第六讲、辅助核算 上一讲主要讲解了通用软件账务处理系统的基本功能，包括：系统初始化设置、凭证处理、账簿输出和期末业务，本讲讲解的账务处理系统中的辅助核算与辅助管理功能，这些功能是在完成一般企业会计核算的基础上，进一步向为企业财务会计管理提供辅助核算与辅助管理信息资料的方向发展所提出的。

一、往来核算与管理 （一）往来的概念 手工核算之中，往来是指资金的往来业务，往来科目是对核算和管理应收应付和预收预付资金科目的统称。会计核算中，一般可涉及资金往来业务的科目有：应收账款、其他应收款、应付账款、其他应付款、预收账款、预付账款等。 计算机账务系统中，往来指的是对往来科目的“往来管理”，即某些往来科目需要往来辅助核算管理，只需在初始化设置时，将这些科目设置为“单位往来”、“个人往来”，系统会对其进行特定往来核算与管理。

一、往来核算与管理 （二）、计算机处理往来科目的管理方式 一般可分为常规方式和往来方式 1、常规方式 各个科目通过一级科目开设总账科目，通过二级或者三级科目等明细科目开设各类明细账户，这种方式与手工核算基本一致。少量往来业务的科目可采用该方式； 2、往来方式 具体的核算与管理功能均通过在账务系统中设置往来核算与管理模块或单独建立往来核算与管理子系统实现；业务量大的科目可采用该方式； （三）、往来核算与管理的主要功能 建立往来户一览表、期初余额录入、往来余额表、往来明细账、两清账自动勾销、往来账清理、打印催款单、账龄分析、核对往来账

一、往来核算与管理 （四）往来设置 是使用往来核算功能的初始化设置步骤，从账务系统初始化设置中的科目设置开始。若某科目要求进行往来核算，首先需要在建立该科目时，将该科目的“账类”描述为“个人往来账”或“单位往来账”；然后通过往来模块进一步进行设置。 1、建立往来单位（或个人）一览表 2、输入各个往来单位的期初余额

一、往来核算与管理 （五）往来核算 往来核算功能是在凭证输入的时候实现的。在输入记账凭证的时候，遇到要求进行往来核算与管理的科目，系统将自动请求用户输入往来单位或个人情况，在记账时自动将这些往来业务数据保存，然后可通过往来核算与管理功能对往来数据进行管理并输出。

一、往来核算与管理 （五）往来核算 系统提供的往来核算的功能包括 1、往来余额表 包括了各个科目下各个往来单位或个人的基本核算数据，其中包括：期初余额、本期借贷方发生额、期末余额等数据，该功能可输出各个往来科目的上述数据，也可输出各个往来单位的上述数据，如果有分类要求，也可输出分类的上述数据。 2、往来明细账 输出往来明细账及往来对账单，时计算机账务处理系统往来核算的基本功能。主要包括：某科目的往来明细账、某类往来户的往来明细账及某个往来单位或个人的往来明细账。 3、核对往来账 系统提供的进行自动对账的功能，系统能自动检查核对往来明细账与往来总账是否相符、科目总账与往来总账是否相符，并显示核对结果。

一、往来核算与管理 （六）往来管理 1、两清账自动勾销 “两清”指的是已达的往来业务，这些业务应定时通过本功能进行勾销 一般有三种方式：专认、逐笔和全额。 专认是指摘要中内容完全相同、发生额相等、借贷方相反的业务； 逐笔是发生额相同但借贷方向相反的两笔业务； 全额是指统一往来户的多笔往来业务的借贷方合计发生额相同但方向相反； 2、往来账管理 实际上提供了让用户进行手工核销往来业务的功能。

一、往来核算与管理 （六）往来管理 3、打印催款单 系统对未达往来款项的催款管理而设置的打印输出催款信息的功能。 4、账龄分析 指某一往来业务从发生之日到结清之日的时间期限。系统可输出某一往来科目下，用户所制定的各个账龄期间内，各往来客户往来款项的分部情况，以帮助财务人员分析往来款的资金占用情况，便于企业及时催收或支付款项。

二、项目核算与管理 （一）项目管理与管理的基本功能 手工系统中，一般通过按具体的项目开设明细账进行核算，这样增加了明细科目的级次，同时给会计核算和管理资料的提供均带来极大困难。 计算机账务系统中，设计了项目核算与管理功能模块，可方便地实现对部分成本费用和收入的按项目核算。 基本功能有：项目定义、建立项目一览表、项目期初与计划录入、项目账的输出、查询项目统计表、项目计划执行报告、核对项目账

二、项目核算与管理 （二）项目设置 若某科目需要进行项目辅助核算与管理，首先在描述该科目账类时将其设置为“项目核算”，然后再进行下一步设置 1、项目定义 （1）、指定项目大类 即指定项目核算的分类类别 （2）、指定核算科目 让用户具体指定已经定义的项目大类的项目核算科目 （3）、定义项目一览表栏目 为了对各个项目进一步管理，需要建立各个项目的小档案，以对各个具体项目做进一步的说明。如对每个工程项目，除了工程名称以外，还需要进一步描述：负责人、开工日期、完工日期等。定义项目一览表栏目功能，实际上是为各个项目大类中的各个项目建立一个小型档案数据库的模型。

二、项目核算与管理 （二）项目设置 2、建立项目一览表 该功能的设置，可以将各个项目大类中的具体项目输入系统，具体需要输入的内容取决于“定义项目一览表栏目”中定义的数据名称。 3、项目期初与计划录入 项目期初：某个项目在某个科目中的期初余额 项目计划：某个项目在某个科目中的计划发生额

二、项目核算与管理 （三）项目核算 完成项目设置后，在日常凭证处理时，若遇到项目核算业务，系统会自动提示用户输入项目名称；记账时，系统就自动生成了项目核算与管理数据。 1、项目账输出 可输出： 项目总账：某项目大类中各个具体项目对应各个科目的各期发生额和余额 某个科目的项目明细账：某项目核算科目下，分项目的明细数据 某项目的项目明细账：某个具体项目在各个科目下的明细数据 2、核对项目账 进行项目账自动对账的功能，通过该功能，系统将检查核对项目账是否相符、项目明细账与总账是否相符，并输出核对结果

二、项目核算与管理 （四）项目管理 1、项目统计表 反映各项目在各个科目下的期初余额、借贷方发生额及期末余额的汇总报表，可为管理者提供各项目的进展情况及各项目的开支情况，以便于对项目的管理和控制。 2、项目执行计划报告 是各项目的实际执行情况与计划数据的对比报表。通过项目执行计划，可以为管理者提供各项目计划的执行情况。

二、部门核算与管理 （一）部门核算与管理的基本功能 解决会计核算过程中遇到的分部门的核算与管理问题。 费用核算：不仅要核算某项费用的发生总额，而且要进一步核算该项费用在企业内部各个部门的发生情况，以便有效地进行费用控制 产品销售收入核算：要求核算管理各部门的总收入及各部门的分项收入，以便考核各部门的经营业绩； 手工核算中，核算量很大，给实际核算带来了极大困难，计算机账务系统通过部门核算功能的设置，为收入、费用等科目的分部门管理提供了快速方便的手段。 主要功能：建立部门一览表，部门期初与计划录入，输出部门核算账，部门收支分析表，部门计划执行报告，核对部门核算账。

二、部门核算与管理 （二）部门设置 若某科目要求进行部门核算，需要在建立该科目时将该科目的账类选择为“部门核算”，然后再进行进一步的设置 1、建立部门一览表 即建立企业内部的部门资料 需要标示的有：部门编码，部门名称，备注 2、部门期初与计划录入 期初：手工会计系统向计算机系统转化时对应各部门的期初余额或每年的年初余额 通过该功能，可以在第一次使用本系统时，录入部门核算科目的余额，实现手工系统向计算机系统转化，同时，还可以调整今后各年各部门的期初数

二、部门核算与管理 （三）部门核算 用户进行了部门核算与管理设置后，系统可自动生成部门核算与管理的数据。在凭证输入时，遇到要求部门核算的科目，系统将自动提示用户输入相应的部门；记账时，系统将自动形成部门核算与管理的各种数据。 1、输出部门核算账 包括有： （1）、部门总账：可以根据用户指定部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目下指定期间内各部门的期初余额、借贷方发生额及科目余额； （2）、部门明细账：可根据用户指定的部门核算科目和会计期间，输出该部门核算科目下指定期间内分部门的明细账。根据建立会计科目时做定义的账页格式，明细账的具体格式有金额式、原币金额式、数量金额式和原币数量式四种。 2、核对部门账 系统提供的进行部门账自动对账功能，系统可检查核对部门核算明细账与部门核算总账是否相符、部门核算总账与总账是否相符等，并输出核算结果。

二、部门核算与管理 （四）部门管理 部门核算，不仅为财务会计部门深入核算企业内部各部门的收入情况及各项费用的开支情况提供了可能，而且通过部门核算产生的核算数据，为企业及部门对部门业务的管理和各项费用的控制与管理提供了基础数据。 1、部门收支分析表 对各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。 统计分析的数据，可以是发生额、余额或同时有发生额和余额。 2、部门计划执行报告 是各部门的实际执行情况与计划数据的对比报表，通过部门计划执行报告，可以为管理者提供各部门完成计划的情况。