第一章 商务秘书概述

第一节 商务秘书及商务秘书工作 商务秘书 商务秘书部门 商务秘书工作 商务秘书职业状况

商务秘书（一） （一）概念 商务秘书是在工商企业中从事文字处理、行政事务，为管理者提供商务性质辅助工作的人员，其承担着为领导和管理层决策服务的重要职责。

商务秘书（二） （二）商务秘书的类别 初级商务秘书 1、影响力和辅助作用 中级商务秘书 高级商务秘书 公关型 参谋型 1、影响力和辅助作用 中级商务秘书 高级商务秘书 公关型 参谋型 2、素质、能力、职责 秀才型 技能型 办事型

商务秘书部门 （一）商务秘书部门职能 1、处理文书 2、管理信息 3、监督检查 4、综合协调 5、办理事务

商务秘书工作（一） （一）商务秘书工作的特性 辅助性——辅助地位、从属地位 政策性——以身作则、不可监守自盗 综合性——全面性、多样性、系统性 事务性——细致周密、认真负责

商务秘书工作（二） （二）商务秘书工作的主要内容 1、日常事务性工作 2、上司指派性工作 3、主动创造性工作 环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、保密工作、档案工作、信访工作等。 2、上司指派性工作 辅助决策工作、协调沟通工作、督促检查工作、会议工作、差旅准备工作、操办事务、应对突发事件等。 3、主动创造性工作 信息的开发与利用、有效沟通、公关工作、辅助决策的调查研究工作等。

商务秘书工作（三） （三）商务秘书工作要求 1、高效 2、务实 3、保密

商务秘书的职业状况 （一）商务秘书面临的新挑战 （二）商务秘书发展趋势 1、全球化的视角 1、智能化 2、科技的飞速发展 2、专业化 3、管理理念的变化 4、人力资源的新要求 5、企业文化的变迁 （二）商务秘书发展趋势 1、智能化 2、专业化 3、复合化 4、社会化 5、女性化

案例讨论与分析 案例：朋友与原则 赵青是经理办公室秘书，负责办公用品的领用以及款项的报销。周一赵青正在电脑键盘上忙碌，她的好朋友——研发部的张然走进了办公室。张然提出让赵青报销本月吃饭和打的的钱，顺便领两箱A4的纸。公司规定周二才能报销和领用办公用品，因此，赵青让张然隔天再去。张然不依，把报销票据推到赵青面前赵青拿起票据一看，上面没有领导签字，感到十分为难。面对着不达目的不罢休的张然，赵青妥协了，用自己掌握的零用现金给她报了帐，又从库里拿了两箱纸给张然，张然满意地走了。 在上述案例中，赵秘书犯了什么错误？你怎么看待公司关于报销和领用办公品的规定？假如你是赵秘书，你会如何处理这件事？作为秘书，应怎样正确处理公事与私事之间的关系？

公司对于办公用品的领用一般都由专门的秘书负责，目的是为了既能保证供应又能防止浪费。为了提高办事效率，不过多的占用秘书的时间，一般都规定一个专门领用办公用品的时间，让大家集中领取。再者，规定秘书掌握一些零用现金，目的是方便小额的报销。但是同时也规定，报销和领用办公用品必须要有部门领导的签字才能有效，秘书见签字才能办理。赵青碍于情面，为自己的好朋友而破坏了公司的规定，是十分失职的。 分析与评述

第二节 商务秘书的工作环境 商务秘书的外部工作环境 商务秘书的内部工作环境 环境适应与环境改变

商务秘书的外部工作环境 （一）商务秘书工作的社会大环境 1、政治环境 2、经济环境 3、科技环境 4、文化环境

商务秘书的外部工作环境（二） （二）商务秘书工作具体的外部环境 General Manager 总经理 物流部 生产部 出口部 采购部 Logistics 物流部 Production 生产部 Export 出口部 Purchase 采购部 GM Office 总经办 Finance 财务部 HR 人力资源部 Sale 销售部

商务秘书的内部工作环境 （一）商务秘书的办公室自然环境 1、办公室环境的基本要求 （1）布局力求方便合理 （2）布置舒适整洁、协调统一 （3）环境安全 2、办公室的空间布局 （1）开放式办公室 （2）封闭式办公室 （二）商务秘书工作的软环境

环境适应与环境改变 （一）要尽快学会适应环境 1、善于观察，虚心求教 2、善于总结经验教训 3、切忌说三道四 （二）要学会在适应环境中逐步改变环境

第三节 商务秘书的职业形象与综合素质 职业形象设计 综合素质要求

商务秘书的职业形象设计（一） “礼仪是加在他的一切别中美德之上的一层藻饰，使它们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感；没有良好的礼仪，其余一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。” ——英国哲学家约翰•洛克

商务秘书的职业形象设计（二） （一）仪容 头发 面部 口腔 指甲 体味 袜子

形象修饰自测表 男士 女士 面部清洁 口红不要沾到牙齿上 不留胡须 化妆恰到好处，不浓妆艳抹 裤子拉链拉好 指甲油光洁不剥落，色泽大方 不遮掩面孔，发型好；头发清洁，无头屑；修剪鼻毛和耳毛； 清洁； 合适，镜片干净；胸前不要挂眼镜； 光亮、洁白整齐； 清新（无异味）； 干净； 香水、须后水等用量适当 头发 耳朵 眼镜 牙齿 口气 指甲 体味 形象修饰自测表

商务秘书的职业形象设计（三） （二）仪表 标准职业装 1、女士着装 应酬着装 职业便装 2、男士着装 应酬着装

商务秘书的职业形象设计（四） （三）举止谈吐 1、规范的姿态 （1）站立有精神、挺拔 （2）坐相稳重、端正 （3）行走步伐轻松敏捷 2、规范的表情 （1）微笑 （2）目光 3、规范的手势

站姿：精神、挺拔 站 姿 宜 忌 站直 没精打彩 脚保持安静 来回移动脚 肩部放松 晃动身体 双臂垂于体侧 两臂抱胸 头和下颌抬起 低头

坐姿：稳重、端正 坐 姿 宜 忌 坐直 东歪西靠 两腿在脚踝处交叉 两膝分开太远或翘着二郎腿 身体微微前倾 双脚不停地抖动

走姿：轻松、敏捷 走 姿 宜 忌 行走有目的性 脚步拖拉 步伐坚定 步履沉重迟缓 弯腰捡东西时屈膝 八字脚

商务秘书的综合素质要求（一） （一）商务秘书的职业道德 1、爱岗敬业，忠于职守 2、埋头苦干，任劳任怨 3、谦虚谨慎，办事公道 4、遵纪守法，廉洁奉公 5、守时守信，严守机密 6、实事求是，勇于创新

商务秘书的综合素质要求（二） （二）商务秘书的职业能力 1、表达能力 2、办事能力 3、交际公关能力 4、操作能力

案例讨论与分析 案例：谁的功劳 刘处长秘书李浩然是北大中文系的高才生，写得一手好文章。前几天，他按照处长要求，完成一篇工作总结。刘处长在全公司总结大会上宣读了该总结，获得了全公司的一致好评。知道内情的人都说这是李秘书的功劳，李浩然得悉后，严肃地说：“不能这么说，我只是写了个草稿，最后还是处长定的稿。” 上述案例中，刘秘书的做法对吗？你是如何理解秘书的“谋”而不“断”的？应该如何理解秘书要甘当领导身后的无名英雄？

秘书是为领导服务的，是领导的参谋和助手，但只是起辅助作用，只是“谋”而不“断”，领导在做最后的决策之前，会让秘书做先期的工作。有时，秘书的工作能力，完成领导交给的任务比较到位，无须领导做更多的修改就采用了，但这不等于是秘书的意志，因为是由领导拍板的，就此已经转化为领导的意志了，而最终为此负责的也是领导。 分析与评述

本章要点框架 商务秘书概述 秘书工作 秘书工作环境 秘书形象与素质 综合 素质 秘 书 秘书 部门 秘书 工作 外部 环境 内部 环境 职业 道德 职业 能力 特点 职责 要求