日常账务处理 3.3

当总账系统的初始化工作完成以后，就可以开始进行日常账务处理了。 总账系统的日常账务处理主要包括输入和处理记账凭证、登记账簿资料、出纳管理、及查询日记账、总分类、明细账及各种辅助账信息等内容。

一、填制凭证 记账凭证是登记账簿的依据，记账凭证是总账系统处理的起点，也是所有数据查询的最主要的一个来源。日常业务处理首先要从填制凭证开始。

记账凭证的内容一般包括两部分： 一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等； 二是凭证下方部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入的会计科目有辅助核算要求，还应同时输入辅助核算内容。 用友ERP－U8财务软件中填制凭证主要包括增加记账凭证、修改记账凭证、删除记账凭证、冲销记账凭证等操作。

（一）增加凭证 本章内容主要阐述由人工在计算机上直接编制记账凭证。

示例3-10： 1月5日，宏远公司出纳屠香平从银行提取现金（人民币）50000元，用于备发工资。 （制单日期：2006年1月5日，附件1张，结算方式：现金支票，支票号：601）。 分析： 从数据权限分配来看，只有何相红和胡倩可以对“现金”和“银行存款”科目进行操作。 但从金额权限来看，胡倩的金额权限为“级别二”。因此，此笔记账凭证的操作员只能是何相红。

操作步骤： 1.输入凭证头部分。以何相红的身份注册进入总账系统，选择“系统菜单/凭证/填制凭证”，弹出“填制凭证”窗口，单击窗口上方〖增加〗按钮开始输入凭证头。选择凭证类别“记账凭证”，凭证编号由系统自动按顺序编号，输入凭证日期“2006年1月5日”，附件张数1张。

2.在摘要输入“提取现金”，科目名称栏输入现金科目代码“100101”，按回车键在借方金额栏输入“50000”，按回车键后，系统弹出“现金流量表”窗口要求输入相应的现金流量信息。单击下方〖增加〗按钮并选择“收到的其他与经营活动有关的现金”项并输入金额50000元，单击〖确认〗按钮，完成借方科目的录入操作，如图3-14所示。

3.按回车键进入第二行后，系统自动将第一行摘要带入摘要栏，输入贷方科目银行存款-人民币户代码“100201”并按回车时，系统要求输入银行账辅助项内容，这些内容在银行对账时使用。输入相应内容后，单击〖确认〗按钮，如图3-15所示。在输入贷方金额50000后，系统弹出“现金流量表”窗口要求输入相应的现金流量信息，方法同上。

4.保存凭证及登记支票簿。单击“填制凭证”窗口上方〖保存〗按钮，可对该笔记账凭证进行保存。但在保存前，系统弹出如下界面，要求对此支票进行记录（相当于支票领用登记簿的功能），如图3-15所示。单击〖是〗按钮，弹出“票号登记”界面，如图3-16所示。输入相应信息后，单击〖确定〗按钮，完成此笔业务记账凭证的录入。

【友情提示】： 1．当前分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。用户可根据具体情况进行修改。 2．单击“填制凭证”窗口上方〖流量〗按钮可对当前光标所在行的会计科目的现金流量信息进行查询及修改。 3．单击“填制凭证”窗口上方〖插分〗按钮，可在当前光标所在行上方插入一行分录（但要注意必须是已保存过的凭证插分功能才可用，也就是说只有对凭证进行修改时才可以使用插分功能）。

4．单击“填制凭证”窗口上方〖删分〗按钮，可将当前光标所在行的分录删除。 5．单击“填制凭证”窗口上方〖余额〗按钮，可随时查询当前光标所在行的会计科目截至此笔分录为止的详细余额信息，包括期初余额、本期借方发生额、本期贷方发生额及期末余额。

高效输入方法： 1．快速输入记账凭证。在“填制凭证”界面，选择上方“工具/选项”，可以通过选择“自动携带上条分录信息”框中的有关选项，复制上条分录中的信息，从而提高凭证的输入速度。 2．使用常用摘要。在日常填制凭证中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同。如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。

故障诊断室： 故障一：当输入制单日期“2006.01.05”时，系统出现提示信息：“日期不能滞后系统日期”。 原因分析：当计算机系统的日期在2006.01.05日之前时，系统会出现此提示信息。 解决方法：调整计算机系统的时间（屏幕右下方），将其调整至2006年1月5日或以后。

故障二：当输入制单日期“2006.01.05”时，系统出现提示信息：“日期不能超前建账日期”。 原因分析：当制单日期早于总账系统的启用日期时，系统会出现此错误提示。制单日期只能在总账系统启用日之后。 解决方法：调整总账系统的启用日期，将启用日期调整至此次制单日期之前，然后再增加此记账凭证。但要注意当总账系统已被使用以后是不允许调整总账的启用日期的。所以，当企业启用总账系统时，一定要仔细。

故障三：当输入“100201　银行存款--人民币户”科目后，系统没有要求输入结算方法、票号等银行账辅助项内容。 原因分析：当在总账系统参数设置“选项”中没有选择“支票控制”时，不会弹出银行账辅助项内容。 解决方法：在总账系统参数设置“选项”中 “支票控制”选项前打“√”。

故障四：当输入贷方“100201　银行存款－人民币户”科目时，系统没有要求进行“票号登记”。 原因分析：在“结算方式”设置中，当结算方式设置为“票据管理”时，以该方式进行结算的款项要求进行“票号登记”。反之，不要求进行“票号登记”。 解决方法：在“结算方式”设置中，将相应的结算方式设为“票据管理”。

故障五：在“票号登记”窗口，“领用部门”或“姓名”后无选择内容供选择。 原因分析：在总账系统“数据权限设置”中，没有设置操作员何相红对部门或业务员的操作权限。 解决方法：在总账系统“数据权限设置”中，设置操作员何相红对所有部门和所有业务员的操作权限。

故障六：在输入“1131　应收账款”科目时，系统出现提示信息：“不能使用[应收系统]的受控科目。 原因分析：在会计设置中将“1131　应收账款”科目的受控系统设置为“应收系统”时，如果总账系统参数设置“凭证”参数设置中的“可以使用应收系统科目”前未打“√”，则在增加记账凭证时，系统不允许使用此科目。 解决方法：方法一，将总账系统参数设置“凭证‘参数设置中的“可以使用应收系统科目”前打“√”。方法二，在会计科目设置中将“1131　应收账款”科目的受控系统置空。

（二）修改凭证 1.对已经输入但未审核的记账凭证，可随时找到错误凭证，在“填制凭证”窗口直接对其进行修改即可。 2．已通过审核但尚未记账的记账凭证，如果有错误，不允许直接进行修改，但可以通过取消凭证审核功能，将记账凭证还原为未审核状态后再进行修改。 3．已记账的记账凭证，不允许直接修改。针对此类凭证的处理，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字冲销法”或“补充登记法”进行更正。

红字冲销法，即将错误的凭证采用增加一张“红字”凭证全额冲销，再增加凭证更正的方法。 如：从工商银行提取现金1000元，但输入反映该笔业务的记账凭证时，错输入为100元，记账后发现错误，为修改此笔凭证，此时采用红字冲销法。 首先编制一张红字凭证将错误凭证冲销，然后再编制一张蓝字凭证进行补充。

友情提示： 1．红字冲销修改凭证只适用于已经记过账的记账凭证的修改。 2．通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

（三）作废与删除凭证 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以将其作废，作废后凭证仍予以保留，与正常凭证不同的是作废凭证的上方显示有“作废”字样。 作废后的凭证可以恢复至正常凭证，如果不想保留作废凭证时，还可以对其进行删除操作。

1.作废凭证 在“填制凭证”界面，选择需要作废的记账凭证后，在“制单”菜单选择“作废/恢复”，当前凭证左上方即标上红色作废字样。 再选一次“作废/恢复”，则可取消作废戳记，将作废凭证恢复为正常凭证。

友情提示： 1．若在总账系统参数设置“凭证”参数设置中选择“不允许修改或作废他人填制的凭证”，则只能由制单者本人对此凭证进行修改或作废操作。 2．外部系统传递来的记账凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。

2.删除凭证 删除凭证首先必须要将其作废，作废要删除的凭证后，在“制单”菜单选择“整理凭证”. 选择相应的凭证期间并确认后，系统弹出“作废凭证表”，选择需要删除的作废凭证后，单击〖确定〗按钮，系统开始执行删除凭证操作，并弹出“凭证”对话框，询问“是否还需要整理凭证号”。根据需要选择后，凭证删除完毕，如图3-19所示。

二、审核凭证 为了保证凭证的正确性，在记账凭证记账前，按会计制度规定应由具有审核权限的操作员对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。只有经过审核的记账凭证才能进行记账。 审核凭证包括出纳签字、主管签字和审核员审核凭证三方面的工作。

（一）出纳签字 会计凭证填制完成之后，如果该凭证是出纳凭证，且在总账系统参数中选择“出纳凭证必须经出纳签字”时，应由出纳核对签字。

示例3-11： 对北京宏远科技有限公司111账套2006年1月份的出纳凭证进行签字。

操作步骤： 1.以出纳员屠香平的身份注册进入总账系统，选择“系统菜单/凭证/出纳签字”，弹出“出纳签字”凭证筛选界面，如图3-20所示。 2.输入相应的筛选条件后，单击〖确认〗按钮，系统列出符合条件的需要出纳签字的凭证，如图3-21所示。 3.单击〖确定〗按钮，进入出纳签字的凭证显示界面，单击记账凭证上方〖签字〗按钮可对当前凭证进行出纳签字，为了提高效率，也可在“出纳”菜单选择“成批出纳签字”对所有列示的凭证进行签字。

故障诊断室 故障一：以出纳员屠香平注册进入总账系统后，“系统菜单”下无“凭证”选项，无法执行出纳签字功能。 原因分析：没有为出纳员屠香平设置“出纳签字”的权限。 解决方法：以admin和身份注册“系统管理”，执行“权限”操作，为出纳员屠香平增加“出纳签字”的权限。

故障二：进行出纳签字时，系统显示提示信息：“没有符合条件的凭证”。 原因分析：没有为出纳指定专管科目。 解决方法：在会计科目设置中，指定“现金总账”科目和“银行总账”科目。

友情提示： 1．出纳签字后，凭证不能进行修改，要进行修改必须首先要取消出纳签字。 2．取消出纳签字只能由出纳本人来完成。

（二）主管签字 主管签字的操作可参见出纳签字操作。

友情提示： 1．签字人不能与制单人相同。 2．取消签字只能由主管会计本人进行。

（三）审核凭证 示例3-11：对北京宏远科技有限公司111账套的记账凭证进行审核签字。

操作步骤： 1.选择相应的操作员注册进入总账系统，选择“系统菜单/凭证/审核凭证”，弹出“凭证审核”筛选界面输入相应的筛选条件后，单击〖确认〗按钮，系统列出符合条件的待审核凭证，如图3-22所示。 2.单击〖确定〗按钮，进入屏幕审核凭证界面，单击上方审核按钮可对当前记账凭证进行审核签字，也可以单击上方“审核”菜单中的“成批审核凭证”来实现对所有凭证的审核签字。

友情提示： 1．审核人和制单人不能是同一个人。 2．凭证一经审核就不能被修改，只有取消审核签字后才能进行修改。 3．取消审核只能由审核人来完成。

三、记账及取消记账

（一）记账 记账即登记账簿，它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去，是会计核算方法之一。记账凭证经审核签字后，即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账簿。登记账簿是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。

示例3-12： 对北京宏远科技有限公司111账套的记账凭证进行记账操作。

操作步骤： 1.以具有记账权限的操作员身份注册进入总账系统，选择“系统菜单/凭证/记账”，进入记账向导一。如图3－23所示。

屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单，并同时列出已审核凭证范围，若编号不连续，则用逗号分割。用鼠标单击可以输入的记账范围区（背景为白色），然后用输入要进行记账的凭证范围。记账范围输入采用范围列示方式，可以输入数字、“－”和“，”。如：在记账范围区输入“1－5，8，10－12”，其表示所选记账范围为1至5号凭证，第8号凭证，10至12号凭证。若不选定记账范围，系统默认将所有已审核凭证记账。

2.选择完成后，用鼠标单击〖下一步〗，进入记账向导二。系统先对凭证进行合法性检查，如果发现不合法凭证，系统将提示错误，如果未发现不合法凭证，屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证的总数，供操作员核对，如图3-24所示。

3.核对无误后，用鼠标单击〖下一步〗，进入记账界面。用鼠标单击〖记账〗按钮，系统开始登录有关的总账和明细账，包括正式总账、明细账；数量总账与明细账；外币总账与明细账；项目总账与明细账，部门总账与明细账；个人往来总账与明细账，银行往来账等有关账簿。记账完成后，系统提示：“记账完毕！”，如图3－25所示。

友情提示： 1．第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 2．未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核范围。 3．作废而未删除的凭证不需要审核可直接记账，似同零凭证。不参与凭证数据的计算与汇总。

4．上月未记账，本月不能记账；上月未结账，本月不能记账。 5．记账完毕后，不能整理凭证断号。 6．记账完毕后，记账凭证不能在“填制凭证”界面查询，只能在“查询凭证界面”查询。

（二）取消记账 由于某种原因，如记账过程中，由于断电使登账发生中断，导致记账错误，或者记账后发现输入的记账凭证有错误，需要进行修改。为了解决这类问题，可执行取消记账操作，将数据恢复至记账前状态，待调整完后再重新记账。

系统提供两种恢复记账前状态方式： 一种是将系统恢复到最后一次记账前状态； 另一种是将系统恢复至本月初状态，不管本月记过几次账。

示例3-13： 对北京宏远科技有限公司111账套的记账凭证进行取消记账操作。

操作步骤： 1.在总账系统中，选择“系统菜单/期末/对账”，进入“对账”窗口，按［Ctrl+H］键，激活“恢复记账前状态”功能，如图3-26所示。 2.退出对账界面，选择“系统菜单/凭证/恢复记账前状态”，系统弹出“恢复记账前状态”对话框，选择相应的恢复方式后，单击〖确定〗按钮，系统要求输入主管口令，如图3-27所示。输入口令后，单击〖确认〗按钮，系统开始执行取消记账操作，完成后系统提示：“恢复记账完毕！”。

友情提示： 1．已结账月份为数据不能取消记账。 2．在对账窗口中，反复按［Ctrl+H］键可实现在“激活恢复记账前状态”与“恢复记账前状态功能已被隐藏”之间进行切换。

四、凭证、账簿查询

（一）凭证查询 在制单过程中，可以通过“填制凭证”窗口中的〖查询〗按钮以及“系统菜单/凭证/查询凭证”功能，对凭证进行查看，可以随时了解当前科目的最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等详细信息，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。

示例3-14： 在“填制凭证”窗口中，查询北京宏远科技有限公司111账套2006年1月份全部记账凭证。

操作步骤： 在总账系统“填制凭证”窗口，单击窗口上方〖查询〗按钮，系统弹出“凭证查询”对话框，如图3-28所示。 输入查询条件后，单击〖确认〗按钮，系统列出所有符合条件的记账任凭供查看。

示例3-15： 在“填制凭证”窗口，查看当前光标所在行的会计科目的最新余额。

操作步骤：在总账系统“填制凭证”窗口，选择“查看”菜单中的“查最新余额”，或单击窗口上方〖余额〗按钮，系统将显示当前光标所在行的会计科目的“最新余额一览表”信息，如图3-29所示。

（二）账簿查询 企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等操作之后，就形成了正式的会计账簿。 查询账簿是会计日常工作中的一个非常重要的内容。 账簿查询包括日日记账查询、辅助账查询及总账、明细账等的查询。 日记账查询在第四节出纳管理中讲到，辅助账查询将在第五节辅助核算中讲到，此处只讲有关总账、明细账、余额表等的查询。

1.三栏式总账 三栏式总账就是借贷余三栏账，通过三栏式总账查询功能，不但可以查询各税账科目的年初余额、各月发生额和月末余额，而且还可查询所有二至五级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

示例3-16： 查询北京宏远科技有限公司2006年1月份的三栏式总账。 操作步骤：在总账系统中，选择“系统菜单/账表/科目账/总账”，弹出“总账查询条件”对话框，如图3－30所示。 输入要查询的科目范围及级次后，单击〖确认〗按钮，系统显示总账查询结果，如图3-31所示。

2.余额表 余额表用于查询及统计各级会计科目的本月发生额、累计发生额和余额等信息，可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额等。 本功能提供了强大的统计功能，可灵活运用，该功能不仅可以查询统计人民币金额账还可查询统计外币和数量发生额和余额。

示例3-17： 查询北京宏远科技有限公司111账套2006年1月份的会计科目余额表。

操作步骤： 在总账系统中，选择“系统菜单/账表/科目账/余额表”，系统弹出“发生额及余额查询条件”对话框，输入查询条件后，单击〖确认〗按钮，系统显示“发生额及余额表”信息，如图3-32所示。

友情提示： 在“发生额及余额表”窗口中，可通过选择窗口右上方的下拉框的具体格式来显示不同格式的发生额及余额表信息。

3．明细账 本功能用于平时查询各账户的明细发生情况及按任意条件组合查询明细账。 本功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份明细账。 其中，普通账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账。

示例3-18： 查询北京宏远科技有限公司111账套2006年6月份“5502　管理费用”明细账。

操作步骤： 在总账系统中，选择“系统菜单/账表/科目账/明细账”，系统弹出“明细账查询条件”对话框。 输入查询科目“5502”，查询月份“2006.01”，单击〖确认〗按钮，系统显示“管理费用”明细账资料，如图3-33所示。

4.多栏账 在总账系统中，普通多栏账由系统将要分析科目的下级科目自动生成“多栏账”。一般地，负债、收入类科目分析其下级科目的贷方发生额，资产、费用类科目分析其下级科目借方发生额，并允许随时调整。 多栏账的栏目内容可自定义，可以对科目的分析方向、分析内容、输出内容进行定义，同时可定义多栏账格式，便于满足核算管理需要。

示例3-19： 定义并查询2006年1月份“5502　管理费用”科目的多栏账。

操作步骤： 1.在总账系统中，选择“系统菜单/账表/科目账/多栏账”，系统弹出“多栏账”窗口，单击窗口上方〖增加〗按钮，弹出“多栏账定义”界面，选择核算科目“5502　管理费用”并将多栏账名称命名为“管理费用多栏账”，单击下方〖自动编制〗按钮，系统自动将“5502　管理费用”科目下的明细科目设置为多栏账的栏目，如图3-34所示。 单击〖确定〗按钮，完成“管理费用多栏”账的定义。

2.在“多栏账”窗口中，双击定义好的“管理费用多栏账”，系统弹出“多栏账查询”对话框，输入查询条件后，系统显示多栏账查询结果，如图3-35所示。