ERP系统应用与实践 主讲：林瑞芳

总账管理 日常业务处理 凭证处理 记账 日记账查询 账簿查询、管理

凭证处理 （一）填制凭证（进入总账系统） 增加凭证 执行“凭证”/“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口； 窗口中点击“增加”按钮，系统自动增加一张空白凭证； 根据发生的经济业务填制凭证各项目； 填写完毕，单击“保存”按钮，系统自动保存该张凭证。

第三节 总账系统日常操作 3、附原始凭证张数 2、制单日期 1、凭证类别和凭证编号 7、借贷发生额 4、摘要 5、科目名称 8、制单人签名 第三节 总账系统日常操作 3、附原始凭证张数 2、制单日期 1、凭证类别和凭证编号 7、借贷发生额 4、摘要 5、科目名称 8、制单人签名 6、结算方式、相关辅助账信息栏

具体过程： 填制凭证→增加→点击摘要→手工录入→用回车换格→会计科目里面要用放大镜进行选择→再用回车换格→选择会计科目→保存→增加→ 注意：不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。

系统默认凭证保存时不按凭证号顺序排列而按日期顺序排列 凭证填制完成后,在未审核前可以直接修改,凭证一旦保存,其凭证类别,凭证编号不能修改 如果凭证的金额录错了方向,可以直接按空格键改变余额方向 凭证中最后一个科目的金额可以按“=”键由系统自动生成 金额不能为零，红字以“-”号表示

2. 修改凭证 对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹”修改及“有痕迹”修改两种。 “无痕迹”修改，即不留下作保曾修改过的线索和痕迹。适用于以下两种情况： 对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改； 已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可以先取消审核再修改。

“无痕迹”修改凭证的步骤如下： 在“填制凭证”中，通过“查询”功能找到要修改的凭证。 将光标移到需修改的地方直接修改。 在当前金额的相反方向，按空格键可修改金额方向。 单击“增行”按钮，可在当前分录前增加一条分录。 若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“＝”键即可。 单击“保存”按钮，保存当前修改。

“有痕迹”修改 如果已记账的凭证发现有错，是不能再修改的，对此类错误的修改要求留下审计线索。 这时可通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹。即采用红字冲销法或者补充登记法进行更正。

3. 冲销凭证（“有痕迹”修改） 如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用“制单”中的“冲销凭证”命令制作红字冲销凭证。步骤如下： （1）在“填制凭证”窗口中，选择“制单”——“冲销凭证” （2）输入月份，凭证类别和凭证号。 （3）单击“确定”，系统自动生成一张红字冲销凭证。

友情提示： 只能针对已记账凭证制作“红字冲销”凭证。 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。 通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。

4. 作废及删除凭证 （1）在“填制凭证”窗口中，通过“查询”功能找到要删除的凭证。 （2）选择“制单”菜单中的“作废/恢复”命令。 （3）凭证左上角显示“作废”字样，表示该凭证已作废。

凭证作废及整理

注意： （1）账簿查询时，找不到作废凭证的数据。 （2）若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 （3）只能对未记账的凭证作凭证整理。 （4）如果不想保留作废凭证，可以通过执行“制单”/“凭证删除/整理”命令，系统自动删除打上“作废”标记的凭证，完成凭证删除操作。 已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。

5. 查询凭证 在制单过程中，我们可以通过“查询”功能对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情况，保证填制凭证的正确性。 例：查询未记账的所有凭证。

（二）审核凭证 例：以王宁的身份登录注册，审核1月份填制的凭证。 审核凭证步骤： （1）选择“凭证”菜单中的“审核凭证”命令，打开“审核凭证”对话框； （2）选择“全部”单选按钮，单击“确认”按钮，系统显示全部记账凭证。 （3）单击“确定”按钮，出现待查凭证，依次每张凭证进行检查并确定无误后，单击“审核”；如认为有错，可单击“标错”按钮。

审核凭证

注意： （1） 在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，以便加快审核签字速度，但请慎用。 （2） 作废凭证不能被审核，也不能被标错。 （3）审核人和制单人不能是同一个人，凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可操作，已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。 （4）执行审核后，系统将自动翻页，或单击“首张”、“上张”、“下张”、“末张”按钮翻页或按“查询”按钮重新输入条件查找其他待审核凭证。

（三）出纳签字 出纳签字的操作既可以在"凭证审核"后进行,也可以在"凭证审核"前进行 要进行出纳签字的操作应满足以下三个条件: 在总账系统的"选项"中已经设置了"出纳凭证必须经由出纳签字"; 已经在会计科目中进行了"指定科目"的操作; 凭证中所使用的会计科目是已经在总账系统中设置为"日记账"辅助核算内容的会计科目 如发现已经进行了签字的凭证有错误,应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改

出纳签字

二、记账 （一）记账 （1）在“总账系统”中，选择“凭证”菜单中的“记账”命令，或直接执行“记账”，使用记账向导。 （2）选择需要记账的范围，查看记账报告。 （3）单击“记账”按钮，系统自动完成登账过程。

记账

友情提示： 1、期初余额试算不平衡不能记账； 2、凭证未经审核人员审核通过不能记账； 3、记账过程不能中断，否则需恢复记账前状态后，才能重新记账。 4、上月未结账，本月不能记账。

（二）取消记账 如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态，进行修改、审核后再进行记账。

取消记帐的步骤 ↓期未→对帐→按组合键Ctrl＋H→恢复记帐前状态已经被激活→确定→退出 ↓凭证→恢复记帐前状态→最近一次记帐前状态→确定→恢复记帐前状态→确定 说明：如果选择的是恢复至本月月初，需输入会计主管的口令后才可； 对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。