公文製作概念及 文書業務介紹 彰化縣政府行政處 陳詔慶

「迥不相侔」啥意思 胡志強看嘸

2011/04/19 中國時報【盧金足／台中報導】 台中市公務員有多八股？看看他們答覆民眾的信就可以知道了！市長胡志強昨天拿出一紙寫著「迥不相侔」公文，問滿場官員這是什麼意思，連他是牛津大學博士都看不懂，寫了一堆潭言高見、知關錦注的官話，全篇看完了，答案還是高深莫測。 「八股、官僚、敷衍的用語充斥，民眾用五十個字就說明問題，官員卻寫了五百個字回覆，」而且還寫錯，應該是「迥不相侔」，卻寫了「迴不相侔」，胡志強氣憤的說，還有承辦人員回覆市民「感謝來信，將供參考」，讓人氣結。 有民眾反映「道路不平」，回覆竟是「尚堪平整」；民眾指公園滑梯採用不銹鋼材質，天熱小朋友會燙傷，答案是「將視地方需求辦理」。 廢八股，推行公文白話文運動

八股文章 引經據典「潭言高見」、「策勵來茲」、「知關錦注」八股文章，「迥不相侔」

公文品質，確實做到下列四項標準 一、正確無誤 此為最基本且最首要的標準，公文 出錯將嚴重影響本府施政品質、機 關形象，以及機關與民眾的權益。

二、簡單明瞭 用語力求簡潔，避免贅詞

三、淺顯易懂 勿賣弄玄虛、自認高明，公文應該 要能夠讓閱讀者正確理解相關內容， 達到溝通的目的。

四、迅速確實 公文的時效、送達地點及作業程序， 均應快速、正確的完成。

文書處理簡介 文書係指處理公務或與公務有關， 不論其形式或性質如何之資料。 凡機關與機關，或機關與人民往來 之公文書，機關內部通行之文書， 以及公文以外之文書而與公務有關 者，均包括在內。

文書製作應採由左至右之直式橫 書格式 文書除稿本外，區分為正本、副 本、抄本(件)、影印本或譯本。 文書處理簡介 文書製作應採由左至右之直式橫 書格式 文書除稿本外，區分為正本、副 本、抄本(件)、影印本或譯本。

文書處理步驟 一、收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登 錄、傳遞。 二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 　　錄、傳遞。 二、文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 三、文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 四、發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編 　　號、登錄、封發、送達。 五、歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。

承辦人員應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。 文書處理步驟 擬辦 承辦人員應依輕重緩急，急要者提前擬辦，其他亦應依序辦理，並均於規定時限完成，不得積壓。

送會 凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商，會商方式得以電洽、簽稿會核單、小組會商、自行持稿送會、以書函洽商等方式。

注意繕印公文之格式、內容、標點符號與原稿是否相符；原稿有疑義，或有明顯誤漏之處，應洽承辦人員改正。校對完畢，應於原稿加蓋校對人員章。

蓋印及簽署 　1.發布令、公告、派令、獎懲令、獎狀、聘 　　書、證明書等，蓋用機關印信及首長職銜 　　簽字章。 　2.上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。 　　平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職 　　銜簽字章。 　3.書函、開會通知單、移文單及一般事務性 　　之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或 　　承辦單位條戳。

(一)公文類別 (二)公文製作原則 (三)公文結構 (四)公文用語

(五)簽、稿之撰擬 (六)公文製作實例 (七)公文自我檢視 (八)公文橫書數字用法

(一)公文類別 令：公布法律、發布法規命令及人事命令時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時使用。 咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。 函：各機關處理公務時使用（機關與機關、民眾與 　　 機關）。 公告：各機關對公眾或特定之對象有所宣布時使用 其他公文：其他因辦理公務需要之文書。

書函（不如函正式） 開會通知 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 箋函或便箋（便條） 聘書 其他公文 書函（不如函正式） 開會通知 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 箋函或便箋（便條） 聘書 證明書 證書或執照 契約書 提案 紀錄 節略 說帖 定型化表單

(二)公文製作原則 簡(文句少而意見足) 淺(不用奇字、奧義、僻典) 明(不為隱語、誇張、諷刺) 確(所述時間、數字，皆精確真實) 1.正確 2.清晰 3.簡明 4.迅速 5.整潔 6.一致 7.完整

正確：文字敘述和重要事項記述，應避免 錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。 清晰：文義清楚、肯定。 簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。 迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

整潔：文稿均應保持整潔端正。 一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，不可前後矛盾。 完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

(三)公文結構 簽:(主旨 說明 擬辦) 簽為處理公務表達意見,供上級了解 案情,並作決擇之依據(屬機關內部文 件) 稿:(主旨 說明) 稿為公文之草本,依規定程序核判後發出 (函)

主旨： 1.全文精要，說明目的與期望 2.力求具體扼要，不分項 3.訂有辦理或復文期限的須敘明 4.列入期望語(請核示請查照等)

說明： 1.敘述事實來源經過或理由，勿重複期 望語(如請核示、請查照等) 2.只摘述來文要點 3.提出處理方法分析 分項條列 4.說明不提擬辦,擬辦不重複說明

辦法： 1.向受文者提出具體要求或處理意見， 勿重複期望語 2.視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」 3. 3段式內容截然劃分，避免重複

(四)公文用語 期望及目的用語：主旨結尾，視需要酌用 對上級機關用：請 鑒核、請 核示、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核。 對上級機關用：請　鑒核、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照見復、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。

期望及目的用語舉例 1： 　主旨：檢送「 ○○○ 政府所屬工程 機關員工工程效率獎金發給要 點」（草案）影本1份，請 惠 示卓見還辦。

期望及目的用語舉例 2： 　主旨：檢送本會對「○○○ 政府所屬工 程機關員工工 程效率獎金發給要 點」 （草案）意見表１份，復請 　查照。

稱謂用語： 1.上級對下級—稱「貴」 2.下級對上級—稱「鈞」 「鈞長」「大」(無隸屬) 3.機關或首長對屬員—稱「台端」 4.間接對機關團體—稱「全銜」或「簡銜」必要時稱「該」

稱謂用語： 5.間接對機關職員—稱「職稱」 6.機關對人民—稱「先生」「女士」或 通稱「台端」「君」 7.平行—稱「貴」 8.自稱—稱「本」 　通稱「台端」「君」 7.平行—稱「貴」 8.自稱—稱「本」 9.行文數機關或單位時，如於文內同時 　提及—通稱「貴機關」或「貴單位」

引述語(一)： ＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊准：引敘平行機關或首長公文時用。 ＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公 　文時用。 ＊復……（來文機關發文年月日字號及文 　別）函：復文時用。

引述語(二)： ＊依（依據）（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。

(五)簽、稿之撰擬 簽稿之一般原則： 性質： 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列２種：

簽稿之一般原則： 簽就公務提供意見給長官做決定 機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核 下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」 　 決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。 下級機關首長對直屬上級機關首長之「簽」 　 文末得用敬陳○○長官字樣。「稿」為公文 之草本，依各機關規定程序核判後發出。

擬辦方式： 先簽後稿： 制定、訂定、修正、廢止法令案件。 有關政策性或重大興革案件。 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 擬提決策會議討論案件。 重要人事案件。 其他性質重要必須先行簽請核定案件。

簽稿併陳： 以稿代簽：為一般案情簡單，或例 文稿內容須另為說明或對以往處理情 形須酌加析述之案件。 依法准駁，但案情特殊須加說明之案 件。 須限時辦發不及先行請示之案件。 以稿代簽：為一般案情簡單，或例 行承轉之案件。

擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要 為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、 與公務無關者等，均應避免。 引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度， 不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全 文，應以電子文件、抄件或影印附送。 文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供 受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照 准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。

(六)公文製作實例 －函稿蓋章戳參考範例 18

19

(七)公文自我檢視 格式是否完備 贅字是否刪去 陳述是否周延 標點是否用對 文句是否通順 數字是否無誤 稱謂是否正確 引據是否清楚 錯字是否出現 贅字是否刪去 標點是否用對 數字是否無誤 引據是否清楚

(八)公文橫書數字用法 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循，特訂定本原則。 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制訂、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 代號（碼）、國民身分證統一編號、編號、發文字號 ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺秘字第0930086517號、臺79內字第095512號 序數 第4屆第6會期、第1階段、第1優先、第2次、第3名、第4季、第5會議室、第6次會議紀錄、第7組 日期、時間 民國93年7月8日、93年度、21世紀、公元2000年、 7時50分、挑戰2008：國家發展重點計畫、520就職典禮、72水災、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區號、門牌號碼 100台北市中正區忠孝東路1段2號3樓304室 計量單位 150公分、35公斤、30度、2萬元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統計數據（如百分比、金額、人數、比數等） 80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、639,442,789人、1：3

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 描述性用語 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補助、一個多元族群的社會、每一位同仁、一支部隊、一套規範、不二法門、三生有幸、新十大建設、國土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專長、第三部門、公正第三人、第一夫人、三級制政府、國小三年級 專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國演義、李四、五南書局、恩史瓦第三世 慣用語（如星期、比例、概數、約數） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊、約三、四天、二三百架次、幾十萬分之一、七千餘人、二百多人

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 阿拉伯數字 法規條項款目、編章節款目之統計數據 事務管理規則共分15編、415條條文 法規內容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規定：「違反第2條第2項規定者，處新臺幣1千元以上3萬元以下罰鍰。」 兒童出生後10日內，接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查，依兒童福利法第44條規定，可處1千元以上、3萬元以下罰鍰。

阿拉伯數字／中文數字 用語類別 用 法 舉 例 中文數字 法規制訂、修正及廢止案之法制作業公文書（如令、函、法規草案總說明、條文對照表等） 1.行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文。 2.行政院函：修正「事務管理手冊」財產管理第五十點、第五十一點、第五十二點，並自中華民國九十三年二月十六日生效．．．。 3. 「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條。 4.關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之「說明」欄－修正條文第十六條之說明：一、關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五，本條第一項爰予配合修正。

公文書橫式書寫數字使用 常見問題 三日內付清 3日 合約書二份 2份 已近十年 10年 九十四年五月底 94年5月底 三場次 3場次 三日內付清　　　　　　　3日 合約書二份　　　　　　　2份 已近十年　　　　　　　　10年 九十四年五月底　　　　　94年5月底 三場次　　　　　　　　　3場次 三家旅行社　　　　　　　3家 五日遊　　　　　　　　　5日遊 四月初　　　　　　　　　4月初

機關電子公布欄 公文書或附件如係屬發文通報週知，以登載於電子公布欄為原則，附件以電子文件方式處理，避免層層轉送 第三類公文之電子檔格式與電子交換檔格式相同，公布對象為本府暨所屬各機關學校、彰化縣議會、本縣各鄉鎮市公所、本縣各鄉鎮市民代表會

「推動政務」先從公文開始 「寫好公文」不是一天造成 公文品質＝機關品質

網站相關資料 横式公文各項範例 公文書橫式書寫數字使用原則 網站：請逕至本府網站＼行政處＼便民服務 ＼文書科(表單下載) 下載。 　　　＼文書科(表單下載) 下載。 （http://www.chcg.gov.tw/general/06service/service01.asp）

簡報結束 ～敬請指教～