檔案銷毀、移轉及移交

檔案保存之目的 檔案清理意義與目的 檔案清理與鑑定之關係 檔案清理原則及要件 檔案銷毀作業程序 檔案移轉作業程序 檔案移交 課程大綱 檔案保存之目的 檔案清理意義與目的 檔案清理與鑑定之關係 檔案清理原則及要件 檔案銷毀作業程序 檔案移轉作業程序 檔案移交

檔案保存之目的 檔案保存之價值體現於使用 提供機關執行業務參考稽憑之價值 提供學術研究或具歷史典章之價值

清理意義與目的 意義 目的 指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限或已屆移 轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉， 或為其他必要之處理。 促進檔案開放利用 提升檔案管理效益

檔案清理與鑑定之關係 檔案鑑定之意義：判定檔案保存年限過程中，評估檔案保存價值之步驟 檔案鑑定之目的：作為決定檔案保存年限及提供檔案銷毀、移轉等清理決策參考之過程 檔案鑑定為清理作業過程之重要手段與方法

清理原則 去蕪存菁原則 開放利他原則 需求完整原則 成本效益原則 時效彈性原則 需求完整原則 檔案使用相關紀錄 本機關與上或下或平行機關間業務關聯性

檔案清理要件 程序要件： 檔案銷毀作業：檔案法第12條第2項規定 檔案移轉作業：檔案法第11條及國家檔案移轉辦法第4條規定 各機關銷毀檔案，應先制定檔案銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核 檔案法施行細則第10條第1項各款規定程序，函送檔案管理局審核 檔案移轉作業：檔案法第11條及國家檔案移轉辦法第4條規定 移轉前，應先辦理檔案保存價值鑑定

檔案清理要件(續) 實質要件：檔案清理的必要條件 檔案銷毀作業：檔案法第12條第1項及機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條規定 定期保存檔案 未逾法定保存年限不得銷毀 檔案移轉作業：檔案法第11條及國家檔案移轉辦法第2條規定 永久保存之機關檔案 屆滿移轉年限

檔案銷毀類型 定期保存檔案之銷毀 特殊狀況檔案之銷毀

檔案銷毀作業程序 機關作業程序 製作檔案銷毀目錄 送會相關業務單位表示意見 辦理檔案銷毀會審作業 制定檔案銷毀計畫

檔案銷毀目錄(依案卷編目者) 年度號、分類號及案次號 卷數 案名 檔案產生者 案卷內文件起迄日期 案情摘要 保存年限 其他(非應載事項) 調整後之保存年限 保存年限調整原因 其他(非應載事項) 基準項目編號 提供史政機關使用註記 電子、微縮儲存註記

檔案銷毀目錄(依案件編目者) 保存年限 檔號 其他(非應載事項) 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期 調整後之保存年限 保存年限調整原因 其他(非應載事項) 基準項目編號(逐案記載) 提供史政機關使用註記 電子、微縮儲存註記 檔號 案名 案由 來(受)文者 收、發(來)文字號 文件產生日期

檔案銷毀目錄(案卷)

檔案銷毀目錄(案件)

檔案銷毀目錄核審作業 機關內部初審 逐案審查 具永久保存價值之檔案 依法令規定應踐行程序 會計檔案及機密檔案 彰顯機關重要業務職掌功能之檔案 　檔案銷毀目錄核審作業 機關內部初審 逐案審查 依法令規定應踐行程序 會計檔案及機密檔案 具永久保存價值之檔案 彰顯機關重要業務職掌功能之檔案 具歷史文化保存價值之檔案

檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審: 涉及本機關主要業務運作(以○○港務局為例) 具永久保存價值之檔案 　檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審: 涉及本機關主要業務運作(以○○港務局為例) 機關業務職掌：港區土地運用、港灣設施規劃管理、港區業務規劃行銷等 具永久保存價值之檔案 馬公港港灣開發案 碼頭區改造整編計畫 安平港裝卸制度民營化規劃方案

檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審: 涉及本機關主管法令制(修)定 具永久保存價值 國民教育法施行細則修正（以教育部為例） 　具永久保存價值 國民教育法施行細則修正（以教育部為例） 教師法草案修正（以教育部為例） 臺北市償債基金收支保管及運用辦法修正（以台北市政府財政局為例）

檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審:檔案具永久保存價值 屬重大輿情之特殊個案(以ＯＯ航空局為例) 　檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審:檔案具永久保存價值 屬重大輿情之特殊個案(以ＯＯ航空局為例) 華航名古屋空難：重大災害災情報告或調查

檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審（檔案管理人員可查檢檔案是否具備下列價值，並提出留存建議） －可見證機關沿革或發展歷證 　檔案銷毀目錄核審作業(續) 機關內部初審（檔案管理人員可查檢檔案是否具備下列價值，並提出留存建議） 　－可見證機關沿革或發展歷證 　－具反映時代背景及歷史文化保存價值 例如： 台籍日本兵弔慰金案件 民國60年以前查禁書刊相關檔案 美援運用

檔案銷毀目錄核審作業(續) 銷毀會審(鑑定)作業 以反映機關職能業務或活動檔案為主 會審方式 保存年限10年或產生時間已逾30年以上者(非屬基準適用者) 會審方式 邀集業務單位研商判定檔案保存價值 必要時，邀請學者專家參與檔案保存價值判定 得依作業手冊第14章規定簡易鑑定方式及擬具審查紀錄等 (一)製作或產出擬銷毀檔案目錄 　　各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔　　案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬　　銷毀檔案目錄 （二）檔案銷毀計畫 　　(1)擬銷毀檔案件數：擬銷毀檔案之案件總件數。 　　(2)擬銷毀檔案附件數：擬銷毀檔案之附件總件數。 　　(3)擬銷毀檔案現在存放地點。 　　(4)擬銷毀時間地點 　 (5)擬銷毀方式：敘明擬採行之銷毀方式。 （三）機關檔案管理單位完成銷毀計畫及檔案銷毀目錄製作　　　 後，如該批檔案曾辦理檔案保存價值鑑定者，應併同　　　 檔案鑑定報告，陳權責長官核准，及函送檔案管理局審 核

檔案銷毀計畫(續) 檔案符合基準情形 銷毀目錄已記載基準編號者，得免記載 記載檔案符合基準之類別或編號 例1:分類號○○○及○○○，符合○○類基準所定保存年限。 例2:除分類號○○○外，餘均符合○○類基準所定保存年限。 例示: 說明: ○○自來水事業處擬銷毀分類號100水表管理、分類號300人力評鑑、分類號301分發訓練、分類號400出納帳表等檔案，經檢視僅分類號100檔案，不適用各類基準所定保存年限。 記載：除分類號100外，餘均符合人事類、行政類基準所定保存年限。 (一)製作或產出擬銷毀檔案目錄 　　各機關檔案管理單位每年應就清查完成之檔案或經由檔　　案管理資訊系統，檢出屆保存年限檔案，製作或產出擬　　銷毀檔案目錄 （二）檔案銷毀計畫 　　(1)擬銷毀檔案件數：擬銷毀檔案之案件總件數。 　　(2)擬銷毀檔案附件數：擬銷毀檔案之附件總件數。 　　(3)擬銷毀檔案現在存放地點。 　　(4)擬銷毀時間地點 　 (5)擬銷毀方式：敘明擬採行之銷毀方式。 （三）機關檔案管理單位完成銷毀計畫及檔案銷毀目錄製作　　　 後，如該批檔案曾辦理檔案保存價值鑑定者，應併同　　　 檔案鑑定報告，陳權責長官核准，及函送檔案管理局審 核

檔案銷毀送審作業 檔案銷毀目錄得先提供史政機關檢選 函送檔案中央主管機關 函送資料 檔案銷毀計畫 檔案銷毀目錄 辦理檔案銷毀會審者：會審紀錄 辦理檔案鑑定者：檔案鑑定報告

執行檔案銷毀及其他配合事項 安全事宜 執行銷毀 相關目錄註記 妥善集中放置於安全場所,運送過程之安全 派員監毀 核淮銷毀文號 銷毀日期 檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，註記其微縮或電子紀錄編號 擬提供史政機關名稱 提供史政機關之檔案，應經本局核准後，方得提供

特殊狀況檔案之處理 檔案變質 遇戰爭、暴動或事變 天災或事故 照片之底片、幻燈片、電影片等檔案，因變質至軟化、膠黏化而散發有毒物質者 逕行銷毀後函送檔案管理局備查 遇戰爭、暴動或事變 駐外館或單位遇事，為保護國家安全或利益，而須即時銷毀檔案 天災或事故 檔案遇地震、水災等，經鑑定可修復者應儘量修復 經鑑定無法修復者 將檔案毀損原因、已毀損檔案之檔號、案名及數量等情形，函送檔案管理局備查後銷毀

檔案徵集 現況 專案徵集 機關檔案徵集 政治事件檔案：228事件檔案、美麗島事件檔案 公營事業機構檔案 中央一、二級機關管有民國38年以前檔案 裁撤機關檔案 規劃原則 保存重要價值檔案 促進檔案開放運用

檔案徵集(續) 國家檔案徵集規劃 國家檔案徵集策略 國家檔案中程徵集計畫 中程策略目標(95年至98年) 以經濟事務為主軸，逐年逐步建立館藏特色並優先徵集具管理風險之機關永久保存檔案。 國家檔案中程徵集計畫 96年提列中程徵集計畫，並函送相關機關據以配合辦理。 預定97年辦理行政院經濟建設委員會61年至74年檔案審選。 預定98年辦理經濟部39-60年及外交部39-55年檔案審選。

檔案移轉作業程序 整理擬移轉檔案 辦理檔案保存價值鑑定 編製檔案移轉目錄

整理擬移轉檔案 以案卷為單元 案卷內文件產生之日最晚者 辦理檔案機密等級之檢討

辦理檔案保存價值鑑定 移轉檔案之性質與價值 機關辦理檔案保存價值鑑定，必要時，得邀上級機關或本局得派員參與輔導評估。 辦理檔案保存價值鑑定　 移轉檔案之性質與價值 涉及國家重要制度、決策、計畫及建設者 涉及國家重要法規者 涉及政府重要部門組織沿革者 對社會福利及人民權益維護具有重大影響者 具重要歷史、社會文化或科技價值者 屬重大輿情之特殊個案者 其他有關重要事項而具有國家檔案價值者 機關辦理檔案保存價值鑑定，必要時，得邀上級機關或本局得派員參與輔導評估。

編製檔案移轉目錄 以案件為單元 以案卷為單元

檔案移轉目錄（案件層級）   (機 關 全 銜) 檔 案 移 轉 目 錄 箱號：第 箱/共 箱 檔號：0066/G21/000073/0001 案名：花蓮料庫及電纜棚新建工程 目次號 案 由 來受文者 文件產生日期 附件名稱 附件數 密等 儲存媒體型式 備 註 001 本轄東區機 交通部 660811 工程底價 1 普通 線工務段訂 於本月25日 在台北市仁 愛路一段42-1 號辦理花蓮 料庫及電纜 棚新建工程 002 檢送本轄花 交通部臺 661019 工程合同 1 普通 蓮料庫及電 灣電信管 纜棚新建工 理局 程合同副本

檔案移轉目錄（案卷層級） （機關全銜）檔案移轉目錄 箱號：第 箱/共 箱 １.年度號/分類號/案次號：0088/16/16-02 卷數：6 案卷內文件起迄日期：881006-891224 密等：普通 儲存媒體型式： 案名：交通及工程搶修　　　 檔案產生者：行政院九二一震災災後重建推動委員會 案情摘要：本案有關行政院九二一重建會受理民眾陳情，及各縣政府、鄉鎮公所函請針對山坡地住宅社區、 聯外道路、產業道路、農路、橋樑、輸(排)水圳溝及擋土牆等設施因地震或颱風致崩塌損毀，請 予派員會勘修復，或申請專案專款補助，以及日月潭、大坑等風景區之公共設施整建等案；另受 理各鄉鎮公所提報之九二一震災受損道路、橋樑防汛期前優先復建工程計畫(行政院列管)，並申 請經費補助案。全案包括民眾之陳情書、災害勘查紀錄及處理情形，以及各鄉鎮公所提報之道路 、橋樑防汛期前優先復建計畫表與重建會之審核情形與擬處辦法等資料。 備註： 2．年度號/分類號/案次號：　 卷數：　案卷內文件起迄日期：　 　密等： 儲存媒體型式： 案名：　　　　 　　　　　　　　　 　 檔案產生者： 案情摘要：

移轉檔案送審作業 函送檔案中央主管機關之程序 函送資料 檔案移轉目錄 檔案鑑定報告(報告格式得依機關檔案管理作手冊第14章規定辦理)

執行檔案移轉 修正檔案目錄 移轉檔案開放應用註記 轉出移轉檔案之電子目錄 移轉時程規劃 依審核結果修正檔案電子目錄 備妥檔案移轉交接紀錄及移轉目錄各一式2份 移轉檔案開放應用註記 於檔案電子目錄之附註欄位填註應用限制情形 轉出移轉檔案之電子目錄 移轉時程規劃 國家檔案移轉辦法第8條規定 各機關依檔案管理局所規劃時程，辦理檔案移轉作業

開放應用註記填寫範例(案件編目) 說明： 目次1之檔案，因符合檔案法第18條第6款有關依法令有保密義務及第7款為維護第三人之正當權益之規定，應限制開放，以「檔案法18(6)(7)」)表示。 說明： 目次1之檔案，因符合檔案法第18條第6款有關依法令有保密義務及第7款為維護第三人之正當權益之規定，應限制開放，以「18(6)(7)」)表示。

開放應用註記填寫範例(案卷編目) 說明： 案次號2之檔案，其中第1卷內容符合檔案法第18條第6款有關依法令有保密義務及第7款為維護第三人之正當權益之規定，應限制開放，以「18(6)(7)第1卷」表示。 說明： 案次號2之檔案，其中第1卷內容符合檔案法第18條第6款有關依法令有保密義務及第7款為維護第三人之正當權益之規定，應限制開放，以「檔案法18(6)(7)第1卷」表示。

執行檔案移轉(續) 列入移轉之機密檔案 依檔案移轉目錄所載項目詳細清點核對移轉檔案 與一般檔案分開裝箱 依規定使用機密檔案專用封套彌封 機密檔案目錄應與一般檔案目錄分開轉出 依檔案移轉目錄所載項目詳細清點核對移轉檔案

執行檔案移轉(續) 檔案點交 檔案裝箱 備函派員將檔案併同移轉目錄、交接紀錄及其電子目錄送達指定場所 檔案清點核對後作成交接紀錄 雙方完成簽章並加蓋機關印信 檔案移轉目錄及交接紀錄由雙方各執乙份存查 檔案裝箱 裝箱規格以42x37x32公分大小為原則 核定移轉之檔案應依規定裝訂成冊 移轉檔案之附件，應併本文裝箱 檔案卷脊朝上置放，並保留空間以便取出 檔案依移轉目錄順序裝箱並標註箱號 列印檔案裝箱清單 檔案箱外標註事項

機關配合事項 非紙質檔案應配合提供其製作之相關技術及規格等資料 應移轉之檔案，有經微縮、電子或其他方式複製儲存者，提供複製品 請併同提供移轉檔案適用之檔案分類表　　

(本範例可影印書寫後直接貼於箱側面兩邊) 檔案移轉裝箱 機關(構)名稱   箱號及總箱數註 卷 數 移 轉 日 期 民國 年 月 日 備 註 註：如共有20箱，第1箱的編號方式即為1/20，第2箱的編號方式即為2/20，依此類推

檔案移轉交接紀錄 移轉機關： 機 關 印 信 接管機關： 機 關 印 信 點交人員：陳(簽章) 經辦人員：林(簽章)   經辦人員：林(簽章) 業務單位主管：李(簽章) 機關首長：張 (簽章)   機 關 印 信 經辦人員：陳(簽章)   業務單位主管：張(簽章) 機關首長：陳 (簽章)  移轉檔案悉如目錄所列，其共計_____________卷。 中 華 民 國 年 月 日 接管機關：   點收人員：劉(簽章)   機 關 印 信  

檔案移交

適用情形 機關改組、部分業務移撥時之檔案移交（檔案法施行細則第15條) 機關裁撤辦理定期檔案移交（檔案法施行細則第15條) 機關改組、部分業務移撥時之檔案移交（檔案法施行細則第15條)　　 機關裁撤辦理定期檔案移交（檔案法施行細則第15條) 受託機關執行受託事項產生之檔案，於契約完成或終止時應移交委託機關管理。（檔案法第28條)

移交作業及程序 成立檔案移交專案小組 整理移交檔案 編製檔案移交目錄 轉出移交檔案電子目錄 檔案裝箱 檔案點交 作成交接紀錄 電子目錄轉入及接管檔案之管理等事項。

成立檔案移交專案小組 由檔案移交機關與接管機關共同成立 小組召集人由接管機關幕僚長以上人員擔任 由相關業務單位主管、檔案管理單位及資訊單位主管共同組成。 會議協商 檔案移交範圍、方式、時程、典藏處所、權責分工及相關作業事項 作成書面紀錄

整理移交檔案 清查及統計檔案移交範圍及其數量 辦理機密檔案之機密等級變更或解密 受損檔案修復或處理

編製檔案移交目錄 目錄(3擇1) 交接紀錄 案件單元之移交目錄(手冊表18-1) 案卷單元之移交目錄(手冊表18-2) 案名清單(手冊表18-3) 交接紀錄

轉出移交檔案電子目錄 已完成編目建檔者 註記移交日期及接管機關 已完成編目建檔且彙送本局者 除上開註記外,並再次彙送本局

檔案裝箱及點交 實體檔案順序與移交目錄一致 檔案點交 作成交接紀錄

接管檔案處理（接管機關） 接管檔案之電子目錄轉入檔案管理資訊系統 接管檔案之管理 －就承接業務妥適修正檔案分類表 －檔案保存年限未經審核通過者，依規定送審 － 檔案未完成編目建檔者，依規定賡續辦理 －接收檔案之電子儲存媒體及數位內容，與該機關採用之格式相容性 －接收之電子檔案命名，符合統一命名原則之規定 －就承接業務妥適修正檔案分類表 －檔案保存年限未經審核通過者，應依規定送交檔案管理局審核。 － 檔案未完成編目建檔者，應依規定賡續辦理。 －接收檔案之電子儲存媒體及數位內容後，應檢視其電子檔案格式與該機關所採用之格式相容性 －接收之電子檔案命名，應有符合機關電子檔案管理作業要點有關機關電子檔案統一命名原則之規定。

結語 落實檔案清理作業 具使用價值檔案移轉檔案館提供開放應用 無參考使用價值檔案辦理銷毀 提升檔案管理效益