運用Excel建立中小企業 人事薪資管理模式 Exchange Server Roadmap 運用Excel建立中小企業 人事薪資管理模式 台灣微軟公司 軟體顧問 洪士吉 編撰
Exchange Server Roadmap 概述 人事薪資管理涉及企業內部組織及外部機構。對企業內部組織而言，不但要編製員工薪資表外，尚且要辦理銀行薪資轉帳作業，並編製薪資統計表供決策者參考。至於對外部機構而言，必須統計與薪資有關的代扣稅款、應付健保費及應付勞保費，並向有關單位辦理申報作業。傳統上，倘若以手工方式來進行人事薪資管理，不僅耗時費力，且極易產生錯誤。而藉由電腦化的人事薪資管理，則可快速有效地，提昇企業組織的經營效率。 本專題所設計的人事薪資管理模式主要在於以簡捷快速的方式來登錄人事薪資料紀錄，分類查詢其內容，彙總薪資統計並以圖表比較分析之。
Exchange Server Roadmap 建立基本資料 由於員工薪資須扣繳所得稅、健保費及勞保費用。而扣繳款項的多寡與員工的薪資水準及扶養眷口相關，因此，我們於『薪資所得扣繳表』工作表、『健保費用扣繳表』工作表及『勞保費用扣繳表』工作表中，列示了與員工薪資扣繳相關的基本資料表格。表格內各列資料內容，皆依薪資所得或投保金額以遞增方式排列，如下圖所示：
設計人事薪資資料表 以下拉清單登錄欄位 以VLOOKUP函數自動顯示相關欄位資料 以K6儲存格內代表第一筆資料記錄的代扣所得稅之公式而言：
查詢人事薪資資料 自動篩選 自訂篩選
人事薪資分組小計 對於人事薪資資料紀錄，我們可以[資料/小計]指令，就某些欄位，加以分組並統計其它欄位的摘要資訊(加總小計、最大值、最小值、平均值等)。
彙總人事薪資統計 資料小計雖然可使用分組方式來統計各組的摘要資訊。然而並未能以行列交叉方式來列示人事薪資彙總統計。要建立交叉列表式的彙總統計，必須使用Excel「樞紐分析表及圖報表」的功能。在人事薪資資料庫內選擇[資料/樞紐分析表及圖報表]指令，並於樞紐分析表精靈中，將樞紐分析表的欄位結構設定如下：
繪製人事薪資圖表 當帳戶統計表完成後，我們可使用繪圖精靈將「薪資統計表」、「薪資撥款銀行統計表」及「雇主負擔費用統計表」之資料轉換成圖表。
列印個人薪資表 有些企業組織，於薪資發放日前，對每位員工寄送「個人薪資發放明細表」，讓員工了解每月薪資內容。為方便列印所有員工的薪資發放明細表，我們在工作表中建立了一張「個人薪資發放明細表」，並貼附了一個按鈕物件，指定其相關巨集程式。使用者僅需按下該按鈕即可列印出有人事資料庫內所有員工的個人薪資發放明細表。 ： Private Sub CommandButton1_Click() Dim c As Object ‘ 凍結螢幕更新，以避免螢幕晃動 Application.ScreenUpdating = False Sheets("人事薪資料庫").Select Sheets("人事薪資料庫").Range("B6:B6006").Select Set c = ActiveCell ‘ 判斷目前儲存格位是否為空白，若為空白則代表資料為最後一列， ‘ 而停止列印 Do Until IsEmpty(c.Value) Range("EmpID").Value = c.Value ‘ 往下移動一列 Set c = c.Offset(1, 0) ‘ 列印個人薪資發放明細表 Sheets("個人薪資列印").PrintOut Copies:=1 Loop Sheets("個人薪資列印").Select End Sub
Exchange Server Roadmap 結語 人事薪資為企業機構極為普遍與重要的事務管理，本人事薪資模式綜合運用了 Excel 資料分析、統計彙總與圖表繪製的功能。 在人事薪資資料得登錄作業中，使用了資料驗證方式，以下拉清單選項方式來登錄人事薪資資料庫中「隸屬單位」、「部門別」、「職位」等欄位資料，並以VLOOKUP傳回代扣款項各表中相對應的「代扣所得稅」、「代扣健保費」、「代扣勞保費」、「雇主負擔健保費」與「雇主負擔勞保費」等欄位。 在查詢人事薪資資料庫方面，本模式使用「自動篩選」功能來進行查詢作業。並運用「資料排序」與「資料小計」功能來獲取分類彙總的資訊。 至於在人事薪資統計方面，我們則使用樞紐分析表來彙集人事薪資資料，從而編製了『薪資統計表』、.『薪資撥款銀行統計表』及『雇主負擔費用統計表』。並據此繪製了『各分公司應付薪資比較圖』、『各分公司代扣費用比較圖』、雇主負擔費用比較圖』等圖表。此外，為方便列印所有員工的薪資發放明細表，本模式以巨集程式來完成列印所有員工的「個人薪資發放明細表」。
Exchange Server Roadmap Q&A
Exchange Server Roadmap 台灣微軟公司 軟體顧問 洪士吉 編撰