题（事由）、文种三部分组成。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑴ 公文标题 文件标题位于文件首页，界栏线之下空2行，用2号小标宋体字标识；“白头文件”标识于文件最上端。根据字数多少，可将标题分一行或多行居中排列。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑵ 主送机关 主送机关的名称一般用3号仿宋体字标识于文件标题左下方空1行，顶格书写，名称后加全角冒号。若有多个主送机关，各主送机关之间用逗号或顿号标明，最后用全角冒号。如：

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑵ 主送机关 黑龙江省档案局关于印发 《黑龙江省机关档案室业务建设 操作规范》的通知 各市、地、县档案局，省（中）直各单位，在哈大专院校：

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑶ 公文正文 正文位于文件标题或主送机关下1行，每自然段首行左空两个字，回行时顶格书写。数字、年份不能回行。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑷ 附件说明 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑸ 成文日期 确定成文日期的原则是：一般情况下，成文日期以领导人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；电报，以发出日期为准。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑹ 公文生效标识 ① 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中，下压成文日期，印章用红色。

单一发文印章

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑹ 公文生效标识 ② 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。盖印时，只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。另外，两个印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

联合行文印章

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑹ 公文生效标识 ② 联合行文印章 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。发文机关名称可以使用简称。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑹ 公文生效标识 ② 联合行文印章 印章排列时要求主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余1个或2个印章，均居中排布，各印章之间不能相交或相切。在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。

联合行文印章

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑹ 公文生效标识 ③ 特殊情况说明

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 2.主体 ⑺ 附注 文件如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 3.版记 ⑴ 主题词 “主题词”三个字用3号黑体字居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字标识在冒号之后；词目之间空1字，不加标点符号。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 3.版记 ⑵ 抄送机关 文件如有抄送机关，在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 3.版记 ⑶ 印发机关和印发日期 印发机关和印发日期位于文件末页最下端，抄送机关或主题词之下，占1行位置，用3号仿宋体字标识。印发机关左空1字，印发日期右空1字。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 4.页码

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 5.信函式格式 发文机关上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 5.信函式格式 发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法与文件格式同。

信函式格式

信函式格式

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 6.命令格式 命令标识有发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；

第四章 文件的形式 第一节 文件的格式 二、文件中各要素标识规格 6.命令格式 正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。其他要素的标识方法与文件格式同。

命令格式

命令格式

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 一、草稿 草稿，是文件撰写过程中形成的原始文稿，它的内容和文字表述尚未成熟，只供讨论、修改、审批之用。草稿一般不必归档保存，特别重要的文件的草稿，反映了文件形成的过程，具有一定查考价值，可归档保存。

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 二、定稿 定稿，是经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。定稿是文件的标准文稿，是作为缮印发出的正式文件的依据。凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档。

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 三、正本 正本，是根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。正本由收文机关根据文件的查考、保存价值，决定是否需要归档保存。

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 四、副本 副本，是正本的副份或复制本。副本多供抄送有关单位或作为传阅、参考、备查之用。副本一般不需归档保存。

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 五、存本 存本，是文件制发机关在正本制作完成后，从中留存以备查考的文本。一般情况下，存本与定稿一起归档保存。

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 六、试行本 试行本，是指文件制发机关对于内容尚不成熟，需要先实行一段时间，而后根据实践检验的情况再行修订的文件发布试行的文本。试行本主要用于法规性文件。

第四章 文件的形式 第二节 文件的稿本 七、各种文字文本 各种文字文本，是指同一份文件有两种以上文字的文本。

第五章 文件的撰写原理 第一节 撰写文件的重要性与要求 一、撰写文件的重要性 ㈠ 撰写文件是机关领导、工作人员日常工作的重要组成部分 ㈡ 撰写文件是机关发文工作的重要环节 ㈢ 撰写文件直接关系到文件的质量，也关系到党和国家方针、政策的传达、贯彻，关系到国家机器的正常运转

第五章 文件的撰写原理 第一节 撰写文件的重要性与要求 二、文件撰写的基本要求 ㈠ 符合党和国家的方针、政策、法律、法规 ㈡ 实事求是 ㈢ 讲究科学 ㈣ 注重实效 ㈤ 注意载体、字迹材料的选用

第五章 文件的撰写原理 第二节 文件语言的特点与要求 一、严谨、庄重 ㈠ 使用规范化的书面语言 ㈡ 词义解释要严密 ㈢ 词语的限定要周密 ㈣ 使用文件专用词语

第五章 文件的撰写原理 第二节 文件语言的特点与要求 二、准确 ㈠ 准确地反映客观实际 ㈡ 符合逻辑规则 ㈢ 遵守语法 三、朴实得体 四、简明生动

第五章 文件的撰写原理 第三节 文件撰拟步骤 一、明确与确定主题 二、调查研究、挑选材料 三、正确选择文件的表达方式 四、精心布局 五、列出提纲 六、草拟文稿 七、审核修改

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 一、报请类文件的写作特点 ㈠ 以具体的事实和数据为主要材料 ㈡ 以概叙为主要表达方式 ㈢ 以通俗生动的语言行文

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。 请示，适用于向上级机关请求指示、批准。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 报告和请示相同点： 1.行文方向一致。 2.报送要求相同。 3.写作特点相同。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 报告和请示不同点： 1.行文目的不同。 2.性质要求不同。 3.行文时限不同。 4.内容含量不同。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈠ 报告 1.报告的格式 2.报告的写作 报告的开头部分，简要说明报告的目的、依据、缘由等，或概述事件的要点。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈠ 报告 2.报告的写作 主体部分，围绕报告的主旨，真实、具体、准确地陈述报告事项。要写清工作进行的情况，包括时间、地点、过程、措施、结果或成效等。要写明现在存在的问题，有什么经验教训，以及下一步的打算等。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈠ 报告 2.报告的写作 结尾部分，一般使用文件专用语。如“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅（指正）”、“以上报告，如无不妥，请批转×××参照执行”等。

报告例文

报告例文

报告例文

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈡ 请示 1.请示的格式 2.请示的写法 标题： 一般是完整式标题或事由＋文种式标题。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈡ 请示 2.请示的写法 正文： 开头，先说明请示的缘由、根据，即为什么要请示。主体，提出请示事项，即请示什么。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈡ 请示 2.请示的写法 结尾： 可以文件专用语作结。如“以上意见是否妥当，请批示”、“当否，请复示”、“以上要求，请审核批准”、“以上意见如可行，请批转×××执行”等。

第六章 法定行政文件的写作 第一节 报请类文件 二、报告、请示的写作 ㈡ 请示 3.请示写作要求 一文一事；只写一个主送机关；不越级行文。

请示例文

请示例文

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 一、指挥类文件的写作特点 ㈠ 内容针对实际，意见切合下情 ㈡ 行文严肃决断，态度质直不傲 ㈢ 语言简洁确切，文风平实庄重

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 二、命令（令）的写作 1.概述 命令（令），适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。 命令（令）最大的特点是具有强制性和权威性。 命令（令）按其内容和作用可以分为：公布令（颁布令）、行政令、嘉奖令等。

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 二、命令（令）的写作 2.命令（令）的格式 3.命令的写法 ⑴ 公布令 标题：由发文机关和文种组成，即由发令机关名称或机关领导人职务名称和令组成。

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 二、命令（令）的写作 3.命令的写法 ⑴ 公布令 如 中华人民共和国主席 令 发文机关 文种 如 中华人民共和国主席 令 发文机关 文种 令号：标注在标题下面。 正文：公布对象、公布依据、公布决定。

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 二、命令（令）的写作 3.命令的写法 ⑴ 公布令 落款：发令机关名称或发令机关领导人职务名称和姓名。最后注明发令时间。

公布令例文

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 二、命令（令）的写作 3.命令的写法 ⑵ 嘉奖令 标题：一般为完整式标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成，且发文机关与事由之间多用介词“对”联接。如《国务院对民航王仪轩机组的嘉奖令》 。

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 二、命令（令）的写作 3.命令的写法 ⑵ 嘉奖令 正文：由嘉奖缘由、嘉奖内容、希望要求组成。

嘉奖令例文

嘉奖令例文

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 三、批复的写作 1.概述 批复，适用于答复下级机关请示事项，被动性、针对性是批复的最大特点。 2.批复的格式

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 三、批复的写作 3.批复的写法 ⑴ 标题 具体有以下几种写法： ① 发文机关＋批复事项＋行文对象＋对请示事项的态度＋文种 ②发文机关＋批复事项＋行文对象＋文种

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 三、批复的写作 3.批复的写法 ⑴ 标题 具体有以下几种写法： ③发文机关＋事由＋文种 ④事由＋文种 ⑤发文机关＋原件标题＋文种

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 三、批复的写作 3.批复的写法 ⑵ 正文 一般主要包括批复引语、批复内容两部分。批复引语应当先引来文标题，后引发文字号。

批复例文

批复例文

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 四、决定的写作 1.概述 决定，适用于对重要事项或者重大行动做出安排。 2.决定的格式 3.决定的写法 标题：一般是完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。有时可省略发文机关，直接由事由、文种组成。

第六章 法定行政文件的写作 第二节 指挥类文件 四、决定的写作 3.决定的写法 标题：一般是完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。有时可省略发文机关，直接由事由、文种组成。 正文：开头，即做出决定的根据缘由。主体，即决定事项。结尾，即执行要求或提出号召。

决定例文

决定例文

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 一、知照类文件的写作特点 ㈠ 语言明白晓畅，通俗易懂 ㈡ 结构自然紧凑，篇幅短小 ㈢ 以具体的叙述和说明的方式行文

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 二、通知的写作 ㈠ 概述 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 二、通知的写作 ㈡ 通知的种类 指示性通知 批转性通知 转发性通知 发布性通知 任免通知

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 二、通知的写作 ㈡ 通知的种类 事项性通知 会议通知 ㈢ 通知的格式

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 二、通知的写作 ㈣ 通知的写法 标题：一般应为完整式标题，即由发文机关、事由、文种组成。对于特殊情况的通知，应在文种前加上特殊说明。如“紧急通知”、“联合通知”、“重要通知”、“补充通知”等。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 二、通知的写作 ㈣ 通知的写法 正文：通知缘由：简要写明发出此通知的原因、目的等。通知事项：明确具体、条理清楚地写出通知的内容。执行要求：提出的希望和要求。

通知例文

通知例文

通知例文

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 三、通报的写作 1.概述 通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 从通报的适用范围来看，通报可以分为三种：表彰性通报、批评性通报、情况通报。 2.通报的格式

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 三、通报的写作 3.通报的写法 表彰性、批评性通报的正文一般包括： 通报事项：具体叙述事件的起因、发展、结果，如事件发生的时间、地点、背景、有关单位和人员、基本过程、主要情节、后果和影响等。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 三、通报的写作 3.通报的写法 表彰性、批评性通报的正文一般包括： 分析概括：对所通报的事件进行必要的分析，找出取得成绩或出现问题的原因及所体现出的精神、经验、教训等，揭示问题的实质，概括说明事件的意义。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 三、通报的写作 3.通报的写法 表彰性、批评性通报的正文一般包括： 处理决定：对有关单位和人员进行具体的表彰和处分、号召、要求或希望等。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 四、函的写作 1.概述 函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。 函的种类： 从格式上看，可分为公函和便函。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 四、函的写作 1.概述 函的种类： 从行文方向上看，可分为发函和复函。 从内容上看，可分为商洽函、询问函、答复函、请批函、知照函。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 四、函的写作 2.函的格式 3.函的写法 标题 一般是完整式标题，有时省略发文机关或事由。答复函要在标题中写上复函。

第六章 法定行政文件的写作 第三节 知照类文件 四、函的写作 2.函的格式 3.函的写法 正文 由缘由、事项、结尾三部分组成。

函例文

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 一、法规类文件的写作特点 ㈠ 内容构成上——面面俱到的行文。 ㈡ 结构表达上——条分缕析的说明。 ㈢ 语言运用上——无懈可击的措辞。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 二、章程的写作 ㈠ 概述 章程，是对某种组织或团体的性质、宗旨、任务、组织结构、组织成员及活动规则等做出规定的法规性文件。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 二、章程的写作 ㈡ 章程的写法 1.标题 由组织或团体的名称和文种组成。 2.签署 以题注形式在标题下注明会议名称与通过日期。一般是把会议名称与通过日期分两行书写，并用圆括号括上。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 二、章程的写作 ㈡ 章程的写法 3.正文 总则部分： 说明组织或团体的性质、宗旨、任务等，有的还要交待一下组织的全称、规范化简称、指导思想或组织本身的建设要求等。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 二、章程的写作 ㈡ 章程的写法 3.正文 分则部分： 一般要对下面三个大方面做出规定： 对该组织成员的说明，主要包括参加该组织的条件、成员的权力、义务等；

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 二、章程的写作 ㈡ 章程的写法 3.正文 分则部分： 一般要对下面三个大方面做出规定： 对组织构成的说明，主要包括该组织的最高权力机构、最高领导机构、常务机构及地方领导机构和办事机构等的设置、产生、任期、职责及相互关系等；

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 二、章程的写作 ㈡ 章程的写法 3.正文 分则部分： 一般要对下面三个大方面做出规定： 其它有关问题的说明，主要包括组织纪律制度、经费来源问题、与有关组织的关系等问题。

章程例文

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈠ 概述 条例，是对某一方面的工作、活动或某一机关的组织、职权以及某些专门人员的任务、权限做出原则性规定的法规性文件。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈡ 条例的写法 1.标题 由事由和文种两部分组成，事由部分主要指出条例的适用范围或适用对象。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈡ 条例的写法 2.签署 采用题注形式在标题下标明公布机关和日期。为说明其制发的法定程序，会议名称与通过日期作为法定依据同时注明。若条例需报请有关机关批准，还要标明批准机关和日期。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈡ 条例的写法 2.签署 其写法是：三个日期分行并列标出，会议通过日期在前，批准日期在中，公布日期在后。文件以公布日期为准。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈡ 条例的写法 3.正文 开头部分 首先说明制定条例的目的、法律根据、意义和总的要求。一般以“为了（为、根据）……，特制定本条例”的专门格式开篇。然后交待条例的执行部门、适用或管辖范围、对象等。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈡ 条例的写法 3.正文 主体部分 详尽写明做出的规定、要求、具体规范、奖励办法等。

第七章 常用事务文件的写作 第一节 法规类文件 三、条例的写作 ㈡ 条例的写法 3.正文 结尾部分 说明实施要求，生效日期，解释、修改权的归属，本条例与有关法规文件的关系及其它未尽事项的处置办法等。

条例例文

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 一、计划总结类文件的写作特点 ㈠ 内容真实可靠 ㈡ 语言通俗生动 ㈢ 灵活多样自如

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 二、计划的写作 ㈠ 概述 计划，就是管理机关 或单位部门在一定时期内，为了实现某种目标或完成某项任务而预先制定的内容安排和行动步骤。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 二、计划的写作 ㈡ 计划的写法 1.标题 一般有以下几种格式： ⑴ 发文机关＋时限＋内容＋文种。 ⑵ 发文机关＋内容＋文种。 ⑶ 内容＋文种。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 二、计划的写作 ㈡ 计划的写法 2.正文 ⑴ 前言 交代制定计划的缘由，即回答“为什么要做”的问题。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 二、计划的写作 ㈡ 计划的写法 2.正文 ⑵ 主体 写明计划的三要素：目标、措施、步骤，即解决“做什么”、“怎么做”、“什么时候完成”的问题。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 二、计划的写作 ㈡ 计划的写法 2.正文 ⑶ 结尾 提出希望或号召。

计划例文

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 三、总结的写作 ㈠ 概述 总结，是人们对某一阶段所完成的工作、活动，进行回顾、分析、归纳经验教训，从中得出规律性认识，以指导、促进今后工作的一种书面材料。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 三、总结的写作 ㈡ 总结的写法 1.标题 综合性总结一般采用完整式标题，即由发文机关、时间、内容范围、文种组成。专题性总结多采用主题式标题；或采用正副标题，正题揭示总结的中心要点，副题点明发文机关、时间、总结对象或范围等。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 三、总结的写作 ㈡ 总结的写法 2.正文 ⑴ 前言部分 概述基本情况。或写明总结依据、指导思想、综合效果；或概括出总结的基本内容和主要精神；或简述主要成绩、经验、教训；或揭示全文要点；或介绍背景情况，交代写作动机和目的。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 三、总结的写作 ㈡ 总结的写法 2.正文 ⑵ 主体部分 重点阐述工作的具体做法、所取得的成绩、体会或经验、问题或教训等。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 三、总结的写作 ㈡ 总结的写法 2.正文 ⑶ 结尾部分 主要写明今后的打算，努力的方向。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 三、总结的写作 ㈢ 写作要求 1.主题明确，重点突出。 2.实事求是，一分为二。 3.结构合理，层次分明。

总结例文

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈠ 概述 调研报告，就是对客观事物进行调查研究后，反映调研成果的一种书面报告。 调研报告的基本要素是调查、研究、报告。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 1.标题 有单标题和双标题两种。 ⑴ 单标题 可采用文件式标题，即由事由、文种组成。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 1.标题 ⑴ 单标题 如《关于废旧物资回收利用问题的调查报告》、《知识分子情况的调查》；可采用提问式标题。如《黑龙江大学是怎样开展学生素质教育的？》。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 1.标题 ⑵ 双标题 即正副题结合式标题，是调查报告用得比较普遍的一种标题。常见的双标题，正题一般揭示主题或内容中心，副题往往点明调查的范围、对象、地区或单位名称等。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 2.正文 ⑴ 前言 一般要概括说明以下几点内容： 有关调查本身的概况，如调查的起因、目的、时间、地点、对象或范围、经过与方法等；

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 2.正文 ⑴ 前言 一般要概括说明以下几点内容： 有关调查对象的情况，如组织规模、有关背景、历史与现实状况、主要成绩或问题以及事件形成的简单过程等；

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 2.正文 ⑴ 前言 一般要概括说明以下几点内容： 有关研究结果的概说，如肯定意义、指出影响、提示结论意见或点出报告的主要内容等。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 2.正文 ⑵ 主体 主要包括两方面内容：一是调查到的事实情况；二是研究这些事实材料所得出的具体认识或经验教训等。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈡ 调研报告的写法 2.正文 ⑶ 结语 主要是对所调查问题的总的看法、结论性意见。

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 四、调研报告的写作 ㈢ 写作要求 1.调查、研究、报告，三个环节缺一不可。 2.材料、观点、材料，要求有机结合。 3.叙述、议论、说明，以夹叙夹议为主。

调研报告 例文

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 五、简报的写作 ㈠ 概述 简报，是党政机关、人民团体、企事业单位内部使用的一种简要的工作报告或情况报告。 ㈡ 简报的格式 简报的格式犹如小报，由报头、报核、报尾组成。

附：简报格式的样式

第七章 常用事务文件的写作 第二节 计划总结类文件 五、简报的写作 ㈢ 正文的编写方法 1.经验总结式。 2.新闻报道式。 3.摘要转发式。 ㈣ 写作要求 简报写作时要求做到“快”、“新”、“简”、“实”。

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 一、演讲类文件的写作特点 ㈠ 内容上，事理情有机结合 ㈡ 语言上，形象生动口语化

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 二、演讲词的写作 ㈠ 概述 演讲词，又叫演说词或演讲稿，是演讲会或不同形式的集会上用来发表演说的文稿。

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 二、演讲词的写作 ㈡ 演讲词的写法 1.开头 ⑴ 直接点题式 ⑵ 交代背景式 ⑶ 提问激发式 ⑷ 名言警句式

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 二、演讲词的写作 ㈡ 演讲词的写法 1.开头 ⑸ 感情沟通式 ⑹ 两极对应式

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 二、演讲词的写作 ㈡ 演讲词的写法 2.主体 ⑴ 紧扣主题 ⑵ 层次清楚 ⑶ 详略得当 ⑷ 高潮迭起

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 二、演讲词的写作 ㈡ 演讲词的写法 3.结尾 ⑴ 概括提炼式 ⑵ 幽默含蓄式 ⑶ 锦言妙语式 ⑷ 号召鼓动式

第七章 常用事务文件的写作 第三节 演讲类文件 二、演讲词的写作 ㈡ 演讲词的写法 3.结尾 ⑸ 首尾呼应式 ⑹ 态势语言式

第八章 机关文件的处理程序 第一节 概述 一、收文处理程序 收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段，具体包括签收、拆封、登记、加盖收文章、分发、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办、归卷等环节。

收文处理程序

第八章 机关文件的处理程序 第一节 概述 二、发文处理程序 发文处理程序可分为文件的制作阶段和制发阶段，具体包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、封发、传递、询办、归卷等环节。

发文处理程序

第八章 机关文件的处理程序 第一节 概述 三、立卷归档程序 立卷归档程序可分为立卷阶段和归档阶段，具体包括拟制立卷类目、搜集整理文件、组合案卷、填写案卷封皮、编写案卷目录、移交归档、销毁等环节。

立卷归档程序

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 一、收进阶段 1.签收 签收，是收件人将收件清点后，在对方的文件投递单或送文登记簿上签字，以表示文件收到的行为过程。 签收的任务主要包括： 清点、检查、签字。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 一、收进阶段 2.拆封 拆封，是文书人员将收件拆开，并将函件取出的一种行为过程。拆封是文书人员的特有职责。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 一、收进阶段 3.收文登记 收文登记，是将收来文件拆封后，在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程。 目前常用的登记形式有簿册式、卡片式、联单式三种。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 一、收进阶段 3.收文登记

收文登记簿

文 件 处 理 单 样 式

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 一、收进阶段 4.分发 分发，是指文书人员根据文件的性质、重要程度、缓急时限及机关内各部门的职责范围，将经过登记的收文分送给有关领导或有关承办部门传阅、办理的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 二、阅办阶段 1.拟办 拟办，是机关综合办公部门或业务主管部门负责人对需要办理的重要文件，提出初步办理意见，供机关主管或主要领导人批办时参考的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 二、阅办阶段 2.批办 批办，是机关或部门负责人对文件由谁办理、如何办理所提出批示意见的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 二、阅办阶段 3.承办 承办，是指承办部门或承办人，根据领导人的批办意见，按照来文的内容和要求，对文件予以办理的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 二、阅办阶段 4.注办 注办，是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第二节 收文处理程序 二、阅办阶段 5.催办 催办，是指文书人员或有关人员对需要办复的文件，根据缓急情况和承办时限的要求，对承办单位和承办人进行检查催促，以防止文件积压和延误的行为过程。

催 办 卡 样 式

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 1.交拟 交拟，是指机关领导将拟稿任务交给有关起草人员。 2.拟稿 拟稿，是拟稿人根据领导的意图，在发文稿纸上进行文件起草的一种行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 3.核稿 核稿，是指对送交领导人签发的文稿进行政策把关和文字加工的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 3.核稿 文稿审核主要从以下几方面着手： 一是审核是否需要行文。 二是审核文稿内容。 三是审核文稿的文字表达。 四是审核文件体式。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 一、制文阶段 4.签发 签发，是机关领导人将呈批的文稿经过最后审定，予以签署意见的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 1.缮印 缮印，是根据文件定稿制作文件正本的行为过程。 2.校对 校对，是指以领导签发的定稿为基准，对打印出来的样本进行核对的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 3.用印 4.发文登记 发文登记，是将本单位欲发出的文件按照规定的项目进行文字记载的行为过程。发文登记的作用主要是为了便于对发文的统计和检查。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 5.装封 装封，是将已经盖印的文件，按照要求进行封装的行为过程。 6.传递 传递，就是将封好的文件，通过一定的形式，传送给收文机关的行为过程。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 7.注发 注发，就是在发文稿纸上注明文件已经发出。

第八章 机关文件的处理程序 第三节 发文处理程序 二、制发阶段 8.归卷 归卷，就是将平时处理完毕的文件清退回来，按照要求放在贴有类别名称的文件夹或文件盒中的行为过程。

第九章 文件立卷归档 第一节 概述 文件立卷归档，是指文书部门将办理完毕的，具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，组成案卷，向档案部门移交的行为过程。

第九章 文件立卷归档 第一节 概述 一、文件立卷的意义 ㈠ 对文件进行立卷归档，可以保持文件之间的历史联系，便于查找利用。 ㈡ 对文件进行立卷归档，可以维护文件的完整与安全，便于管理。 ㈢ 进行文件立卷归档工作，可以保持文书工作的连续性。

第九章 文件立卷归档 第一节 概述 一、文件立卷的意义 ㈣ 文件立卷归档工作，不仅为档案工作奠定了物质基础，也为国家积累了宝贵的文化财富。

第九章 文件立卷归档 第一节 概述 二、文书处理部门立卷的优越性 实行文书处理部门立卷，可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点，提高案卷的质量和立卷工作的效率；可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件，大大减少归档和调卷的手续，并且改变承办人员分散保存文件的现象，从而有利于保守国家机密，同时，还可以使机关档案室腾出手来，做好档案的整理和组织利用等工作，更好地为机关工作服务。

第九章 文件立卷归档 第一节 概述 三、文件立卷的原则与范围 ㈠ 文件立卷的原则 1.按照文件形成的自然规律 2.保持文件之间的历史联系 3.照顾文件的保存价值 4.便于保管和利用

第九章 文件立卷归档 第一节 概述 三、文件立卷的原则与范围 ㈡ 文件立卷归档的范围 1.需要立卷归档的范围 ⑴ 上级来文 ⑵ 本机关文件 ⑶ 下级来文 ⑷ 同级和不相隶属机关来文 2.不需立卷归档的范围

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 一、文件立卷方法 1.“门、类、纲、目”法 2.“十进分类”法 3.“一案一卷”法 4.按文件“六个特征”组卷的方法 5.“一竿子插到底”法 6.“以问题为主立卷”法

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 一、文件立卷方法 7.“分级立卷”法 8.“四分立卷” 法 9.“四分四注意立卷”法 10.“三个为主、五个分开立卷”法 11.“三分两同立卷”法 12.“按文件类型采用不同特征立卷”法

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 一、文件立卷方法 13.“分清价值立卷”法 14.“立小卷”法或“一事一卷”法 15.“简单立卷”法 16.“立纯卷”法 17.“分类组合”法 18.“文件处理、立卷、著录三位一体立卷”法

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 二、“立卷六特征” ㈠ 作者特征 作者特征指的是文件制发机关的特征。按作者特征立卷就是将同一作者制发的文件组合在一起进行立卷。

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 二、“立卷六特征” ㈡ 通讯者特征 通讯者特征是指文件收发文双方共同构成的特征，是作者特征的另一种表现形式。按通讯者特征立卷，就是把本机关与某一机关之间就某一问题或某些问题的往复文件，集中立为一卷。

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 二、“立卷六特征” ㈢ 问题特征 问题特征是指文件内容所反映的主题特征。按问题特征立卷就是将反映同一主题（包括同一问题、事件、人物、工作等）的文件组成案卷。

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 二、“立卷六特征” ㈣ 名称特征 名称特征是指文种的名称特征。按名称特征立卷就是将同一文种的文件集中在一起组成案卷。

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 二、“立卷六特征” ㈤ 时间特征 时间特征是指文件内容所针对的时间和文件形成的时间共同构成的特征。按时间特征立卷就是将形成于同一时间或内容针对同一时间的文件集中在一起组成案卷。现行机关的文件立卷都是分开年度进行的。

第九章 文件立卷归档 第二节 文件立卷的方法 二、“立卷六特征” ㈥ 地区特征 地区特征是指文件内容所针对、涉及的地区或文件作者所在的地区共同构成的特征。按地区特征立卷就是将来自同一地区或内容针对同一地区的文件集中起来组成案卷。

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 一、编制立卷类目 ㈠ 概述 立卷类目，又叫归卷类目、案卷类目，是在文件还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件，按照立卷的要求和方法事先编制成的一个立卷计划。 ㈡ 立卷类目的构成 立卷类目由类、目、号三部分组成。

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 二、平时归卷 平时归卷，是文书人员依据立卷类目，将已经处理完毕的文件，按有关条款随时归入事先准备好的文件夹或文件盒的行为过程。

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 年终立卷，即在一年之终（一般在次年年初），在平时归卷的基础上，集中一段时间进行立卷的行为过程。 ㈠ 卷内文件排列 卷内文件排列是指按一定的方法排列出卷内文件的先后顺序，以使卷内文件系统化、固定化。

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈡ 编号定卷 编号定卷，是指将排列好的案卷，用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程。

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈢ 填写卷内文件目录 卷内文件目录，又叫卷首目录。它放在卷首，用以介绍卷内文件的成份和内容，便于查阅和统计卷内文件。

卷 内 文 件 目 录

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈣ 填写案卷卷皮(案卷封面与卷脊项目)

《案卷封面》样式

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈤ 填写卷内备考表 卷内备考表放在卷尾，其作用主要有两方面：一是供立卷时说明卷内文件的情况；一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况。

卷 内 备 考 表 式 样

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈥ 装订 装订，即把案卷用卷绳组装起来的行为过程。

第九章 文件立卷归档 第三节 文件立卷的步骤 三、年终立卷 ㈦ 立卷检查 1.文件收集工作。 2.案卷质量要求

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 1．取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2．界定“件”的概念时，从检索的实际需要及 减轻整理工作量出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 3．分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)3种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4．装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定，只要符合档案保护要求即可，装订方法也不限于三孔一线。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 5．排列方法强调按事由排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 6．归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处皆可；同时对章上项目加以调整，只保留检索必备项目。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 7．取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 8．无需编页号，目录改设“页数”项。 9．归档文件直接装盒保管。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 10．无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒盒脊。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈠ 简化 11．档案盒的项目设置有了较大变化。封面只“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、卷号、归档号”等项目；盒脊取消“目录号、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项。增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 1．制定《规则》的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。 ⑴ 从计算机高效、快捷的能力出发，取消传统的案卷、文件两级管理模式，实行文件级管理。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 1．制定《规则》的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。 ⑵ 简化整理程序，放宽对归档文件实体的整理要求，同时保留了分类、排列等工作环节，以及一些供手工管理时选择使用的检索项，并强调将同一事由的文件排在一起，便于手工管理。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 1．制定《规则》的一个重要原则，就是兼顾计算机和手工两种管理方式。 ⑶ 无论从《规则》条文，还是从实际操作来看，使用或不使用计算机，归档文件整理均可以按照《规则》准确、高效地完成，使《规则》能够成为档案管理水平不同的机关统一的归档文件整理方法。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 2.《规则》在简化机关档案室操作的同时，也兼顾了档案馆管理的需要。 ⑴ 设置了盒号这一项目。 ⑵ 将件号区分为室编、馆编两种，并为设计归挡章、盒脊等格式预留了位置，以方便进馆时重新编号。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈡ 兼容 3．《规则》适用范围的界定同样体现了兼容性。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈢ 灵活 1．条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 ⑴ 分类只限定基本分类方法，允许各机关以不同方式组合，制定切合本机关实际的分类方案。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈢ 灵活 1．条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 ⑵ 排列只提原则要求，具体方式可由机关自定。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 一、《归档文件整理规则》的特点 ㈢ 灵活 1．条款规定具有一定的灵活性，能适用于我国各级、各类机关。 ⑶ 《规则》允许使用选择项目，归档章、档案盒盒脊、归档文件目录等都可以根据需要设置其他项目。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 1.整理单位 《规则》最根本的特点，就是以“件”为整理单位，进行文件级整理。所谓件就是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 1.整理单位 特殊情况： ⑴ 文件正本与不同稿本 ⑵ 正文与附件 ⑶ 正文与文件处理单等 ⑷ 原件与复制件

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 1.整理单位 特殊情况： ⑸ 转发文与被转发文 ⑹ 报表、名册、图册等 ⑺ 来文与复文

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 2.文件修整 ⑴ 修裱破损文件 ⑵ 复制字迹模糊或易退变的文件 ⑶ 超大纸张折叠 ⑷ 去除易锈蚀的金属物

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 3.文件装订 ⑴ 排序 具体做法： 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 3.文件装订 ⑴ 排序 具体做法： 复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 3.文件装订 ⑴ 排序 具体做法： 不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 3.文件装订 ⑴ 排序 一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈠ 归档文件的整理单位与装订 3.文件装订 ⑵ 装订方式和用品的选择 目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式、穿孔式、变形材料、铆接式。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 1.分类方法 ⑴ 年度分类法 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 1.分类方法 ⑴ 年度分类法 ⑵ 机构(问题)分类法

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑴ 年度——机构——保管期限分类法 2000年：办公室……永久、长期、短期 业务一处……永久、长期、短期 业务二处……永久、长期、短期 2001年……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑵ 保管期限——年度——机构分类法 永久：2000年办公室、业务一处…… 2001年…… 长期：2000年办公室、业务一处…… 2001…… 短期：2000年办公室、业务一处……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑶ 机构——年度——保管期限分类法 办公室：2000年……永久、长期、短期 2001年…… 业务一处：2000年永久、长期、短期 业务二处：……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑷ 年度——问题——保管期限分类法 2000年：党群类……永久、长期、短期 业务类…… 2001年：党群类……永久、长期、短期 2002年：……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑸ 保管期限——年度——问题分类法 永久：2000年……党群类、业务类、行政类…… 2001年…… 长期：2000年……党群类、业务类、行政类…… 短期：2000年……党群类、业务类、行政类……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑹ 问题——年度——保管期限分类法 党群类：2000年……永久、长期、短期 2001年…… 业务类：2000年……永久、长期、短期 行政类：……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑺ 年度——保管期限分类法 2000年：永久、长期、短期 2001年：永久、长期、短期 2002年：……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈡ 归档文件的分类 2.复式分类法与分类方案 ⑻ 保管期限——年度分类法 永久：2000年、2001年、2002年…… 长期：2000年、2001年、2002年…… 短期：2000年、2001年、2002年……

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈢ 归档文件的排列 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈢ 归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈣ 归档文件的编号 1.件 号 ⑴ 室编件号 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈣ 归档文件的编号 1.件 号 ⑴ 室编件号 室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 ⑵ 馆编件号

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈣ 归档文件的编号 2.编号项目 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈣ 归档文件的编号 2.编号项目 编号项目分为必备项和选择项，其中的必备项包括全宗号、年度、保管期限、件号；选择项主要指机构、问题项。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈣ 归档文件的编号 3.盖章 ⑴ 归档章的项目及填写要求 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈣ 归档文件的编号 3.盖章 ⑴ 归档章的项目及填写要求 归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限和件号等必备项目，以及机构(问题)等选择项目。 ⑵ 归档章的格式

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈣ 归档文件的编号 3.盖章

归 档 章 样 式

归档章实际填写情况图

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈣ 归档文件的编号 3.盖章 ⑶ 盖章位置 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈣ 归档文件的编号 3.盖章 ⑶ 盖章位置 归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。目录各项目的具体填写要求如下： ⑴ 件号 件号是指室编件号。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 ⑵ 责任者 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 ⑵ 责任者 ⑶ 文号 ⑷ 题名

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 ⑸ 日期 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 ⑸ 日期 具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 ⑹ 页数 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈤ 归档文件的编目 1.归档文件目录的项目 ⑹ 页数 页数项填写一件文件的总页数。 ⑺ 备注

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈤ 归档文件的编目 2.归档文件目录的格式

归 档 文 件 目 录 样 式

归 档 文 件 目 录 样 式

归档文件目录封面

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈥ 归档文件的装盒 1.装盒要求 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈥ 归档文件的装盒 1.装盒要求 ⑴ 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。 ⑵ 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。 ⑶ 分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈥ 归档文件的装盒 2.档案盒格式 ⑴ 档案盒的规格 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈥ 归档文件的装盒 2.档案盒格式 ⑴ 档案盒的规格 档案盒外形尺寸为长310mm、宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。如图所示： A = B = C = 20，30，40 mm

档案盒的规格

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈥ 归档文件的装盒 2.档案盒格式 ⑵ 档案盒封面

档案盒封面式样及规格

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈥ 归档文件的装盒 2.档案盒格式 ⑶ 档案盒盒脊、盒底的项目

档案盒盒脊式样、盒底的项目式样

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈥ 归档文件的装盒 2.档案盒格式 ⑷ 档案盒的制成材料 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈥ 归档文件的装盒 2.档案盒格式 ⑷ 档案盒的制成材料 从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作。

第九章 文件立卷归档 第四节 归档文件整理 二、《归档文件整理规则》内容概述 ㈥ 归档文件的装盒 3.备考表 二、《归档文件整理规则》内容概述   ㈥ 归档文件的装盒 3.备考表 备考表的项目具体包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

备考表式样

第九章 文件立卷归档 第五节 归档 文件立卷之后，便进入了归档阶段。归档即指立卷部门将经系统整理组合的案卷移交给机关档案室保存的行为过程。 归档阶段主要包括以下环节： 一、编制案卷目录 案卷目录的主要项目有：类别、案卷号、题名、年度、页数、期限、备注。

附1：案卷目录封面样式

附2：《案卷目录》样式

第九章 文件立卷归档 第五节 归档 归档阶段主要包括以下环节： 二、编写立卷说明 立卷说明是对档案的补充和概述，具有资料积累和检索的双重功能。 立卷说明主要包括以下内容： 1.立卷单位基本情况 2.立卷归档情况。

第九章 文件立卷归档 第五节 归档 归档阶段主要包括以下环节： 三、移交归档 ㈠ 归档范围 ㈡ 归档时间 ㈢ 归档案卷的质量要求 ㈣ 归档手续

档 案 交 接 文 据 样 式

第九章 文件立卷归档 第五节 归档 归档阶段主要包括以下环节： 四、销毁 在销毁文件时，要注意以下几点： 1、按上级规定权限和范围销毁。 2、履行销毁审批手续。 3、销毁文件应登记造册。

档案销毁清册样式