第三章 日常账务处理 第一节 凭证处理 第二节 记账 第三节 账簿输出 第四节 往来账款核算与管理

第一节 凭证处理 一、凭证处理概述 日常业务处理的任务是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账。

一、凭证处理概述 (一)凭证处理的内容 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的惟一数据源点。 填制记账凭证是日常账务处理工作的起点，是最基础 (一)凭证处理的内容 　　 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的惟一数据源点。 填制记账凭证是日常账务处理工作的起点，是最基础 和频繁的工作。

一、凭证处理概述 (一)凭证处理的内容 　　

一、凭证处理概述 (二)总账系统中的记账凭证产生 记账凭证产生 手工记账凭证 机制记账凭证

一、凭证处理概述 (三)凭证处理的数据流程 手工记 账凭证 审核后的临 审核 时凭证文件 临时凭 输入 证文件 机制记 账凭证 修改 更新 取消审核 审核后的临 时凭证文件

一、凭证处理概述 (四)产生记账凭证的三种途径 1 根据审核无误的原始凭证直接在计算机上填制记账凭证 2 先由人工填制记账凭证，再输入计算机 计算机自动生成的机制凭证 3

一、凭证处理概述 (五)输入凭证的方式 键盘输入 软盘转入 网络传输 自动生成机制凭证

二、记账凭证的内容和填制要求 (一)记账凭证格式的种类 记账凭证格式可分为两种：借贷金额式和借贷标志式，一般采用借贷金额式。 借贷金额式

二、记账凭证的内容和填制要求 (二)记账凭证的内容及填制 填制凭证头部分 1 凭证正文部分 2 辅助核算的内容 3 如果输入的会计科目有辅助核算要求, 即在科目设置时定义了某类“辅助账”， 则在输入相应一笔分录时， 同时输入相应的辅助核算内容 一般包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等 一般包括摘要、会计分录和金额。

二、记账凭证的内容和填制要求 (三)增加凭证时的要求和限制 一般地，在总账系统中，可以输入未结账月份的记账 凭证，也可以在月末未结账的情况下，输入下一个月的凭 证，即跨月输入凭证。

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 根据华兴公司2002年12月份发生的经济业务， 填制记账凭证。 (1) 5日，从银行提取现金23 000元备发工资(现金支票号#1234)。 借：现金(1001) 23 000 贷：银行存款(1002) 23 000 (2) 5日，发放员工工资23 000元。 借：应付工资(2151) 23 000 贷：现金(1001) 23 000

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 (3)10日，接到银行通知，收到天津商宇偿还前欠货 款共12 285元。(汇兑结算票号：2581、3056,原发票号 1202)。 借：银行存款(1002) 12 285 贷：应收账款(1131) 12 285

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 (4)20日，市场部向天津商宇公司销售101#商品100 箱，售价210元/箱；货已发出并开具增值税发票 (#6805)，已办理托收手续。 借：应收账款(1131) 24 570 贷：主营业务收入(5101) 21 000 应交税金 —应交增值税(销项税) (21710102) 3 570

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 (5)28日，分配工资费用，其中：管理部门人员工资16 800元，市场部人员工资6 200元。 借：营业费用(5501) 6 200 管理费用---工资费用(550201) 16 800 贷：应付工资(2151) 23 000

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 (6)28日，按工资总额的14％计提职工福利费。 借：营业费用(5501) 868 借：营业费用(5501) 868 管理费用---工资费用(550201) 2 352 贷：应付福利费(2153) 3 220

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 (7)30日，结转本月所销售101商品100箱的成本，单位成本160元。 借：主营业务成本(5401) 16 000 贷：库存商品---101商品(124301) 16 000

二、记账凭证的内容和填制要求 例3.1 (8)30日，计提本月固定资产折旧3992.53元，其中:计入管理费用862.40元，计入营业费用3130.13元。 借：营业费用(5501) 3 130.13 管理费用---其他费用(550202) 862.40 贷：累计折旧(1502) 3 992.53

三、凭证查询 通过“填制凭证”窗口中的“查询”功能查询； 通过“凭证”菜单中的“查询凭证”功能查询。

四、凭证修改 根据财务会计制度和审计对错误凭证进行修改的 要求，在计算机方式下对不同状态下的错误凭证有不 同的修改方式。

四、凭证修改 (一)错误凭证的“无痕迹”修改 无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。

四、凭证修改 (一)错误凭证的“无痕迹”修改 下列两种状态下的错误机内记账凭证可实现无痕迹 修改： 对已经输入但尚未审核的凭证进行修改或删除 1 修改时，首先找到错误的凭证，然后利用凭证编辑功能直接进行修改 对已经审核但尚未记账的凭证进行修改 2 应首先取消审核后，然后再通过凭证编辑功能进行修改

四、凭证修改 (二)错误凭证的“有痕迹”修改 有痕迹修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改的痕迹。 若已经记账的凭证发现有错，不能再直接修改。可 以采用红字冲销法或者补充登记法进行更正。

五、凭证审核 审核凭证，即审核凭证的正确性和合法性，其目的 是为了防止凭证填制过程发生错误和舞弊行为。 按照会计电算化有关制度规定，填制记账凭证与审核记账凭证不能为同一人。

五、凭证审核 (一)审核方法

五、凭证审核 (一)审核方法 屏幕审核时，可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核，对正确的记账凭证，发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。

五、凭证审核 (二)审核目的 为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠 性，制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。 例3.2 审核华兴公司2002年12月份已填制的记账凭证。

六、凭证输出 将未记账或已记账的凭证均可以按标准格式输出到屏 幕或打印机。打印输出的正式记账凭证可作为重要会计档 案保存。 如果手工事先编好记账凭证，向计算机录入记账凭 证，然后进行处理，则保存手工记账凭证或计算机打印的 记账凭证皆可。

第二节 记账 一、记账概述 记账即登记账簿，也称登账或过账，它是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到具有账户基本结构的账簿中去的一种方法。

一、记账概述 在计算机方式下，登记账簿是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检验、科目汇总、登记账簿等操作。

二、记账处理 (一)记账数据处理流程 更新底 科目发生 逐级 科目 层发生额 额余额表 汇总 临时凭 证文件 修改 记账凭证文件 更新 往来业务文件 银行存款日 记账未达账项 传递

二、记账处理 (一)记账数据处理流程 例3.3 将华兴公司12月份已审核的凭证进行记账。记账完成 后，请分别查询未记账的凭证和已记账的凭证。

二、记账处理 (二)记账处理过程 1.记账操作一般步骤 执行记 账功能 选择要记账 的凭证范围

二、记账处理 (二)记账处理过程 2.计算机内部处理过程 记账前检验 保护记账前状态 数据加工及传递 检查

二、记账处理 (二)记账处理过程 2.计算机内部处理过程 对于实际业务较简单，数据量较少的小型企业，只使用总账系统，按照制单、审核、记账、查账、结账的业务处理流程进行即可。

第三节 账簿输出 一、账簿查询 根据“记账凭证文件”和“科目汇总表文件”，按各种账簿的格式和要求，经筛选、排序和计算随时生成所需的账簿，在屏幕上显示、在打印机上打印输出或形成磁盘文件。

一、账簿查询 账簿输出数据流程图如下所示。 记账凭 证文 计算 科目汇 总表文件 输出 总分 类账 某月科目余 额发生额文件 某科目明 细账库文件 分离 各种 日记账 明细账 日报表

一、账簿查询 (一)按条件查询 查询是指按照给定的条件查找满足条件的账簿，并在屏幕上显示出来。 可查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类 账簿，查询出来的机内数据如果已经结账，屏幕显示给 予提示。

一、账簿查询 (一)按条件查询 1.三栏式总账

一、账簿查询 (一)按条件查询 2.余额表

一、账簿查询 (一)按条件查询 2.余额表 财政部规定：“在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。”

一、账簿查询 (二)查询日记账和日报表 1.日记账 能够生成日记账的科目必须是在初始化时已设有“日记账类”的科目，三栏式日记账与明细账基本相同，差别主要是日记账必须有当日小计。

一、账簿查询 (二)查询日记账和日报表 2.日报表 反映当天的全部记账情况。

一、账簿查询 (三)查询明细账 查询某个科目某月份的三栏式明细账。还可以查询多栏明细账，如增值税多栏明细账、管理费用多栏明细账等。利用查询功能还可以自定义综合多栏账。

一、账簿查询 (四)查询序时账及联查 可以通过输入组合条件，查询特殊的序时账。

一、账簿查询 (四)查询序时账及联查 例3.4 查询华兴公司12月份的账簿文件，输出总分类账和 余额表、三栏明细账和多栏明细账、日记账和日报表、 序时账等。

一、账簿查询 (四)查询序时账及联查 例3.5 查询华兴公司12月10至20日发生额为23000--30000元 的序时账并查到对应的记账凭证，见表3-8。 表3-8 日期 凭证 号数 科目编码 科目名称 摘要 方向 金额 2002.12.20 记-0004 1131 应收账款 销售101商品100箱 借 24 570.00 合计

二、账簿打印与管理 打印账簿是总账系统的最终目标。单位的会计账簿、 会计报表均应以计算机打印的书面形式保存。

二、账簿打印与管理 打印输出的正式会计账簿，其格式和内容应当符合 国家统一会计制度的规定。如果已结账，打印会计账簿 时有特殊标记，以示区别。在保证账簿清晰的条件下， 计算机打印输出的凭证和账簿中表格线可适当减少。

二、账簿打印与管理 (一)打印总账 总账可随时重复打印，也可一年打印一次。在机内总 分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下， 总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代。

二、账簿打印与管理 (二)打印明细账 作为正式会计账簿保存，一般地，在月末或季末打印本月或本季的所有明细账、在年底打印输出全年的明细账。

二、账簿打印与管理 (三)打印日记账 现金日记账和银行存款日记账，需要每天登记，做到日清月结。如果业务较多要每天打印输出，如果每天业务较少也可按旬打印输出。 定期采用计算机打印输出的活页账页需要装订成册。

第四节 往来账款核算与管理 一、往来账款管理方式 (一)往来账款核算 第四节 往来账款核算与管理 一、往来账款管理方式 (一)往来账款核算 往来账款核算是指对因赊销、赊购商品或提供、接受劳务而发生的将要在一定时期内收回或支付款项的核算。

一、往来账款管理方式 (二)往来账款管理方式 在业务管理上，并不一定对以上所有科目都进行往来账款的全面管理，而是根据企业的具体要求对其中的某些科目进行往来管理。 在计算机方式下，采用单独处理往来账款的方式进行往来账款的处理，如客户往来管理、供应商往来管理等。

一、往来账款管理方式 (二)往来账款管理方式 往来账款的处理方式主要有两种： 第一 如果企业仅使用了总账系统，往来账款管理可在 总账系统进行。据此实现往来账款的核算与管 理。 如果企业使用了应收应付账款系统，往来账款管 理要在应收应付账款系统中进行。 第二

二、往来账的核对 (一)已达往来账的核对 对已达往来账应该及时作往来账的核对工作。

二、往来账的核对 (二)往来账核对方式 应收应付核对有两种方式，即“自动核对”和“手工 核对”。 应收应付核对 自动核对 手工核对

二、往来账的核对 (二)往来账核对方式 1.自动核对 自动核对是指计算机自动将所有已结清的往来业务打上“标记”。 自动核对一般是按逐笔、全额等方式进行的。

二、往来账的核对 (二)往来账核对方式 2.手工核对 手工核对：如果某些款项不能自动判断，可以通过手工辅助核对，即按指定键对已达账项打上“标记”。

二、往来账的核对 例3.6 对华兴公司1131应收账款科目，天津商宇公司客户 往来账款进行核对。结果见表3-9。 表3-9 日期 凭证号 摘要 业务号 应收金额 收回金额 两清 2002.11.24 销售101商品50箱 1202 12 285.00 ○ 2002.12.10 记-0003 收到天津商宇前欠货款 2002.12.20 记-0004 销售101商品100箱 6805 24 570.00 合计 36 855.00

二、往来账的核对 (三)结清的往来账的处理 对于债权、债务已结清的往来业务可以做删除处理， 为便于统计、分析和评价，平常不必进行删除，当确认信 息以无保留价值时再进行删除处理。

三、往来账表输出及统计分析 往来账表输出及统计分析是往来账款管理的重要工 作。它包括：客户往来明细账、账龄分析等。

三、往来账表输出及统计分析 (一)客户往来余额表 客户往来余额表用于反映客户往来科目(如应收账款) 的每个客户的总体增减变动情况。 可输出往来科目的所有客户的余额表，也可输出某个 往来客户的余额表。

三、往来账表输出及统计分析 (二)往来明细账 往来明细账反映客户往来科目下指定客户的每一笔应 收账款的形成及收回结算情况。

三、往来账表输出及统计分析 (三)账龄分析 应收账款的账龄分析是往来账款分析的重要内容。 账龄分析表反映应收账款科目下各个账龄期间内各往 来客户应收账款的分布情况，计算出各种账龄应收账款占 总应收账款的比例。

三、往来账表输出及统计分析 (四)生成催款单 催款单是对客户或对本单位职工的欠款催还的管理方式。催款单用于设置有辅助核算的应收款项科目。

三、往来账表输出及统计分析 (四)生成催款单 例3.7 输出华南电脑公司客户余额表、客户往来明细账 和账龄分析表。