2018/12/9 GDP系统 采购文控操作手册 GDP项目组

概述 该文档主要用于指导采购文控在GDP系统进行以下操作： 上传文件 供应商管理 创建提交发放申请 批量创建外系统文档

上传文件 在电缆数据发放（Cable Delivery）、PCB数据发放（PCB Data Delivery）、配套件数据发放（Auxiliary Material Data Delivery）、结构件数据发放（Mechanical Part Data Delivery）以及PDM端EC（PDM Data Change）等流程中，可能会需要采购文控上传文件。下面以电缆数据发放（Cable Delivery）中采购文控上传BOM操作以及结构件数据发放（Mechanical Delivery）中采购文控上传MDA文档操作进行指导。

操作流程 采购文控收到任务邮件进入GDP系统 采购文控进入到任务页面并上传文件 采购文控完成任务

上传BOM（电缆数据发放）—Step1 当需要采购文控上传BOM，申请者并勾选了“需要采购文控”时，GDP系统会给文控发送任务邮件，用户可点击邮件中的任务链接、按照提示输入用户名/密码后，直接进入到任务页面；也可登陆系统后，在Home-Overview下的Assignments处点击任务链接【ProcurementDcc Upload File】进入任务页面。 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assigments列表中将列出待处理任务；选择Close时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignment列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 5

上传BOM(电缆数据发放)—Step2 进入到任务页面，点击链接【UploadDocList】,上传BOM清单。 注：采购文控可以根据创建者填写的”bomType”去其他系统（如：ERP）下载相应的文件上传，并作为ECN附件发放给相应的供应商。 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请点击Complete Task 注：两条路由：Approve表示同意，Reject表示拒绝。 Page 6

上传MDA文档（结构件数据发放）—Step1 在结构件数据发放中，当结构件清单中有不存在GDP系统的文档，需要采购文控上传MDA文档，GDP系统会给文控发送任务邮件，用户可点击邮件中的任务链接、按照提示输入用户名/密码后，直接进入到任务页面；也可登陆系统后，在Home-Overview下的Assignments处点击任务链接【 ProcurementDCC Upload File 】进入任务页面。在此以创建MDA文档为例进行说明. 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assigments列表中将列出待处理任务；选择Closed时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignment列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看。 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 7

上传MDA文档(结构件数据发放)—Step2 进入到任务页面，采购文控点击链接【UploadDocList】,上传文件清单。 注：采购文控可以根据创建者填写的”bomType”去其他系统（如：ERP）下载相应的文件上传，并作为ECN附件发放给相应的供应商。 如果存在IsExist为【No】的需要点击该链接进行创建。 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请点击Complete Task。 当MDA创建成功后，点击【添加到结果集】将相应的文档加入ECN结果集中。 Page 8

供应商管理 对供应商的管理操作由采购文控完成，包括新增供应商、供应商信息更新、失效或激活供应商、重置密码等。下面章节对其主要操作进行说明： 申请新增供应商 供应商账号管理 Page 9

申请新增【已认证】供应商 申请新增【未认证】供应商 已认证供应商申请将实现GDP与供应商主数据平台系统（MDM）集成，GDP根据采购文控输入的SupplierID信息集成MDM系统自动获取其对应的SupplierName，其它信息均手工输入。 申请新增【未认证】供应商 未认证的临时供应商申请不走集成，由相关接口人通知采购文控在GDP中手工创建，供应商SupplierID、SupplierName等信息均由人工进行输入。 Page 10

提交新增供应商申请-step1 采购文控登陆系统后，在客制化首页点击“创建供应商用户”，进入创建页面。 点击进入创建供应商页面。 Page 11

新增已认证供应商申请-step2 1.已认证类型（存在于ERP系统）供应商账号申请在申请单页面请选择“Qualified Supplier” 2.若供应商类型为EMS且需要进行拆分则按以下操作: 1) 请在Supplier ID栏“-”后面的框中填写相应的后缀，后缀栏请填写英文，该栏位非必填； 2）后缀栏位若有值，则系统自动将该值复制到Name栏“-”后的框中； 否则只需要填写Supplier ID栏“-”前面的框输入供应商ID信息即可 3.手动输入SupplierID，点击集成按钮“Integration”将触发GDP与MDM集成，如果本次新增的供应商ID信息存在MDM系统则会自动将该ID在MDM系统中对应的供应商名称回写至当前页面【Name】栏中，该栏位不可进行手动编辑，否则弹出提示信息“SupplierID不存在，请确认！” 4.申请人可以通过【Download Area】选项来为不同区域的供应商设置相应的下载权限，如果供应商为国内厂家则可以选择“Headquarters”,如果为海外供应商则可以选择“Europe”(欧洲供应商）或“American”(美洲供应商） 5.若供应商为高风险类型，需要进行IP地址绑定访问GDP则可以通过维护【IPAddress】栏绑定，内容可以填写单个IP或某个IP地址段【例如：192.168.1.105或192.168.1.11-15】，否则可以不用填写该栏位。 Page 12

新增已认证供应商申请-step2（续页） 6.供应商账号申请DCC、MCD、PM、SPEC Email栏中必须至少填写一个正确的邮箱地址内容，如果邮箱格式填写不正确系统会弹出相应的提示信息，若只填写其中的任一个则只创建一个对应的账号，若同时填写多个邮箱地址则会创建多个对应的账号 7.供应商相关附件上传、更新、删除可以点击“Add”或“Delete”功能按钮操作，附件可上传一份或多份 8.申请单页面基本信息都填写完成后，点击【Finish】提交任务，系统会同时校验所有必填项是否填写完整，通过则流程达到“中心文控”节点，否则页面弹出异常提示信息 9.点击【Cancel】则弹出确认提示框，选择“确定”则清除数据并关闭当前页面，选择“取消”则返回当前页面 Page 13

新增未认证供应商申请-step3 1.未认证类型（不存在于ERP系统）供应商账号申请在申请单页面请选择“Potential Supplier” 2.若供应商类型为EMS且需要进行拆分则按以下方式操作: 1) 请在Supplier ID栏“-”后面的框中填写相应的后缀，后缀栏请填写英文，该栏位非必填； 2）后缀栏位若有值，则系统自动将该值复制到Name栏“-”后的框中； 否则只需要填写Supplier ID栏“-”前面的框输入供应商ID信息即可 3.手动输入SupplierID、Name等页面必填信息，临时供应商申请单页面【Name】栏位可进行编辑 4.申请人可以通过【Download Area】选项来为不同区域的供应商设置相应的下载权限，如果供应商为国内厂家则可以选择“Headquarters”,如果为海外供应商则可以选择“Europe”(欧洲供应商）或“American”(美洲供应商） 5.若供应商为高风险类型，需要进行IP地址绑定访问GDP则可以通过维护【IPAddress】栏绑定，内容可以填写单个IP或某个IP地址段【例如：192.168.1.105或192.168.1.11-15】，否则可以不用填写该栏位。 Page 14

新增未认证供应商申请-step3(续页） 6.供应商账号申请DCC、MCD、PM、SPEC Email栏中必须至少填写一个正确的邮箱地址内容，如果邮箱格式填写不正确系统会弹出相应的提示信息，若只填写其中的任一个则只创建一个对应的账号，若同时填写多个邮箱地址则会创建多个对应的账号 7.供应商相关附件上传、更新、删除可以点击“Add”或“Delete”功能按钮操作，附件可上传一份或多份 8.申请单页面基本信息都填写完成后，点击【Finish】提交任务，系统会同时校验所有必填项是否填写完整，通过则流程达到“中心文控”节点，否则页面弹出异常提示信息 9.点击【Cancel】则弹出确认提示框，选择“确定”则清除数据并关闭当前页面，选择“取消”则返回当前页面 Page 15

提交新增供应商申请-step4 创建供应商文档申请后，采购文控进入到任务页面，在任务页面，点击任务链接【Submit Application】进入任务页面。 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assigments列表中将列出待处理任务；选择Closed时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignments列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 16

提交新增供应商申请-step5 在任务页面，填写意见、选择路由并完成任务。 注： Create_Supplier(新增供应商) Update_Supplier(更新供应商信息) Disable_Supplier(失效供应商) Partial_Disable_Item(与供应商部分解除合作关系) Acticate_Supplier(激活供应商) Cancel(取消) 这里需选择Create_Supplier. 注：点击供应商文档链接、进入供应商文档页面，可以查看之前填写的供应商信息 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请点击Complete Task Page 17

供应商账号管理 供应商账号管理，包括重置密码、供应商信息修改、与供应商部分解除合作关系、失效/激活供应商等，下面对其相关操作进行指导说明。 Page 18

重置供应商密码—Step1 采购文控登陆系统后，点击系统右上角“旧首页”，在OOTB页面，依次点击Library－Libraries－Full Library List－Supplier Document。 2 1 3 4 Page 19

重置供应商密码—Step2 采购文控依次点击Supplier Ducument-Folders－Full List-Find in List，在弹出小窗口输入供应商名称，点击Next或Previous，系统自动定位到相应供应商，点击供应商链接进入供应商文档。 1 注：View选择All 即可，系统默认将所有供应商文档罗列出来。 4 3 5 2 Page 20

重置供应商密码—Step3 进入供应商文档详细信息页面，依次点击Actions-view accounts&reset password，进入重置账号密码页面。 点击进入重置账号密码页面。 Page 21

重置供应商密码—Step4 进入到重置账号密码页面，选择勾选需要重置密码的供应商账号，点击“重置密码”，重置账号密码。系统会将重置后的密码发至用户邮箱。已经失效的供应商账号不能重置密码。 Page 22

供应商账号信息修改 当需要修改供应商信息、与供应商部分解除合作关系或失效供应商时，相关人员知会采购文控并提供相关材料，由采购文控直接到GDP系统中提交申请。 Page 23

供应商信息更新-step1 通过在重置密码中指导的方法，查找到需要修改信息的供应商文档，点击“Actions”,在下拉菜单中点击“New Revision”，进入下一页面。 Page 24

供应商信息更新-step2 点击OK，供应商文档升大版本。 Page 25

供应商信息更新-step3 供应商文档升版后，采购文控登陆系统首页，点击右上角“旧首页”，进入Home-Overview，在其下的的Assignments处点击任务链接【Submit Application】进入任务页面。 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assigments列表中将列出待处理任务；选择Closed时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignments列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 26

供应商信息更新-step4 在任务页面点击供应商文档对象进行检出更新操作，更新完成检入文档对象并选择“Update_Supplier”路由。 如果需要更新供应商信息，需点击供应商文档链接、进入供应商文档页面，以便更新供应商信息或添加附件。见下一页。 更新供应商信息，请选择“Update_Supplier”路由。 Page 27

供应商信息更新-step5 在供应商文档页面，点击Actions－Edit Supplier Document，进入更新供应商信息页面 Page 28

供应商信息更新-step6 更新供应商信息－添加相关文件。 注：供应商信息更新申请单页面【Supplier ID】、【Name】两个栏位的值及后缀内容均不可进行更新（包括已认证和未认证供应商信息更新） 申请单页面其它属性栏位均可进行编辑更新 1.数据更新完成后点击【Finish】，若数据更新不完整或格式填写不正确则会弹出异常信息提示框，否则保存数据并提交申请单并提示“更新成功！” 2.点击【Cancel】则弹出确认提示框，选择“确定”则清除数据并关闭当前页面，选择“取消”则返回当前页面 Page 29

供应商信息更新-step7 回到任务页面，填写相关意见、选择路由并完成任务。 注： Create_Supplier(新增供应商) Update_Supplier(更新供应商信息) Disable_Supplier(失效供应商) Partial_Disable_Item(与供应商部分解除合作关系) Activate_Supplier(激活供应商) Cancel(取消) 更新供应商信息选择“Update_Supplier” 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请电子Complete Task Page 30

失效、激活供应商账号-step1 通过在重置密码中指导的方法，查找到需要失效或激活的供应商文档，点击“Actions”,在下拉菜单中点击“New Revision”，进入下一页面。 Page 31

失效、激活供应商账号-step2 点击OK，供应商文档升大版本。 Page 32

失效、激活供应商账号-step3 供应商文档升版后，采购文控登陆系统首页，点击右上角“旧首页”，进入Home-Overview，在其下的的Assignments处点击任务链接【Submit Application】进入任务页面。 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assigments列表中将列出待处理任务；选择Closed时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignments列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 33

失效、激活供应商账号-step4 在任务页面点击Accounts链接，选择需要失效或激活的供应商账号类型，点击Supervisor链接选择审核主管，操作完成后选择 相应的路由。 1.如果需要失效供应商账号请点击Specify type of accounts旁边的【Accounts】链接选择要失效的供应商账号类型，该列表中会显示当前所有生效状态的供应商账号信息 2.如果需要激活供应商账号请点击Specify Activate of accounts旁边的【Accounts】链接选择要激活的供应商账号类型，该列表中会显示当前所有已失效状态的供应商账号信息 3.点击Supervisor选择审核主管，只能单选. 4.Accounts列表显示见下页中说明 1.失效供应商账号，请选择“Disable_Supplier”路由。 2.激活供应商账号，请选择“Activate_Supplier”路由 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请电子Complete Task Page 34

失效、激活供应商账号-step4（续页） 在任务页面点击Accounts链接，选择需要失效或激活的供应商账号类型，点击Supervisor链接选择审核主管，操作完成后选择 相应的路由。 1.勾选列表中账号前面的复选框，可以同时勾选多个，选中后点击Sumbit保存结果 2.点击Close直接关闭当前页面 1.勾选列表中账号前面的复选框，可以同时勾选多个，选中后点击Finish保存结果 2.点击Select all则会勾选中所有类型账号前面的复选框 选择审核主管页面，输入名字拼音或工号后点击Search，支持模糊查询 Page 35

部分解除供应商合作-step1 通过在重置密码中指导的方法，查找到需要解除部分合作关系的供应商文档，点击“Actions”,在下拉菜单中点击“New Revision”，进入下一页面。 Page 36

部分解除供应商合作-step2 点击OK，供应商文档升大版本。 Page 37

部分解除供应商合作-step3 供应商文档升版后，采购文控登陆系统首页，点击右上角“旧首页”，进入Home-Overview，在其下的的Assignments处点击任务链接【Submit Application】进入任务页面。 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assigments列表中将列出待处理任务；选择Closed时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignments列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 38

部分解除供应商合作-step4 在任务页面点击文档对象链接进入文档详细信息页面，上传需要解除合作的Item清单文档，点击Supervisor链接选择审核主管，操作完成后选择 相应的路由。 点击文档对象链接进入文档详细信息页面，具体操作见下页说明 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请电子Complete Task 部分解除合作关系请选择“Partial_Disable_Item”路由 Page 39

部分解除供应商合作-step5 进入文档详细信息页面，上传需要解除合作的Item清单文档。 在文档详细页面点击“Add/edit/remove attachments”进入上传文档页面 在Edit页面点击”New Local File Attachment”添加需要上传的文档清单 文档上传成功后，点击“Check In”保存数据，返回任务页面选择相应路由并提交任务. Page 40

创建提交发放申请单 采购文控若涉及到需要将各种一次性文档作为ECN附件发放给供应商，则需在GDP系统中创建并提交ECN。 虽然需要采购文控创建的ECN种类繁多，如电缆数据发放ECN、临时技术更改单发放ECN、ASL报表更新发放ECN、计划ECO发放ECN、批量物料质量问题处理单发放ECN、物料问题跟踪单发放ECN、研发试制文档发放ECN、钢网文件发放ECN、其他ECN等，但操作方法类似，在此举电缆数据发放为例进行说明。 Page 41

创建提交发放申请单-Step1 点击”创建发放申请单”链接 Page 42

创建提交发放申请单-Step2 选择申请单类型（Cable Delivery），点击Next。 注：根据各位权限不同，在Type下拉框中能够看到的ECN类型可能不同，按照需要选择相应的ECN，点击Next即可。 Page 43

创建提交发放申请单-Step3 填写申请单基本信息，然后点击Next。 GET DATA FROM PDM的备注信息： 1 如果本次发放不需要从PDM获取数据，采用上传附件或添加GDP已有数据的方式，请选【NO】 2 如果本次发放需要从PDM获取数据，请选【YES】 3 如果本次发放既需要上传附件或添加GDP已有数据，也需要从PDM获取数据，请选【YES】 申请人填写申请单名称 （必填） 申请填写备注（非必填） Part No非必填项，是否走集成，如果选择Yes，那么必须填写Part No或者上传xls Page 44

创建提交发放申请单-Step4 若需要编辑发放列表，则点击Implementation Plan小铅笔按钮编辑发放列表，否则，直接点击Next进入下一步。 点击按钮，进入发放列表编辑页面。 Page 45

创建提交发放申请单-Step5 若点了小铅笔按钮，则会弹出Edit Change Task页面，点击Next，直接进入第二步Select Affected/Resulting Objects页面，点击New Resulting Objects按钮后即可通过搜索添加发放对象，完成后点击Finish。 注：若需要删除已添加的发放对象，勾选对象后，点击Remove按钮即可。 Page 46

创建提交发放申请单-Step6 回到ECN编辑页面，在ECN的编辑页面第四步Set Attachments中上传电缆数据清单作为申请单附件，可点击左边第二个按钮单个上传附件，亦可将本地文件图标批量拖至最右端蓝色箭头图标上传附件（当填写了PartNo则不需要上传附件，否则上传的附件中必须为excel且第一列为“PartNo”）。 注：此处只能填写PartNo（统一使用此模板，TK到底层） Page 47

创建提交发放申请单-Step7 确认文档上传完毕后，点击Finish按钮即可。 Page 48

创建提交发放申请单-Step8 成功创建申请单后，GDP系统会给文控发送任务邮件，用户可点击邮件中的任务链接、按照提示输入用户名/密码后，直接进入到任务页面；也可在首页右上角点击“旧首页”，在Home-Overview下的Assignments处点击任务链接【 Submit Application 】进入任务页面。 注：View下拉选项可选择不同视图。当选择Open时，Assignments列表中将列出待处理任务；选择Closed时，列表中将列出已处理的任务。 注：Home-Overview中的Assignments列表中只显示最近7项任务，若需查看全部任务信息，请移至Home-Assignments中查看 注：如果该任务需要委派给其他人进行，则点击Actions-Reassign Task，然后选择被委派人员即可 Page 49

创建提交发放申请单-Step9 在任务界面指定供应商. 指定供应商，可以选择多个。 注：若勾选此项，则GDP系统会自动将发放列表中的对象(注意，跟踪关系创建仅针对于GDP系统已有对象，即发放列表中的数据，ECN附件是无法建立跟踪关系的)与此次发放的供应商建立跟踪关系 注：若勾选此项，则GDP系统会自动走到业务管理员处，由业务管理员指定三级机要人员进行审核 填写抄送人id，多个以“,”分隔（非必填） Page 50

创建提交发放申请单-Step10 若在提交任务前，需要修改ECN，则点击任务页面ECN处Actions-Edit ApplyForm，在弹出页面更改ECN基本信息、发放列表及附件，修改完后，点击Finish即可。 Page 51

创建提交发放申请单-Step11 在任务页面选择是否跟踪发放、填写意见、选择路由并完成任务。 注：点击save按钮可保存本次任务的相关信息，如处理意见等，下次再次打开该任务时，上次处理的相关信息会自动带出。但并不表示完成任务，若需完成任务，请点击Complete Task 注：Submit表示提交申请，Cancel表示放弃提交。 Page 52

批量创建外系统文档 采购文控有时需要根据创建者上传的外系统文档清单手动批量创建外系统文档，添加到结果集中发放给供应商。 Page 53

批量创建外系统文档—Step1 采购文控登陆系统后，点击“批量创建非PDM文档”链接。 Page 54

批量创建外系统文档—Step2 选择文档类型，点击Next。 注：根据各位权限不同，在Type下拉框中能够看到的ECN类型可能不同，按照需要选择相应的ECN，点击Next即可 Page 55

批量创建外系统文档—Step3 填写需要创建的外系统文档编码。 Page 56

批量创建外系统文档—Step4 确认填写无误，点击Next。 注：每个必填项必须符合规则，否则不能完成任务 选择来源的系统。 填写需要关联的部件编码。 注：每个必填项必须符合规则，否则不能完成任务 Page 57

批量创建外系统文档—Step5 回到采购文控节点，点击完成。 当所有外系统文档创建成功，文控点击“完成”，系统会根据填写的部件编码在GDP中查询，若某个部件不存在系统中，则弹出相应的消息提示，并不能完成任务，否则将外系统文档加到结果集中发放给相应的供应商并与部件建立参考关系。 Page 58