機密檔案管理 95年5月4日

課程大綱 相關法令 機密等級 解密條件 專用封套 歸檔點收 立案及編目 保管原則 檢調作業 清理作業 解降密檢討 解降密後續處置 移轉及銷毀 調離職規定 保管不當之處置 其他注意事項 常見問題及正確作法

相 關 法 令 檔案法 機密檔案管理辦法 國家機密保護法及其施行細則 事務管理手冊文書處理部分

機 密 文 書 屬 性 國家機密 一般公務機密 為確保國家安全或利益而有保密必要，對政府機關持有或保管之資訊，依法核定機密等級者。 （國家機密保護法第二條） 一般公務機密 一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 （文書處理手冊五十） 新增投影片

機密分級 一般公務機密 密 國家機密三級制 絕對機密 極機密 機密 法源：國家機密保護法第四條 法源：文書處理手冊五十三 國密法第四條 事管手冊四十八 法源：國家機密保護法第四條 法源：文書處理手冊五十三

機密文書之區分 一、機密文書區分為國家機密文書及一般機密文書。 (一) 國家機密文書區分為「絕對機密」、「極 機密」、「機密」。 (二) 一般公務機密文書列為「密」等級。 (三) 不同等級及機密文書合併使用或處理時， 以其中最高之等級為機密等級。

機密文書之區分(續) 二、應以機密文書處理之國家機密事項如下： (一) 軍事計畫、武器系統或軍事行動。 (二) 外國政府之國防、政治或經濟資訊。 (三) 情報組織及其活動。 (四) 政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。 (五) 外交或大陸事務。 (六) 科技或經濟事務。 (七) 其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。 三、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家 機密外，依法令或契約有保密義務者。

解 密 條 件 解密條件 相關法源 其他 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 本件於工作完成或會議終了時解密 附件抽存後解密 適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 其他 其他特別條件或另行檢討後辦理解密 相關法源 國家機密保護法第十一條第一．二項；第十三條 國家機密保護法施行細則第十七條第三項 國密法十一條第一項及第二項；第十三條 國密法細則第十七條第三項 事管手冊二十八（十六）；三十六（四）；五十二；五十九

保 密 期 限 一般公務機密 國家機密（國家機密保護法第十一條） 於主管專業法規中加以規範保密事項，並以內部行政規則規範管制作業程序 絕對機密－不得逾三十年 極機密－不得逾二十年 極密－不得逾十年 法源： 國家機密保護法十一條第一及二項；第十三條 國家機密保護法施行細則第十七條第三項　 一般公務機密 於主管專業法規中加以規範保密事項，並以內部行政規則規範管制作業程序 相關法源： 文書處理手冊二十（十六）；三十六（四）；五十二；五十九 法務部函文

歸 檔 點 收 規定事項 使用機密檔案專用封套裝封 依實註記封套封面欄位 封套封口處簽章 檢視封套封面上記載事項與歸檔清單符合與否（不得拆開封套) 封套上記載不全者，應退回補正 法源：機密檔案管理辦法第四條

機密檔案專用封套 規格：36cm ╳ 25cm 封面欄位應載項目 單位名稱 收發文字號．分類號 案由或案名 頁數、件數、附件數 案卷內文件起迄日期 保存年限 機密等級 保密期限或解密條件

機密檔案專用封套樣式 （機關全銜）機密檔案專用封套 分類號 收發來文字號 單位名稱 案由（名） 案卷內文件起迄日期 頁數 件數 附件數     機密檔案專用封套樣式 （機關全銜）機密檔案專用封套   收發來文字號 單位名稱 案由（名） 案卷內文件起迄日期 頁數 件數 附件數 機密等級 保密期限或 解密條件 保存年限 備註

機密檔案專用封套參考格式及規格(範例) 教育部機密檔案專用封套 得以代碼或代名表示 備註 總收文號 9300150000 承辦單位 人事處 年度 93 分類號 803.04-01 教育部機密檔案專用封套　 總收文號 9300150000 承辦單位 人事處 (創稿號) 發文號 案由(名) 得以代碼或代名表示 案卷內文件 起迄時間 93.11.25~93.11.30 頁數 10 件數 1 附件數 機密等級 □密 □機密 □極機密 □絕對機密 解密條件 □公佈時解密 □至某年某月美日解密 □工作完成或會議終了時解密 □附件抽存後解密 □其他 保密期限 至97年 6月30 日解密 備註 保存年限

案件內文件起迄日期填寫說明 發文：1、1來1發：起：只註記本機關發文日期。 2、多件1發(只同一主旨)：起：只註記本機 關發文日期。 存查：1、1件：起：只註記對方來文發文日期 2、多件(主旨相同)： 起：第一件公文(對方機關來文發文日期 或簽)。 迄：最後一件公文(對方機關來文發文日 期或簽)。 簽呈：長官核判日期

立案及編目 依專用封套所載項目著錄 檔號著錄

機密檔案目錄公布原則 檔案目錄彙送公布之目的 機密檔案目錄，不予彙送公布 法源：機密檔案管理辦法第五條

保 管 原 則 保管原則 法源 專人管理 與一般檔案分別存放 分級保管：區分國家機密與一般公務機密，並依機密等級分別保管 備保險箱或其他具安全防護箱櫃；保險室或密室 人員、 物品進出管制 使用專用封套裝封 法源 機密檔案管理辦法第六條及第八條 國家機密保護法第十九條 國家機密保護法施行細則第二十八條

保 管 原 則（續） 機密檔案複製原則 法源 機密檔案管理辦法第十六條及第十七條 國家機密保護法第十五條 國家機密保護法施行細則第二十五條 絕對機密不得複製 機密檔案之複製，屬國家機密者，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員以書面授權或核准；屬一般公務機密者，除辦理該機密業務者外，應經單位主管以上人員核准 以微縮、電子等儲存者，應指定專人辦理；其複製儲存，應與一般檔案分開辦理。惟基於安全考量及減少資源浪費，應減少複製 應視同原件保管；複印者用畢歸還後銷毀 法源 機密檔案管理辦法第十六條及第十七條 國家機密保護法第十五條 國家機密保護法施行細則第二十五條 減少複製之因素： 國家機密保護法三十一條規定：國家機密解除後，原核定機關應將解除之意旨公告，並應通知有關機關。前項情形，原核定機關及有關機關應在國家機密之原件或複製物上為解除機密之標示或為必要之解密措施。國家機密保護法施行細則第十七條第四項規定：國家機密之變更或解除，應於變更或解除生效後，將該國家機密原有機密等級、保密期限或解除機密之條件以雙線劃除，並於左右兩側或其他明顯之處，註記下列各款事項 事務管理手冊文書處理部分捌、文書保密七十二、（四）亦規定：變更機密等級或解密者，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單（戳）。是機密檔案完成解降密程序，為應檔案應用之需，原機密檔案複製物之標示，即應與解密後之原件標示相同。爰應重行辦理檔案複製儲作業，此時將造成重製之資源勞費。

檢 調 作 業 檢調類別 機關內部借調填具調案單 法源 核定層級 借調期限 機密檔案管理辦法第九條及第十條 一般公務機密 業務承辦單位主管 一般公務機密 業務承辦單位主管 國家機密 原核定機關或上級機關 借調期限 機關逕訂期限 屆期如需繼續使用，應提出展期申請，展期以三次為限（展期核定層級同調案申請之核定人員） 借出之檔案如有必要，得隨時催還 法源 機密檔案管理辦法第九條及第十條

檢 調 作 業（續） 檢調類別 機關間借調 法源 書面申請 經機密核定機關首長或其授權人員核准 屆期如需繼續使用，應提出展期申請 借調期間、承辦單位、承辦人員姓名及有關聯絡資料 經機密核定機關首長或其授權人員核准 屆期如需繼續使用，應提出展期申請 借出之檔案如有必要，得隨時催還 法源 機密檔案管理辦法第十一條

檢 調 作 業（續） 檢調類別 依法有權調用 備函載明法律依據、調用目的、調用期間、承辦單位名稱、承辦人員姓名及有關聯絡資料 法源： 機密檔案管理辦法第十二條

檢 調 作 業（續） 機密檔案之提供 機密檔案之歸還 法源 應以書面告知該機密檔案之機密等級及保密之義務 得提供複製品 借調或調用機關用畢後，應即歸還（如屬複印之複製品，應即銷毀） 法源 機密檔案管理辦法第十三條、十四條及第十六條

清 查 作 業 每年至少清查檢討一次 機密檔案清查目的 法源 辦理解降密檢討 已辦理解密者，定期者屆滿年限 銷毀 檔案法施行細則第八條 機密檔案管理辦法第二十二條 文書處理手冊七十 機密檔案清查目的 辦理解降密檢討 已辦理解密者，定期者屆滿年限　　 銷毀 永久保存屆滿移轉年限者 移轉

解 降 密 檢 討 辦理解降密人員 承辦人員 檔案管理人員

解 降 密 檢 討 (續) 1、 發文：1、處理意見表 (含轉發文) 2、註銷紀錄單 3、通知原受文機關 2、存查文： 1、處理意見表 1、 發文：1、處理意見表 (含轉發文) 2、註銷紀錄單 3、通知原受文機關 2、存查文： 1、處理意見表 2、註銷紀錄單

解 降 密 檢 討 (續) 解降密權責（口訣：解鈴仍須繫鈴人） 本機關為原核定機密等級之機關 他機關為原核定機密等級之機關 業務單位應主動辦理（檔案管理單位清查送辦） 填具機密等級變更或解密之處理意見表陳核 通知前曾受文機關 他機關為原核定機密等級之機關 由原機密等級核定機關通知辦理 受文機關擬具機密等級變更或解密建議單，建議原機密核定機關辦理

解 降 密 檢 討 (續) 解降密權責（口訣：解鈴仍須繫鈴人） 已標示保密期限或解密條件者 非機關之來函其上訂有機密等級者 保密期限屆滿者：由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理解降密事宜（國家機密保護法第二十七條；國家機密保護法施行細則第三十三條；機密檔案管理辦法第二十二條） 解密條件成就者：屬國家機密者，仍應由原核定機關或其上級機關有核定權責人員核定後解密（國家機密保護法第二十八條）；屬一般公務機密者，依照標示自動變更或解密（文書處理手冊七十五．（三）） 非機關之來函其上訂有機密等級者 函知來文者後，即依程序辦理

解 降 密 檢 討 (續) 法源 機密檔案管理辦法第二十二條，第二十二條之一 國家機密保護法第十條第一項；第十一條第三項至第六項 國家機密保護法施行細則第十三條；第十四條第二．三．四項；第十五條；第十七條第四項 文書處理手冊七十四．七十五

機密等級變更或註銷建議單 主旨：有關（來文機關）０年０月０日００字第００００號（文別），建請惠予（變更或註銷）其機密等級。 說明：有關前述文之（案由）一案，原為（原機密等級），因（建請再分類理由），建請惠予（建議再分類等級） 。

(機關全銜)機密文書機密等級變更或註銷處理意見表   機密等級變更或註銷處理意見表 (機關全銜)機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 檔號   原機密案件 日期 文號 文別 案由 受文機關 抄送 副本機關 原機密 等級 新機密等 級或註銷 變更機密 等級理由 備考 陳核  

機密文書機密等級變更或註銷處理意見表(範例) 教育部機密文書機密等級變更或註銷處理意見表 691/1/0/0 檔號   原機密案件 日期 60.10.1 文號 台(60)文字第00000 文別 函 案由 留學生公費事宜 受文機關 外交部 抄送 副本機關 內政部 原 機 密 等級 機密 新機密等 級或註銷 註銷 變更機密 等級理由 應00部建議 備考 陳核 說明：一、已辦之機密文書資料，已失保密時效，或因有關機關之建議，其機密等 級應予註銷或變更者，先提出審查後，填此表陳核。 二、國家機密之變更或解密者，依國家機密保護法第十條第一項規定為之。 一般公務機密文書，由原核定主管核定之。

教育部機密文書機密等級變更或註銷建議(處理)表

機密等級變更或註銷通知單 主旨：（原發文機關）０年０月０ 日００字第００００號（文別），有關（案由）一案原為（原機密等級），請惠予（變更為新機密等級或註銷）。

(機關全銜)機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 (原機密案件核定機關)   發文日期 發文字號 原機密案件 新等級或註銷 登記人 ( 職 稱 ) ( 姓 名 ) ( 日 期 )

機密文書機密等級變更或註銷紀錄單(範例) 教育部機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 通知機關 （原機密案件核定機關）   外交部 發文日期 93.08.05 發文字號 外檔資一字第0930100000號 原機密案件 83.05.20 外(83)歐四字等83330000號 新等級或註銷 註銷 登記人 （職稱）科員 （姓名）0 0 0 (或蓋職章) （日期）93.10.18 說明：一、機密文書機密等級奉准變更或註銷時先調出原卷核對。 二、將原案封面或公文紙上所標機密等級以雙線劃去，再於 明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之紀錄單。 三、原案照變更之等級或非機密文件保管

解密後續處置 解密後相關作業 目錄補正處理 依一般檔案管理之 案名．案由．密等．解降密附註說明等 填具註銷紀錄單 案卷封面及文件機密等級欄雙線劃除 註銷紀錄單浮貼於原件上 以上三項作業，權責人員請依機關權責分工逕為決定 前曾完成複製儲存者，應重行辦理複製作業 目錄補正處理 案名．案由．密等．解降密附註說明等 依一般檔案管理之

銷毀與移轉 機密檔案非經解密，不得銷毀(機關檔案保存年限及銷毀辦法第十四條第一項者及十五條除外) 機密檔案屆臨移轉年限，移轉前應先辦理解降密；經檢討仍維持機密者，仍應辦理移轉 法源 機密檔案管理辦法第十八條：第二十三條

管理人員調離職 職務移交或人員離職時 罰則 檔案法第十三條 機密檔案管理辦法第二十一條 檔案法第二十四條第三項 應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失 機密檔案管理辦法第二十一條 點交機關首長指定之人或檔案單位主管 罰則 檔案法第二十四條第三項 處二年以下有期徒刑拘役或科或併科新台幣五萬元以下罰金

保管或使用不當之處置 疏失情事 相關處置 遺失 污損 抽換 拆散 查明責任，依規定議處 涉及法律責任，依法辦理（如刑法132條） 中華民國刑法132條：公務員洩露或交付關於中華民國國防以外應秘密之文書、圖畫、消息或物品者，處三年以下有期徒刑

其他注意事項 一般公務機密事項 行政程序法第一百七十四條之一之規定，國家機密保護辦法失效 各機關應於主管專業法規中加以規範保密事項，並以內部行政規則規範管制作業程序 依法務部91.6.14及91.10.9通函辦理

其他注意事項（續） 原機密核定機關組織調整 原核定機關裁併或職掌調整 無業務承接機關者 法源 由承受其業務之機關辦理 由原核定機關之上級機關或主管機關為之 法源 機密檔案管理辦法第二十二條之一 國家機密保護法施行細則第九條

常見問題及正確作法 文書機密等級之變更或解密，受文機關得否逕予辦理 依文書處理手冊七十四．國家機密保護法第十條規定，解降密權責在於原核定機密等級之機關，受文機關不得擅自更改

常見問題及正確作法(續) 機密文書解密條件為附件抽存後解密，得否依一般檔案辦理歸檔 適用範圍 解密作業 附件抽存後解密，適用於附件已完成機密等級及解密條件標示者 解密作業 附件抽存後解密後，歸檔時當以一般檔案辦理歸檔作業，惟仍應填寫註銷單浮貼於原件之明顯處及劃去案卷封面及文件上之機密等級欄位

常見問題及正確作法(續) 不同等級之機密文書合併使用或處理時，應如何認定其機密等級 以其中最高之等級為之 法源 國家機密保護法第十七條 文書處理手冊五十一

常見問題及正確作法（續） 機密文書，可否定為〔永久保密〕 未填寫解密條件者，辦理歸檔點收時，可否退回承辦人 涉及國安全情報來源或管道之國家機密，應永久保密 法源 國家機密保護法第十二條 未填寫解密條件者，辦理歸檔點收時，可否退回承辦人 退回補正（但屬來文者，不得逕為填寫） 機密檔案管理辦法第四條

常見問題及正確作法（續） 機密文書保密期限屆滿或解密條件成就者，可否逕辦理解密 國家機密 一般公務機密 保密期限屆滿者　　　自動解除機密 解密條件成就者　　　仍應由原核定機關核定後始得解除 一般公務機密 得自動解除機密 以上情形，仍應填寫註銷單浮貼於原件之明顯處及劃去案卷封面及文件上之機密等級欄位

常見問題及正確作法(續) 機關編製檔案分類表時，得否單獨編訂機密檔案之類目名稱 不得獨列類目，機密檔案分類仍應依其檔案案情內容，歸入分類表之妥適類目

常見問題及正確作法(續) 回溯檔案未訂解密條件，應如何辦理解降密 可否以機密檔案之保存年限作為保密期限之依據 本機關為原核定機密等級者，移請業務單位進行檢討；他機關為原核定機密等級者，應具函建議解降密檢討 可否以機密檔案之保存年限作為保密期限之依據 保存年限者，應依其性質及價值，區分永久保存或定期保存。保存年限之判定，不因機密或一般檔案而有不同 保密期限者，指依機關業務或職掌，於國家安全、利益或公務機密之維護，有必要保密至一定期限或成就解密之條件 保存年限訂定，應高於保密期限

常見問題及正確作法(續) 因天災或事故等毀損檔案之銷毀機制，得否涵蓋機密檔案 經鑑定結果，認無法修復者，得依規定辦理銷毀

敬 請 指 教 謝 謝 ！ 趙 臺 山 (02)3343-7965