電子公文系統 --常見錯誤與注意事項 總務處文書組 鄭惠珍編審 103.05.11

常見錯誤 一、創文 (一)來文簽辦單(未以”修改簽稿”方式辦理) (二)自創文(誤選簽辦方式、層級錯誤) 二、申請改分、退回重分與取消會辦、退回原承辦人 三、核章位置錯誤及加註意見不可跨頁 四、新增附件(電子、紙本) (一)文別(頁籤)錯誤 (二)附件型式與受文者傳遞方式不一致 五、行文機關種類與做法 六、送會方式與流程錯誤 七、已決行(簽、函稿)公文的下一步 八、其他

公文簽辦流程圖 確為本人承辦公文 己簽收時申請改分；未簽收時請單位登記桌抽回重分他人或申請改分其他單位。 如有實體附件者，應待實體附件送達再行簽收。 簽收 決定辦理方式 簽辦單 簽或 函（稿） 修改簽稿 新增簽稿 開啟公文製作 簽辦單檔號選取請點「123輸入檔號」。 選擇檔號(函等發文文別，需有行文對象) 儲存上傳 送會又抽回，或尚未出一級單位前被退文時，系統會自動清除送會紀錄；請重新選擇送會單位（檢視「會辦紀錄） 新增附件時，先確定文別；並注意相關限制。 核章、附件管理、送會 陳核（送出）

(一)來文簽辦單 未以”修改簽稿”方式辦理 一、創文 (一)來文簽辦單 未以”修改簽稿”方式辦理

簽辦單，一定要表明主辦單位意見(修改簽稿) 正確做法 錯誤一、未表明主辦單位意見 錯誤二、以加註意見處理

(二)自創文 創稿層級錯誤 誤選簽辦單 誤選簽辦方式

創文流程圖 確定範本 選擇陳核層級、簽辦方式與文別（簽、函等） 輸入主旨、說明並選擇檔號或行文機關(除『簽(簽辦單』)外，其餘文別皆有行文機關） 否 另存新檔 取號上傳 併前案取號 是 否 核章（儲存） 送會又抽回，或尚未出一級單位前被退文時，系統會自動清除送會紀錄；請重新選擇送會單位（檢視「會辦紀錄） 新增附件時，先確定文別；並注意相關限制。 附件管理、送會 陳核（送出）

二、申請改分、 退回重分、取消會辦與退回承辦人

申請改分：承辦單位登記桌或承辦人行使 退回重分：受會單位內分文的錯誤 退回承辦人： 1.由單位主管行使，退回單位承辦人 需說明退回原承辦人或取消會辦之理由 申請改分：承辦單位登記桌或承辦人行使 退回重分：受會單位內分文的錯誤 退回承辦人： 1.由單位主管行使，退回單位承辦人 2.受會單位的主管行使 (退回本單位前一位人員) 退回原承辦人：由受會單位的主管行使 (退回該件公文的原始承辦人) 取消會辦：由受會單位的承辦人行使 (直接跳過受會單位，至下一流程)

三、核章位置 及 加註意見不可跨頁

加註意見不可跨頁，請用「新增頁面」 增加頁面後，再完整述明相關意見。

四、新增附件 (電子/紙本)

附件管理流程圖 附件管理 選擇文別/頁籤 新增附件 夾帶.pdf電子檔案後，陳核送出 電子交換發文附件總和<3MB 紙本？ 否 夾帶.pdf電子檔案後，陳核送出 電子交換發文附件總和<3MB 一般發文附件總和<5MB 副本是否含附件(預設為「否」) 紙本？ 於公文陳核送出後，回到『承辦公文未結案』 公文夾中列印 是 列印實體附件清單 附件清單併同實體附件核章後陳核（送出） 「流程控管」中登錄實體附件收/送流程

確定欲附加檔案的”文別” 稿 簽 來文原文 及附件 請注意，「附加來文」功能只能將來文原文影像檔轉為”簽”或”稿”的電子附件，並不包含來文原夾帶的電子附件。 來文原文 及附件 稿 簽

★「媒體型式」-電子文件(限為.pdf格式) ★「媒體型式」-紙本 ★「媒體型式」-電子文件(限為.pdf格式) 行文機關需用「手動輸入」個人通訊錄 1.以電子交換方式發文者，檔案合計不得超過3MB 超過者行文機關需用「手動輸入」個人通訊錄 2.附件上傳總和不得超過5MB

選擇【登錄方式】 1 3 4 2 ★流程控管登錄(便於查詢實體附件) 『收』表示：僅做「收到」某實體附件的紀錄 『送』表示：僅做「送出」某實體附件的紀錄 『登錄紀錄』表示：完整紀錄某實體附件「誰」送出 及交給「誰」(欲透過公文交換中心時使用此方式) 1 3 4 2 ＊如透過公文交換中心傳送者，請選『登錄紀錄』， 『交給』欄位請輸100776（沈慧仁-公文交換中心代表號） 」 ＊每份公文夾，只需有一個號碼，並請置於第一頁，俾便有統一之搜尋依據

新增「公文交換」時收送之文號及件數清單

查詢實體附件在何處-輸入欲查詢之流水號(公文的最後一碼英文字不要輸入)

五、行文機關

速別：普通件、速件 及最速件 密等：普通 或 密以上 密以上者，需擇定解密條件

全銜 順序 發文方式 外單位在前 本校同仁、單位次之 受文者(正、副本) 1.外部機關不可簡稱 衛福部 教育部高教司 衛生福利部 1.校內同仁，從組織選取為原則(電子佈告欄) 特殊情形可採紙本(手動輸入) 2.校外單位，以電子交換為原則(搜尋) ※交換檔案上限3MB 以紙本發文時，請檢齊相關附件 (自行列印)並送文書組 衛生福利部 教育部高等教育司

稱 謂 期望語 用 詞 教育部 上行文 貴部 鈞部 請查照 請鑒核 檢送 檢陳 依本校104年4月7日政秘字第1040009098號轉行政院來函： 公文內「查照、鑒核」、「貴館、鈞部」(期望語、目的及稱謂用語) 之前無須空格(即無須挪抬)， 教育部 上行文 稱 謂 期望語 用 詞 貴部 鈞部 請查照 請鑒核 檢送 檢陳

3萬2000元、60人、85%、1:3、支票1紙 時 間 序 位 地址電話 計量單位 引述法規 數 字(阿拉伯) 98年、10時、3週 …. 時 間 第2會議室、第1期款、第2學期….. 序 位 3萬2000元、60人、85%、1:3、支票1紙 計量單位 羅斯福路4段100號2樓 地址電話 政府採購法第15條第1項第5款 引述法規

組織 手動輸入 受文者 校內 群組 個別單位或教職員 校外 電子交換 紙本 共同通訊錄下群組 (請勿展開) 電子交換機關搜尋 4 1 2 3 1.非校內教職員(有例外： 學生、密件)及單位 2.無電子交換代碼者， 如：民間機構 3.有實體附件，如：領據 、契約書。 4.電子附件太大改紙本發文。 1.有電子交換代碼者 2.附件需為電子檔 3.附件總和數不得超過 3M(3000k)

正本受文者發文時預設”含附件”；副本受文者預設”不含附件”

選擇： 1.一位或多位教職員 2.一個或多個單位

搜尋”符合受文者” 或”符合群組” 共用通訊錄-群組(校外-電子交換)

請輸入機關完整名稱(非簡稱) 請注意繁簡體

交換至校外機關之個人(如：政治大學附屬高級中學郭昭佑校長) 一、先輸入機關名稱(電子交換) 二、在「空格」內輸入”郭昭佑校長」

(1)輸入校外單位名稱及地址(含郵遞區號)，選擇”加入個人通訊錄” 例如：密件、委員聘函(必為紙本)、學生代表的開會通知單等， 輸入校內人員姓名及單位(郵遞區號116)，選擇”加入個人通訊錄” (2)從「個人通訊錄」頁籤中，挑選受文者。

通識教育委員群組展開畫面

六、送會方式 與 流程錯誤

選擇會辦單位(建議為一級單位並調整會辦順序 送會流程圖 待處理公文 (狀態為：承辦人辦理中) 核章、附件管理 送會 選擇會辦流程（會畢陳核或會畢回承辦人）及會辦方式（順會或分會） 會計室務必為最後被會辦的單位，人事室則為倒數第二個。國立政治大學不可做為被會辦單位。 選擇會辦單位(建議為一級單位並調整會辦順序 檢視「會辦紀錄」 確定公文流程後送出

一、會辦方式 二、送會流程 送會(建議選一級單位) 順會(依序送會)-系統預設 分會(同時送會) 先送會學務處 再送會教務處 同時送會學務處及教務處 二、送會流程 會畢陳核(系統預設) 或 會畢回承辦人 送會注意事項： 請勿重覆送會同仁及該所屬單位(或長官)，例如：送會徐士雲又送會出納組又送會總務處，這樣的公文流程會跑去至總務處層級三次，降低公文承辦效率。

☆當有實體附件時，不建議做分 會 「順 會」的流程圖示 「分 會」的流程圖示 「順 會」的流程圖示 「分 會」的流程圖示 ☆當有實體附件時，不建議做分 會 「分會」時，必須先點選「分會」選項，才會生效；分會時，無法做退文

會畢陳核 (公文狀態為：已決行)

會辦設定-如點選為「會畢回承辦人」 會畢回承辦人 (公文狀態為：承辦人辦理中) 公文須再核章(送會)並重新陳核

七、公文已決行

學校簽-送存查 可至「已歸檔」查詢 簽～不清稿 單位簽-自行存查 可至「未歸檔」查詢

以「單位名義」發文，受文者不可選「電子交換」； 校外單位只能以紙本寄送(手動輸入) 學校函或單位函--清稿，送發文 ★實體附件速送總發文員或單位發文員) 以「單位名義」發文，受文者不可選「電子交換」； 校外單位只能以紙本寄送(手動輸入)

八、其他

轉發完成， 按「隱藏」 單位登記桌：分文及電子公文轉發同仁知悉 一、系統會e-mail通知文轉發同仁公文內容 二、直接到「電子布告欄」亦可查看公文內容

個人電子佈告欄(保留7天)

搜尋個人(或單位)已收但被隱藏之公文 

流程圖示意涵(二) 流程圖示意涵(一) 公文已被後者簽收了(前者無法做抽回)。 公文在二個單位(或人員)中—前者已送出，但後者尚未簽收(前者可做抽回)。 流程圖示意涵(二) 公文已被後者簽收了(前者無法做抽回)。

常見諮詢(一) 為何有送會，但公文流程未去(或實體附件清單未出現)？ 如何列印實體附件清單？ 等不到實體附件怎麼辦？ 為何明明選了函，但卻出現簽？ 來文如何做”簽辦單”？簽辦單的檔號？已做簽辦單，想 改成發文(”新增簽稿”方式)要如何刪除簽辦單？ 來文做了簽辦單，要如何申請改分？(已核章/未核章) 會辦的文，如何退文給原承辦人？ 簽歸檔時是否要清稿？ 辦理來文的函轉時，如何將來文及附件上傳？為何看不到 或無法開啟.tif？

指定以Windows Picture and Fax Viewer為預設程式

常見諮詢(二) 如何查詢自己承辦的公文？ 如何知道有待補簽公文？如何補簽？ 退文資料夾中有公文，該如何處理？ 如何知道實體附件在哪裡？ 簽若有實體附件時，在送歸檔時，是否一定要將實體附件一 併歸檔？清單是否要歸檔？ 公文中有些人的核章(或加註意見)為何會看不到？核章的頁 面已不夠怎麼辦？ 送會時，要變動預設值嗎？ 何謂公文的限辦日期？ 為何有時看不到公文應有的選項？ 如何銷號？如何刪除簽稿？

常見錯誤流程 送會直線層級長官。 送會一級單位又送會所屬二級單位(或同 仁)。 送會單位順序錯誤。 發文決行卻送存查。簽呈決行又續辦。 抽回或被長官退文時，未重新送會。 發文、用印送會文書組。

小技巧 簽收前的確認(主旨) 簽註意見的檢視(外部、內部) 各項資訊的檢視(附件管理、流程資訊、會辦紀錄) 公文進度(承辦人、被加會人) 公文調案(承辦人、單位內) 實體附件不歸檔、指定發文日期的做法 公文傳閱、後會 電子佈告欄的搜尋

簡報結束 敬請指教！ 文書組聯絡資訊： 文書組組長蕭組長翰園 分機：62870 總收文員 吳俊炫先生 分機：62873 文書組組長蕭組長翰園 分機：62870 總收文員 吳俊炫先生 分機：62873 總發文員 鄭惠珍小姐 分機：62875 檔案室 蘇倉楠先生 分機：62267