文書檔案與實務概述 103年7月30日 主講人：總務處文書組單秀琴組長

文書檔案基本概述 前言-文書與檔案

文書 處理 文書涵義 係指處理公務，或與公務有關之一切資料。包括文件、書籍、圖說、磁片、光碟、錄音帶、錄影等。 文書自收文或創稿起至發文、歸檔止之全部流程 。

檔案 管理 檔案涵義 依檔管法第3條第2款規定，檔案指依照文書處理程序送交歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。 歸檔文件依照法規辦理各項作業，包括：點收、立案、編目、保管、檢調、清理、庫房設施管理等。

文書處理與檔案管理 收文處理 公文簽辦 文稿擬判 發文處理 歸檔作業 文書處理 點收 立案 編目 保管 複製儲存 檢調 應用 清理 檔案管理

文書檔案基本概述 收文處理

收文處理 紙本收文處理 電子收文處理 改分 簽收、拆驗 分文、編號、登錄 傳遞-簽收時檢視實體公文及附件是否齊全 啟動「教育部公文電子交換作業」匯入本校「公文簽核及檔案管理系統」後，進行收文作業 線上編號分文傳送 電子收文處理 非屬單位主辦或不宜主政者來文，可申請改分作業 由承辦人點選申請重分將公文退回給上一個分文人員(登記桌)申請重分(註4) 改分

有關收文常見錯誤樣態： 總務處文書組 一、公文改分 非屬單位主辦或不宜主政者之來文，須於 1日內進入公文系統點選「申請重分」作業 ，並在訊息欄內敘明重分理由；如為紙本公文 須將原函來文擲回文書組總收文人員。 二、單位登記桌收到紙本公文與電子公文系統進行點收不同步，請務必落實電子公文與紙本公文同步作業。 三、單位單記桌若收到受文者為個人或單位公文時，無須於電子公文辦理簽核作業。 這些都是常發生的現象喔！

文書檔案基本概述 發文處理

發文流程

發文流程

發文處理-紙本公文注意事項 紙本公文需專人送至文書組 檢核項目 文稿與附件之注意 編寫頁碼 發文文稿親送至文書組，並登錄文書組『發文收件登記表』 紙本公文需專人送至文書組 決行層級是否正確 主管職名章及代為決行章有無漏蓋 附件是否齊全 電子流程是否完成簽核程序 歸檔附件是否完整 檢核項目 附件以正本為限，副本機關如需附件，請於機關名稱處註記(含附件) 附件需用印者，請先行用印完成後再送發文。 附件需多影印一份作為歸檔附件。 文稿與附件之注意 公文單面列印者於該頁之右下角依序以鉛筆阿拉伯數字由上而下連續為之(雙面列印者，正頁於右下角，反面於該頁之左下角編寫)，並於首頁註明總頁數 編寫頁碼

發文處理-紙本公文注意事項(一) 1、紙本公文需專人送至文書組 2、檢核項目 發文文稿親送至文書組，並登錄文書組『發文收件登記表』 決行層級是否正確 主管職名章及代為決行章有無漏蓋 附件是否齊全 電子流程是否完成簽核程序 歸檔附件是否完整 2、檢核項目

發文處理-紙本公文注意事項(二) 3、文稿與附件之注意 4、編寫頁碼 附件以正本為限，副本機關如需附件，請於機關名稱處註記(含附件) 附件需用印者，請先行用印完成後再送發文。 附件需多影印一份作為歸檔附件。 3、文稿與附件之注意 公文單面列印者於該頁之右下角依序以鉛筆阿拉伯數字由上而下連續為之(雙面列印者，正頁於右下角，反面於該頁之左下角編寫)，並於首頁註明總頁數 4、編寫頁碼

發文處理-電子公文注意事項(一) 1、清稿編輯後才能發文 2、受文者選取 未執行清稿作業，在功能鍵部分將不會跳出『送發文』的按鍵。 承辦人依決行長官文稿修改處，執行清稿作業，繕發人員則進行二次校稿作業。 1、清稿編輯後才能發文 校內單位、校內個人、政府機關單位者，請以群組單位搜尋方式點選，請勿自行手動輸入單位或個人名稱，以免無法進行電子交換或電子公布欄作業 受文單位為建置於「校內組織」單位或人員，一律以「電子公佈欄」發文，而非「校內組織」中建置單位或人員（技工友、駐衛警人員等），則以「紙本」發文。 2、受文者選取

發文處理-電子公文注意事項(二) 電子流程公文附件以電子檔為限，如附件為實體附件者(如契約書、光碟片、支票、收據等)，請改以紙本流程簽核 電子簽核公文附件如為發文附件，請於上傳附件檔案時，勾選『是』發文附件欄位 3、附件

發文處理-常見錯誤態樣(一) 1、決行層級錯誤 2、附件標示不清或未上傳 決行層級錯誤 紙本公文--依分層負責規定授權單位主管代為決行時，未蓋「代為決行」章 1、決行層級錯誤 紙本公文：未將附件名稱新增於線上公文「承辦附件」中 電子公文：未勾選『是』發文附件欄位 附加校外來文供參者，未選取「來文抄轉」功能，以致未夾帶附件檔案 2、附件標示不清或未上傳

發文處理-常見錯誤態樣(二) 3、發文公文卻點送自行存查，則無法發文 已決行公文若點「自行存查」按鍵，則會跳出「尚未發文」的提醒視窗，承辦人仍選擇了確定，則會跳過發文流程直接送至自行存查者，則無法抽回發文，僅能以重新創文重啟流程的方式處理。 若是「送歸檔」且文書組檔管人員尚未點收，則可從「已送未收」工作區抽回。 3、發文公文卻點送自行存查，則無法發文

文書檔案實務處理 承辦人實務作業應注意事項

文書處理前置要件與準備 線上公文系統 電腦環境安裝 帳號及證件 自然人憑證 視IE版本下載安裝包 校務行政系統帳號密碼 本校公文均在線上公文系統處理 線上公文系統 電腦環境安裝 帳號及證件 自然人憑證 視IE版本下載安裝包 校務行政系統帳號密碼

文書處理流程 流程設定 決行層級 新增簽稿 選擇簽辦流程 線上流程 紙本流程 (檔案為永久保存) 陳核(會辦單位) 送會(會辦單位) 選擇簽辦公文型式： 1.簽 4.開會通知單 7.簡簽2 (刊登校園公佈欄) 2.函 5.公告6.簡簽 3.書函 線上流程 紙本流程 (檔案為永久保存) 陳核(會辦單位) 送會(會辦單位) 主秘核決 一級主管核決

來文及創簽稿公文處理判別 發文 存查 1、創文 (函) 2、陳核 (會辦) 3、清稿 編輯 4、發文 3、陳核 4、歸檔 1、總收文號 註1 1、總收文號 2、新增簽稿 (簡簽) 3、陳核 4、歸檔 存查 (簡簽2) 4、文書組 公告 刊登 校園公佈欄 註3

承辦人員注意事項(一) 附件檢附原則 卷宗 整潔 掌握公文時效 公文函稿內附件欄位：註明附件名稱及數量(如主旨、如說明…) 案內有提及行事依據、重要關鍵文件須列為附件 標籤標示清楚(附件1、附件2) 附件檢附原則 卷宗內外保持整潔(勿書寫任何文字、印拓章戳或汙損) 殘餘釘針於公文上，應予清除 卷宗 整潔 辦理要求他單位依限回復之公文，需考量合理回復作業時間 具緊急時效之公文，應親自持送，以免延誤時效 掌握公文時效

承辦人員注意事項(二) 騎縫處加蓋 職名章 公文卷夾正確使用 公文流程表 使用 簽稿兩頁以上者，騎縫處請加蓋承辦人職章 依照公文速別選用公文夾顏色 公文卷夾封面上註明承辦單位名稱，請勿使用他單位名稱之公文夾 公文卷夾正確使用 線上流程設定與公文流程表設定單位流程一致 公文流程表 使用

單位登記桌注意事項 校內發文 單位承辦公文 紙本公文：實體公文到單位後，至公文系統進行簽入或送出 線上流程：每日來文線上簽收分文業務承辦人 紙本公文：簽領紙本公文後，如為個人者，請轉交個人 線上流程：「電子公佈欄」簽收轉發單位內相關人員

送發文注意事項(一) 須先行清稿 紙本簽核者 承辦人核對文稿修改出後，執行清稿編輯修改上傳點選發文(點選歸檔或自行存查者，則無法發文) 紙本文要親送文書組登錄發文，另線上公文系統也要同步點送 紙本公文需編寫頁碼 紙本簽核者

送發文注意事項(二) 備齊附件 發文完成訊息 各承辦人可於公文系統『副知檢視』得知已發文作業訊息 附件以正本為限，副本機關如需附件，請於機關名稱處註記(含附件) 附件需用印者，請先行用印完成後再送發文 附件名稱請標示清楚 附件請多準備一份作為歸檔附件 備齊附件 各承辦人可於公文系統『副知檢視』得知已發文作業訊息 發文完成訊息

文書檔案實務處理 機密公文處理

法令依據 檔案法 機密檔案管理辦法 國家機密保護法及其施行細則 文書處理手冊

機密檔案類型 為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。 等級：絶對機密、極機密、機密。 國家機密 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 等級：密(一般常用等級)。 一般公務機密

機密檔案解密條件 本件於公布時解密 本件至○年○月○日解密 附件抽存後解密(附件需註記解密日期，才能使用此條件) 其他

機密檔案傳遞 承辦人員以黃色卷夾親自持送。 非由承辦人員傳遞，應密封機密文書傳遞公文封傳遞。

機密檔案歸檔點收 專用封套彌封 法源依據 使用「機密檔案專用封套」裝封 依實填註封套封面欄位(年度、分類號、保存年限、收發文字號、承辦單位、案內文件起訖日期、頁數、件數、附件數、機密等級、解密條件、保密期限) 封套封口處簽章 封套上記載不全者，應退回補正 專用封套彌封 機密檔案管理辦法第4條 法源依據

機密檔案歸檔點收

解降密檢討 每年至少清查檢討一次 保密期限屆滿者或以成就解密條件 由檔管單位會商業務承辦單位檢討機密等級 原承辦機關為本機關時：送請業務單位檢討機密等級 原承辦機關為外機關時：函詢外機關表示解密與否 未列解密條件者

有關機密檔案處理常見錯誤樣態： 總務處文書組 承辦人親自持送時應使用黃色卷夾，非由 承辦人員親送傳遞時，應使用「機密文書 傳遞公文封套」。  機密公文歸檔 應以「機密檔案專用封套」裝封，業務承辦人應完整詳填該封套上的各項欄位資料。另對於案由或案名的填註方式，勿以「密不錄由」來登載。為避免洩露機密內容，必要時，得以代碼或代名表示。「機密檔案專用封套」經由裝封後，業務承辦人應於封口處簽章或加蓋職名章。 這些都是常發生的現象喔！ 36

文書檔案實務處理 公文歸檔

公文歸檔 公文辦畢5日內 紙本公文與線上同步送文書組歸檔 簽稿以原件歸檔，附件須備齊 編寫頁碼(鉛筆阿拉伯數字由上至下順序編寫) 院系所會議紀錄、組織沿革、空間借用等重要公文

文書檔案實務處理 公文稽催

公文稽催 稽催範圍 系統稽催 稽催郵件 寄送時間 展期申請 逾期未辦結公文 以電子郵件寄送 無法依限辦結者，請於公文系統辦理展期申請作業 每日上午6:30、下午12:00。 (待處理公文) 每日下午4:30。 (公布欄待點閱) 每週一上午5:00。 (承辦人、目前辦理人) 每月1日，上午5:00。 (主管、副主管、登記桌) 稽催郵件 寄送時間 無法依限辦結者，請於公文系統辦理展期申請作業 展期申請

文書檔案實務處理 公文檢調與查詢

檔案查詢 1、進入公文系統/查詢/公文查詢 3、自行存查或未歸檔公文者， 請選擇『未編目公文』 2、已歸檔公文者，請選擇『已編目公文』

檔案檢調 線上提出申請，會主管業務單位同意後，方 適用範圍：送歸檔完成之檔案。 申請：調案人線上申請，填寫「調案單」。 調閲原則： 1、借調案件為主管業務者：可線上瀏覽。 2、借調案件為非主管業務者： 線上提出申請，會主管業務單位同意後，方 可線上瀏覽。

文書檔案實務處理 公文處理時效及公文傳遞

公文處理時效 依據「文書處理手冊」第82點有關各類公文處理時限基準點規定 1、最速件：1日。 2、速件：3日。 3、普通件：6日。 4、限期公文： 來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限辦理。

公文傳遞-公文夾之使用 公文確實依速別套用不同顏色公文夾 1.最速件：紅色 2.速 件：綠色 3.普通件：白色 4.密 件：黃色 2.速 件：綠色 3.普通件：白色 4.密 件：黃色 公文夾使用原則：一文一夾 公文夾領取：保管組

公文傳遞(一)公文流程表 每件公文夾封面上須放置「公文流程表」 用途：呈現該件公文會辦、陳核之行政流程 方法：以阿拉伯數字1、2、3順序標示清楚 會畢：核決完成後回承辦單位

公文傳遞(二)公文集中交換 各單位派專人依下列時段內進行公文交換作業： 1、時間：上午10:30-11:00 下午3:00-3:30 2、地點：行政大樓一樓郵件室 公文集中交換進行步驟： 1、各單位專人依公文之流程表所標示『單位別』投入該單位之公文櫃內 2、專人再依所轄屬單位，自該單位之公文櫃內取出公文，直接帶回辦公處所

有關公文流程常見錯誤樣態： 紙本公文與線上流程未能同步作業。 無法併案： 1、併案公文為已進行簽核流程者。 2、紙本公文與線上流程公文併案。 總務處文書組 有關公文流程常見錯誤樣態： 紙本公文與線上流程未能同步作業。 無法併案： 1、併案公文為已進行簽核流程者。 2、紙本公文與線上流程公文併案。 會辦公文想改為紙本流程。 公文送發文、送歸檔、自行存查之使用錯 誤。 已核決的公文，送發文前要求更換附件。 這些都是常發生的現象喔！ 49

文書檔案實務處理 用印作業

用印作業(一) 1、不辦文稿之文件，如：各類獎狀、學生獎學金申請、 總務處文書組 用印作業(一) 用印是使公文發生效力之程序，各機關任何文件非經首長或依分層負責規定授權各層主管判發者，不得蓋用印 各單位因業務需求如需蓋用印信，申請人應先填具「蓋用印信申請單」，依行政程序奉核後始可用印： 1、不辦文稿之文件，如：各類獎狀、學生獎學金申請、 國考用印、證書、聘書、合約書、投標計畫書、報告 書等。 2、各單位辦理大陸地區人士來台從事學術、教育專業活 動。(依權責務必會簽人事室或國際事務處)

用印作業(二) 公文附件不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。 蓋用印信時，請承辦人員親送文書組辦理。 總務處文書組 用印作業(二) 公文附件不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定。 蓋用印信時，請承辦人員親送文書組辦理。 「蓋用印信申請單」之表單，請至文書組網頁點選「表格下載」。 52

文書檔案實務處理 檔案推廣與應用

檔案推廣與應用(一) 檔案應用服務 哪些人可以申請檔案應用？ 檔案應用開放係指民眾向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案及機關提供應用之相關作業及程序，包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計等事項 檔案應用服務 一般民眾、本國法人、機關團體或其授權之代理人、委任人得依本校檔案應用申請作業要點之挸定申請應用本校檔案資料 哪些人可以申請檔案應用？

檔案推廣與應用(二) 應用本校之檔案要向哪個單位申請？ 本校檔案開放閱覽、抄錄或複製之處所？ 檔案應用之詳細訊息 民眾應用檔案請檢附有關資料逕向本校總務處文書組提出申請 應用本校之檔案要向哪個單位申請？ 檔案閱覽地點：本校檔案閱覽室(醫學館一樓) 應用檔案時間：星期一至星期五上午9時至下午5時止(國定及假日不開放) 本校檔案開放閱覽、抄錄或複製之處所？ 請至文書組網頁「檔案推廣與應用」參考 檔案應用之詳細訊息

檔案推廣與應用網頁

電子公文系統 公文實務製作

一、進入本校線上公文系統 陽明首頁／陽明入口網／輸入使用者帳號及密碼/進入校務行政系統

二、下載安裝元件

三、選擇校務資訊/進入線上公文系統

線上公文系統網頁

四、輸入個人資訊及註冊憑證資訊

五、待處理公文/承辦人辦理中 選擇『處理狀態』-可快速篩選公文

六、簽收

七、新增簽稿

截取來文公文內容登錄於簽稿之主旨及說明欄位 八、選擇公文範本 截取來文公文內容登錄於簽稿之主旨及說明欄位

九、輸入公文內容

十、檔號

十一、行文機關

十二、登錄取號/另存新檔

十三、承辦附件/新增附件 點選承辦附件附件抄轉 勾選本文抄轉及選取附件 完成公文抄轉

十四、修改公文：清稿編輯

十五、修改上傳返回簽核

十六、核章

十七、陳核使用憑證加簽送出

謝謝您的聆聽與指教