项目二    会议管理(p44) Conference Management

那么…… 会议重要吗? 会议有成功失败之分吗? 会议如何进行管理？

项目二 会议管理 情境模拟 1 模块一 会议准备 2 模块二 会场布置 3 模块三 会议记录与会议简报 4 模块四 会议善后工作 5

知识目标 掌握会议的定义及目的； 了解会议的类型； 掌握会议的议题、主题； 掌握会议记录、会议简报的编写方法。

能力目标 能根据会议实际，合理安排会场； 能写会议记录，能编会议简报； 做好会议的后勤保障工作； 能进行有效的会议组织，进行会议评估。

情境模拟 总经理办公室： 李总：“拉拉，上次你写的演讲稿不错啊，看来基本功挺扎实的！接下来又有新的任务来了！一年之计在于春那！我们公司打算召开一次客户恳谈会，主要邀请一些老客户和一些新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不要远，就在省内选一个与我们长期合作的旅游景点就行。接下来就由你来具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。”

拉拉说：“好的。我会先写一个较详细的会议方案给您，方案定下来，后面会务上的事情就好办了。”

这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。 拉拉回到行政办公室： 这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。 千头万绪，拉拉得好好想想！ Q：你觉得拉拉在会务方案中先要定下来那些事项？

经过反复思考，拉拉终于整理出了会议方案的基本头绪： 1、会议的名称； 2、会议的议程和日程； 3、会场选择； 4、会议经费各项目预算。 并草拟了这样一份会议方案：

2015年浙江风光旅游有限公司业务恳谈会 会议方案（草稿） 总经理： 为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，拟于2015年4月中旬召开为期两天的2015年业务恳谈会。现将会议方案设计如下： 一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行，主要有：我公司董事长致欢迎辞；总经理介绍我公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在的问题；回答客户提问等。 二、会议议程和日程（待定）

三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系，保障会议顺利召开。 四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。 五、后勤保障。会议按不超过100人的规模安排后勤事务。后勤方面主要租用杭州西湖风景区的宾馆。 以上报告，如有不妥，请指示后改正。 2015年 3月16日

李总看了之后，不禁皱了皱眉头。 拉拉心里咯噔一下，她知道自己写的这份会议方案肯定有不尽如人意的地方了。 那么，拉拉撰写的方案到底有哪些不合适地方，让我们进入今天的学习环节。

相关知识 会议管理是企业行政事务的重要组成部分。 当今社会，各种明目的会议每时每刻都在进行着，会议已经成为人类社会活动中不可或缺的一种交往方式。 规范的会务组织划分为：会前组织、会间服务、会后事项管理三个基本作业程序。

模块一    会议准备

一、会议概要 会议是企业领导本着一定的工作目的，有意识地组织和召集相关人员商议事情、了解情况、布置工作、作出安排的具体行动过程。 定义 注 是现代社会普遍运用的一种沟通手段和办公方式，也是日常生活和工作中必不可少的一项沟通活动。

大多企业都是通过会议确定企业发展命脉； 90%的重大决策都是通过会议制定的； 企业开会的时间越来越多也越来越常态化。 一、会议概要 大多企业都是通过会议确定企业发展命脉； 90%的重大决策都是通过会议制定的； 企业开会的时间越来越多也越来越常态化。

开展有效沟通 会议目的 协调矛盾，达成协议 监督员工，实施管理 激励士气、团结一致、 联络感情、塑造形象 传达资讯，资源共享 集思广益，开发创意 监督员工，实施管理 激励士气、团结一致、 联络感情、塑造形象

二、会议的构成要素 名 称 1 时 间 2 地 点 3 人 员 4 组 织 5 主 题 6

三、会议的种类 1.按会议的规模划分 小型会议：出席的人数少则几人，多则几十人，但是一般不超过100人。 中型会议：出席人数在100~1000人之间。 大型会议：出席人数在1000~10000人之间。 特大型会议：出席人数在10000以上。

2.按会议的内容和性质划分 决策性会议：属于组织研究战略发展问题以及经营管理中决策重大事项的会议。 纪念性会议：指为纪念重要历史人物、重大事件或节日而召开的会议。 动员性会议：是对群众进行思想动员，号召人们为了某个目标而共同努力的会议。 研讨性会议：指围绕自然科学和社会科学的理论发展以及社会政治、经济、生活中出现的各种问题进行研究讨论的会议。

3.按会议召开的时间划分 定期会议：指按照相关法律或制度规定必须定期召开的会议。 不定期会议：指根据实际工作需要随时召开的各种会议。

4.按会议的举办单位划分 公司类会议：公司类会议的主题通常是管理决策、协调分工和技术（产品）研发等。 社团协会类会议：社团协会类会议因人数和性质的不同而互不相同，规模也从小型地区性组织、省市级协会到全国性协会乃至国际性协会不等。 其他组织会议：这类会议的典型代表是政府机构会议，其中，省市县级的中小规模的政府机构会议数量不计其数，是一个非常可观的会议市场。

5.按会议的技术手段划分 传统型会议：指与会者必须在约定时间内聚集到约定地点来举行的传统的开会方式。 现代化会议：指充分利用现代化通信网络和高科技技术来召开的电子会议。

6.按会议的形式划分 正式会议：一般有着非常明确的目的，需要做许多准备，如会议的议事日程和材料的准备。与会者的选定，会议地点、时间设备检查等等。 非正式会议：与正式会议的不同之处在于无须像正式会议那样有着繁杂的准备工作。非正式会议具有两个明显的特征：即时召开和形式随意。非正式会议对地点的选择也不是很严格，可以是在经理的办公室、户外、饭店或酒吧等地方。

四、有效的会议组织 会议准备 会议召开 会后跟踪 遵循5W1H原则 ◆会议开始 ◆按照会议议程实施开会 ◆会议结束 ◆会场善后工作 ◆会后文书工作 ◆会议经费结算工作 ◆会后的催办落实工作

五、会议准备 5W1H 准备阶段 为什么 什么主题 谁参加 在什么地方 什么时间 如何开会

www,378700000.com 确定会议的目的和目标 确定会议的地点 确定会议的议题 确定会议的时间和时限 确定与会人员 制订会议计划

会议议题是指会议要集中讨论的问题。会议的议题是根据会议的目的和目标来确定的，一般会议的议题不宜太多，3~5个左右为宜。 www,378700000.com 会议议题是指会议要集中讨论的问题。会议的议题是根据会议的目的和目标来确定的，一般会议的议题不宜太多，3~5个左右为宜。 返 回

庆康公司正在召开职工代表大话，主要研究本公司产品“庆康传真机”的销售问题，有数百人参加本次会议。 www,378700000.com 案例2-1 庆康公司职工代表大会 庆康公司正在召开职工代表大话，主要研究本公司产品“庆康传真机”的销售问题，有数百人参加本次会议。 听完总经理的报告，大会进入小组讨论阶段。这时，不少代表，特别是特邀代表和列席人都不知道该到哪里去。因为打印的分组名单上没有他们的名字，有些特邀代表和列席人认为这是对他们的不尊重，纷纷离会而去，影响了大会的总体效果。 下一页

特邀代表：被会议指定或邀请而参加会议的人。是一种荣誉身份，是会议组织者对那些有影响、有贡献，但又难以作为正式与会人参加会议的人员所赋予的一种特别礼遇。无实际权益，只作为监督或者大会被特别邀请的人员。 返 回

列席人：即不具有正式资格、但有一定的发言权、无表决权和选举权的会议成员。一般在主席台就坐，级别较高。列席会议代表的人数一般不超过正式代表。 返 回

分析：在编制与会人员名单及分组名单时，应做到一丝不苟，不要遗漏；考虑问题要细致入微，不能忽略任何一名与会人员和任何一个细节。 分组的目的是为了方便会议讨论、审议等活动。常用的分组方法有（p45）： （1）按与会人员所在的地区分； （2）按与会人员所在的行业或系统分（按专业分）； （3）按职务职称层次分组。 会务组在落实了参会对象后，应及时编印与会人员名单，并尽可能在开会签到时把与会人员名单一并分发到各个与会者手中。 返 回

www,378700000.com 案例2-2 请柬发出之后 某公司定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有上级主管部门的领导光临，并在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前就来到了礼堂，可到后一看，会场布置根本不像是开表彰会的样子，于是询问礼堂负责人，才知道原来今天上午礼堂开的是另一个报告会，而原定的总结表彰会改换地点了。 几位领导同志因此感到莫名其妙，改换了地点为什么也不重新发通知？大家一气之下，都回家了。 下一页

www,378700000.com 事后，公司领导才解释说，由于行政人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为场地不会有问题，便把会议地点写在请柬上了。等开会的前一天下午去联系，才得知礼堂同一时段已经外借使用，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。后来尽管公司领导亲自道歉，但已造成不良影响。 返 回 T I T L E

六、制订会议计划 会议名称 会议议题 会议日程 会议通知 会议议程

1、会议名称 会议的性质或类型 会议主办机构的名称 发布会 XX有限公司 会议的主题或内容 代表大会 浙江金融职业学院 新产品 会议的时间或范围 学生代表 2015年新春 2015年

2、会议议程和日程 （1）会议议程即议事日程，是会议目的、内容和主题思想的载体 主要包括：会议名称、召开的日期及具体时间、会议地点、会议需要的时间、与会人员、会议承办单位或主持人、会议主题内容、会议预期的目的、会议召开的背景信息、讨论确定下次会议议程（会议承办单位、时间、地点等）、会议的附录资料等 （2）日程一般是指以“天”为单位，是对会议议程的各项内容作出具体的时间安排。 一般采用表格格式，故常称之为“会议日程表”

例如：XX公司关于提高企业核心竞争力的研讨会日程表 日期 时间 内容安排 地点 参加人 负责人 备注 3 月 18 日 上午 8:30 报到 会议大厅 全体 黄秘书 9:30—10:00 总经理讲话 小会议厅 由副经理主持 10:20—11:50 公司顾问讲座 刘秘书 使用投影仪 12:00 午餐 宾馆餐厅 钟秘书 下午 1:30—4:00 李总经理报告 小会议室 4:20—5:30 人力总监发言 晚上 6:00 晚餐 7:30 联欢 娱乐中心 19 早餐 9:00—10:30 分组讨论 组长 10:40—11:40 1:30—3:20 3:30—5:00 各组代表发言 5:20—7:20 聚餐 8:00 离会

www,378700000.com 案例2-3 司达尔公司销售会议议题 司达尔公司将举行销售会议，研究下一季度销售工作的目标以及人员招聘、选拔等事宜。企业行政主管张明先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有可供会上讨论的事情，并提请上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序，草拟出如下会议议题：

案例2-3 司达尔公司销售会议议程 1.销售二部的人选（经理）。 2.销售一部关于内部沟通问题的发言。 3.上次会议记录。 www,378700000.com 案例2-3 司达尔公司销售会议议程 1.销售二部的人选（经理）。 2.销售一部关于内部沟通问题的发言。 3.上次会议记录。 4.下季度销售目标。 5.公司销售人员的招聘和重组。 6.东部地区销售工作总结。 请问：此议程是否合适？需做哪些修改？

分析 行政主管拟写的这份议程表，主要存在的问题有： 1、议程格式不规范； 2、没有交代清楚整个会议各项议题进行的先后顺序； www,378700000.com 分析 行政主管拟写的这份议程表，主要存在的问题有： 1、议程格式不规范； 2、没有交代清楚整个会议各项议题进行的先后顺序； 3、没有突出会议重点和要集中讨论的议题，议题数量过多。

修改： 司达尔公司销售会议议程               参加人：销售部全体员工         时间：2015年3月16日9：00——11：30         地点：公司四楼一号报告厅         会议内容：         一、主持人销售部刘惠民总经理做东部地区销售工作总结。         二、销售一部关于内部沟通问题的发言         三、下季度销售目标 注：关于人事方面的议题应另找时间开一次会议。

3、会议通知 会议通知是将会议议程的主要内容以通知的文本形式发送给与会人员。

例：xx公司关于召开销售工作会议的通知 各部门： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实董事会2015年会议精神，做好今年的销售工作，经研究决定召开销售工作会议。现将有关事项通知如下： 一、会议内容  二、参加人员  三、会议时间 四、会议地点  五、要求 xx公司 x年x月x日

七、会议召开 会议开始 会议记录 会议简报 会务工作 按照议程实施开会 会议结束

八、会后跟踪 会场善后工作 会后文书工作 会议总结 结算会议开支费用 清理会场 会务文书 会议案卷 结构一般包括标题、正文和落款

总经理办公室： 李总：“拉拉，这份会议方案写得基本上可行，只是还有许多细节要一一去落实，你抓紧时间，认真看一遍后把要落实的事项一一标注出来，并说说你的落实步骤，有什么做不了主的直接向我汇报。争取早一点把会议邀请函发出去，到时会议邀请函后面要附上会议的议程和日程表。” 拉拉：“好的，我会尽快落实的。”

团队合作学习 实训二 实训目的：根据会议管理相关知识，做好会务准备阶段各项工作

实训组织： 请代替杜拉拉马上落实李总交代的任务： 1、撰写会议邀请函及回执； 2、根据情境内容设计会议议程（内容可发挥想象）； 3、根据议程编写会议日程表（时间2-3天，人物、地点均可联想）。