香港紅十字會(青年及義工事務部) 西九龍總部 服務技能提升(二) 香港紅十字會(青年及義工事務部) 西九龍總部 服務技能提升(二) 日期：22/12/2013 時間：2:00-5:00pm

回顧上堂 6W+2H+1I+1E 服務主題 目標與目的 計劃書內容

學習內容--策劃活動 活動日程序 目標與活動 時間上的管理 人力安排 物資和財政安排 宣傳安排

一種有組織的行動計劃，將活動有 系統地安排，以確保活動有效的進 行，達成該項活動的功能與目標。 活動策劃的定義 一種有組織的行動計劃，將活動有 系統地安排，以確保活動有效的進 行，達成該項活動的功能與目標。 計劃書 日程表 財政預算

計劃書內容--活動策劃的流程 服務理念 （WHY） 對象：簡介背景特性／需要／人數 ( WHOM) 服務目的及目標 ( WHY) 服務特色 ( WHAT ) 機構：背景簡介／地區簡介／可用之空間 時間規劃　 ( Time-Line Chart) 活動前訓練及準備 ( HOW ) 服務內容：日數／時數／地點／工作員數目／　　　　　　 每日程序／每日目標／所需物資 ( WHEN/WHAT/WHERE/HOW) 財政預算 ( HOW MUCH ) 籌委會名單及分工 ( WHO ) 宣傳工作 ( HOW ) 預期困難及應變措施 ( IF….THEN) 檢討方法 ( EVALUATION ) 資料搜集附件

籌委會結構 主席 副主席 文書/行政 財政 宣傳/聯絡 活動 物資/總務

1. 活動日程序 每日活動都是新開始 每日活動分5個階段去進行 因應需要，可以重覆第3和4階段) 熱身階段 預覽階段 工作階段 消化階段 總結階段

1. 活動日程序: 永遠記得服務計劃的目標和目的，與活動連繫一起! 熱身階段 (5分鐘) 回顧上一節內容 刺激參加者專注力 Ice breaking Game 收賣佬，大風吹，拍7等等 預覽階段 (5 分鐘) 引起參加者對是節之興趣 讓參加者明日是節之內容 用PowerPoint或主持人講解今日的主題，做一個簡單的briefing 可以故事形式帶入 對應上一節的內容 工作階段 (視乎時間) 為核心環節 為是節之重點時間 你們的活動重點!!! 話劇、遊戲、角色扮演等等 消化階段 (15分鐘) 有空間思考/練習剛才的重點 由主持人帶領Debriefing 剛才做了甚麼活動？ 學到甚麼？有甚麼用途？ 總結階段 (5-10分鐘) 總結是節重點、安排功課 提醒下節時間 可以用問卷、畫畫表達當日活動的感想 預告下一節活動 學員要準備的東西

咁多活動種類，點抽揀好? 點可以同目標連繫一齊? 活動設計方程式 種類 話劇Drama 角色扮演Role Play 講座 Talk 外出參觀 Allocation of Duties (分 工) Budget (財政預算) Coordination (統籌) Decoration (佈置宣傳) Evaluation (檢討) Flexibility (應變)

活動日程表 (例) 日期和時間 地點 內容 第一節 5/7/13 (六) 10:00-13:00 旺角社區會堂 音樂傳球 介紹服務主題和目的   日期和時間 地點 內容 第一節 5/7/13 (六) 10:00-13:00 旺角社區會堂 音樂傳球 介紹服務主題和目的 如何了解自己的身體狀況 反思以及回顧 預告下一節活動 第二節 12/7/13(六) 估歌仔 回顧上一節學習+介紹今日活動 注意飲食 分組討論 第三節 19/7/13(六) 拍7 如何設計自己健康的飲食餐單 實踐自己的餐單 第四節 26/7/13(六) 問答玩戲 (回顧上一節學習) 介紹今日活動 角色扮演 反思 總結四節的學習

2. 時間上的管理 Milestone Timeline/Gantt Chart

Milestone (例) 月 日 星期 時間 地點 工作內容 10 14 一 1600-1800 西九龍總部 與YU1 第一次服務計劃籌備會議 11 4 YU1學校 與YU1 第二次服務計劃籌備會議 六 1400-1800 服務技能提升(一) 18 YU2學校 與YU1 第三次服務計劃籌備會議 12 7 1200-1800 西貢大尾篤 友誼活動 22 1400-1700 服務技能提升(二) 23 1100-1700 與YU1 第四次服務計劃籌備會議 27 五 與YU1 第五三次服務計劃籌備會議

Time-Line /Gantt Chart (例) 一月 二月 工作 第一週 Week 1 第二週 Week 2 第三週 Week 3 第四週 Week 4 負責人 確定機構 A 製作宣傳海報 B 製作道具 C+D 招募工作人員 E 購買物資 F

3. 人力安排 定立合理的人手比例，對服務對象及參與之會員 均有彼益 我點知邊個籌委鐘意做咩崗位呢? 過多會員 過少會員 服務對象 有被監視感覺，有 “弱者” 的感覺 推行過程不順暢，照顧不足 會員 沒有角色，工作量少，甚至無所事事，不被重視，浪費時間，不感到有意義 工作量大，分工困難，照顧不足 我點知邊個籌委鐘意做咩崗位呢?

活動統籌者的角色 鼓勵 給予意見 領導 協助澄清 跟從 協調工作 綜合 評估 分析 營造融合, 和諧小組 關係 減低衝突 定立標準 集思廣益 民主決定 條理分明 一致行動 活動統籌者的角色 鼓勵 領導 跟從 綜合 分析 減低衝突 給予資料, 知識 給予意見 協助澄清 協調工作 評估 營造融合, 和諧小組 關係 定立標準

4. 物資和財政安排(例) 文具和禮物不用自行購買，可以向總部申請 注意環保，不要浪費!!!! 項 目 收 入 支 出 總部資助 $300 項　目 收　入 支　出 總部資助 $300 印製筆記 $200 畫紙(做道具) $50 宣傳海報 5 張 總數 文具和禮物不用自行購買，可以向總部申請 注意環保，不要浪費!!!!

4.物資和財政安排 物品借用申請表格 申請表格須於借取日期前十日遞交所屬總部/ 總辦事處。 申請表格須於借取日期前十日遞交所屬總部/ 總辦事處。 團隊之申請, 若不獲所屬區負責人核准, 總部有 權拒絕借出物品。 領取物品者須出示香港紅十字會身份證明文件。 借用物品須依期歸還, 逾期者, 每一物品每天罰 款伍元正(公眾假期及星期日除外) 。 借用的物品如有損壞或遺失, 借用人/借用團體 必須負全責, 及照價賠償。 所借物品之最長期限為一星期。

5. 宣傳安排 講出你曾試過/你所知道的宣傳方法

5. 宣傳方法 無論用那一種宣傳方法都好， 最重要是帶出你的活動重點! 展板 單張 街站 海報 問卷調查 電郵 學校集會 網頁 邀請別人參與你的活動 單張 海報 電郵 網頁 電話 廣告 旗海 無論用那一種宣傳方法都好， 最重要是帶出你的活動重點!

5. 宣傳內容 活動內容 收費 報名方法 截止日期 負責人 日期 時間 地點 對象 人數 若有需要，加入口號!

小組討論 訂立工作日程表

Case 1 你們打算在復活節舉行服務計劃，在某社區中 心向15個兒童宣傳均衡飲食，令他們更加認識 健康飲食的重要性，你們作為籌委會成員，你 們會如何籌備？

Case 2 你們打算在暑假舉行服務計劃，在老人院進行 探訪活動，希望能夠藉著探訪向20個老人家表 逹關心及宣傳心臟健康訊息，你們作為籌委會 成員，你們會如何籌備?

Case 3 你們打算在暑假舉行服務計劃，在某社區 中心向20個青少年宣傳心臟健康，令他們 加強對心臟病的認識，及早預防，你們作 為籌委會成員，你們會如何籌備?

Case 4 你們打算在暑假舉行服務計劃，在失明者 中心探訪15個視障人士，希望表達對他們 的關心及宣傳心臟健康訊息，你們作為籌 委會成員，你們會如何籌備?

應變 PLAN B C D E F G . . .

Anything that can go wrong will go wrong Murphy’s Law Anything that can go wrong will go wrong 凡有可能出錯的，必會出錯

時 地 人

時 太長 vs 太短

地 太大 vs 太細

人 太多 vs 太少

解決問題的最佳方法，就是避免問題發生

為最壞打算 作最好準備

意料之外 接受>>檢討 重覆犯錯

Merry Christmas and enjoy doing your proposal during the holiday!!