高雄醫學大學通識教育中心 蔡蕙如助理教授 98年7月2日 公文寫作技巧 高雄醫學大學通識教育中心 蔡蕙如助理教授 98年7月2日

公文的種類 令：公布法律、發布法規命令及人事命 令時使用。 例如： 總統令 發文日期：中華民國98年4月24日 茲頒給○○○三等景星勳章。 例如： 總統令 發文日期：中華民國98年4月24日 發文字號：（ ）字第 號 茲頒給○○○三等景星勳章。 總 統○○○ 行政院院長○○○

公文的種類 呈：對總統有所呈請或報告時使用（僅 限於對總統） 咨：總統與立法院（國民大會）公文往 復時使用。

公文的種類 例如： 司法院 呈 司法院院長 ○○○ （職章） 受文者：總統 正本：總統 地址：100臺北市重慶南路1段124號 例如： 司法院 呈 地址：100臺北市重慶南路1段124號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：總統 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：○○○○○○，○○○○○○○○○○。 正本：總統 副本： 司法院院長 ○○○ （職章）

公文的種類 例如： 立法院 咨 受文者：總統 主旨：修正○○法，咨請公布。 說明： 一、 二、 立法院院長 ○○○ 例如： 立法院 咨 地址：100臺北市中山南路1號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：總統 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件：○○法1份 主旨：修正○○法，咨請公布。 說明： 一、 二、 正本：總統 副本： 立法院院長 ○○○

公文的種類 函：適用於 一、上級機關對所屬下級機關有所指示、交 辦、批復。 二、下級機關對上級機關有所請求或報告。 三、同級機關或不相隸屬機關間行文。 四、民眾與機關間之申請及答覆。

公文的種類 例如： 經濟部 函 受文者：財政部 主旨：本部因業務需要，擬商調 貴部秘書○○○來部服務， 請 惠允見復。 部長 ○○○ 例如： 經濟部 函 地址：100臺北市福州街15號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：財政部 發文日期： 發文字號： 速別： 密等及解密條件或保密期限： 附件： 主旨：本部因業務需要，擬商調 貴部秘書○○○來部服務， 請 惠允見復。 正本：財政部 副本： 部長 ○○○

公文的種類 公告：各機關就主管業務或依據法令規 定，向公眾或特定之對象宣布周 知時使用。 其他公文 一、書函：舉凡答復簡單案情、寄送普 通文件、書刊，或為一般聯 繫、查詢等事項行文時使用。 （性質不如函之正式）

公文的種類 其他公文 二、開會通知單：召集會議時使用。 三、簽：承辦人員就其執掌事項，或下級機 關首長對上級機關首長有所陳述、 請示、請求、建議時使用。 （一）先簽後稿 （二）簽稿併陳 （三）以稿代簽

公文的種類 例如： 內政部 公告 主旨：公告民國○○年出生的役男應辦理身家調查。 依據：徵兵實施條例。 公告事項： 例如： 內政部 公告 發文日期：中華民國98年4月24日 發文字號：（ ）字第 號 主旨：公告民國○○年出生的役男應辦理身家調查。 依據：徵兵實施條例。 公告事項： 一、民國○○年出生的男子，本年已屆徵兵年齡，依法應 接受徵兵處理。 二、請該徵兵及齡男子或戶長依照戶籍所在地（鄉、鎮、 市、區）公所公告的時間、地點及手續，前往辦理申 報登記。

公文的種類 例如： 教育部 書函 受文者：國立○○大學 主旨：檢還 貴校○○年度修畢師資職前教育課程參加教育實習實習津貼 例如： 教育部 書函 地址：100臺北市中山南路5號 聯絡方式：（承辦人、電話、傳真等） 受文者：國立○○大學 發文日期： 發文字號： 速別：最速件 密等及解密條件或保密期限： 附件：見主旨 主旨：檢還 貴校○○年度修畢師資職前教育課程參加教育實習實習津貼 第1期支出憑證（總金額新台幣360萬元整）全一冊，希即補妥各受款 人簽章後，再行報核，請 查照。 說明：復 貴校○○年○月○日○○字第○○○○○○○號函。 正本：國立○○大學 副本：本部會計處、中等教育司

函(稿)之結構： 採「主旨」、「說明」、「辦法」三段 式。案情簡單可用「主旨」一段完成 者 ，不要硬性切割為二段、三段。「說 明」、「辦法」應視事、案的狀況加以 活用。

主旨段之寫作要領 一、主旨之寫作要求應是使受文者閱讀後，即可全然 瞭解公文行文之目的與期望。文字宜精要，但絕 非簡陋。實務上多建議撰文者勿超過五十字。 二、何人(who)、何時(when)、何地(where)、何事 (what)可寫於主旨段；而何故(why)、如何(how) 則多置入說明或辦法段來敘述。 三、有復文或辦理期限者，截止日期應納入主旨以收 提示之效。

主旨段之寫作要領 錯誤範例 四、復文時，不可以來文機關之發文日期及發文字號為 主旨。 主旨：復 貴校98年4月24日（98）人字第98003125號 函，請 查照。 說明： 一、 二、

說明段之寫作要領 一、不分項時，應接著冒號書寫；分項時， 另行低一格書寫。例： 說明： 一、 二、 （一） （二） 1. 2. (1) (2)

說明段之寫作要領 二、通常有「依據」，分項時「依據」應寫在 第一項。例： 說明： 一、依據 貴會○○年○月○日（98）臺會綜二字第 一、依據 貴會○○年○月○日（98）臺會綜二字第 ○○○○○○○○號函辦理。 二、本校專題研究計畫期滿未繳交結案之計畫，已分 別依規定辦理。

說明段之寫作要領 三、以機關首長名義發文，切不可引用一級單位 的通知或規章作依據。例：以校長名義發 文，卻寫「依據本校人事室某月某日通知辦 理。」 四、主旨段已敘述過的內容，不重複於說明段。 五、一文有兩個以上不同性質的收文機關或單位時，稱 謂語應用 「 貴機關」或「 貴單位」。（機關> 單位 ）

說明段之寫作要領 六、說明段提及自己機關或單位時，自稱應與全 銜相對應。例如以學校名義發文，自稱應為 「本校」。（常有承辦人寫成個人之所屬單 位）

辦法段之寫作要領 一、「辦法」也就是「建議」、「請求」或「擬辦」 段。 二、向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述 時，用本段列舉。 三、「辦法」段屬於簡單者，可寫於 函文內。若為求辦 法之周延性（較複雜者），一般將其列為附件。

辦法段之寫作要領 四、訂定之辦法應具體可行，對於有辦理期限者，應考 慮發文、收文雙方文書作業與核決時間、郵遞時間， 以及受文者蒐整資料時間或是否有連續假日等。 五、請上級核復之事項應具體明確並依法行政。相關之 法令規章，應妥適引用，不可違法行事或模稜兩 可。

正、副本之填寫要領： 一、分別逐一書名全銜，若以教育部現行之電子交換 系統傳遞公文，則應依其機關名稱書寫。例： 教育部技職司（○）；教育部技術及職業教育 司（Ⅹ）。又例：國立臺灣大學（○）；國立 台灣大學（Ⅹ）。 二、屬於「國立」或「市立」學校，需填寫「國 立」、「市立」。私立則免之。

正、副本之填寫要領： 三、屬於機關的公共事務，其收文對象應為機關，而 非機關首長。 四、人事命令與獎懲令，正本應發給當事人有直接關 係之服務機關或單位，當事人只需發給副本。 五、復文時，除非來文機關已表明逕行某機關，否則行 文對象必須是來文機關，而非業管單位。 六、發給自己機關所屬個人時，應依其服務單位之簡 銜、姓名、職稱之順序填寫。

正、副本之填寫要領： 七、同一機關有兩個以上單位需要發給副本時，只要 在第一個單位之上加「本校」，其餘則不必。 例：本校研發處、教務處、通識教育中心 八、所發副本為發文機關所屬之單位，可寫簡銜。 九、附件以正本為限，副本機關或單位有必要發給附 件時，須在機關或單位銜下以括弧註記（含附 件）或（含附件○），或（以上均含附件）。 未註記者表不含附件。

正、副本之填寫要領： 十、填寫副本機關或單位時，應以客為尊，先寫副本收 文機關或單位，後寫自己的單位。 十一、非必要，儘量避免發副本給上級機關，以示尊 重。 十二、副本文件的右上角要標明「副本」字樣，以示與 正本有別。 ＊ 副本與影本不同＊

附件填寫之原則 一、無附件時，本欄亦須保留，但於冒號（：）下空 白即可。 二、凡隨函有檢送（陳）附件時，附件項下應填入： 「隨文」；「見主旨」；「如說明○ 」，或逕寫 附件名稱及份數。

簽的撰擬 簽的性質 一、機關內部單位的「簽辦案件」。 二、外面機關來函案情簡單者，可使用便條紙，以條 列式簽擬；一般存參或簡單的文件，得於原件空 白處簽擬，並預留審核、決人員蓋章及批示之空 間。 ＊ 來函內容繁多時，承辦人應仔細閱讀並列出其重 點、目的與期望，使審、決人員只看摘要即可一 目了然，而不需詳看來函。

簽的撰擬 主旨：扼要敘述，概括整個簽之目的與擬辦，不可 分項，一段完成。 說明：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以 及處理方法之分析等，做簡要之敘述，並視 需要分項條列。 擬辦：應針對案情，提出具體處理意見，或解決問 題方案，意見多時分項條列。 ＊簽之各段的段旨要劃分清楚，不相互重複＊

簽的範例 簽 於○○學系 中華民國98年4月24日 主旨：檢陳本系本學期第2次系務會議紀錄，請 核示。 說明： 一、本次會議討論重點如下： 簽 於○○學系 中華民國98年4月24日 主旨：檢陳本系本學期第2次系務會議紀錄，請 核示。 說明： 一、本次會議討論重點如下： （一）訂定「本系○○○○辦法 」。 （二）○○○○○○○○○○○○○○○○。 二、 ○○○○○○○○，○○○○○○○○。 擬辦：「本系○○○○辦法 」草案於修正完成後，另案簽提最 近一次行政會議討論；說明二之建議事項則請總務處參 辦。

謝謝