高效会议的组织

第一讲当今会议面面观 1． 引言 2． 会议的意义 3． 会议的目的 4． 会议的种类 5． 会议的频率 6． 会议成本的计算

第1 讲当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题， 反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时 间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且 有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。

1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相 互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小 型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质 疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议

3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展， 人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是， 群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最 直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门 的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况， 了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上 下级以及员工之间的矛盾。

◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6 个步骤，通过这6 个步骤，最终实现协议的产生 和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6 个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思， 并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆激励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一 个方向共同努力。 ◆巩固主管地位 经理或主管为了体现自身的存在价值，更为了巩固自己的地位，经常会召开一些上下协 调会议，以此来强化自己的地位。

会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一个方面反映了会 议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断发展密切相关。 表1-1 会议的种类

按人数分类按开会方式分类按开会目的分类 ● 团体会议 ● 一对一会议 ● 面对面会议 ● 电话会议 ● 视频会议 ● 宣布人事安排、讲解政策的会议 ● 当众表扬或批评别人的会议 ● 临时处理突发事件的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议

会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才能更高效地利用 各种会议解决问题、达到目的。 1.固定的部门会议 2.全体会议 3.处理突发事件的会议 4.一对一会议

会议成本的计算 会议成本分为时间成本、直接会议成本和效率损失成本3 种。会议成本是非常可观的一 笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲视之。 1.会议的时间成本 2.直接的会议成本 3.效率损失成本 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。 由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。效率损失成本包括以下3 种情况：

第2 讲会议效率不高的原因及解决方案 【本讲重点】 会议效率不高的原因及预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范

1．会议的通病——效率不高 小王是一家公司的职员，他对公司会议有自己的一些想法，他的想法反映了许多公司会 议的某些现状，值得我们思考。 很多公司往往由于以下原因，开会效率低下： ◆公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或 非要安排在事务繁忙的周一开。 ◆许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后 或放弃参加其他会议。 ◆有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席， 这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或 者根本来不及准备。 时下有一句很流行的话——“最近比较烦”，对太多像小王一样的职场人士来说，这句 话可以改为“开会比较烦”。开会之所以烦，用小王的话来说，就是“会议常在毫无章法的 状况下进行，甚至毫无意义地延长时间，即使有决议，质量也很低”，简而言之，会议效率 不高。因此，寻找致使会议效率不高的原因就显得格外重要。

2．会议效率不高的原因 会议效率不高通常由以下7 种原因造成。在这7 种原因中，有3 种原因是会议的“致命 伤”，需要格外警惕。这3 种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。 表2-1 会议效率不高的原因及具体表现 项次原因具体表现 （1） 时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠 辘辘，无心开会。 （2） 地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。 （3） 开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可 有可无的参加者。 （4） 主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者 牵着鼻子跑，无法达到会议意图。 （5） 参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知 如何引退，致使会议失败。 （6） 会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议 拖沓而无成效。 （7） 开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然 发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失 败。

3．预防性管理 所谓预防性管理，其实就是防患于未然，将祸患扼杀于摇篮之中。对于会议来说，做预防性管理，实际上就是在开会之前，针对可能导致会议效率低下的各种原因，一一做好预防工作，从而保证会议的高效进行。 【举例】 以会议为例，为了预防出现效率不高的情况，下面针对7 种致使会议效率低下的原因，做一个全面的预防性管理。 会议 效率不高的原因预防性管理措施 时间会议一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。 地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。 开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。 会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开 会的原因、目的 和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。

会议规范 会议规范包含3 个部分：会议时间安排的规范、固定的会议流程规范以及会议规范本身。 1．会议时间安排的规范 ◆上午8-9 点之间，正是员工从家到公司，准备开始一天工作的时候。这个时候的员工， 心绪尚且混乱，还需一段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、试图 让员工回应会议提议或进行业务分析，从人的生理和心理角度来看，是不现实的。 ◆上午9-10 点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个时间段最适合进行一对一的 会谈，同样也是进行业务会谈的最佳时机。 ◆上午10-12 点或下午1-3 点之间，最适合调动员工集思广益。大家利用头脑风暴，不 断想出新点子、新方法。 ◆下午3-5 点之间，最好不要安排会议。这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期， 人人希望马上回家，在这个时段举行会议往往会事倍功半。

2．会议规范本身 会议规范是指大家达成共识的会议守则。会议规范主要包括以下条款： ◆所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以找出最适宜所有参会人的开会 时间。 ◆超过1 小时的会议应有书面通知、议程表及相关资料。 ◆所有与会者都要准备在会上发言。 ◆准时开始，准时结束。 ◆各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。 ◆所有与会者应知道维护别人的尊严，不在会中羞辱别人，这条规则最重要，需特别注

◆意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”。 ◆会议结束2-3 天后，所有与会者应拿到会议记录。 ◆所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。 ◆必要时请第三方监控，以保证会议质量。 3．固定的会议流程规范 图2-1 固定的会议规范流程 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。

（1）一个中心 一个中心是指整个会议的议程。一个中心包括： ■ 会议的开始，具体包括：致欢迎词；阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。 ■ 进行会议讨论，可以分为不同的议程，比如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结。 ■ 结束会议，具体包括：总结；安排下次会议。 （2）两个基本点 两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们却是保证会议成败的关键。所以，一个规范的会议流程必须包含会前的准备工作与会后的跟踪工作。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。

第3 讲开会前的准备工作 【本讲重点】 是否要开会 准备工作的作用 1H 5W 准备工作核对单 主持人的准备工作 “机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。

1．无需开会的“五个如果” 图3-1 不需开会的“五个如果” ◆如果还有比开会更好的方法，即如果能够通过一些看似原始的方法达到与开会同样的目的，就无需举行会议，例如写纸条、打电话或发邮件等。 ◆这些方式可能在感觉上不如开会那么痛快淋漓，然而却简洁有效，对于一些问题的解决具有经济实用的优势。 ◆如果你是唯一可以做决策的人，那么一定不要浪费自己和他人的时间，召开耗时长久的所谓会议。首先，因为他人的参与可能只能把问题变得更糟；其次，决策既然只能由你做出，就无需聚集他人集体讨论，结果又全盘推翻他人意见，这种做法只会既不利于解决问题，又容易令自己陷入尴尬境地。 ◆会议成本是一个绝对不容忽视的问题，一定要做好会议成本的预算，不能用高昂的会议成本来换取某些会议的发生，因为长此以往公司必然会不堪重负、得不偿失。

2．必须开会的“五个如果” 图3-2 必须开会的“五个如果” ◆“听取部门汇报工作”最好采用会议的形式，不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式，往往会使公司上下形成为了交报告而交报告的不良风气，使公司内部缺乏沟通，使问题和建议无法顺畅流通，长此以往，后果不堪设想。因此，每月一定要召开正式的会议，听取部门汇报工作，使各种信息在公司内部高效流通。 ◆表扬和批评是两种很好的激励方式，而当众的表扬和批评具有更强的影响力。采用会议的形式表扬或批评，有利于充分发挥表扬或批评的作用。在大会上当众表扬“明星员工”可以树立标杆，充分发挥榜样的好作用，有效推动竞争；当众批评某些情节严重的错误行为，有利于警醒员工，避免同类事情再度发生。 ◆当你给某一个项目小组，或者给你的部门分配任务时，一定要举行会议，不能采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的，只有通过会议把任务公共化、明确化，才能促进协作，从而保证任务的及时完成。

准备工作的作用 当你确定有必要召开会议时，首先要了解准备工作究竟有什么作用。只有认识到准备工作的作用，才能有更大的积极性、更有信心地做好准备工作。一般来说，会议的准备工作具有以上4 种作用，它可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式达到最好的会议效果；通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。

1．1H 5W 图3-3 1H 5W 1H 5W 是指会议准备工作需要特别注意的6 个方面，用英文缩写表示为1H 5W。 2．特殊提醒 根据统计调查显示，会议人数最多不应超过9 个，最为合适的人数是5 至7 人。这个人数既能够防止人数太少，不能集中反映群体思想，又能避免因为人数过多，从而造成一部分人的消极参与。当然，会议的合适人数应该根据会议的议题、重要性具体决定。 会议准备工作核对单 会议的具体准备工作相当于会议的硬件，因此必须要面面俱到。将这些具体的工作一一列出就是一张会议准备工作核对单。这张核对单虽然数目繁多，然而却是会议成功的有效保证

会议准备工作核对单 1、了解会议的目的 3、确定会议的形式 5、决定会议的时间 7、决定会议的地点 9、确定出席人数 11、是否准备会议名签 13、是否安排与会者住宿 15、确定视听教材 17、准备会场周边位置图 19、确定自己人的相关资料 2、是否一定要开会 4、安排会议的议程 6、确定会议的主持人 8、研究会场如何布置 10、安排出席者座位 12、是否安排交通工具 14、是否发出了会议通知 16、确定辅助教材 18、是否要求与会者准备资料 20、是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知 以上20 个条款是一般会议都应该注意的一些硬性因素，还有一些因素很容易被忽视，

一定要特别注意： 会场的布置需要特别注意： ◆如果与会人员超过10 个，会场最好布置成“Ｕ”字型，主持人可以站在会场中央， 这样有利于协调讨论; ◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式； ◆5 到7 人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 主持人的准备工作

1．主持人的4个准备工作 2．SWOT分析 图3-4 SWOT 分析 SWOT 是以上四个英文单词的缩合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持 优势和劣势；而“O”和“T”则是指你所进行的这次会议主持工作对你周围的环境（也包括 你自身）可能带来的机会或是威胁。

第4 讲成功会议的五种策略 【本讲重点】 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成决议——决策方式 如何圆满结束会议

1．语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的时间。具体做法如：“能不能用3 分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5 分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5 分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过 的方法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？”通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。

2．非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。 语言和非语言这2 种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。 如何达成决议——决策方式

4种群体决策 1．权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 【举例】 特别行动小组向部分领导提交报告并等待最后决策。经理决定工作日程表，然后通知该小组。 优点：决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用；在权力界限明显的地方最有效。 缺点：虽然可迅速做出决策，但实际支持和执行建议也不易；当复杂性增高时，权威决策的质量会由 于考虑面不宽而受到影响。

2．少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 【举例】 团队成员投票接受一项新的工作程序。团队成员投票选举团队领导。 优点：允许多数人对问题发表自己的意见。保证大多数人获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速和高效做出。 缺点：在小集团内，投票一向促成人们分派。这种竞争会影响一项决议的质量和执行。

3．共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极 性，体现平等之风。 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。

4．无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对 每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。