文書流程管理 檔案管理局 105年3月

課程大綱 管理原則 管制標準 及方法 公文時效 公文檢核 常見問答 公文製作 2 2

法令規定 主要規定 文書處理手冊 公文製作、收文處理、文書核擬、發文處理、文書保密、文書流程管理、文書用具及處理標準等規定 文書流程管理作業規範 文書稽催文書流程管理 間接管制觀念積極主動導正之流程管理理念 權責劃分、管制標準、各類公文時效、公文檢核等規定

文書處理流程 創稿 核擬 批示 歸檔 送回承辦單位 送文書科 來文 1.會簽 2.陳核 1.發文 2.存查 1.公文期限調整 2.文書稽催 1.總收或單位收文 2.分辦 1.交辦案件 2.逕自辦稿 創稿 來文 核擬 1.會簽 2.陳核 1.公文期限調整 2.文書稽催 批示 1.發文 2.存查 送回承辦單位 送文書科 發文或承辦人員歸檔 歸檔

公文製作重點(5-1) 公文：處理公務之文書 公文程式類別及公文結構 令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用 (任免、遷調、獎懲)。可不分段，敘述時動詞一律在前 。 函：機關間處理公務或民眾與機關間之申請或答復時使用，行政機關之一般公文以「函」為主，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式，視需要得簡化之 。 公告：各機關向公眾宣布周知時使用。分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）3段。 以上段名均不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成2段、3段。 5

公文製作重點(5-2) 公文程式類別及公文結構 其他:書函、開會通知單 、簽、箋函或便簽、聘書、證明書、證書、執照、契約書、報告書、電話紀錄、紀錄、說帖、提案、定型化表單等。 書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 定型化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。 簽與便簽使用時機 簡易公文，使用便簽 重要或複雜案情之公文，使用簽 6

公文製作重點(5-3) 文書本別：區分正本、副本、抄本(件) 等。前二者應加蓋印信或章戳。 電子公文交換： 對適合交換之公文，應以電子交換行之。 得不蓋用印信或簽署，由系統產出電子公文交換章。 7

公文製作重點(5-4) 公文製作一般原則 文字應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求。 擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。 數字之書寫應依「公文書橫式書寫數字使用原則」之規定。 檢附前案供參 例:會議紀錄與開會通知單及會議資料併案陳核 賦予適當之分類號及保存年限 8

公文製作重點(5-5) 以稿代簽 簽稿併陳 先簽後稿 案情簡單或例行陳轉案件者 不須於來文簽註意見 面 左 上 角 附 註 先 簽 後 、 併 陳 或 以 代 以稿代簽 案情簡單或例行陳轉案件者 不須於來文簽註意見 簽稿併陳 處理情形須酌加說明或限時辦發不及先行請示者 先簽後稿 內容複雜或重要案件，須先簽奉核定後再據以辦稿 9

公文製作重點(5-6) 以機密公文處理之原則 來文為機密公文 創稿 是否列為機密公文處理 依據各機關所定應保密事項者 應於必要之最小範圍內，以一般公務機密文書處理 列為「密」等級者，應於公文標示其解密條件或保密期限 公文傳遞使用機要文件傳遞封 公文歸檔使用機密檔案專用封套裝封，填妥封套欄位資料，並於封口簽章 密等為機密、極機密或絕對機密之公文應 依國家機密保護法暨相關規定辦理。 2、如有「檔案管理局一般公務機密應保密範 圍表」所列應保密事項者，應於必要之最 小範圍內，改依一般公務機密文書處理， 將文書列為「密」等級，並依規定標示其 解密條件或保密期限。 3、機密文書之傳遞應使用本局機要文件傳遞封， 機密檔案歸檔時應使用本局機密檔案專用封套 裝封，填妥封套欄位資料，並於封口簽章後 始得送歸檔 。 10

密等為機密、極機密或絕對機密之公文應 依國家機密保護法暨相關規定辦理。 2、如有「檔案管理局一般公務機密應保密範 圍表」所列應保密事項者，應於必要之最 小範圍內，改依一般公務機密文書處理， 將文書列為「密」等級，並依規定標示其 解密條件或保密期限。 3、機密文書之傳遞應使用本局機要文件傳遞封， 機密檔案歸檔時應使用本局機密檔案專用封套 裝封，填妥封套欄位資料，並於封口簽章後 始得送歸檔 。 11

密等為機密、極機密或絕對機密之公文應 依國家機密保護法暨相關規定辦理。 2、如有「檔案管理局一般公務機密應保密範 圍表」所列應保密事項者，應於必要之最 小範圍內，改依一般公務機密文書處理， 將文書列為「密」等級，並依規定標示其 解密條件或保密期限。 3、機密文書之傳遞應使用本局機要文件傳遞封， 機密檔案歸檔時應使用本局機密檔案專用封套 裝封，填妥封套欄位資料，並於封口簽章後 始得送歸檔 。 12

密等為機密、極機密或絕對機密之公文應 依國家機密保護法暨相關規定辦理。 2、如有「檔案管理局一般公務機密應保密範 圍表」所列應保密事項者，應於必要之最 小範圍內，改依一般公務機密文書處理， 將文書列為「密」等級，並依規定標示其 解密條件或保密期限。 3、機密文書之傳遞應使用本局機要文件傳遞封， 機密檔案歸檔時應使用本局機密檔案專用封套 裝封，填妥封套欄位資料，並於封口簽章後 始得送歸檔 。 13

密等為機密、極機密或絕對機密之公文應 依國家機密保護法暨相關規定辦理。 2、如有「檔案管理局一般公務機密應保密範 圍表」所列應保密事項者，應於必要之最 小範圍內，改依一般公務機密文書處理， 將文書列為「密」等級，並依規定標示其 解密條件或保密期限。 3、機密文書之傳遞應使用本局機要文件傳遞封， 機密檔案歸檔時應使用本局機密檔案專用封套 裝封，填妥封套欄位資料，並於封口簽章後 始得送歸檔 。 14

管理原則 文書流程管理原則(2-1) 全面管制 全程管制 收文 發文、存查 歸檔 創簽、稿 行政機關 承辦人員 各單位 自我管理 文書單位 時效解除管制 行政機關 發文、存查 歸檔 收文 創簽、稿 各單位 承辦人員 自我管理 文書單位 稽催 管制單位 協調管考 業務單位 主動導正 總收發文件、單位收發文、創簽稿文件 文書流程管理原則(2-1)

管理原則 各機關文書流程作業規定檢討修正 權責劃分依業務性質調整 執行按行政系統逐級推動 法令 執行 組織 文書流程管理原則(2-2)

權責劃分 承辦人員 單位收發 單位主管 文書人員 提報待辦案件、檢查登錄及稽催情形 管制人員 主動查催、管制會稿時效、衡酌展期  登錄流程、稽催、提報時效資料 單位主管 督促、核准調整速別、會稿單位研商 文書人員 提報待辦案件、檢查登錄及稽催情形 訂定展期做法、每一過程可用時間 管制人員 建立制度、專案管制申請流程、公文檢核 統計分析、個案分析、檢討提報稽催成果 承辦人員 單位收發 單位主管 文書人員 管制人員

管理原則 管制作業範圍 建立完整登錄系統 稽催及統計分析依據 統計分析 研提改進措施 確實登錄流程

一般公文 專案管制 人民申請 人民陳情 訴願 立委質詢 監察 管制標準 依各類公文訂定管制標準(共計七類) 一般公文 專案管制 人民申請 人民陳情 訴願 立委質詢 監察 管制重點 依限或逾限辦結 統計分析發文使用日數 統計分析發文使用日數

管制標準 處理時限～假日之計算 處理時限～一般公文速別 發文機關： 受文機關： 承辦人員確實區分 視公文性質，得調整速別 處理時限不含假日計算　 處理時限含假日計算 一般公文/人民陳情案件/立委質詢案件 ★各機關訂定之人民陳情案件處理期限，最長不得超過以日曆天計算30日 限期公文/專案管制案件/人民申請案件/訴願案件/監察案件 發文機關： 承辦人員確實區分 受文機關： 視公文性質，得調整速別

管制標準 管制區分 項目 以文管制 以案管制 性質 一般性文書 具專案性質者 適用類別 一般公文 專案管制、人民申請、人民陳情、 訴願、立法委員質詢、監察或其他經單位主管指定案件 管制原則 以收文(創稿)編號之個件管制 1.首件文號於全案辦結始能銷號 2.處理中需發文者以他號處理 管制標的 「文」是否於限期內處理完畢 案情是否已於處理時限內實質擬處人民陳情明確答復 訴願案件決定 處理過程收發文件管制 1.以編號個件為管制標的。 2.通知補件、會勘、會商、請釋、查詢及有關機關間往 返公文→取他號。 3.以一般公文管制。

管制方法

管制方法 登錄 收文 發文 歸檔 處理時限 繕校 承辦 核稿 決行 會稿 登錄：相關資料連成一整體，依公文類別正確登錄 調整速別 核准展期 收文 發文 歸檔 處理時限 繕校 承辦 核稿 改分 決行 會稿 登錄：相關資料連成一整體，依公文類別正確登錄 登錄人員：總收文、單位收文、單位登錄、總發文、單位發文 補辦收文登錄：未經文書單位收文之文件

管制方法 統 計 ＜統計結果＞ ＜統計資料＞ 實施分析 期間：每月、每年 類別：依公文類別區分 糾正執行偏差 提報 統計項目 統　計 　　　　＜統計結果＞ 實施分析 糾正執行偏差 提報 ˇ定期提報業務會報 ˇ內部單位績效評比 ˇ年終考績及獎懲 　　　＜統計資料＞ 期間：每月、每年 類別：依公文類別區分 統計項目 ˇ數量(新收；創稿；待辦；應辦；辦結；逾期30日以上) ˇ時效(發文；存查；抽樣調查統計)

一般 管制方法 分析 分析 個案分析 流程抽樣分析 一般分析流程抽樣分析 視需要決定 超過6日之發文辦結件數 發文平均使用日數 實地調查輔助 逾處理時限30日以上案件

管制方法 一般分析 時效分析 每月、逐年比較 數量分析 時效分析 數量分析 ～收文量 ～發文、存查件數 ～待辦件數 ～發文使用日數 　～收文量　 　 ～發文、存查件數 　 ～待辦件數 時效分析 ～發文使用日數 ～發文平均使用日數 一般分析 每月、逐年比較 數量分析 不必要行文？簡化措施？ 工作量增減量分析？ 逃避稽催？ 逾限案件－－確實稽催？ 　逾限日數分布比較？ 　確屬需要展期？核准展期？　 　逾期30日以上個案資料？ 時效分析 抽樣調查檢討流程？ 超過 6 日之件數逐月減少？ 各月平均使用日數穩定？ 　 --差距超過 0.5 日以上？ --忽高忽低現象？

管制方法 流程抽樣分析 實地調查 時機 抽樣範圍 ◎分文遞送時效？ ※超過6日辦結數占20％ ◎抽調5至10案 ◎會稿方式？ 以上 ※發文平均使用日數提高 抽樣範圍 ◎抽調5至10案 ◎抽樣具代表 性者 實地調查 ◎分文遞送時效？ ◎會稿方式？ ◎稽催確實？ ◎落實代理？ 流程抽樣分析 一般分析流程抽樣分析 視需要決定 超過6日之發文辦結件數 發文平均使用日數 實地調查輔助 個案分析 逾處理時限30日以上案件

管制方法 個件抽樣分析重點 各階段處理時間 分析案件實際 辦理情形 總收文、單位收文、發文 擬辦、單位間會辦、核稿、核決、 機關間會辦 正確性~~登錄、展期、系統時效統計 時效性~~陳核、單位間及機關間會辦 確實性~~稽催管考 分析案件實際 辦理情形 公文稽延及逾期依期辦理情形

每月簽核或併時效統計資料提主管、業務會報 管制方法 個案分析 逾處理時限30日以上案件 人為積壓--責成結案 本機關權責內-- 協調責成結案 案情涉2個以上機關-- 上級或權責機關協調 案情複雜-- 簽請緩辦或免辦 一般分析流程抽樣分析 視需要決定 超過6日之發文辦結件數 發文平均使用日數 實地調查輔助 個案分析 逾處理時限30日以上案件 每月簽核或併時效統計資料提主管、業務會報

文書稽催 稽催時機 實施稽催 展期申請 是否落實以「案」全程管制 稽催時機 衡量各個處理過程可使用時間、展期後期限 　衡量各個處理過程可使用時間、展期後期限 實施稽催 　登錄資料為基礎，由承辦人、單位主管 　、單位收發、文書及管制單位執行　　　　 展期申請 ☆屆期前報請權責主管核准 ☆依業務性質區分訂定展期期限 ☆申請時應登載事項 稽催時機 展期申請 實施稽催 是否落實以「案」全程管制

文書稽催 電腦系統 協助稽催 單位主管督催 承辦人自我檢查 督促依限辦結 把握簽辦時效 確實審核展期 視需要於屆期前展期 落實代理 提示處理原則 調配人力 把握簽辦時效 視需要於屆期前展期 提醒催辦： 　陳核或送會逾時公文 ◆將屆期： 提示通知 ◆逾期未結： 稽催承辦人 通知主管

文書稽催 單位收發 協助查催 文書單位綜合稽催 管考單位檢討分析 每週提報： 全機關待辦案件 檢查： 登錄資料及公文處 理方式 定期統計： 陳判未結案件停 留日(件)數 個案管制： 久未辦結案件 稽催成果： 　每月提報檢討　 必要時抽查 個案分析管制： 逾期30日以上案件 ◆屆期以前： 　提示注意 ◆會辦公文： 　協助稽催 ◆逾期案件： 　每日查催 ◆查催資料： 　提供單位主管

公文時效 一般原則 收文分辦 擬辦 內部傳遞 發文

公文時效 一般原則 收文分辦 收文 ◎來文均應先予收文 ◎當日編號登錄分文 改分 ◎收文次日：確定主辦單位 ~~爭議案件 擬辦 內部傳遞 發文 公文時效 一般原則 收文分辦 收文 ◎來文均應先予收文 ◎當日編號登錄分文 改分 ◎收文次日：確定主辦單位 ~~爭議案件 ◎時效：原登錄收文日期

公文時效 一般原則 擬辦 ◎急要來文：優先擬辦 ◎預留核稿長官批核時間 ◎其他來文：不得積壓 ◎代理人應落實代辦公文 收文分辦 擬辦 內部傳遞 發文 公文時效 一般原則 擬辦 ◎急要來文：優先擬辦 ◎其他來文：不得積壓 ◎案情複雜：分析案情考量展期 ◎預留核稿長官批核時間 ◎代理人應落實代辦公文

公文時效 一般原則 內部傳遞 陳核傳遞 稽 催 ◎訂定稽催作業規定 ◎承辦單位：控管傳遞流程、急件親持 會 簽 ◎事前協調、電洽、電郵處理 收文分辦 擬辦 內部傳遞 發文 公文時效 一般原則 內部傳遞 會 簽 ◎事前協調、電洽、電郵處理 ◎急件公文：分會或先發後會 陳核傳遞 ◎承辦單位：控管傳遞流程、急件親持 ◎核稿人員：避免簽條往返 稽 催 ◎訂定稽催作業規定 ◎落實稽催：承辦人、單位收發、管考人員 避免登錄遞送承轉等手續\\ 對於陳核或送會逾時公文，應予提醒催辦 要求承辦人員確實填復延辦理由，並將資料提供首長或主管會報 單位收發應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫，

公文時效 一般原則 發文 急 件 公 文 得不依層級之限，並以副本抄送直屬上 級或下級機關 通報周知，以登載機關電子公布欄為原則 收文分辦 擬辦 內部傳遞 發文 公文時效 一般原則 發文 急 件 公 文 得不依層級之限，並以副本抄送直屬上 級或下級機關 隨到隨辦(繕印、校對) . 於文件標明或以電話先行通知 . 公文送達後應持續追蹤 . 通報周知，以登載機關電子公布欄為原則 分配繕印文件，以當日繕印竣事為原則

公文時效 一般原則 公文期限調整 逾期案件 各類公文未於原規定之處理時限內辦結者 一般公文 其他類公文 於調整後期限辦畢，不列為逾期 一般公文　　　 其他類公文 於調整後期限辦畢，不列為逾期 更改速別 限期公文經來文機關 同意更改期限 申請專案管制 監察案件經來文機關同意展延期限 訴願案件報准延長,同時通知訴願人及參加人

公文時效 一般公文時效管制 處理時限─自收文次日起算 時限計算標準(發文使用日數) 收文次日至發文日止之日數扣除假日 收文當日辦結者0.5日 本機關以外機關會稿時 　從送會之日至退會收到日止之時間，得予扣除 跨機關陳核案件 　從送核之日至送回收到日止之時間，得予扣除

公文時效 一般公文時效管制 限期公文限辦日期、時限計算標準 開會通知限辦日期 限期公文 以案管制之處理過程性公文 列入一般公文管制 彙併辦公文管制標的 限期公文 開會通知 以案管制之處理過程性公文 注意要項 彙併辦公文

公文時效 限期公文 一般公文時效管制 依限辦畢：最高以6日算 逾限辦畢：以實際使用日數算 期限： 依來文或規定所訂期限(以日曆天計算) 收文時已逾限： 視為普通件 有兩個期限： 以最後者為期限 調整期限： 經來文機關同意 更改限辦日限 限期公文 依限辦畢：最高以6日算 逾限辦畢：以實際使用日數算

公文時效 一般公文時效管制 以案管制之處理過程性公文 開會通知 另取他號，列入一般公文管制 限辦日期 會議日或會議後之特定日數 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　限辦日期 會議日或會議後之特定日數 以案管制之處理過程性公文 另取他號，列入一般公文管制 通知補件、會勘(查)、會議(商)、請釋(示)、查 詢及機關間往返等公文

公文時效 一般公文時效管制 併辦公文 彙辦公文 ～首件公文存查 、 ～後續收文併首件存查 ～以最後１件計算時效 ★被彙辦公文均以存查計列 ～首件公文存查　　　、　 ～後續收文併首件存查 ～以最後１件計算時效 ★被彙辦公文均以存查計列 ～以首件收文進行管制 ～後續併辦公文存查 ★被併辦公文均以存查計列 併辦公文 彙辦公文

公文時效 專案管制案件時效管制 處理時限─自收文次日起算 包含假日 依個案申請奉准之處理時限 一次得申請之處理時限不得超過6個月 超過預定完成時間，仍應申請展期

公文時效 專案管制案件時效管制 時效計算標準 不列入一般公文數量統計分析 管制條件 「依限辦結」或「逾限辦結」 管制依據 第一次申請奉准之處理時限 未符申請專案條件者 　列為一般公文計算處理日數

公文時效 專案管制案件時效管制 實質要件 程序要件 ～涉及政策、法令 ～多方會辦始定案 ～需時30日以上辦結 ～原時限屆期前申請 　 ～涉及政策、法令　 ～多方會辦始定案 ～需時30日以上辦結 ～原時限屆期前申請 ～敘明應載事項、時程、完成時間 ～簽會研考單位，結案前定期 　　提報執行情形 ～可通案方式一次簽准 首長或單位主管 書面指示,則不受限 程序要件

公文時效 專案管制案件時效管制 不符專案管制案件成立要件 不另列入專案 依案情性質預計能在30日內辦結 已具專案性質案件 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　已具專案性質案件 立委質詢人民申請人民陳情訴願案件監察案件 不符專案管制案件成立要件 依案情性質預計能在30日內辦結 提出申請時間不符規定 案情單純惟辦理期間已超過30日

公文時效 人民申請案件時效管制 行政程序法第51條規定 人民(團體)依法規(包括行政命令)得提出之申請 處理時限─自收文次日起算 計算標準 包含假日，依各事項類別及作業量繁簡，分訂處理時限 辦理過程超過6日者，訂定各階段期限並公告機關網站 計算標準 數量：以案為單位，處理過程收發文列入一般公文統計 時效：「依限辦結」或「逾限辦結」

公文時效 管制原則 人民申請案件時效管制 以案全程管制 期限 1.訂定處理期間公告 2.未定處理期間者，處理期 間為 2 個 月 延長期限 　 間為 2 個 月 延長期限 1.以1次為限 2.申請日數不超過原公告時 限，通知申請人延長事由 不合法定程式案件 1.一次通知補正，不直接退文 2.通知日起至補件日止，經過 　期間得予扣除 處理過程之公文 1.另以他號處理 2.不得以原文號銷號結案 管制原則 以案全程管制

公文時效 人民陳情案件時效管制 行政程序法第168條規定 處理時限─以收受陳情書次日起算為原則 範圍：行政興革建議、行政法令查詢 　　　　 行政違失舉發、行政上權益之維護 處理時限─以收受陳情書次日起算為原則 扣除假日 首長室等轉下案件以交辦次日起算 通知陳情人補陳，自陳情人補陳之次日起算 視業務性質分別訂定處理時限(不得超過30日曆天) 　◎案件形式、來源 ◎涉及機關數 ◎涉及政策或法令研訂 處理時限：公布機關網站

公文時效 人民陳情案件時效管制 計算標準 數量：以案為單位，如有依規定不予處理並應登記 以供查考者視為1案， 並應予計列1件 時效： 數量：以案為單位，如有依規定不予處理並應登記　　　 　　　　以供查考者視為1案， 並應予計列1件 時效： 　「依限辦結」或「逾限辦結」 　依規定不予處理案件，於處理時限內登錄者 　　列為「依限辦結」 　等待其他機關提供資料或因法令疑義層轉核釋者　　 　　層轉日起至函復、釋復日止，經過期間得予扣除

公文時效 管制原則 人民陳情案件時效管制 落實全面管制 登錄 1.收文、首長室等轉下案件 2.陳情人親赴機關、或電話、電郵、電 子民意信箱陳情 延長期限 1.延長時限理由以書面或電 子郵件告知陳情人 2.辦畢期限不超過30日曆天 訂定處理程序 訂定本機關處理程序或作業規定 處理過程之公文 1.另以他號處理 2.不得以原文號銷號結案 管制原則 落實全面管制

公文時效 訴願案件時效管制 範圍 處理時限 各級行政機關訴願審議委員會受理人民提起訴願之案件 人民向原行政處分機關提起訴願，原行政處分機關自行撤銷或變更原處分之案件 處理時限 自受理訴願機關或原行政處分機關收受訴願書次日起算(含假日) 訴願決定書 3個月內得延長為5個月，並通知訴願人及參加人 通知訴願人補正者，自訴願人補正程式之次日起算 未為補正者，自補正期間屆滿之次日起算

公文時效 訴願案件時效管制 管制原則及計算標準 管制條件「依限辦結」或「逾限辦結」 處理過程之收發文件 　通知訴願人補正公文、訴願答辯書等，以一般公文計列 逾3個月辦結者  「依限辦結」事前報准延長，同時通知訴願人及參 　　　　　　　　　　 加人，並於5個月內辦結 　　 「逾限辦結」 未報准延長 報准延長而未通知訴願人及參加人 逾5個月辦結者列為「逾限辦結」

公文時效 立法委員質詢案件時效管制 指行政院透過立法委員質詢答復系統交答案件 處理時限 立法院職權行使法與管制作業有關條文規定 範圍 立法院開議期間立委提出質詢，就未答復與書面質詢部分 ，行政院應於20日內書面答復，送立法院轉知質詢委員 範圍 指行政院透過立法委員質詢答復系統交答案件 處理時限 行政院電子交答發文日起至各機關將擬答電子檔傳 　送行政院之日止(扣除假日) 代擬代判院稿10日內送行政院用印發文 非代擬代判院稿7日內送行政院電子窗口彙辦　　

公文時效 立法委員質詢案件時效管制 管制原則～以「案」管制 計算標準 施政質詢～均為非代擬代判院稿 專案質詢～代擬代判院稿及非代擬代判院稿 數量每1案計列1件 　　　　公聽會、索取資料及質詢擬答題庫案件 時效「依限辦結」或「逾限辦結」 代擬代判院稿以10日審定依限或逾限 非代擬代判院稿以7日審定依限或逾限

公文時效 監察案件時效管制 監察法及其施行細則規定 管制原則 另取他號並以一般公文計列，不得以原文號銷號結案 糾正案應於2個月內答復監察院 調查意見函請改善及委託調查案 請機關限期答復 管制原則 以案管制，逾期2個月尚未辦結案件 管制單位應調查原因，分析責任，簽報首長核處 辦理過程發函他機關或會商相關公文 另取他號並以一般公文計列，不得以原文號銷號結案

公文時效 監察案件時效管制 處理時限 計算標準 來文主旨或審查意見敘明之期限 未敘明期限者以發文日起2個月(含假日)為限 函請他機關提供資料後據以回復監察院者 於監察院限辦日期內，酌訂機關回復期限 計算標準 「依限辦結」於規定時限內辦結 　　　　　　　　經來文機關同意展期並於期限內辦結 「逾限辦結」超過規定處理時限辦結者 　 未獲來文機關同意展期者

公文檢核 建立公文檢核制度 檢核分析 檢核結果 研訂計畫、稽核項目、抽查百分比 、檢核時機、各類公文檢核重點 檢核單位：蒐集資料、綜合分析 受檢單位：輪流派員參加檢核 檢核結果 研提改進目標、付諸實施 提報業務會報

公文檢核 建立公文檢核制度 定期檢核時機 每半年自行檢核 對所屬機關至少每年檢核1次 基本原則 ～研訂稽核計畫 基本原則 　　 ～研訂稽核計畫 　 　 ～訂定稽核項目、抽查百分比 　　 ～定期檢核、辦理獎懲 檢核項目 　 ～登錄統計確實性 ～分辦及傳遞時效　 ～人民申請未核准案件處理 　 ～逾期、重要專案管制情形 公文檢核 建立公文檢核制度 定期檢核時機 每半年自行檢核　 對所屬機關至少每年檢核1次

人民申請案件依性質訂定時限？時限標準偏低？ 公文檢核 必要檢核重點 一般公文基本作業？管制範圍？ 實施稽催？時效提高？個案分析？ 以案管制之公文依實審定依限 或逾限辦結？依限辦結率？ 專案管制案件申請要件？ 人民陳情、立委質詢案件 全面管制？ 人民申請案件依性質訂定時限？時限標準偏低？

檢核分析 公文檢核 依據統計分析結果 1.簡化流程？ 2.縮短決行層次？ 人民申請案件 人民陳情案件 1.實際日數遠低於規定日數？ 1.登錄與統計確實性？ 2.解除管制條件？ 運用例外管理原則 1.對異常案件，分析原因？ 2.擇定關鍵檢核項目，檢討改進？ 人民申請案件 1.實際日數遠低於規定日數？ 2.依限與逾限辦結統計確實？ 3.表格、內部處理流程？ 檢核分析

常見問題 結案稽催部分 收發及傳遞部分 承辦人部分 先存查銷號再創稿發文？ 以辦理過程之行文銷號？ 應發文而存查？ 改分、繕發時間過長？ 會稿時間過長？ 結案稽催部分 收發及傳遞部分 承辦人部分 逕收來文未送收文登錄？　　發文機關承辦人未確實 收文數日後簽辦？　　　　　　區分公文處理速別？ 未預留核稿長官批核時間？　逾期公文未申請展期？ 代理人未落實代辦？　　　　公文辦畢後未歸檔？

常見問題 內部機制 公文期限 擬辦決行 分層決行？ 落實代理人制度？ 公文會稿時間過久？ 登錄資訊不完整？ 未將繕發時間計入時效？ 未配合相關規定修正內部規定 ？ 登錄資訊不完整？ 未將繕發時間計入時效？ 未檢討處理期限？ 未訂定各階段處理時限？ 未依業務性質區分展期 期限？ 期限 十 一 月 日 二 三 四 五 六 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

常見問題 登錄 登錄有誤 未登錄(蓋印) 未蓋收文日期編號？ 來文未送文書人員登錄？ 公文處理流程登錄不全？ 分類登錄錯誤？ 系統與實際批核時間落 差大？ 限期公文以來文速別期 限登錄？ 當日收文登錄次日日期？

常見問題 統計分析 分析 統計 未依規定確實統計 統計設定有誤 展期公文未計列為 『逾期案件』 未辦理公文檢核 著重每月統計成果比較， 　展期公文未計列為 『逾期案件』　 公文時效計算有誤 統計分析 分析 統計 未辦理公文檢核 ？ 著重每月統計成果比較， 　缺乏原因分析？ 未針對逾處理時限30日 　以上案件進行個案分析？

常見問題 管制檢核 專案管制案件 人民申請案件 人民陳情案件 立委監察案件 未符申請要件？申請時未簽會研考單位？ 公文展期數次後方申請專案？ 未定期提報執行情形至結案為止？ 管制檢核 專案管制案件 人民申請案件 人民陳情案件 未全面納入管制？ 未依性質訂定處理時限 或皆以30日時限管制？ 未檢討縮短處理時限？ 缺漏要件，未即一次 通知補正？ 立委監察案件 非屬管制範圍者亦列入？ 公文時效起點計算有誤？

結 語 公文是推動公務重要工具，影響行政效能。 遵循文書處理規定，確保公文品質與時效。