105年度國立宜蘭大學新進主管研討 主計業務宣導說明 105年度國立宜蘭大學新進主管研討 主計業務宣導說明 主計室 編製 105年8月

報告大綱 壹、主計業務簡介 貳、預算編列注意事項 叁、經費核銷注意事項 肆、會計系統及文件流程控管系統說明 2

壹、主計業務簡介 預算 會計 決算 統計 3

政府財務運作模式 審定 預算籌編 決算 預算執行 立法院 審議 法定 預算 會計年度： 為預算執行收支所適用之期間，即每年1/1-12/31。 以101年度概算籌編為例 預算籌編:99年

貳、預算編列注意事項 5

105年度預算周期日程表

預算籌編過程 特別情況：追加預算、特別預算 概算 各部會 預算案 法定預算 主計處審查刪減 立法院審查刪減 送立法院 立法院三讀通過 總統公布 特別情況：追加預算、特別預算

立法院審議預算案 一 讀 二 讀 三 讀 交付 委員會 分組 審查 朝野 協商 通 刪 委員提案 黨團提案 依刪減目標以用途別刪減特定比率 一 讀 交付 委員會 分組 審查 朝野 協商 通 刪 二 讀 三 讀 委員提案 黨團提案 依刪減目標以用途別刪減特定比率 三、立法與行政關係 　1.行政編製、立法審議（立法院不得為增加支出之提議） 　2.編製預算基本原則： (1)應保持經常收支平衡 (2)不得於預算外動用公款、舉債及處分財產 (3)強制性收入應先經預算程序 (4)由主計機關訂定預算科目之名稱及分類 　3.立法審查重點：歲出規模、預算餘絀、計畫績效、優先順序。歲入就來源別；歲出就基金別、政事別、機關別決定之

彙編預算流程 經常門 資本門 主計室訂定預算編審注意事項及各預算表格 各單位整編預算 基金支應 自給自足 預算彙編及協商 依規定提撥比率編列預算 依需要及撙節原則編列預算 預算彙編及協商 提校務基金管理委員會 提校務會 議備查 資本門 撰寫計畫 校務基金委員會 審查計畫優先性 同意動支 校務基金 預算送教育部及主計總處 預算案送立法院

本校近年預決算情形 單位:元 年度 102 103 104 105 業務收入 1,054,948,245 1,013,903,979 1,025,665,716 1,048,278,000 業務支出 1,163,950,982 1,138,264,275 1,119,381,406 1,150,627,000 業務餘絀 -109,002,737 -124,360,296 -93,715,690 -102,349,000 業務外收入 69,930,033 69,586,457 75,933,020 72,554,000 業務外支出 27,372,984 26,002,959 28,215,863 25,544,000 業務外餘絀 42,557,049 43,583,498 47,717,157 47,010,000 本期餘絀 -66,445,688 -80,776,798 -45,998,533 -55,339,000 註:102-104年度為決算數，105年度為預算數。 10

本校歷年主要支出項目 年度 102 103 104 % 105 正式人員人事費 522,682 514,496 504,329 43.95 單位:千元 年度 102 103 104 % 105 正式人員人事費 522,682 514,496 504,329 43.95 524,749 44.62 計時與計件人員酬金 121,276 127,339 135,142 11.78 133,263 11.33 折舊費用 208,605 230,575 225,402 19.64 219,493 18.66 水電費 39,157 41,624 37,282 3.25 42,820 3.64 獎助學員生給與 38,483 39,911 35,655 3.11 38,777 3.30 兼課鐘點費 26,398 27,821 27,411 2.39 29,794 2.53 其他 234,723 182,501 182,377 15.88 187,275 15.92 費用合計 1,191,324 1,164,267 1,147,598 100 1,176,171 註:102-104年度為決算數，105年度為預算數。

参、經費核銷注意事項 12

各單位自辦採購金額相關規定 財物勞務請購及採購 學校經費10萬元以下 請購單位一級(院、處、室)主管 授權請購單位 計畫經費10萬元以下 項目 金額 請購決行主管 辦理採購單位 支出憑證粘存單 處室院系主管 財物勞務請購及採購 學校經費10萬元以下 請購單位一級(院、處、室)主管 授權請購單位 計畫經費10萬元以下 1.系所主管 2.一級單位(處、室)行政單位主管 計畫經費逾10萬元未達30萬元 總務處採購組 學校經費逾10萬元或計畫經費達30萬元以上 機關首長或授權代簽人 13

請購注意事項 ★請購務必登入系統，確認預算科目相符、預算額度足夠，方能申請。 ★採購案達10萬元以上（以同一會計年度計），即應依採購法規定辦理。 ★不得將採購案化整為零，分批以小額採購方式辦理。 ★冷氣、電腦資訊設備應先完成請購單會簽事務組(採購方式)、經營保管組(確認報廢品項年限合規)、主計室(預算足夠及權責單位同意)外，冷氣尚需洽會環安衛中心(節能)、電腦資訊設備則需洽會圖資館(規格合理及必要性)並奉校長核准後，才可辦理採購。

小叮嚀:務必看到東西且確實測試能用才能蓋章。 經費核銷注意事項(一) 員工向機關申請支付款項，應本誠信原則對所提出之支出憑證真實性負責，如有不實應負相關責任。 粘存單核銷經辦人應為實際採購人，驗收人需為正式教職員。 (行政院公共工程委員會90.09.24(90)工程管字第90031220號函釋略以:各機關辦理各項工程監工、驗收等工作人員負有法律責任，仍以不派遣臨時人員擔任為原則) 小叮嚀:務必看到東西且確實測試能用才能蓋章。 支出金額逹2,000元以上，應儘量取具統一發票核銷。 本校為非營利單位，應取具二聯式發票核銷；如取具三聯式統一發票，請將扣抵聯及收執聯一併黏貼於支出憑證粘存單上報支。 應開立統一發票之商店不可以收據代替。 各機關員工消費合作社所開立之收據(除代售學生實習產品外)不能報支。 買受人名稱應填本校全名「國立宜蘭大學」（統一編號０２４１５２７１） 經辦人不得為驗收證明人。 核銷日期≧收據或發票日期≧請購日期。

經費核銷注意事項(二) 收據應由其受領人或其代領人簽名，並記明下列事項： （一）受領事由。 （二）實收數額。 （三）支付機關名稱。 （四）受領人之姓名或名稱、地址暨國民身分證或營利事業統一編號。受領人如為機關或本機關人員，得免記其地址及其統一編號。 （五）開立日期。 前項各款如記載不明，應通知補正，不能補正者，應由經手人詳細註明，並簽名證明之。 支出憑證之總數書寫錯誤，應由原出具者劃線註銷更正，並於更正處簽名證明。

經費核銷注意事項(三) 統一發票應記明下列事項： （一）營業人之名稱及其營利事業統一編號。 （二）品名及數量。 （三）單價及總價。 （四）開立統一發票日期。 （五）買受機關名稱或統一編號。 收銀機或計算機器開具之統一發票，應輸入各機關統一編號，若未輸入統一編號，應由經手人加註買受機關名稱或統一編號後並簽名證明。若統一發票僅列日期、貨品代號、數量、金額者，應由經手人加註貨品名稱，並簽名；如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者，得免加註。 電子發票由營業人提供者，經手人應於發票或申請動支經費文件註記發票字軌號碼。

經費核銷注意事項(四) 支出憑證如有遺失或供其他用途者，應檢附與原本相符之影本，或其他可資證明之文件，由經手人註明無法提出原本之原因，並簽名。 支出憑證及前項應檢附之影本或文件，如因特殊情形不能取得者，應由經手人開具支出證明單，書明不能取得原因，據以請款。 支出憑證之總數應用大寫數字書寫，但採用機器作業或國外憑證無法用大寫數字表示者，不在此限。 支出憑證之總數書寫錯誤，應由原出具者劃線註銷更正，並於更正處簽名證明。但統一發票書寫錯誤者，應依統一發票使用辦法規定另行開立。(如有承辦人自行修改情形，請以簽陳敘明理由簽奉校長核准後方能核銷。)

經費核銷注意事項(五) 分批（期）付款之收據或統一發票，應附分批（期）付款表，列明應付總額、已付及未付金額等；其訂有契約者，應於第一次付款時檢送契約副本或抄本。 數計畫或科目共同分攤之支付款項，其支出憑證不能分割者，應加具支出科目分攤表。 數機關分攤之支付款項，其支出憑證應加具支出機關分攤表，由主辦機關另行保存，或彙總附入支出憑證簿，其他各分攤機關應檢附主辦機關出具之收據及支出機關分攤表。 各項校內會議未超過用餐時間(中午12:00或下午18:00)不得申請餐費之報支，每人每餐以80元為上限，報支時請檢附開會通知單或議程等相關資料(依據教育部98年3月16日台人(二)字第0980033823號函及本校辦理各項會議餐點報支宣導事項規定)。 19

經費核銷注意事項(六) 非本國文支出憑證，應由經手人擇要譯註本國文字。 國外出具之支出憑證，如有不能完全符合本要點規定者，得依其慣例提出相關憑證，由申請人或經手人加註說明，並簽名。 各機關向國外採購於網路完成交易，若無法取得前項國外出具之支出憑證，而獲有記載事項足資證明支付事實之電子憑證者，可由經手人列印該電子憑證註明「與網站所提供之收據相符」並簽名或蓋章，作為報支之憑證。 20

經費核銷注意事項(七) 憑證黏貼順序（由上而下）： 1.支出科目(機關)分攤表 2.收據、發票、印領清冊或支出證明單 3.分期付款表 4.請購單 附件如名冊、簽到簿、廠商估價單、原簽或原計畫預算表等請裝訂於支出憑證黏存單之後。 每件黏存單，原始憑證以不超過10張為原則，並請依序錯開黏貼，請勿將發票買受人及統一發票號碼黏住，並於2張之間蓋騎縫章，以免因黏貼不牢而有脫落或不小心夾走等情形。 同一廠商所開立發票或同一受款人之單據，請黏貼同一張黏存單上，以利付款作業。 於網路請購系統內編輯受款人名稱、身分證字號或統一編號。 21

款項支付與預付借款、核銷 款項支付原則 因業務需要必須先行借款時 支付廠商之款項請存帳方式為原則，非必要請勿代墊。 零用金（每筆支付限額10,000元）以外之支付方式，以直接匯入金融機構存款帳戶為原則（請勿個人代墊，如確有實務需要，請簽核後再行核銷）。 因業務需要必須先行借款時 敍明預借原因及預借金額以簽陳及預借申請單同時簽核，並註明預計核銷歸墊日期。 實際付款時程2 週前提出借款申請。 活動結束後餘款立即繳回，並於１週內備齊單據辦理結案歸墊。 22

104年度經費凍結 立法院審議決議凍結本校管理及總務費用預算數十分之一，即1,872萬8,100元。經簽准在獲得立法院同意解凍前，本校經費管制如下： 人事費凍結949萬元，行政單位職員及契僱、約用人員遇缺不補，在解凍前不得進用。 管總水電費凍結460萬元。 各單位業務費管制20%。

資本支出執行率 本校資本支出執行率歷年均未臻良好，今年執行迄7月止亦僅佔全年度預算數9.3%，亟待改善。 依本校規定及內控稽核小組建議，本校執行率不佳者應提校務基金管理委員會召開專案會議檢討。 行政院及教育部均來函要求資本支出執行率年底應達90%。 建請各單位能盡速執行。

肆、會計系統及 文件流程控管系統說明 25

會計網路請購系統介紹

主計室首頁

會計網路請購系統申請-1 請輸入帳號密碼

會計網路請購系統申請-2

會計網路請購系統申請-3

會計網路請購系統申請-4 經費 品名 受款人 金額應相符

經費授權

經費查詢-用途明細說明

經費查詢-收支明細說明

文件流程控管系統介紹

文件流程控管系統效益 提供請購人員查詢請購單處理狀況。 即時掌握文件流程，避免文件遺失。 提供請購單退件原因查詢功能。 產出統計報表，提昇辦理時效。 提示積壓文件異常警訊。 自104年8月1日起本校各單位全面開始實施。

文件歷程查詢方式一 首頁分為文件歷程查詢介面(左側)及文件刷入刷出介面(右側)。 「文件歷程查詢」為一般查詢者使用，無須輸入密碼。 查詢可採用 (1)經辦日期區間+經辦單位。 (2)可直接輸入文件單號。

系統設計： 左方為查詢文件歷程紀錄 右方為業務執行單位作業 下方為查詢條件說明 文件歷程查詢

一、日期區間＋經辦單位 請選擇經辦單位

一、日期區間＋經辦單位 未輸入文件單號，僅可查詢文件歷程

二、直接輸入文件單號 請輸入欲查詢的文件單號

輸入文件單號者可查詢： 1.文件歷程 2.請購單資訊 3.受款人及金額 4.退件原因

文件歷程查詢方式二 「文件刷入刷出」為各單位承辦人使用，需輸入單位＋密碼；登入後可執行： (1).刷入作業。 (2).刷出作業。 (3).刷退作業。 (4).刷入(出)查詢。

文件歷程查詢

刷入刷出作業 點選「選單」 為回到刷入刷出作業選項 點選「登出」 為回到文件流 控管首頁

查詢退件原因及流程說明 請至網路請購系統查詢 請至主計室首頁點選文控系統 若無法看見文控系統，請連結至http://120.101.6.65:8080/

一、請至網路請購系統查詢

連結文件流程控管系統 文件單號自動帶出 請由此點選查詢

連結文件流程控管系統 請點選購 案編號

連結文件流程控管系統

二、請至主計室首頁點選文控系統

聯絡電話 如對會計網路請購系統或文件流程控管系統有任何疑問，歡迎來電洽詢 9317032-林惠芳組員 9317031-陳慧玲組長

簡報結束 敬請指教 54