漢龍資訊科技股份有限公司 報告人：毛隆慶 陳君佩 台北海洋技術學院Q&A研討會 漢龍資訊科技股份有限公司 報告人：毛隆慶 陳君佩

課程大綱 公文製作及各欄位定義 結案作業程序 發文作業程序 串、並簽說明與應用 公文內文修改 公文會簽原則 登記桌權責與操作 創稿文號取代收發文號問題之解決方案 Q&A問題說明與討論

公文製作及各欄位定義 電子簽核 文稿類別 正本及副本 敬會 公文分項項目 附件檔名不要超過10個中文字 一、 (一) 1、 (1) 附件檔名不要超過10個中文字 附件上傳檔案大小無限制，但請使用者儘量節制使用 日期：民國94年1月25日(不要是國字) 發文號：0940004343(不要是○九四○ ○ ○四三四三)

結案作業程序 收文及簽呈由承辦人結案 發文由文書組結案 簽呈不輸入分類號仍可結案，表示自行存查

發文作業程序 發文字號已給，表示已發文 可藉由『資料查詢』、『承辦公文』搜尋 主管決行擲回使用者時，需要對外發文之類型公文，系統自動加入文書組收發此關卡於流程中

串、並簽說明與應用

串簽： 把流程串起來，如傳統紙本公文一關一關跑 第一關 優點：一關一關執行 第二關 不易發生問題 第三關 流程設定重點： 第四關 務必要設定完整 流程最後幾關“一定” 要設定到有決行的長官 第四關 第五關 第六關

並簽： 流程一分為多，需將分出去的路線收回單一條路線 第一關 優點：一次分送多個會辦單位，會辦結束 再一次傳給下一關卡 第二關 第三關 第四關A 第四關B 第四關C 第五關 務必要設定完整 流程最後幾關“一定” 要設定到有決行的長官 第六關

1.流程並簽就是並簽 2.並簽再加簽還是並簽 也還是同一個關卡 3.並簽關卡不可退文 流程關卡中，並中有串，串中有併的話 流程架構即失敗 第一關 第二關 第三關A加簽 也叫第三關 稱為D 第三關A加簽 也叫第三關 稱為C 第三關A 第三關B 第三關A加簽 也叫第三關 稱為E 第四關 第五關

兩關以上才能用並簽，並簽設定完成後務必加入一個串簽關卡

流程中並簽的關卡只能加入並簽關卡名單

公文內文修改

公文會簽原則 校長 副校長 一級主管 會簽單位 (會辦登記桌、登記桌加簽) 單位主管簽核 承辦人員收文

登記桌權責與操作 以上作業詳細操作內容請參考操作手冊P.35~37。 外來公文分派：(由文書組登錄=>分文至一級單位登記桌 =>分文至承辦人；請參考操作手冊 P.36(公文系統=>收發作業=>登記桌) 公文會簽：在會辦單位收到公文時，登記桌需將單位內需會辦的同 仁、主管加簽上來。(公文系統=>公文簽核=>收件匣，請 參考操作手冊P.35)。 秘書室登記桌：由秘書室登記桌判別加簽至副校長或校長。      　　以上作業詳細操作內容請參考操作手冊P.35~37。

創稿文號取代收發文號問題之解決方案

1.操作步驟：進入收件匣，先行排序簽核狀態， 將電子含紙本排列集中。 中州技術學院 1.操作步驟：進入收件匣，先行排序簽核狀態， 將電子含紙本排列集中。 吳瑞泉主秘

2.操作步驟：依主旨目視、寄件者搜尋，較為快速。 中州技術學院 吳瑞泉主秘 2.操作步驟：依主旨目視、寄件者搜尋，較為快速。

Q&A問題說明與討論

項目 內容描述 回覆 1 製作公文時，"公文列印"與"公文簽核列印"有何不同? "公文列印"為紙本簽文型式，轉換至word後列印。 "公文簽核列印"為線上簽核，為單純公文內容列印，包括簽核意見表。 2 製作公文時，"公文簽核列印"時說明的內容列印時格式會跑掉? 同一段落在輸入時不用斷行，分點敍述後再按<Enter>鍵系統會自動排版對齊。 3 "公文列印"無法使用，列印時狀態列會有網頁錯誤的訊息? 詳細操作內容可參考操作手冊 4 兼任教師帳號密碼為何? 1.兼任教師無使用帳號。 2.目前由系助理代為辦理。可。 5 開會通知單上無"正本"欄位? 1.依照文書處理規則，並沒有提供正本之欄位。 2.副本可以選擇不填寫，因已有主持人、出席者、列席者等相關欄位。 3.若承辦人欲填寫副本也可以，則可當作通知特定對象。

項目 內容描述 回覆 6 公佈欄無"族群"功能? 公佈欄系統並沒有提供個人化群組設定，但可以由文書組統一建置共用之群組，以提供承辦人運用之。 7 一開啟電子公文系統時，系統畫面立即閃爍不見或是提醒您有攔截視窗之訊息，且無法進入公文系統? 詳細操作內容請參考操作手冊 8 登入系統時會出現公文範本更新之提醒視窗時該怎麼處理? 1.表示您的個人電腦上的公文範本檔案與公文主機上之範本檔案不一致。 2.當登入系統出現要求您下載範本時，請選擇下載更新即可。 9 公文流程中組織架構表裡發現有"文書組"與"文書組收發"兩種帳號，兩個帳號有何差異? "文書組" ：即所謂的二級單位登記桌，也就是需會辦給文書組時才挑選的帳號。 "文書組收發"：是指欲對外發文時需送達的指定單位。 10 簽辦公文時若加簽流程中有意見或認為未達條件時，應是退文或加簽意見往上繼續呈簽? 建議以退文回原承辦單位,資料補齊後再予上呈

項目 內容描述 回覆 11 使用Hi-Key是否有強制性 12 校內書函轉公佈欄部份，是否需經文書組發佈? 1.公佈欄用於影印轉發，開會通知及公文。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2.正式發文應行以紙本及人員簽收才合法。 13 登記桌可否出簽，時機為何？ 1.登記桌不可以出簽，不合法。 2.未來調閱歷史公文時，無法查出承辦人員。 14 附件上傳大小是否有限制? 1.目前系統無限制，但超過1M會提示。 2.教育部發文規定為512K，超過檔案大小時，會有公文無法發出情形。 3.建議圖形檔可以jpg格式,文件檔可以掃描後以pdf檔案格式儲存。 轉檔工具： "中州首頁" -> "校園資訊網" -> "資訊素養網“ -> "自由軟體下載"

項目 內容描述 回覆 15 何謂"移文"、"退文"、"減簽"、"加簽"、"併文"? "移文" :將公文轉移至另一單位承辦。 "退文" :將公文退回原承辦人或前一人。 "減簽" :將簽核流程中的關卡減去。 "加簽" :在簽核流程中再加入一關卡。 "併文" :針對公文時施『簽稿並陳』、『以稿代簽』及『先簽後稿』使用，此部分請參考文書作業手冊。 16 簽文判行後，可否再加簽? 運用公文核判完成，後會相關人員，並簽註後會意見。 17 附件名稱預設的附件一、二、三於紙本時無法呈現出來? 1.此部分依研考會之交換格式規定作業。 2.如紙本列印要呈現，可於附件說明登打。 18 尚未進行文分類，卻可結案? 1.公文收文、函、書函及開會通知單需登打分類號，才可結案。 2.簽呈之結案輸入分類號，可進行歸檔作業；如存查則不用輸入分類號(建議輸入較佳)。

項目 內容描述 回覆 19 目前主管所使用的HiKey認證方式，是否還有提供其它認證方式? 目前仍是以帳號密碼登錄公文系統。 20 對於流程中未電子簽核部份如何補簽核? 目前無補簽之作法 21 學群召集人可否”判行”，如商學群召集人等？ 依學校分層負責規定辦理。 目前各學群召集人皆已有權限 22 對於已判行的公文部份有不完備處如何補助，例如： ※簽未經單位主管逕送外部一級單位，且已判行完成。 ※簽文經單位一級主管後，逕送外部單位登記桌，但簽文被外部登記桌簽核辦文，且完成後續相關程序且已判行完成 1.可在擲回承辦人時再加簽之。 2.若加簽時有異議時應再重跑簽核流程。 23 電子簽呈與紙本內容有抵觸時，就法律的效力為何？ 1.電子簽呈與紙本簽文同樣具有法律效力。 2.若有抵觸時，請以當面請示為準。

項目 內容描述 回覆 24 電子含紙本時，簽文要求為何？ (1)簽文意見於紙本呈現且同時線上電子簽核加註簽文意見。 (2)紙本僅用印但簽文意見於線上電子簽核呈現。 (3)簽文意見於紙本或線上電子簽核加注簽文意見擇一即可。 (4)有線上電子簽核意見，無紙本用印亦無妨。 (2) 25 代理人制度啟用了嗎？是否配合人事室代理人制度推行之。 代理人於請假完成時，將職務代理填入公文系統。 26 下列那一種電子公文在判行後，會自動串簽給“文書組收發”？為何如此設定? 1.簽 2.函 3.書函 4.收文（函） 5.公告 6.令 7.開會通知 需要對外發文之類型公文，系統自動會加給文書組收發帳號進行發文。 27 系統需有功能可提供主管查詢被代決行的電 子公文? 因於文書作業規範裡，有規範到一張報表為授權代行一覽表，該張報表是月結式報表，月結統計後列印陳閱、存查之

項目 內容描述 回覆 28 點選時可否用組合鍵，同時點選多人? 可利用個人設定下的預設群組建立常用單位組合之。 29 顯示時可否包含出簽呈的承辦單位? 由於收件匣中的欄位長度已無法多加註寄件者之單位名稱。 30 一級單位有設特別助理部份，請增加身份選項，如教務處特別助理、環設學群特別助理、商管學群特別助理? 可透過文書組增加身份選項。 目前已完成新增作業 31 『收發文號』用『創稿文號取代』，指『類別』帶出『收發文號』黃色提示。 為降低電子含紙本的比率，進入收件匣，先行排序簽核狀態，將電子含紙本排列集中，再依主旨目視、寄件者搜尋，較為快速以利尋找之 32 要如何要求到電子含紙本的時間點不要差太久，如幾小時甚至1.2天 ? 在收到電子公文到件通知時，可用電話聯絡跟催上一關卡的單位或人員儘速送達紙本文。 33 為何我的電腦無法打開公佈欄的附件? IE瀏覽器須開啟＂封鎖新視窗”，即IE可開啟新視窗才能開啟。