公文處理細節實務 主講人:呂副局長英俊

目次 公文程式之類別 ………………………3 公文製作 ………………………10 公文用印 ………………………26 公文程式之類別 ………………………3 公文製作 ………………………10 公文用印 ………………………26 發文機關 ………………………28 公文裝訂 ………………………30 結語 ………………………32

壹、公文程式之類別

壹、公文程式之類別(1/6) 一、公文程式之類別說明如下: 公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種: 1、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基 準之行政規則及人事命令時使用。 2、呈：對總統有所呈請或報告時使用。 3、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。

壹、公文程式之類別(2/6) ﹝1﹞上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ﹝2﹞下級機關對上級機關有所請求或報告時。 4、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用： ﹝1﹞上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。 ﹝2﹞下級機關對上級機關有所請求或報告時。 ﹝3﹞同級機關或不相隸屬機關間行文時。 ﹝4﹞民眾與機關間之申請或答復時。 5、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特 定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關 之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播 工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢 送。 6、其他公文：其他因辦理公務需要之文書。

壹、公文程式之類別(3/6) 二、其他公文，例如： ﹝1﹞書函： 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使 用。 乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用 範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通 文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時 均可使用，其性質不如函之正式性。 ﹝2﹞開會通知單：召集會議時使用。

壹、公文程式之類別(4/6) 電話簡單正確說明之事項，經通話 後，發話人如認有必要，可將通話 紀錄作成2份並經發話人簽章，以1 ﹝3﹞公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以 電話簡單正確說明之事項，經通話 後，發話人如認有必要，可將通話 紀錄作成2份並經發話人簽章，以1 份送達受話人簽收，雙方附卷，以 供查考。 ﹝4﹞手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使 用。 ﹝5﹞簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級 機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使

壹、公文程式之類別(5/6) 等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使 用。 使用。 ﹝8﹞聘書：聘用人員時使用。 ﹝6﹞報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告 等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使 用。 ﹝7﹞箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時 使用。 ﹝8﹞聘書：聘用人員時使用。 ﹝9﹞證明書：對人、事、物之證明時使用。 ﹝10﹞證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資 格時使用。 ﹝11﹞契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係 時使用。

壹、公文程式之類別(6/6) ﹝13﹞紀錄：紀錄會議經過、決議或討論時使用。 ﹝14﹞節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起 ﹝12﹞提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 ﹝13﹞紀錄：紀錄會議經過、決議或討論時使用。 ﹝14﹞節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起 首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。 ﹝15﹞說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或 部門予以支持時使用。 ﹝16﹞定型化表單。

貳、公文製作

貳、公文製作(1/15) 一、公文結構及作法： ﹝一﹞令： 1、公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量 基準之行政規則： ﹝1﹞令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如： 甲、訂定「ＯＯＯ施行細則」。 乙、修訂「ＯＯＯ辦法」第Ｏ條條文。 丙、廢止「ＯＯＯ辦法」。 ﹝2﹞多種法律之制訂或廢止，同時公布時，可併入 同一令文處理；法規命令之發布，亦同。

貳、公文製作(2/15) 之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並 以公文分行各機關。 2、人事命令： ﹝1﹞人事命令：任免、遷調、獎懲。 ﹝3﹞公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為 之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並 以公文分行各機關。 2、人事命令： ﹝1﹞人事命令：任免、遷調、獎懲。 ﹝2﹞人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守 由左至右之橫行格式原則。

貳、公文製作(3/15) 行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主 旨」、「說明」、「辦法」3段式，分段要領如下： 1、「主旨」： ﹝二﹞函： 行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主 旨」、「說明」、「辦法」3段式，分段要領如下： 1、「主旨」： ﹝1﹞為全文精要，以說明行文目的與期望。 ﹝2﹞應力求具體扼要。 ﹝3﹞「主旨」不分段一項完成，文字緊接段名冒號 之下書寫。 ﹝4﹞定有辦理或復文期限的須敘明。

貳、公文製作(4/15) ﹝1﹞當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘 述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本 2、「說明」： ﹝1﹞當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘 述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本 段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」 等名稱。 ﹝2﹞如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項 條列，應另列縮格書寫。 14

貳、公文製作(5/15) 3、「辦法」： ﹝1﹞向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述 時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用 「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」 等名稱。 ﹝2﹞其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時， 應編列為附件。 15

貳、公文製作(6/15) 1、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事 項」﹝或說明﹞3段，段名之上不冠數字，分段數應 ﹝三﹞公告： 1、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事 項」﹝或說明﹞3段，段名之上不冠數字，分段數應 加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊 成2段、3段。 2、公告分段要領： ﹝1﹞「主旨」應扼要敘述，公告之目的和需求，其文 字緊接段名冒號之下書寫。公告登載時，得用較 大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職 稱、姓名。

貳、公文製作(7/15) 及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、 字號。有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並 分項條列，另列低格書寫。 ﹝2﹞「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規 及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、 字號。有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並 分項條列，另列低格書寫。 ﹝3﹞「公告事項」﹝或說明﹞應將公告內容分項條 列，冠以數字，另列低格書寫。使層次分明，清 晰醒目。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經 過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有 附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱 「某某文件」，公告事項內不必重複敘述。 17

貳、公文製作(8/15) 處理，免用3段式。 4、公告除登載於機關電子公佈欄者外，張貼於機關公 佈欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白 3、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式 處理，免用3段式。 4、公告除登載於機關電子公佈欄者外，張貼於機關公 佈欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白 位置蓋印，以免字跡模糊不清。 ﹝四﹞其他公文： 1、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。 2、定型化表單之格式由各機關自行規定，並應遵守由 左至右之橫行格式原則。 18

貳、公文製作(9/15) 二、公文用語： ﹝一﹞期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查 照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、 「辦理見復」、「轉行照辦」等。 ﹝二﹞概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」 等，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳 細要求有所作為時，請列入「辦法」段內。 ﹝三﹞直接稱謂用語： 1、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上 級稱「鈞」；自稱「本」。 2、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」 ；自稱「本」。

貳、公文製作(10/15) 下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 4、機關﹝或首長﹞對屬員稱「台端」。 3、對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」； 下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。 4、機關﹝或首長﹞對屬員稱「台端」。 5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、 「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 6、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為 「貴機關」或「貴單位」。 7、引述原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」 「鈞」等應改為「ＯＯ」「本」「該」等。

貳、公文製作(11/15) ﹝四﹞間接稱謂用語： 1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一在提及， 必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 2、對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。 ﹝五﹞文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右 空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用 較大字體，以資醒目。 ﹝六﹞分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三… … ，（一）、（二）、（三） 、… …，1、2、3、 … … ，（1）、（2）、（3）。

貳、公文製作(12/15) ﹝七﹞字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添 改處蓋章。 ﹝八﹞文書製作應採由左至右之橫寫格式；文字應簡淺明 確，並加具標點符號。

貳、公文製作(13/15) 三、簽稿之撰擬原則： ﹝一﹞擬辦方式： 1、先簽後稿： ﹝1﹞制定、訂定、修訂、廢止法令案件。 ﹝2﹞有關政策性或重大興革案件。 ﹝3﹞牽涉較廣，會商未獲結論案件。 ﹝4﹞擬提決策會議討論案件。 ﹝5﹞重要人事案件。 ﹝6﹞其他性質重要必須先行簽請核定案件。

貳、公文製作(14/15) ﹝1﹞文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析 述之案件。 ﹝2﹞依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 2、簽稿併陳： ﹝1﹞文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析 述之案件。 ﹝2﹞依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 ﹝3﹞須限時辦發不及先行請示之案件。 3、以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

貳、公文製作(15/15) ﹝二﹞一案多稿： 1、雙稿 舉例： ﹝1﹞臺中市政府 函﹝ 雙 稿﹞﹝稿一﹞ ﹝2﹞臺中市政府 函 ﹝稿﹞﹝稿二﹞ 2、三稿 ﹝1﹞臺中市政府 函﹝ 三 稿﹞﹝稿一﹞ ﹝3﹞臺中市政府 函 ﹝稿﹞﹝稿三﹞

參、公文用印

參、公文用印(1/1) 範例：

肆、發文機關

肆、發文機關(1/1) 一、府函： ﹝一﹞民政局分層負責明細表甲表所列各項業務。 例如： 1、區里行政區域調整計畫之訂頒。 2、區政重大興革事項。 ﹝二﹞函復其他機關致市政府公文 ﹝三﹞其他機關致函民政局，需以市政府名義回復事項。 二、局函： ﹝一﹞民政局分層負責明細表乙表所列各項業務。 ﹝二﹞函復其他機關致民政局公文。 ﹝三﹞市政府交辦事項。

伍、公文裝訂

伍、公文裝訂(1/1) 一、文稿有一頁以上者： ﹝一﹞應裝訂妥當（使用釘書機裝釘，不可用迴紋針或燕 尾夾） ﹝二﹞於騎縫處蓋﹝印﹞騎縫章或職名章。 ﹝三﹞每頁之下緣加註頁碼。 二、文稿頁數太多，無法裝釘者： 使用打孔機打兩個洞，再用黑色公文繩帶裝捆妥當。

陸、結語