新北市政府第二代公文自動化系統 建置推廣暨維運服務委外案 文書人員-二代公文共同課程 新北市政府第二代公文自動化系統 建置推廣暨維運服務委外案 文書人員-二代公文共同課程 101/07/01

專案網站介面

公文管理畫面 常用功能區 主要作業區 功能選單區 公文檢視區

有代理人時 代理人於代理時間內進入系統，於左邊功能樹部份，會出一有﹝代﹞字的被代理人功能樹。 4

如何設定代理人 1.至｢其它作業｣-｢代理人設定｣ 2.點選【新增】 輸入代理人、代理期間。 3.選擇角色點選【存檔】完成設定。 5

如何查詢公文 點選上方捷徑-綜合查詢 輸入查詢條件【查詢】。 點選公文使用公文檢視區查看公文相關資訊。 『簡易查詢』 、 『進階查詢』 、 『常用查詢』 、 『銷案/轉文查詢』頁籤擇一點選 輸入查詢條件【查詢】。 點選公文使用公文檢視區查看公文相關資訊。 6

個人資料設定 於功能選單區點選 其他作業>我的設定 即可進入資料設定頁面 有使用差勤系統之機關，承辦人於差勤系統設定好相關資料即可，公文系統每日會與差勤系統同步，包括聯絡電話、分機、傳真與郵件信箱等，未使用差勤系統者就要於公文系統＞我的設定做設定。 我的設定內之相關資訊未來會在公文函稿內自動帶出。 7

其他說明 第一次使用系統注意事項 詢問與聯絡方式 二代軟體安裝 取消[開啟快顯封鎖程式]勾選、設定信任網站 憑證軟體安裝 路徑：（專案網站下載區軟體下載二代公文安裝(完整) ） 取消[開啟快顯封鎖程式]勾選、設定信任網站 路徑：（專案網站下載區軟體下載環境安裝 ） 憑證軟體安裝 路徑： （PORTAL登入後點選右上角自然人憑證註冊連結參考網頁安裝 步驟）或 (專案網站下載區技術文件線上自然人憑證註 冊程序軟體安裝及說明) 詢問與聯絡方式 email：doc2@ntpc.gov.tw 二代客服：2960-3456轉4532至4536 8500轉二代公文客服 8

機關收文人員

功能項目介紹 收文取號及條碼列印 WEB OCR (紙本來文掃描/辨識) 收文登錄作業 電子收文作業 待簽收區 待辦理區 可抽回區 收文報表列印 10

課程內容介紹 收文處理 電子來文處理 紙本來文處理 銷號 分文 改分 11

二代公文系統 紙本來文 掃描/辨識 電子來文 創簽/創稿 收文登錄 符合 線上簽核推動規範 指定 承辦單位 紙本簽核 線上簽核 承辦人變更 12

收文處理說明 步驟 電子來文 收文取號、列印條碼、貼條碼 --- 拔釘、整理、放入隔頁紙 紙本掃描、辨識、調整、匯出 收文登錄 1 分文 2 紙本來文 1 --- 2 3 紙本來文 (掃描) 1 2 3 4 5 ’數字’(1、2、3、、)表示該步驟是： 必須執行的作業 作業步驟的順序 13

案例(1)－電子來文、登錄、分文 登錄 電子來文 分文 轉入 公文送到 承辦人

操作－登錄電子來文、分文 於左側功能選單點選｢電子收文作業/待登錄區」 點選「來文字號」(底線) 查看更詳細之電子來文資料，設定「承辦人」【確定】 於左側功能選單點選｢待辦理區」 勾選欲分文之公文【分文】 要介紹公文製作的細部操作 電子來文登錄完成後，系統自動給予「公文文號」及將公文傳送至｢待辦理區｣等待分文 線上簽核公文分文不需列印分文清單。

操作－畫面(1) 1 2 4 要介紹公文製作的細部操作 若電子來文需走紙本流程，請將是否為線上簽核勾勾取消。 3

操作－畫面(2) 3 1 2 要介紹公文製作的細部操作

其他說明 若電子來文為本機關副本，無需取號辦理時，請點選不取號按鈕。 於左側功能選單點選｢電子收文作業/待登錄區」 由來文字號可判定為機關副本 勾選來文資料 【不取號】 輸入原因後點選【確定】 18

操作－畫面 3 1 2 要介紹公文製作的細部操作

若人民申請案勾選[非網路申辦受理單據]，則承辦人需至人民申請系統填寫電子郵件信箱等聯絡人資料 案例(2)－紙本來文登錄、紙本分文 紙本來文 (含人民申請與人民陳情) 列印條碼/ 貼條碼 紙本來文 登錄 分文 (列印清單) 公文送到 承辦單位 若人民申請案勾選[非網路申辦受理單據]，則承辦人需至人民申請系統填寫電子郵件信箱等聯絡人資料 20

操作－取號(貼條碼)、收文登錄 於左側功能選單點選｢收文登錄作業」 點選【條碼列印】，將條碼貼至紙本來文右下角 依據來文公文內容輸入資料及設定「承辦人」 【確定】 完成收文登錄，公文傳送至｢待辦理區｣等待分文 於左側功能選單點選｢待辦理區」 勾選欲分文之公文【分文】 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面 3 1 2 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面 3 1 要介紹公文製作的細部操作 2

案例(3)－紙本來文、掃描辨識、登錄、分文 列印條碼/ 貼條碼 拔釘、整理、放入隔頁紙 掃描、辨識調整、匯出 公文送到 承辦單位 分文 收文登錄 (引入) 紙本來文若採取線上簽核，則需將紙本掃描成電子檔。 24

操作－取號(貼條碼)、掃描辨識 執行收文準備作業：請依據指示安裝必要程式 於左側功能選單點選｢收文取號與條碼列印」 ｢WEB OCR」-安裝掃描辨識系統 於左側功能選單點選｢收文取號與條碼列印」 選擇「取新號」輸入｢數量｣ 點選【條碼機列印】或【印表機列印】印出條碼 將條碼貼到公文的右下角處 於左側功能選單點選｢WEB OCR」 拔釘、整理、放入隔頁紙 進行掃描/辨識調整/匯出 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面(1) 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面(2) 要介紹公文製作的細部操作

操作－ 登錄(引入)、分文 於左側功能選單點選｢收文登錄作業」 於｢公文文號｣欄位，使用條碼閱讀機刷入紙本公文右下角的公文條碼 檢查帶入之公文資料及設定承辦單位 【確定】 ※欄位名稱(*)為必填欄位、 ｢是否為線上簽核｣欄位須勾選 完成收文登錄，將公文傳送至｢待辦理區｣等待分文 於左側功能選單點選｢待辦理區」 於『待分文』頁籤 「簽核類別」選取‘線上簽核’勾選欲分文之公文【分文】 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面(1) 4 2 1 要介紹公文製作的細部操作 3 說明：掃描後引入公文，系統將預設為線上簽核。

操作－畫面(2) 3 1 2 要介紹公文製作的細部操作

案例(4)－如何處理改分 收文人員 重新指定 公文送到 承辦人 退收文改分 長官核示/ 同意改分 登記桌 退收文 簽收

操作－簽收、重新指定承辦人 於左側功能選單點選｢待簽收區」 勾選要簽收的公文 【簽收】 於左側功能選單點選｢待辦理區」 於『待處理』頁籤，勾選要重新指定承辦人的公文 【重新指定承辦人】 設定｢承辦人｣ 【確定】 於『待處理』勾選要分文的公文 【分文】，公文傳送至承辦人 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面 3 5 1 2 7 4 9 要介紹公文製作的細部操作 6 8

案例(5)－ 收文登錄完成後，如何銷號 於左側功能選單點選｢待辦理區」 於『待分文』頁籤，勾選要銷號公文 【銷號】 輸入｢銷號原因｣ 【確定】 已銷號公文，可至｢綜合查詢｣-｢銷案/轉文查詢｣頁籤查詢 ※ 銷號：來文只有收文人員可對重複收文的來文進行銷號，承辦人不可對來文申請銷號。

操作－畫面 3 4 1 2 要介紹公文製作的細部操作

機關發文人員

功能項目介紹 待簽收區 待發文區 待歸檔區 可抽回區 電子發文補發 紙本公文補印 列印地址標籤 電子公布欄資料維護 掛號郵資輸入及列印 發文報表列印 37

課程內容介紹 發文處理 發文 電子發文補發 紙本補印 刊登電子公布欄 掛號郵資輸入及列印 38

案例(1)－發文處理 公文 送發文 簽收公文 發文登記 送到檔案室 送歸檔 開啟文面 繕印、校對 發文 (紙本郵寄/電子交換) 確認電子受文機關接收

操作－簽收、繕校 於左側功能選單點選｢待簽收區」 公文送至發文人員，勾選欲處理之公文點選【簽收】 於左側功能選單點選｢待發文區」 勾選欲處理之公文點選【發文】，開啟函可檢閱內文 確認無誤，若有紙本郵寄或紙本遞送之受文者，於『列印』項下點選【公文列印】  【受文者列印】勾選受文者 【設定完成】  【列印】印出紙本公文 點選【發文登記】 若有電子交換之受文者，系統將自動轉出要電子交換之檔案 要介紹公文製作的細部操作

操作－畫面(1) 3 1 2 5 4 強制簽收：公文在承辦人以決待發區時，發文人員因公文需緊急發文，發文人員可進行強制簽收發文。 要介紹公文製作的細部操作 4 強制簽收：公文在承辦人以決待發區時，發文人員因公文需緊急發文，發文人員可進行強制簽收發文。

操作－畫面(2) 要介紹公文製作的細部操作

操作－送歸檔 於左側功能選單點選｢待歸檔區」 確認該公文電子交換的受文機關皆已收到公文後，勾選該筆公文，點選【送檔案室】 若屬紙本簽核公文，系統提示是否列印「送歸檔清單」【確定】 【列印】 要介紹公文製作的細部操作 注意：若送歸檔後就無法 電子發文補發

操作－畫面 3 1 2 要介紹公文製作的細部操作 說明：發文人員可依送歸檔公文狀況，決定是否進行『取消發文登記』。

案例(2)-如何重發電子公文 操作：於左側功能選單點選｢機關發文/電子發文補發」 重新 電子交換 未收到 操作：於左側功能選單點選｢機關發文/電子發文補發」 點選未發文成功的公文點選【細部資訊】 勾選未發文成功的受文者機關點選【重新轉出交換檔】，系統將重新產生電子交換檔案，等候電子交換 前提：該公文尚未送歸檔

操作－畫面 3 1 2 5 要介紹公文製作的細部操作 4

案例(3)-如何補印紙本公文 於左側功能選單點選｢紙本公文補印」 未收到公文 紙本公文 補印 紙本公文 郵寄/遞送 於左側功能選單點選｢紙本公文補印」 輸入查詢條件點選【查詢】，勾選查出之公文點選【重印】，於公文製作畫面，於『列印』項下點選【公文列印】【受文者列印】勾選受文者【設定完成】【列印】印出紙本公文

操作－畫面 3 2 4 1 要介紹公文製作的細部操作

案例(4)-如何維護電子公布欄登載期限 於左側功能選單點選｢機關發文/電子公布欄資料維護」 發文登記 刊登 電子公布欄 承辦人選擇 刊登電子公布欄 於左側功能選單點選｢機關發文/電子公布欄資料維護」 可修改登載日期，點選【顯示查詢條件】，輸入查詢條件，查出該電子公布欄資料，勾選該筆資料，點選【修改登載日期】，調整登載起迄，點選【確定】 若欲刪除電子公布欄資料，勾選該筆電子公布欄資料，點選【刪除】 可查詢所有歷史公告及刪除公告 注意：於｢機關發文｣-｢待簽收區/待發文區」 表格資料區「布」欄位，有註記“＊”， 表示該公文發文登記後將刊登於電子公布欄

操作－畫面 3 2 5 4 1 要介紹公文製作的細部操作

案例(5)-如何列印交寄大宗限時掛號/掛號函件執據 紙本公文 郵寄 掛號郵資 輸入及列印 於左側功能選單點選｢掛號郵資輸入及列印」 方式一：於「受文者條碼」欄位，使用條碼閱讀機，刷入紙本受文者上方之條碼，可多筆連續刷入 方式二：於「公文文號」欄位，輸入「發文字號」中之「公文文號」，點選【刷入】或按“Enter”鍵，系統會自動帶出該公文之所有紙本受文者，可多筆連續輸入 再輸入「郵資」金額，點選【列印】 注意： 若使用此功能，公文受文者發文方式需為紙本郵寄。

操作－畫面 4 3 2 1 要介紹公文製作的細部操作

其他說明(1/3) 一稿多發及一文多稿 一稿多發：分繕方式包括「一文多發」與「分址分文」，例如正副本行文單位。 一文多稿：同一文號發多份函時，第一稿之發文號為公文文號(例如：1000000001)，第二稿起之發文號為公文文號+支號(例如：10000000011)。 53

其他說明(2/3) 發文校對操作說明 點選函文面的「正/副本處」，開啟「正副本設定畫面」(單一稿)，提供下述功能： (一)顯示電子交換、郵寄、紙本、附件數之數量 (二)設定「分繕方式」：一文多發、分址分文（隱藏/不隱藏）、如行文單位 (三)公文列印 (四)附件處理：開啟附件列印 (五)正副本的相關處理(修改[發文方式]、[對應機關]、[順序]、……等) 54

其他說明(3/3) 發文校對操作說明 點選「公文列印」後開啟預視畫面 點選「附件處理」後開啟附件列表，點選前方「 放大鏡」圖示，可逐一開啟附件(檢視或列印) 55

稽催管考作業

功能項目介紹 稽催郵件通知設定 稽催報表列印 57

課程內容介紹 設定郵件人員 報表介紹 58

案例-設定稽催郵件接收人員 說明： 設定為接收人員之同仁，將收到全機關之稽催郵件。 設定郵件 接收人員 系統 自動發送 說明： 設定為接收人員之同仁，將收到全機關之稽催郵件。 機關及單位長官、承辦同仁無需另行設定，即可收到該單位之稽催郵件。 59

操作 – 設定稽催郵件人員 操作說明 點選左側選單｢稽催作業｣-｢稽催郵件通知設定｣ 點選【新增】按鈕進行設定→選擇機關名稱與可收到稽催郵件人員→ 【存檔】 。 60

畫面(1) 2 3 4 1 61

畫面(2) 62

報表如何列印(1/2) 1.選擇欲列印之報表項目 2.輸入查詢條件 3.點選【預覽列印】開啟報表列印視窗 4.按下【列印】即可列印報表 1 63

報表如何列印(2/2)-預覽報表 功能區 資料顯示區 64

報表 送會逾期清單 提供研考人員檢視送會之逾期案件。 受會公文辦理日數表 提供研考人員針對受會機關調查是否於3日內會畢，如主計處常調查機關內會辦別機關案件是否逾期。 已結案件清單 提供研考人員檢視已結之案件。 空號號碼一覽表 提供研考人員檢視公文銷號原因。 65

報表 公文時效統計表 提供研考人員了解各公文類型(如一般公文、人民申請、人民陳情、專案管制、訴願案件、立法委員質詢案件、監察案件)時效統計表。 統計表 提供公文處理成績月報表、人民申請案件統計表與人民陳情案件統計表。 列管登記簿 提供研考人員使用此表單針對法院列管案件、檢調案件，查詢是否如期結案。 送會清單 提供研考人員檢視送會外機關未結案件、送會機關內未結案件、送會外機關已結案件、送會機關內已結案件。 66

報表 受會清單 提供研考人員檢視受會於自己機關之案件。 逾期案件清單 定期利用公文管理系統列印逾期未結案清單，送交機關長官核閱後，送請直屬主管督促所屬限期辦結。 密件案件統計表 提供研考人員了解各月密件案件數。 發文決行層次分析表 提供研考人員了解一層以上的府文案件。 67

報表 人民申請案件明細表 提供人民作業相關之辦理情況。包含補正、創稿。 發文/存查使用天數明細表 提供存查、發文公文案件的辦理日數之調查。 未結案事前檢查表 針對限辦日期將屆尚未辦結之公文，研考人員利用公文管理系統列印此表單，送交轉請直屬主管提醒所屬承辦人依限辦結。 未結案件清單 提供研考人員檢視所有公文未結案件清單，包含逾期未結及無逾期未結之案件。 68

報表 展期清單 提供研考人員檢視逾期案件未辦展期的案件查詢或逾期案件已辦展期的案件。 公文併/彙辦作業明細表 提供研考人員可檢視主併辦案件與被併辦案件和主彙辦案件與被彙辦案件。 69

機關檔案管理人員

課程內容介紹 檔案處理 紙本點收、編目 線上點收、編目 調案 調卷 71

案例(1)-如何處理歸檔的紙本公文 送歸公文 點收 編目 掃描 上架

操作 – 點收 前提：已收到紙本 檢查歸檔公文是否符合點收條件 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣ 於『紙本待點收』頁籤的｢公文文號｣處逐筆刷入歸檔公文條碼【點收】

操作 – 編目 於左側選單點選｢案件編目著錄｣ 於『紙本待編目』頁籤的｢公文文號｣處刷入歸檔公文條碼 檢視歸檔內容及檔號 【存檔】 74

操作 – 掃描 前提：已編目完成 若符合歸檔公文影像掃描範圍的公文，始可進行影像掃瞄 將要掃描公文拔釘、文件整理及放入隔頁紙 於左側選單點選｢WEB掃描工作站｣進行掃描/上傳 可以說明已編目查詢

操作(一) – 掃描 於左側選單點選｢匯入影像｣ 【影像匯入】 76

操作(二) – 掃描 於左側選單點選｢歸檔公文查詢｣ 於｢公文文號｣輸入已掃描公文文號 【查詢】 點選下方資料區資料 【電子檔案】 於｢文件類別｣為“影像”，點選｢檔案名稱｣(底線) 77

~ 補充 ~ 操作-退件處理 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣ 於『已點收查詢』頁籤的｢公文文號｣處刷入欲退件的公文條碼 【退件】 ~ 補充 ~ 操作-退件處理 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣ 於『已點收查詢』頁籤的｢公文文號｣處刷入欲退件的公文條碼 【退件】 輸入退件原因 【確定】 2 1 3

操作-分併卷處理 2 操作-分併卷處理 輸入欲調整的卷宗夾之檔號 【查詢】 勾選要調整的公文 【分併卷】 輸入新檔號 【確定】 79 4 6 5 1 3 79

~ 補充 ~ 檔案保管作業 在案件編目著錄時，已註記入庫保管日期，故不須在檔案保管作業進行入庫確認。 回溯編目作業 ~ 補充 ~ 檔案保管作業 在案件編目著錄時，已註記入庫保管日期，故不須在檔案保管作業進行入庫確認。 回溯編目作業 提供建立較早期之紙本公文資料，以利公文歷史保存參考，回溯編目可分為案件回溯與案卷回溯。

案例(2)-如何處理歸檔的線上簽核公文 送歸公文 點收 加機關章 編目 於左側選單點選｢檔案點收(含退件)｣ 於『線上待點收』頁籤選擇｢承辦機關｣、｢承辦單位｣  【查詢未點收】  勾選要點收的公文文號 【點收】 2 1

操作– 加機關章 於『線上待點收』頁籤選擇｢承辦機關｣、｢承辦單位｣ 【查詢未機關憑證加簽】 勾選欲處理資料 【加機關章】 2 1 注意：加機關章時，需插入機關憑證 82

操作– 自動編目 於左側選單點選｢案件編目著錄｣ 於『線上編目』頁籤 【查詢未編目】 【自動編目】 【存檔】 83

~ 補充 ~ 已編目查詢 操作 於左側選單點選｢案件編目著錄｣ 於『已編目查詢』頁籤，輸入｢點收日期｣起迄  【查詢】 勾選下方資料區資料，查看檔案相關資料

案例(3)-如何處理調卷 收到調案單時 調案單 同意調案 公文給 申請人 公文送還 還卷處理 上架 稽催次數 註記 列印逾期 未還卷清單 收到歸還的公文時 公文送還 還卷處理 上架 逾期未還卷時 稽催次數 註記 列印逾期 未還卷清單 送到 申請單位 收到調卷展期單時 調案展期單 展期處理 延後 還卷日期

操作 – 收到調案單 點選左側選單｢檢調作業｣ 於『調案申請』頁籤中，勾選該筆公文文號 【同意調案】 確認｢調案天數｣、｢總頁數｣、｢備註｣ 【確定】 借出紙本檔案

操作 – 收到歸還的公文 點選左側選單｢檢調作業｣ 於『調案未歸』頁籤中的｢公文文號｣處刷入歸還的公文條碼【還卷】 將紙本檔案上架

操作 – 如何稽催逾期未歸還的公文 點選左側選單｢檢調作業｣ 於『調案逾期』頁籤勾選須稽催的公文文號  【催卷次數註記】

操作 – 逾期未歸還檔案稽催單 點選左側選單｢檔管報表作業｣，選擇報表-｢逾期未歸還檔案稽催單｣  設定【調案機關】、【調案逾期天數】 【預覽列印】【列印】 將逾期未歸還檔案稽催單送至申請單位/人 89

操作 – 收到調案展期單 點選左側選單｢檢調作業｣ 於『調案未歸』頁籤中的｢公文文號｣處，輸入調案展期單的公文文號【刷入】【展期處理】 點選資料區展期資料，確認｢展期後應歸還日期｣、｢展期天數｣ 、｢展期原因｣ 、｢展期備註｣ 【存檔】 延長此調案的應歸還日期

~ 補充 ~ 調閱權限設定 前提：若須提供使用者調閱｢線上簽核公文/紙本掃描公文影像｣類的公文，須做此項設定 於左側選單點選｢調閱權限設定｣ 於『新增』頁籤，選擇｢使用者機關｣、｢使用者單位｣  挑選｢使用者｣至右側框 【新增分類號】 勾選檔號資料 【確定】

案例(4)-如何進行機密等級變更 於左側選單點選｢機密等級變更｣ 輸入列印待解密清單的條件 【查詢】【預覽待解密清單】【列印】 承辦單位 審核 列印 待解密清單 機密等級 變更/註銷 於左側選單點選｢機密等級變更｣ 輸入列印待解密清單的條件 【查詢】【預覽待解密清單】【列印】

操作 –機密等級變更 將待解密清單送至到機關/單位/人 待清單回復後，於左側選單點選｢機密等級變更｣，輸入須解密資料的條件 【查詢】 勾選須變更/註銷的公文 【變更/註銷】 依據清單進行｢檔號調整｣、｢主旨｣等欄位【確定】 注意：若機密公文解密後需再次於系統中重新編目！ 93

案例(5)-如何立案 匯入 準備資料 前提：若每年度都有一版次的新分類號/案次號時，由各機關檔館人員進行(二代公文系統不授權機關管理者進行資料維護) 點選左側選單｢檔案分類號維護｣ 【匯入檔號】【下載範本檔】 94

操作(一) –立案 依據範本檔格式，製作完成下年度立案資料 95

操作(二) –立案 點選左側選單｢檔案分類號維護｣ 【匯入檔號】【瀏覽】 選擇檔案 【確定】 96

操作 – 如何維護立案資料 前提：須修改分類號資料時 點選左側選單｢檔案分類號維護｣ 輸入查詢條件 【查詢】 勾選須要維護的資料 【修改】 修改內容 【存檔】 97

操作 – 如何維護案次號 前提：須修改案次號資料時 點選左側選單｢案次號維護｣ 輸入查詢條件 【查詢】 勾選須要維護的資料 【修改】  修改內容【存檔】 98

系統維護作業

功能項目介紹 自定流程設定 組織單位維護 使用者維護 職務資料維護 職務預排流程設定 機關憑證管理 系統管理報表列印 100

課程內容介紹 系統設定 檢查組織單位 設定角色（非主管） 設定角色(主管) 憑證更新 101

案例(1)-檢查單位組織 檢查 單位資料：組織單位、發文代字…等 102

案例(2)-如何設定角色（非主管） 前提：已準備公務帳號及角色等資料（EX：機關收文人員） 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢使用者維護｣ 於『使用者帳號』欄位中，輸入欲修改之使用者帳號【查詢】 ＊點選修改後，可於系統上看到使用者之機關代碼

操作-設定角色 勾選該筆使用者帳號 【修改】 在角色欄位選擇權限（機關收文人員）【存檔】 104

~ 補充 ~角色 若設定之長官角色為科室（含）以下，皆設定『單位主管(科室主管)』。EX:組長 ~ 補充 ~角色 若設定之長官角色為科室（含）以下，皆設定『單位主管(科室主管)』。EX:組長 若設定之長官角色為科室（不含）以上，皆設定『核判主管 (陳核首長)』。EX:校長 承辦人→『承辦人』 內收發→『內收發人員』 機關收文人員→『機關收文人員』 機關發文人員→『機關發文人員 』 機關管考人員→『機關稽催管考人員』 機關系統維護→『機關系統維護』 機關檔管人員→『機關檔管人員 』 105

案例(3)-如何設定角色(主管) 設定主管 職務代碼 設定主管 角色與職位 設定 簽核流程

設定-長官職位代碼 前提：具有機關長官帳號及角色等資料 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢職務資料維護｣ 點選【新增】輸入資料， 107

補充-長官職位代碼 2120100A 2120100B 2120600A 於『單位』欄位中，填入(A)欄位資料 於『職位名稱』欄位中，填入(C)欄位資料→點選【存檔】 職位 機關代碼(A) 設定職位名稱(C) 設定職位代碼(B) 校長 2120100 2120100A 主任 2120100B 文書組組長 2120600 2120600A 108

設定-主管角色與職位 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢使用者維護｣ 於『使用者帳號』欄位中，輸入使用者帳號【查詢】 勾選該筆使用者帳號 【修改】 109

操作-主管角色與職位 於『簽核層級（職位代碼）』欄位輸入職位代碼【確定】 於『角色』欄位將長官角色放入 【存檔】 110

操作-主管角色與職位 於『使用者維護』畫面中將簽核層級欄位輸入職位代碼輸入完成後按【確定】 於『使用者維護』 畫面按【存檔】

設定簽核流程(一) 準備工作：確認機關內各單位的職務簽核流程 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢職務預排流程設定｣ ＊新北市政府代碼為0(最上層) 112

設定簽核流程(二) 點選上層職位【新增】 於『本層職位』欄位中輸入欲新增之職位代碼 【存檔】 113

案例(4)-憑證更新 說明：機關檔管人員須將用於未來進行｢線上簽核｣檔案封裝時的機關憑證交於機關系統維護人員進行註冊。 點選左側選單｢機關系統維護｣-｢機關憑證管理｣ 114

操作-憑證更新 插入憑證後點選【憑證更新】更新後點選【確定】 115

Q & A