國立臺南大學檔案管理 作業成效簡報 時間:101年2月16日 1

簡報大綱 壹：前言 貳：檔案管理業務現況與成果 參：綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 肆：未來努力方向與展望 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 B. 檔案入庫管理與庫房保管設施 參：綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 肆：未來努力方向與展望

壹、前言 ■ 全力配合檔管改革理念，以現代化 檔案管理為目標，力求精進。

壹、前言  珍藏文化資產、應用加值創新  一、歷史久遠，保存完整 二、檔案繁多，數位處理 三、線上簽核，快速安全 四、文獻珍貴，足供研究 ■ 本校檔案管理特色 一、歷史久遠，保存完整 二、檔案繁多，數位處理 三、線上簽核，快速安全 四、文獻珍貴，足供研究 五、文物典藏，提供文創  珍藏文化資產、應用加值創新  4

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 一、檔案管理整體規劃(A-1) 1.訂定檔管中長程計畫、年度檔案管理計畫， 並獲得校長的支持。 2.明訂具體可行之檔案管理績效目標納入計畫執行: (1)協助「完全品質管制」、「校園優質環境」之落實。 (2)響應無紙化政策、公文書全面電子化。 ) 5

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 一、檔案管理整體規劃(A-1)(續) 3.校長支持年度預算，總體資源投入逐年成長。 4.由秘書室統籌管考外，各單位均能利用公文 線上簽核系統，隨時追蹤。 (1) 線上調閱承辦 之檔案。 (2) 每日公文稽催。 6

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 二、檔案管理教育訓練(A-2) 1.參加校外各項研習外， 並於校內每年辦理多梯次之 教育訓練。 2.本校檔管人員主動提出檔管建議， 並落實規劃與執行 (1)推動本校檔管作業資訊化系統。 (2)改善本校庫房設施。 (3)周知類公文改以電子發布。(2000張/月) 7

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 二、檔案管理教育訓練(A-2)(續) 3.校長前瞻領導校務之推 展，重視檔案管理工作， 並利用各種會議與集會 場合，進行觀念宣導與 政策指示。 8

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 三、資訊系統功能之完整性與績效(A-3) 1.率先各大專校院，全面推動公文線上簽核系統 ，具備完善之收發文、公文稽催與管考、流程控管、公文影像調閱等各項檔管功能。 ▲公文線上簽核系統畫面 9

貳、檔案管理業務現況與成果 ◎ 由流程圖可得知目前公文辦理進度，便於追蹤或稽催 10

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 三、資訊系統功能之完整性與績效(A-3)(續) 2.網站、資訊系統線上申請及調閱等功能 (1)線上公文影像調閱功能運作良好。 (2)公文簽辦展期自動化與時效控管。 (請參閱佐證資料A-3-2) 11 ▲一般承辦人只能查閱自己單位之公文(權限控管)

貳、檔案管理業務現況與成果 ◎線上公文簽核系統之檢索畫面(本校以權限查閱公文) ▲系統管理者、文書組相關人員及秘書室人員可查閱全校公文 12

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 三、資訊系統功能之完整性與績效(A-3) (續) 3.本校檔案管理資訊系統通過驗證。 4.資訊檢索完整性與便捷性 (1)使用者在有網路的環境，皆可隨時隨地檢索 相關資料或處理公文。 (2)本校系統有欄位檢索功能，並編製相關之線 上使用手冊或FAQ。 13

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 四、資訊系統安全及備份功能(A-4) 1.具體資訊安全管理措施、密碼查核、系統權 限控管機制： (1)強制規定使用者每半年 至少需修改一次密碼。 (2)密碼符合複雜原則。 (3)全校之帳號已整合統一。 (4)有專責人員處理資訊安全、 系統權限控管機制。 14

貳、檔案管理業務現況與成果 A. 檔案管理計畫與作業資訊化 四、資訊系統安全及備份功能(A-4)(續) 2. 檔案資料異地備份存檔機制完善，即便發生軟 硬體故障，可及時恢復服務，確保檔案之完整 性。 3.檔案系統主機機房設施完善，安全無虞，並訂定檔案管理緊急應變計畫。 15

貳、檔案管理業務現況與成果 B. 檔案入庫管理與庫房保管設施 一、檔案編目建檔(B-1) 1.歸檔案件分入專屬類目或須依規定另建立適切 案名者，均遵照相關法規或學校實際需求，適 時加以修訂執行。 2.本校依各院、所、系特性及研究項目編案並建 立正確案名。 16

貳、檔案管理業務現況與成果 B. 檔案入庫管理與庫房保管設施 二、檔案編目建檔(B-2) 1.檔案著錄來源所載資訊均依實際內容著錄。 2.檔案目錄著錄內容依實呈現檔案形式與來源。 17

貳、檔案管理業務現況與成果 B. 檔案入庫管理與庫房保管設施 三、機密檔案管理(B-3) 1.使用裝置密鎖之櫥櫃存放機密檔案，且放 置於設有警報及監視系統檔案之庫房。 (1)以專用封套裝封且指定專人管理。 (2)密件公文歸檔隨到隨辦。 (3)訂有「國立臺南大學密件處理作業標準作業程序」。 18

貳、檔案管理業務現況與成果 B. 檔案入庫管理與庫房保管設施 四、庫房設施(B-4) 1.檔案庫房設置地點妥適並與其他工作場所區隔 : ＊設施符合檔案庫房設置基準 ＊庫房於每年春秋兩季定期進行消毒，避免蟲鼠危害 ＊訂有「國立臺南大學檔案庫房維護作業流程」並公告 19

貳、檔案管理業務現況與成果 B. 檔案入庫管理與庫房保管設施 四、庫房設施(B-4)(續) 2.分間牆及門窗均具防火時效。 3.裝置消防、警報、防盜與監視設備。 4.設置空調設備、配置溫溼度紀錄儀表並定期記錄。 5.採用低紫外線及散熱良好照明設備，符合照度規 定。 6.訂有檔案管理緊急災害應變計畫，依計畫執行， 避免檔案遭受人為或天然災害。 20

參、綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 一、檔案目錄彙送 (C-1) 1.已完成全部回溯檔案建置， 且均依規定完成彙送。 2.依規定於每年1月及7月 期限前完成檔案目 錄彙送作業。 21

參、綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 二、檔案蒐集 (C-2) 1.完整蒐集歷屆學生學籍資料。 (請參閱佐證資料C-2-1) ＊自民國前9年 (日治時期︰大正、昭和） 至今112年。 ＊數位永久典藏。 ＊歷屆畢業校友學籍資料 完整保存，提供學術研考。 22

參、綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 二、檔案蒐集(C-2) 數位化之畢業生學籍資料網頁畫面 數位永久典藏 23

參、綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 二、檔案蒐集(C-2)(續) 2.蒐集保存各類公務 重要紀錄及資料。 (1)校務會議、主管會議， 保存紙本紀錄外， 公布於網頁方便查詢。 (2)彙編年報。 (3)公務及財產移交清冊。 (4)本校其他重要會議。 24

參、綜合表現與特殊績效 C. 檔案應用與整體特殊績效 三、檔案應用(C-3) 2.民眾及師生申請檔案應用，可依規定辦理，公 開提供於網頁，便於了解與查閱，頗獲好評。 3.本校公文稽催採取每日電子郵件通知方式，每 月底再以紙本書面稽催，達到稽催目的亦能有 效減少紙張用量，成效良好。 25

肆、未來努力方向與展望 加值型檔案展覽取代傳統式之檔管 落實全面無紙化辦公室、節能減碳 數位典藏普及化、便利檢閱展示 價值文獻重新防腐處理，永久保存 活化校史檔案，提高利用價值 依中長程目標，持續提升品質與績效 26

簡 報 完 畢