臺北市政府研考會 為民服務組 馬明君 1999#2255/7783/2357 Wa-0119@mail.taipei.gov.tw 公文處理時效 管制作業 98/11第4-7期 臺北市政府研考會 為民服務組 馬明君 1999#2255/7783/2357 Wa-0119@mail.taipei.gov.tw

課程大綱―基礎篇 時效管制意義 時效管制作業流程 行政機關公文處理人員之角色 文書稽催與展期申請 管制方式 計算方式 公文處理獎懲規範與責任 公文性質分類與處理時限

課程大綱―進階篇 各類公文時效作業規範 －會辦、展期、時限延長與扣除日數 逾限積壓懲處標準表 逾期案件調卷分析 時效管制制度建立 常見時效作業缺失

基礎篇開始 研習成效:時效觀念與基本規定釐清 研習時間:約需70分鐘

時效管制意義 「公文處理時效管制」乃在掌握公文處理過程中的每個環節，透過公文登錄作業及稽催查詢途徑，促使每件公文能在時限內處理完成。 消極目的在於防止公文延壓， 積極目的則在於提高行政效率，落 實為民服務。

時效管制作業流程-1 (公文處理整合系統) 公文製作系統 資料 查詢稽催 結案統計 登錄 收文 分辦 簽稿 擬辦 會簽稿 陳核判 繕校 用印 發文 歸檔 公文製作系統 資料 登錄 查詢稽催 結案統計 管制原則:登錄稽催確實、隨到隨辦、 自我管理、全程全案全面管制

時效管制作業流程-2 資料登錄注意事項 1.收創文編號 陳情案件紀錄> 2.公文性質時效判定 案件別選擇> 3.逕收來文補辦編號 民眾資料補正> 4.分文原則 組織業務職掌> 5.非辦案件改分移文(均應於8小時內 完成)

時效管制作業流程-3 非辦案件改分移文 改分本機關其他單位(8小時完成) 經主管核閱後，退回改分；受改分單 位如有意見，應簽明理由陳請主任秘 書以上人員裁定。 改分其他機關(8小時完成) 經共同收文機關(府收文、上級一級機 關)分辦文件，認不屬本機關業務職掌， 簽註意見送由主任秘書以上人員核章 退回改分。

時效管制作業流程-4 非辦案件改分移文 移文其他機關(8小時完成) 其他移文作業使用時機(8小時完成) 由本機關直接收文，認不屬本機關業務 職掌 其他移文作業使用時機(8小時完成) 1.需移與機關內另一單位辦理獎懲或後 續作業 2.離職或他調，原承辦案件尚未結案， 移交另一承辦員辦理。

時效管制作業流程-5 查詢稽催注意事項 1.限辦日期 8.分層負責 2.性質時效速別修正 9.複閱 3.管制方式 10.逾期請展 1.限辦日期 8.分層負責 2.性質時效速別修正 9.複閱 3.管制方式 10.逾期請展 4.逾限積壓懲處標準表 11.壓章時間 5.應辦不簽存 6.會辦稽催 7.清退修稿

時效管制作業流程-6 結案統計注意事項 1.發文存查結案 單一申訴與公文系統雙軌> 2.報表統計 上傳前修正限性質時效> 發文時效?存查時效? 單一申訴與公文系統雙軌> 2.報表統計 上傳前修正限性質時效> 3.異常/逾期案件調卷分析

行政機關公文處理人員之角色 文書人員 承辦人員 核稿人員 判行人員 研考人員 資訊人員 協助稽催(登記桌)、資料登錄與修正(收文人員) 掌控流程與查催 核稿人員 督促、協調 判行人員 督促、協調(含主管與首長) 研考人員 列管稽催與檢討分析、資料修正 資訊人員 系統設定

文書稽催與展期申請-1 ◎文書稽催(線上) 1.到期前/到期當日稽催(系統自動) 2.到期次日展期申請催辦(系統自動) 3.逾期案件未辦展期催辦(研考、文書) 4.應列管案件未結催辦(研考) 事先催辦訊息簽收(線上) 1.承辦人及主管每日簽收，進行實際催辦 2.文書人員協助提醒 3.研考人員協助提醒，檢討統計簽收情形

文書稽催與展期申請-2 展期催辦訊息簽收(線上) ◎展期申請(線上) 1.承辦人及主管每日簽收 2.承辦人員即時提出展期申請 3.主管人員督促承辦人提出展期申請 4.決行人員核定展期申請 ◎展期申請(線上) 展期申請單(一般、申請、陳情) 專案展期申請單(專案)

管制方式-文管與案管 以文管制 不同類別公文，依其性質，管制方式有異 以案管制 說明 適用類別 以「文」為管制統計單元，要求的重點只問此個件文是否於期限內處理完畢，文辦結就銷號歸檔，可採分階段作業方式辦理 一般公文 以案管制 以「案」為管制統計單元，因此類公文具有須整體作業性質，要求的重點在案的決定，以案情實質擬處作為為管制標的，並採全程管制以達作業要求 專案、限期案件、申請、陳情、行政救濟

計算方式-含/不含假日-1 ◎含假日:限期案件、專案案件、申請 與行政救濟案件 ◎不含假日:一般公文、陳情案件   處理時限計算方式 創(簽)稿案件以創(簽)稿當日起算時效，餘以收文次日起算 ◎含假日:限期案件、專案案件、申請 與行政救濟案件 ◎不含假日:一般公文、陳情案件   處理時限計算方式 起算點 限辦日期

計算方式-含/不含假日-2 時效計算含假日案件適用規定 文書要點§167: 公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作日為時限之末日。 文書要點§171: 處理期間如遇國定假日或其他休息日時(星期六、日之例假日除外)，其期間依實際假日日數延長之。 ※本點不適用:明訂確切日期之限期案件

公文處理獎懲規範與責任-1 得專案簽報獎勵:(§183) 1.登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實 且於文書流程管理制度之落實推動有重大 貢獻者。 2.辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。 3.文書流程管理制度之革新或改進建議，經 採行確具績效者。

公文處理獎懲規範與責任-2 得專案簽報議處:(§184) 1.無故積壓公文情形嚴重者。 2.毀損、棄置、遺失公文或檔案者。 3.無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾2日者 4.未依規定改分或移文，嚴重影響案件處理時效者 5.承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾1日者 6.對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理展期者 7.應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者 8.逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員 登記

公文處理獎懲規範與責任-3 公文責任 (一)程序責任: 查催→承辦人員對其經辦的案件應負各流 程查催之責。 查催→承辦人員對其經辦的案件應負各流 程查催之責。 展期→公文如超過原處理時限尚未辦結， 應辦理展期手續;辦理展期後，在 統計上仍屬逾期案件。 (二)積壓責任:公文處理過程中如有不當延誤， 即有所謂積壓責任。

公文性質分類與處理時限 公文性質依實質內容判定，且其決定公文的處理時限、管制方式與時效計算方式 公文性質 處理時限(依案件別或管道不同) 一般公文 速別管制、受會案件、議員書面質詢、 創稿、專案、限期案件、限期撤另處、 特殊性案件、市長出席活動請示單 申請案件 依規定公告(申請案件處理時限表) 陳情案件 市長信箱、秘機信、市民服務(臨櫃或 1999話務後送)、一般性陳情、機關或 首長信箱、申辦陳情滿意度調查表 行政救濟 訴願、行政訴訟、訴願審議

進階篇開始 研習成效:實務規範了解與技術操作 研習時間:約需60分鐘

各類公文時效作業規範-1 一般公文-1 提醒下列屬一般公文 1.感謝函、活動邀請、經費贊助、立序賀詞、 墨寶索取及贈書屬之 1.感謝函、活動邀請、經費贊助、立序賀詞、 墨寶索取及贈書屬之 註1.收受民眾感謝信之回復處理，將市長感 謝信以附件方式檢附 註2.市長出席會議或活動請示單6個月時限 管制（一般公文活動請示單類別） 2.訴願判決不成立或駁回決定 來文速別認定與調整(線上表單與紙本核定)

各類公文時效作業規範-2 一般公文-2 會議紀錄 會議當日先至文書人員辦理收文取號或預提 收文號，俾於會議次日起6個工作日內完成 紀錄發送（98.3.17） 會辦時效 外會-未訂時限以速件(3個工作日)管制 內會-依公文夾顏色作為傳遞速度 會辦(外會)時效扣除 Q:二級陳核上級一級機關，如經指定加會 一級機關科室，能否比照外會扣除?

各類公文時效作業規範-3 一般公文-3 最速件、速件、普通件得執行扣除日數: 外會、彙辦、府層級或機關層級之複閱、 經本府或上級一級機關收文分辦之改分 最速件、速件、普通件得執行時限延長: 1.先簽後稿→延長2/3 2.非屬先簽後稿 (1)陳府層級核判→一級機關延長1/3;二級 機關延長1/2 (2)二級機關陳送至上級一級機關核判→ 延長1/3

各類公文時效作業規範-4 一般公文-4 動動腦時間 Q1:機關是否可自訂內會單位的處理時限? A1:

各類公文時效作業規範-5 限期案件-1 收文樣態 登錄管制方式 來文指定日期 依指定日期管制 來文給定一段時間 從收文次日起算並含 假日 依規定即訂有處理時限 依規定時限管制(如國 賠案件20日) 來文訂有不同處理時限 以最後時限管制 收文時，已逾來文所訂 時限 以普通件管制

各類公文時效作業規範-6 限期案件-2 提醒下列屬限期案件類型 1.開會通知單(依指定開會日期為限期案件管制) 2.判決撤銷須另為處分案件 3.特殊性案件(涉及法令、調查或需實地訪查始 能辦理之通案性案件)需報府核定 須採取以案管制，且其不得申請為專案案件， 亦不做任何時效之扣除。

各類公文時效作業規範-7 限期案件-3 限期案件如無法在所定時限內辦結，欲變 更來文所訂時限者，應於原處理時限內聯 繫來文機關並獲同意，以書面確認。 聯繫並獲同意，以書面確認→依限辦結 未聯繫亦未獲同意，且未以書面確認→逾 限辦結 限期案件(文到幾日)處理期間遇國定假日或 其他休息日，得依實際假日日數延長

各類公文時效作業規範-8 限期案件-4 動動腦時間 Q1:來文主旨及說明未指定時限，附件訂有期限， 性質為何? A1:

各類公文時效作業規範-9 專案案件-1 實質要件 包含計畫、研究、法規、法令解釋……等 涉及政策、法令或須多方會辦、分辦，並 須30日以上辦結者。 程序要件 於一般公文原預訂結案日前線上提出專案 表單申請，檢附作業流程圖，經單位主管 詳實審核、先會研考，經機關首長核准。 如未於上述時間提出，須有單位主管以上 人員的文字批示同意。

各類公文時效作業規範-10 專案案件-2 專案案件每次申請(含展期)之處理時限， 不得超過 6個月。 專案案件每次申請(含展期)之處理時限， 不得超過 6個月。 主管單位須定期提報執行情形至結案為止。 限期案件、申請、陳情與行政救濟案件， 因為性質不同，不得申請為專案案件。 須採取以案管制，且不做任何時效之扣除。 處理期間遇國定假日或其他休息日，得依實 際假日日數延長

各類公文時效作業規範-11 專案案件-3 動動腦時間 Q1:會議紀錄可否申請為專案案件? A1: Q2:一般公文最速件、速件，是否可申請為

各類公文時效作業規範-12 申請案件 依法規及對外公告之處理時限管制(報府)。 補正一次通知及等待補正期間得扣除日數 須採取以案管制，且不得申請為專案案件 處理期間遇國定假日或其他休息日，得依實 際假日日數延長 全案辦結書面回復，隨函檢附意見調查表與 市長信箋 持續檢討縮短處理時限

各類公文時效作業規範-13 陳情案件-1 依本府陳情案件注意事項及相關規定處理 陳情案件未能在30日內辦結之處理情形告知 因收集資料或法令疑義層轉核釋之等待期 間得扣除日數(適用機關或首長信箱、一 般性案件、滿意度調查表) 須採取以案管制，且不得申請為專案案件 全案辦結書面回復，隨函檢附意見調查表 同一事由不再回復處理方式

各類公文時效作業規範-14 陳情案件-2 動動腦時間 Q1:收受不同來源管道相同案情之陳情案件如何併 案? A1:

各類公文時效作業規範-15 行政救濟案件 訴願答辯:20日 訴訟答辯:依法院來文指定時限，未指定者， 以15日為處理時限。 訴訟答辯:依法院來文指定時限，未指定者， 以15日為處理時限。 訴願審議:依訴願法規定。 須採取以案管制，且其不得申請為專案案件 ，亦不做任何時效之扣除。 處理期間遇國定假日或其他休息日，得依實 際假日日數延長

各類公文時效作業規範-16 展期作業-1 一展:基層主管核准，展期日數不超過原 預訂結案日一倍。 一展:基層主管核准，展期日數不超過原 預訂結案日一倍。 二展:主秘以上人員核准，展期日數依案 件實際需要提出，惟歷次展期累計 超過30日以上，由機關首長核准， 會研考管制。 專案展期，由機關首長核准，會研考單位 管制，辦理程序與專案申請同。 撤另處案件與申請案件，展期申請1次。

各類公文時效作業規範-17 展期作業-2 行政救濟案件不需辦理展期，逾期每日稽催 限期案件及機關間會辦案件如未與來文機關 聯繫，或未獲同意變更處理時限，應辦理展 期手續。 逾限辦日期，得先不辦理展期情形 1.一般公文最速件、速件、普通件複閱、彙 辦案件及機關間會辦案件，於等待複閱、 彙整及機關間會辦期間 2.申請案件等待民眾補正期間 3.陳情案件等待收集資料或層轉核釋期間

(電話聯繫同意、非星期六、日之其他休息日延長) 各類公文時效作業規範-18 公文類別 時限延長 扣除日數 逾期請展 一般公文 (速別管制) (府級或上級陳核、先簽後稿)  限期案件 (電話聯繫同意、非星期六、日之其他休息日延長) 專案案件  (非星期六、日之其他休息日延長) 申請案件 (1次) 陳情案件 (通案性陳情) 行政救濟

逾限積壓懲處標準表 逾限積壓懲處標準表適用 (一)了解各階段人員處理時限基準 (二)逾限公文之積壓懲處計算標準 計算該階段人員實際逾限積壓倍數= 該階段人員前後總計 該階段表列合理 舉證 使用時間 使用時間 可扣除時間 該階段表列合理使用時間

逾期案件調卷分析-1 發現問題(逾期原因與公文處理缺失)→即時 糾正→提高公文處理時效 分析目的: 發現問題(逾期原因與公文處理缺失)→即時 糾正→提高公文處理時效 辦理時間: 即時辦理 辦理程序: 原卷調出填寫「公文處理流程個案分析表」→ 計算各級人員使用時間→依逾限積壓懲處標準 表計算延誤積壓倍數→請延誤人員填寫「延誤 情形檢查表」→簽報首長釐清責任

逾期案件調卷分析-2 分析內容: 1.逾期原因 2.逾限積壓倍數 3.積壓懲處建議 4.時效作業正確性 5.檢討改進建議 (性質時效登錄、稽催作業、申請展期、 案管作業、扣除日數執行、會辦時效管 制、陳情與申辦案件滿意度調查表檢附、 內部改分作業、代理制度、流程簡化與 其他文書處理方式等) 5.檢討改進建議

時效管制制度建立-1 1.定期/不定期抽調各科室公文檢查 1.一級機關暨區公所公文逾期評比 公文檢核-機關自行辦理 (1)檢查指標(一般、機動性新增) (2)檢查方式 (3)設計評比與獎勵機制 2.科室公文處理情形交叉評比/調卷分析 公文檢核-配合府級辦理 1.一級機關暨區公所公文逾期評比 2.一級機關暨區公所公文檢核 3.一級機關不預警抽查 4.二級機關公文抽查輔導

時效管制制度建立-2 1.辦理方式 教育訓練與宣導 (1)分梯次全面辦理 (2)小型座談(如邀登記桌等文書人員) (3)科室種子(新進人員輔導) (4)機關內網、編印手冊 (5)績優機關觀摩學習 2.訓練內容 文書要點時效作業規定、公文系統操作 方式、機關內部常見時效作業缺失與易 致逾期原因檢討、工作經驗交流分享

常見時效作業缺失-1 1.前後公文未落實紙本併案歸檔 2.應辦案件先簽存查 3.會辦作業未符時效作業規定(含催辦) 4.文管案管作業未符規定 5.承辦人擬稿時間過長 6.錯誤執行扣除日數 7.錯誤登錄公文性質時效 8.創簽稿取號時間未符時效規定

常見時效作業缺失-2 9.判發公文發文時效無故逾1日 10.錯誤執行非一般公文之複閱扣除日數 11.申請案件外會其他機關錯誤扣除日數 12.來文未經收文登記，逕以創號辦理 13.逾期公文未依規定提出展期申請 (到期日次日上午結案可免辦) 14.專案案件申請概念 15.申請案件處理時限未報府核定

課程結束