Activity Management System User Manual 活动审批系统用户手册 Activity Management System User Manual 2016年8月1日

培训内容 一、活动审批系统建立的目的 二、活动审批系统简介 三、活动审批流程 四、系统操作流程 五、常见问题解答

第一部分 AMS建立的目的 为了遵循强生集团总部对西安杨森公司提出的要求——与医疗保健专业人士（HCP）、医疗卫生专业机构、或政府官员（GO）相关的活动，应事先获得公司相关部门的事先审批。合规部联合相关部门（PE、法律、财务、采购、IT、R&D及业务部门）开发了活动审批系统（Activity Management System），以高效、快捷的方式为用户提供良好的服务平台，加强公司对于合规事项的管理，从而降低商业风险。 AMS是进行合规审批的系统， 如果是涉及到与医疗保健专业人士、医疗卫生专业机构、或政府官员相关的活动，都需要在该系统中提出申请，并获得事先审批。 Some activities not reviewed Gap between planning and actual No change mechanism

第二部分 AMS简介 AMS适用与医疗保健专业人士、医疗卫生专业机构、政府官员相关活动的申请。 特别提示: 以上活动类型不需要在AMS系统中预先审批。但需要特别说明的是，对于餐费及茶休的标准，请严格按照公司对于《业务招待》流程的要求。对于小额广告礼品和医用物品，必须通过公司CRC审核，并由采购部集中采购。更多具体要求请严格按照《业务招待》中相关规定执行; 以下的活动不需要AMS进行审批： 只产生餐费或茶休费用的活动 小额广告礼品及医用物品

AMS申请的变更 在AMS中，用户可以在活动开始前对原申请做更改。如用户未能及时在系统中提出变更申请，且涉及重大事项的变更，将有可能被视为违规行为。 重大事项变更（Significant Change)必须在活动开始前在AMS中进行更新，并再次经过审核, 包括： 活动性质变更（例如：学术性活动变更为推广活动）； 活动议程变更； 服务提供者变更（包括服务提供者人数增加、服务提供者劳务费用的变更）； 活动地点变更（包括在标准操作程序和系统中列明的地点，及与HCC人员沟通后确定没有在禁止地点清单中列明的其他敏感地点）； 合同变更（包括添加新合同或者变更合同条款等）。

AMS的优势 用户能够通过内部网络或互联网随时登陆AMS进行活动申请； 利用AMS平台，用户能够提供准确完整的活动信息； AMS能自动计算医疗保健专业人士（HCP）服务的市场公允价格； 节约时间: 在AMS中，用户只需将与活动相关的合同文本作为支持文件上传到系统中，相关的审批人会在对活动进行审批的同时将合同一并进行审核; AMS能够对接公司多个系统；（活动预算系统 –IO系统/员工报账系统 GXRS 和SMART系统/供应商付款系统 –ARIBA系统）

AMS与公司现有在线系统的联系   与IO不同，AMS是对与医疗保健专业人士、医疗卫生专业机构、政府官员相关的活动进行审批的系统，其不受活动金额大小的限制。IO做为预算审核的工具，需要在AMS之前进行，并且需要在AMS相应的活动申请中填写对应的IO编号。 自AMS上线后，用户在使用机票在线系统，员工报账系统（ GXRS or SMART ）和供应商付款系统（ ARIBA ）时，凡涉及与医疗保健专业人士、医疗卫生专业机构、或政府官员相关的活动，将被要求提供AMS 10位审批编码。该信息可以将活动的预审批与活动的执行进行有效的链接。 自AMS上线后，凡是与医疗保健专业人士、医疗卫生专业机构、或政府官员相关的合同将会与活动一并在AMS中被审批。该类活动将无需在原合同系统中进行提交及审批。其他类型的合同将依旧按照合同审批系统的要求进行。 与IO的联系 机票在线系统/GXRS/ARIBA的联系 与合同的联系

所有审批人(包括医学部门，合规部门，法律部门)都应遵循公司相关SOP的规定，认真地履行审批职责，对活动申请进行审核。 AMS的审批人职责   所有审批人(包括医学部门，合规部门，法律部门)都应遵循公司相关SOP的规定，认真地履行审批职责，对活动申请进行审核。 对研究资助，研究者发起的研究，及强生发起的研究、调查和项目这三类活动，需经医学事务部的合规经理对该类申请进行审批。

AMS活动类型 FF 对HCP提供的服务付费 PA 推广活动 EE 学术性活动 3I 委托第三方中介机构(例如：市场研究、媒体) JS 强生公司发起的研究 EG 教育资助 CB 捐赠(例如：慈善捐赠、患者援助项目) RG 研究资助 IS 研究者发起的研究 OA 其他活动

OTC-HCC活动类型-分类 OTC HCC 活动类型 迁移至AMS的活动类型 迁移至AMS的中活性质 活动发起人 公司/产品推广活动 强生JNJ/第三方 3rd party/强生JNJ And第三方3rd party 学术研讨和专业教育—>公司组织教育活动 公司组织教育活动 学术性活动 强生JNJ/强生JNJ 学术研讨和专业教育—>资助HCP出席大会/研讨会 资助HCP出席大会/研讨会 强生JNJ /强生JNJ 学术研讨和专业教育—>教育资助 教育资助 第三方 3rd party/第三方3rd party 学术研讨和专业教育—>资助第三方教育活动 资助第三方教育活动 活动申请-慈善捐助   慈善捐助 捐赠(例如：慈善捐赠、患者援助项目) 其他HCC相关申请 其他活动 教育礼品 学术性资料 医学事务/研发费申请 市场调研活动申请 活动申请-HCP服务 合并至现有活动申请中的FFS模块，不再作为单独的活动

(Non-template Contract only) Post Activity Confirmation 第三部分 AMS审批流程 Applicant Department Review Line Manager HCC MA Functional Review Legal (Non-template Contract only) Legal Review Applicant Post Activity Confirmation

AMS由以下几个步骤组成： 2.部门审批：申请人的直线经理（拥有财务审批权限）对 活动申请的合规性、合理性进行审批。 3.合规审批：合规部经理及医学部治疗领域主管/经理对于活动的合规性、合理性和/或专业性进行审批。GCO部门提出的活动申请及合同，由合规部经理及GCO合同审核专员对其进行审批。 4.对合同未使用合同模板的审批：如活动中所涉及的合同使用了法律部制定的合同模板并且没有任何更改，则该活动及合同不需经法律部的审批；如合同未使用法律部制定的合同模板或对模板有任何更改的需求，则需提前与法律部门在线下进行沟通，并在AMS中选择“非合同模板”类别，系统会自动添加法律部对合同进行进一步的审批 5.重大事项改变：AMS允许用户对所申请的活动在活动举办日之前进行更改。凡涉及重大事项的更改，申请人必须在活动开始前及时的对申请进行更改并再次获得审批，否则视同违规。 6. 活动事后确认：在活动发生后，申请人被要求在AMS中提供活动实际发生的信息。在此阶段中，如果活动的实际发生情况与原申请有所不同，并且属于重大事项的更改，该申请则会以邮件方式自动通知合规部门。 申请人需要在确认实际活动信息后，打印出带有10位AMS编码完整的AMS报告，做为付款或报账的必需支持件之一。 1.申请阶段：申请人将与医疗保健专业人士、医疗卫生专业机构和/或政府官员相关的活动申请和相应的合同，在AMS中进行提交。 AMS由以下几个步骤组成：

AMS欢迎界面 3-1 重要提示：系统已将“仅对HCP提供的服务付费”活动类型锁定，即申请人不能在首页选择该活动类型，而需要依据活动的性质，在“推广活动”，“学术活动”，或其他活动类型下对“服务付费(FFS)”进行申请。 重要提示：系统已将“仅对HCP提供的服务付费”活动类型锁定，即申请人不能在首页选择该活动类型，而需要依据活动的性质，在“推广活动”，“学术活动”，或其他活动类型下对“服务付费(FFS)”进行申请。

AMS欢迎界面 3-2 通过以下的链接，你可以找到HCC相关的SOP，模板签到表以及合规团队联系方式等

AMS欢迎界面 3-3

AMS欢迎界面 3-4

第四部分 AMS系统操作流程 提交申请步骤一：活动申请人打开IE浏览器，在地址栏中输入eProcess的外部域名http://10.192.80.173:8021 ，使用AD帐号（例如cyu6）和开机密码进行登录。

提交申请步骤二：在Process Center中选择AMS Request

提交申请步骤三：申请页面的填写选择公司，选择活动执行部门，选择活动类型，进入AMS申请页面 （以销售团队申请推广活动为例)

提交申请步骤四：申请页面的填写--填写基本信息 页面上所有不可编辑的字段都为系统自动带出。比如：WWID, 填写人姓名等。 后面带*的字段为必填项。 IO Number在Consumer OTC发起的活动中不做强制校验。

提交申请步骤五：申请页面的填写--填写活动信息 申请人需要在“活动类型”项下选择活动对应的类型。 注意：内部参加人数和外部参加人数，是由系统加总服务付费讲者人数和参会人员人数自动算出并显示，无需填写。

* 提交申请步骤六：申请页面的填写--填写服务付费 1. 申请人需要在“活动类型”项下选择活动对应的类型。 *: 在活动申请被审批后，手机不会体现在打印的签到表中。 2. 选择完毕“服务类型”后，点击“姓名”项右侧的 ，系统自动显示专家选择界面（以下屏幕的内容）。申请者可以再该界面中，选择提供服务的专家。

提交申请步骤六：申请页面的填写--填写服务付费 3.专家姓名可从专家选择框通过姓名筛选而出。 请注意:服务付费(FFS)中，专家的选择需从专家主数据库中直接链接选取。如果在专家选择界面中无法搜索到需要邀请的专家，请检查iConnect中是否已经建立专家的账户并得到有效审批。如果没有，则需要负责该专家所在医院的代表，在iConnect中的“我的CV 医生”下创建该专家的账户并得到有效审批，方能生效，并在AMS中选取。 4.选择专家后，申请者需要在服务付费单价区间（显示在单价底部）中选择金额，再填写服务时间和准备时间，系统将自动计算出给专家的总服务付费。 请注意：（1）系统会根据专家的具体资质，自动计算出每小时服务付费的标准。此标准是一个金额区间，请申请者在该金额区间内确定服务付费单价。（2）申请人需要根据活动日程，选择服务时间和准备时间。选择后系统将自动计算出该次服务付费的总付费金额。（3）会议主持的服务时间不再按次而是按最高1小时来核算。

提交申请步骤六：申请页面的填写--填写服务付费 5.AMS系统将会显示该申请服务付费专家的“累计次数”及“累计费用”-均不含本次 注意：累计次数指此专家累计被邀请总次数； 累计费用指此专家累计被支付服务费用总金额占该级别最高服务付费标准*10次的比例 6. OTC部门-超出上限的特殊审批(如适用) 如果某位专家的累计总服务次数超过10次；或者累计服务付费总金额超过该级别最高服务付费标准*10次，则此申请在AMS中提交后会自动添加由BU Head 审批。

提交申请步骤七：申请页面的填写—填写参会人员信息 请申请者按照申请界面的要求，填写医生的ID，姓名，单位，科室，专业职称和手机号。（1. 如果参会人员过多，可以下载导入模板，填写完参会人员信息后，然后再上传到系统中，系统会自动生成参会人员表；2. 在申请过程中，必须填写医生ID，如果不清楚，可以在iConnect的“我的CV医生”里查询）. 特别提醒： 1. 如果是参会人员是公司员工，请在“是否内部参会人员”处选择内部参会人员。 2. 在申请被批准后，在线参会人员表左下角会生成一个打印按钮（ ）。申请者需要打印参会人员表，用作会议签到表。（该会议签到表为财务报账的依据之一）

提交申请步骤八：申请页面的填写-填写会议日程 请申请者按照申请界面的要求，填写会议日期、会议类型、演讲题目、演讲人姓名、CRC代码、服务类型（讲者/会议主持）等。 主持人/演讲者通过下拉框的方式选择，供选择的主持人/演讲者是在服务付费中已添加的讲者。 （申请人也可以下载导入模板，填写会议日程后，然后再上传到系统中，系统会自动生成在线会议日程） 特别提醒：日程在线填写功能只适用于推广活动

提交申请步骤九：申请页面的填写-上传合同和支持件 OTC部门提交的活动申请没有必须上传合同限制，同时合同类型均为“Other”，根据活动需求进行添加。 可点击合同模板的快速链接下载合同模板。在模板文件里填写活动信息。（特别提醒：需选择带最新水印的合同模板） AB Meeting 在活动结束，进行活动确认时，需上传会议记录 点击“添加”上传支持件。待所有信息填写完毕后，合同、支持件上传后，点击“保存”或“提交”按钮。说明： 可通过[保存]按钮保存此申请单。用户可进行阶段性的保存但不提交。用户可以在提交前对活动信息进行修改，系统不对用户所作的修改进行记录或校验。 可通过[提交]按钮提交此申请单。如果没有填写错误或者漏填必填项，提交后会弹出提交成功。否则会弹出具体字段错误提示信息。

提交申请步骤九：申请页面的填写-上传合同和支持件 特别提醒：OTC发起的活动申请，合同中“使用模板”选择“否”的活动申请，需要经过Legal审批 说明： 可通过[添加]按钮添加合同和支持件。通过[Update]按钮可编辑合同信息，保存后同时显示历史版本。通过[Delete]按钮删除记录。 点击文件名可打开下载对话框，可打开或者保存文件。 如果申请界面已经要求填写在线会议日程和在线参会人员信息，则无需在支持件区域上传会议日程和参会人员表

审批-申请人如何查看下一步审批人 此处表示谁是下一个审批人 1、申请人进入history或to do，打开申请单，waiting for后面就是下一个审批人，此例中审批人为直线经理。

审批-直线经理审批 直线经理进入to do list，打开AMS申请界面，可以选择Approve（同意）, Reject（拒绝）或者Request for change（退回修改），输入密码提交。 流程执行中后续的审批人，审批操作与直线经理审批相同。

审批-HCC HCC审批，可以根据审核要求添加其他审批人。 点击ad-Hoc文本框，弹出用户选取界面。见下一页。 所有的审批人都审批结束后，申请状态变成approved。系统自动生成10位编码的AMS号，显示如下。

审批-MA 特别提醒： OTC发起的除学术性活动以外的所有类型活动申请，在申请时添加了服务付费内容的，也需要经过MA审批。

审批-根据需要增加审批人 可通过姓名拼音，英文姓名，员工号，或者AD帐号（如wzhang45）搜索，选择记录，点[Add]添加到已选择列表中，点[OK]成功添加ad-hoc。点[Cancel]取消此操作，窗口关闭，选中的人员不会被添加。

修改申请单 在活动申请被HCC审批通过前，申请人如果需要修改AMS申请，可以进入history页面，打开申请单，点[修改]可进入编辑页面修改申请单。

重大变更及变更日志 当申请人修改申请单，如果产生了重大变更。系统会弹出提示信息，提示此变更为重大变更，流程需要重新走一遍审批流程。如使用合同模板，不需要引入法律部审批。 如果不是重大变更，提交时不会弹出重大变更提示信息，流程继续往下审批而不会重新走一遍。 凡涉及到合同，会议地点，会议日程，活动性质和付费讲者的变更，均为重大变更。已被批准的AMS申请，在活动召开前发生重大变更，需要重新审批。

确认步骤 特别提醒 1.只有在活动申请时，活动信息中选择了“服务提供商”同时在活动中有添加服务付费的讲者信息，当申请单状态变成approve后，活动信息栏底部显示[服务付费确认]和[活动未执行]按钮。申请人需先点击[服务付费确认]，核对信息后才可进入[活动执行确认]； 1、申请人点击[服务付费确认]，核对服务付费信息，如果信息不一致可通过此处更正信息。见下页。 2、如果点[未执行],则活动费用都清零。 特别提醒： 在活动结束后，需按活动真实情况，在AMS进行确认执行操作。

确认步骤-服务付费确认编辑页面 1.服务付费确认，更新信息后，点[保存]进行保存，点[确认服务付费]进入[活动执行确认]。

确认步骤-服务付费确认编辑页面 确认成功之后页面服务付费中显示有[打印服务付费]按钮 。同时此操作显示在审批日志。而且申请单被确认后，就不显示[修改]按钮了，即不能再进行修改了。

确认-活动执行确认编辑页面 1、执行确认，更新完信息后，点[保存]进行保存。点[确认全部活动]进行提交。提交成功之后页面同一位置显示成[打印]按钮 。同时此操作显示在审批日志。而且申请单被确认后，就不显示[修改]按钮了，即不能再进行修改了。

确认-活动执行确认编辑页面 1、活动执行确认后，有涉及重大变更内容的调整，活动执行确认申请需经过审批流程，审批通过后，活动执行确认完成。 表示活动执行确认申请等待下一个审批人是谁 活动执行确认审批记录

确认-活动执行确认编辑页面 1、执行确认之后，申请人打开页面，点此［AMS报告打印］按钮AMS号会显示在PDF中。 2、而申请单在申请人做确认之前，点网页右上角PDF，是不会显示AMS号的。

报账步骤 1、凡在AMS上申请的活动，在报账时都需要提供带十位编码并且有水印的完整的AMS报告。 2、凡在AMS上申请的活动，在活动结束后，如果需要对讲者，旅行社或其它供应商付款，需要在Ariba上创建付款申请。务必在申请中填写AMS十位编码。

常见问题解答

1 .问：如有一个活动有多个IO编号该如何在AMS中进行填写？ 答：在AMS中只需填写一个IO编号以作查阅即可。因AMS审查的 是活动的性质和内容，并不对每个IO申请内容进行审核，故申请人在 填写申请时，只需提供一个IO编号即可。 2. 问：AMS的申请应由谁提交？ 答：一般情况下，AMS的申请应当由活动的执行人提交。例如，如果活动是由OTC市场部发起的，但由个体的销售人员执行，那么提起AMS的申请人通常应为销售人员而非OTC市场部人员，这样方便后续确认与报账。 3. 问：如果出现活动的执行人与AMS申请的提交人不一致的情况，该由谁在活动结束后在AMS中进行确认？ 答：依据AMS的程序设置，确认应由申请的提交人做出。

4.问：在付款阶段，与HCP、GO相关的活动，申请人需提交哪些支持文件？ 答：如果是与HCP、GO相关的活动，申请人需在付款申请阶段向财务部门提交带有AMS编码的报告作为付款的支持件。现需特别提示的是，只有在活动结束后，申请人对活动做出确认方可打印带有10位AMS编码的报告。没有10位AMS编码的报告为无效文件。

5.问：AMS上线后，合同审批是否不再适用？ 答：AMS已设置了针对提供服务的HCP备选人员的选项。如果申请人不能确定讲者是否能出席活动或存在变更讲者的情况，申请人可在备选人员的选项里添加可能提供服务的讲者。

7. 问：如存在申请人在提交AMS申请后离职的情况该如何处理？ 答：申请人在提交AMS申请后离职的，申请人在办理离职手续时应与IT部门联系，由IT部门将该AMS申请转至接任人员名下。 8. 问：在AMS申请提交后，如果直线经理因故无法审批AMS，该如何处理？ 答：直线经理应在eProcess系统上做审批权限的授权，授权他人临时进行审批。 9. 问：在HR处已经调整了JJEDS和Workday上汇报线，但在AMS申请时，部门审批人并不是直线经理，该如何处理？ 答：公司系统维护的逻辑为“JJEDS中的组织架构 -->财务审批权限设置 -->AMS自动开通审批权限”这个流程。遇到此类问题，请联系财务部及人力资源部相关同事，维护直线经理的审批权限。 10. 问：如果在申请AMS的过程中，无法选择目标讲者，该如何处理？ 答： 可能有两种情况。第一，该讲者没在系统主数据库中。需要申请者在iConnect中新建讲者名目，在被批准后，才能在系统中选择目标讲者； 第二，该讲者的信息没有更新。需要申请者在iConnect中更新讲者的简历信息，然后与IT部门联系，由IT部门在系统中匹配讲者信息。

联系方式 请与合规部经理联系以获得更多的信息，或者将您的请求发送邮件给他们： Ling, Linda : Tel: +86 21 2205 8542 Email: jling7@its.jnj.com