檔案銷毀作業 臺南市政府

課程大綱 範圍 定義 銷毀作業程序 特殊狀況檔案銷毀或毀損處理

範圍 各機關辦理屆保存年限檔案之銷毀或特殊狀況逕行銷毀、毀損處理等有關作業及程序，包括制定銷毀計畫、編製檔案銷毀目錄、檔案銷毀目錄送核及執行檔案銷毀等相關事項。受政府委託行使公權力之個人或團體，執行受託事務產生之檔案銷毀，適用之。

名詞定義 銷毀 屆滿保存年限，且不具保存價值之檔案，經依法定程序核准後，選擇焚化、化為碎紙或溶為紙漿等適當方式，將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序。 史政機關 掌理各種史料文獻蒐集、整理、編纂及應用等業務之政府機關（構），如國史館、國史館臺灣文獻館、直轄市及縣（市）文獻委員會、文化局（處）或縣史館等。

銷毀作業程序 -法源依據 檔案法第十二條 定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序，不得銷毀。 各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。

銷毀作業程序(續) -定期保存檔案銷毀原則 1.全案或全卷屆保存年限後，始得依規定辦理銷毀。 2.定期保存檔案之銷毀，每年辦理一次為原則。 3.列屬檔案分類及保存年限區分表中所列「屆期後鑑定」者，應完成鑑定程序，並擬具鑑定報告。 4.會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等，應依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀後，始得依規定辦理銷毀。

銷毀作業程序(續) 6.機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單，應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後，始得依規定辦理銷毀。 -定期保存檔案銷毀原則 5.機密檔案附件抽存後成就解密條件者，應俟附件依國家機密保護法施行細則及文書處理手冊等相關規定完成解密程序後，始得依規定辦理銷毀。 6.機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單，應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後，始得依規定辦理銷毀。 7.檔案附件除書籍、圖片、照片、影音、微縮、電子或以其他方式儲存之紀錄等已指定單位保管者外，應隨案銷毀。 減少複製之因素： 國家機密保護法三十一條規定：國家機密解除後，原核定機關應將解除之意旨公告，並應通知有關機關。前項情形，原核定機關及有關機關應在國家機密之原件或複製物上為解除機密之標示或為必要之解密措施。國家機密保護法施行細則第十七條第四項規定：國家機密之變更或解除，應於變更或解除生效後，將該國家機密原有機密等級、保密期限或解除機密之條件以雙線劃除，並於左右兩側或其他明顯之處，註記下列各款事項 事務管理手冊文書處理部分捌、文書保密七十二、（四）亦規定：變更機密等級或解密者，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）。是機密檔案完成解降密程序，為應檔案應用之需，原機密檔案複製物之標示，即應與解密後之原件標示相同。爰應重行辦理檔案複製儲作業，此時將造成重製之資源勞費。

銷毀作業程序(續) 1.編製銷毀檔案目錄 檔案以案卷編目者，其應記載事項： 年度號、分類號及案次號 卷數 基準項目編號 案名 註記 -屆保存年限檔案銷毀作業： 1.編製銷毀檔案目錄 檔案以案卷編目者，其應記載事項： 年度號、分類號及案次號 卷數 基準項目編號 案名 註記 檔案產生者 案卷內文件產生日期 保存年限 案情摘要

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 1.編製銷毀檔案目錄 檔案以案件編目者，應記載事項： 檔號 保存年限 檔號 保存年限 案名 基準項目編號 案由 註記 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期 檔案產生者

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 2.送會相關業務單位表示意見： 各單位認有延長保存年限之必要者， 應於檔案銷毀目錄註記延長年限及理 由。 經核准延長保存年限者，應於檔案管 理資訊系統著錄調整後檔案保存年限及 調整原因。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 檔案符合機關共通性檔案保存年限 基準類別或基準項目編號。檔案銷 3.制定檔案銷毀計畫，應記載事項： 擬銷毀檔案年度及數量。 擬銷毀檔案符合基準表情形：記載 檔案符合機關共通性檔案保存年限 基準類別或基準項目編號。檔案銷 毀目錄已記載基準項目編號者，得 免記載。 例①檔案均符合○○類基準表所定保存年限。 例②分類號○○○及○○○，符合○○類基準表所定 保存年限。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 擬銷毀檔案年度及數量。 擬銷毀檔案現在存放地點。 檔案銷毀目錄送核冊數。 3.制定檔案銷毀計畫，應記載事項： 擬銷毀檔案年度及數量。 擬銷毀檔案現在存放地點。 檔案銷毀目錄送核冊數。 史政機關檢選情形。 擬銷毀時間。 擬銷毀地點。 擬銷毀方式。 備註：辦理檔案保存價值鑑定者，請於備註欄位註記鑑定報告檢附情形。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 4.檔案銷毀目錄整理原則如下： 檔案銷毀目錄應裝訂成冊，並加裝封面，每 冊以不逾3公分為原則。 檔案銷毀目錄裝箱規格以45x34x30、 32x23x31.5公分大小為原則，並於每箱側面 加貼標籤，標註機關（構）名稱、冊數、箱 號、總冊數及總箱數。箱號編序為：如共有 5箱，第1箱的編號方式即為1/5，第2箱的編 號方式即為2/5，依此類推。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 錄送史政機關檢選，經史政 機關檢選之檔案，應於檔案 銷毀目錄及檔案銷毀計畫註 記。 5.各機關得將擬銷毀檔案之目 錄送史政機關檢選，經史政 機關檢選之檔案，應於檔案 銷毀目錄及檔案銷毀計畫註 記。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 6.各機關應將檔案銷毀計畫、檔案銷毀目 錄或檔案鑑定報告，函送檔案管理局審 核，其中如有會計憑證、報告、帳簿及 重要備查簿等，應併附該管上級機關與 審計機關銷毀同意函影本；其層送程序 如下：本府所屬各機關，層報本 (臺南 市政府)府彙整送交檔案管理局審核。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 後，機關應就檔案管理局審復意見，再 行檢視擬銷毀檔案內容所涉業務是否有 7.各機關擬銷毀之檔案經檔案管理局核復 後，機關應就檔案管理局審復意見，再 行檢視擬銷毀檔案內容所涉業務是否有 尚未結案、具內外在使用需求、涉民眾 重大權益等情形，並就下列情形辦理相 關事宜： 延長保存年限者：應於檔案銷毀目錄及 檔案管理資訊系統，著錄調整後檔案保 存年限及調整原因。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 經核准銷毀之檔案，檔案管理局或原 機關認有必要時，各機關應先以微縮、 電子或其他方式儲存之，並附註其編號 於檔案銷毀目錄、案卷目次表或檔案管 理資訊系統相關欄位。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 經核准銷毀之檔案，經史政機關檢選 ，且經管有機關同意者，檔案管理人 員應造具檔案清冊（雙方各執乙份） 併同檔案送交史政機關。檔案已編目 建檔者，應於檔案管理資訊系統相關 欄位註記”提供史政機關”及其名稱。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 關事宜： 核准銷毀者： 經核准銷毀之檔案於執 行銷毀前，應妥善集中 放置於安全場所，並注 7.經檔案管理局核復後辦理相 關事宜： 核准銷毀者： 經核准銷毀之檔案於執 行銷毀前，應妥善集中 放置於安全場所，並注 意其運送過程之安全。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 檔案管理人員執行檔案銷毀時，應依媒體型 式，選用適當之銷毀方法，會同相關單位派 員全程監控；電子檔案之銷毀，應由機關檔 案管理人員會同相關資訊人員辦理，除保留 檔案管理資訊系統內之檔案銷毀目錄外，應 刪除檔案管理資訊系統或其儲存媒體之其他 關聯紀錄及備份，確保完全清除或毀滅檔案 內容。執行檔案銷毀時，得採下列一種或多 種方法為之，並注意環境保護事宜：

銷毀作業程序(續) 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 檔案銷毀方法： 化為碎紙或溶為紙漿。 焚化或溶化。 撃碎或壓(碾)碎至檔案內容無法辨識。 化為粉末。 消磁。 消除電子檔或重新格式化。 其他足以完全消除或毀滅檔案內容之方 法，如多次覆寫磁碟區域、光碟磨損 （毀）等方法。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 已銷毀之檔案，檔案管理人員應於檔 案銷毀後1個月內，分別於檔案銷毀目 錄及案卷目次表註記核准銷毀之文號 及銷毀日期；但全卷銷毀者，其案卷 目次表得不註記之。檔案已編目建檔 者，應於檔案管理資訊系統註記核准 銷毀文號及銷毀日期。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 經核准銷毀之檔案，其目錄已彙送至 檔案管理局者，檔案管理人員應將完 成註記之檔案電子目錄，依文書及檔 案管理電腦化作業規範規定格式轉出 ，並依機關檔案目錄彙送期程、方式 及程序送交檔案管理局，其形式得以 離線（如儲存於磁片、光碟等電子儲 存媒體）或線上傳送方式為之。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 核准銷毀者： 檔案銷毀目錄，應併同核准銷毀文件 永久保存；另，以案卷為單元規定製 作檔案銷毀目錄者，得視需要將案卷 目次表永久保存。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 7.經檔案管理局核復後辦理相關事宜： 機關就檔案管理局審復須調整保存年限 者，應檢視其他關聯案件，併予調整保 存年限，並將檔案管理局審核意見，註 記於檔案保存年限區分表，作為後續修 正檔案保存年限區分表之參考。

銷毀作業程序(續) -屆保存年限檔案銷毀作業： 或其他方式儲存，因檔案保管空間 需求，擬調整原定保存年限者，其 8.各機關定期保存檔案經微縮、電子 或其他方式儲存，因檔案保管空間 需求，擬調整原定保存年限者，其 經微縮、電子或其他方式儲存之紀 錄，應至少保留至檔案原定之保存 年限。

檔案遇特殊狀況之處理 -檔案因變質而散發有毒物質，嚴重影響人體健康，或遭遇戰爭、暴動或事變，有損及國家安全或利益之虞者，迫於緊急情況，無法依法定程序辦理銷毀者，各機關應依下列程序辦理： 1.逕行辦理檔案銷毁時，應依規定擇選適 當之銷毀方法為之。 2.擬具報告（參考作業手冊表16-7），敘 明逕行銷毀檔案原因及已銷毀檔案之檔 號、案名、數量、銷毀時間、地點與方 法等情形，函送檔案管理局備查，檔案 管理局核准文件，應永久保存。

檔案遇特殊狀況之處理(續) -檔案因變質而散發有毒物質辦理銷毀程序： 者，應於檔案管理資訊系統註記核 准銷毀文號及銷毀日期；已辦理目 3.完成銷毀之檔案，已辦理編目建檔 者，應於檔案管理資訊系統註記核 准銷毀文號及銷毀日期；已辦理目 錄彙送者，應依規定，將完成銷毀 註記之檔案電子目錄重新彙送。

檔案遇特殊狀況之處理(續) -檔案因天災或事故致檔案毀損者，各機關應依下列程序辦理： 定檔案可修復程度；可修復者，應儘量 修復。 1.請機關檔案鑑定小組或文物修護專家鑑 定檔案可修復程度；可修復者，應儘量 修復。 2.經鑑定無法修復者，得將檔案毀損原因 及已毀損檔案之檔號、案名及數量等情 形，擬具檔案鑑定報告陳權責長官核准 後函送檔案管理局備查，始得銷毀，檔 案管理局核准文件，應永久保存。

檔案遇特殊狀況之處理(續) -檔案因天災或事故致檔案毀損者，各機關應依下列程序辦理： 4.完成銷毀之檔案，已辦理編目建檔者， 3.經檔案管理局同意備查後，執行檔案之 銷毀，應依規定，擇選適當之銷毀方法 ，並確保執行過程之安全。 4.完成銷毀之檔案，已辦理編目建檔者， 應於檔案管理資訊系統註記核准銷毀文 號及銷毀日期；已辦理目錄彙送者，應 依規定，將完成銷毀註記之檔案電子目 錄重新彙送。

受託主體之檔案銷毀(續) -受政府委託行使公權力之個人或團體，執行受託事務產生之定期檔案，於屆滿保存年限時，應由委託機關判定檔案之存毀，依規定辦理銷毀作業；至檔案銷毀目錄編製與執行銷毀等作業事項及權責，由雙方契約決定之。

受託主體之檔案銷毀(續) -受政府委託行使公權力之個人或團體，執行受託事務產生之檔案，因天災或事故毀損，應由委託機關依規定辦理；至毀損檔案經鑑定認無法修復者，其檔案銷毀目錄編製與執行銷毀等作業事項及權責，由雙方契約決定之。

檔案非法銷毀 -檔案法第二十四條 1.明知不應銷毀之檔案而銷毀者之處罰 2.違反檔案法第十二條銷毀程序之規定 3.違反檔案法第十三條之規定 -對於非法銷毀檔案者，應即函報備查

結 語 鑑於現行機關檔案清理，大都以辦理檔案銷毀為途徑，以解決庫房空間不足，惟為防杜檔案不當銷毀，務必審慎做好檔案銷毀作業，確保機關檔案所具有的社會功能。

敬請指教 謝謝！ 臺南市政府秘書處文書科