第五章 辦公室生產力工具 在研讀本章內容之後，學習者將能瞭解下列學習目標： 運用各種應用軟體做為生產力工具。 整合應用軟體的使用趨勢。 第五章 辦公室生產力工具 在研讀本章內容之後，學習者將能瞭解下列學習目標： 運用各種應用軟體做為生產力工具。 整合應用軟體的使用趨勢。 辨公室中所使用的群組軟體。 工作流程的種類。 未來的生產性工具。 工作結構及角色的改變。

應用軟體 對辦公室人員來說，所使用的軟體主要分為:系統軟體和應用軟體。 應用軟體是被用來執行一些特定的資料處理，例如:文字處理、會計等。

軟體生產力評估1 應用軟體和個人電腦常被稱之為生產力工具(productivity tools) 歷年來，軟體購買者在購買各種軟體時，只注重這些軟體是不是夠快和它所擁有的特殊功能，但是卻忽略了這些軟體是否可以真正地增加工作上執行的速度。 實際上，證據顯示當軟體設計者提供使用者一些特殊的軟體功能時，會讓記憶體的負擔加重。而這種特殊功能的加入，會讓使用者花更多的時間在做各種決定上，因此整個工作的流程會更加耗時。研究也指出，由於對軟體的不熟悉，會使工作所需要的時間延長。

軟體生產力評估2 雖然並沒有很多的證據來證明-軟體能夠影響生產力，但是這並不影響整個軟體產業的成長。 Computer world與Anderson Consulting研究發現，1989年經常使用電腦的人，在四年內從42%成長到81%;幾乎快兩倍。這些數據證明了，軟體已經普遍地被接受且被應用為生產力工具。

應用軟體的種類 在房地產業上、保險業上、會計上、醫療上和法律上，均有特定的垂直性軟體(vertical software)可供市場或產業使用。而一般辦公室中所使用的是屬於水平性軟體(horizontal software) 一些主要的文書軟體、試算表和資料庫系統的軟體，已經占全世界個人電腦軟體購買總金額的75%，而其次則為簡報軟體、專案管理和電子郵件軟體。

應用軟體的獲取1 在早期 ，各公司希望藉由其公司自行研發的軟體或軟體製造廠商所研發的軟體 ，來執行各種資料處理的工作 。 中、大型電腦系統的使用者 ，仍然非常需要仰賴外部的專業人士或資訊人員 ，來做各種程式設計 、測試及執行 。 由於80年代小型電腦的大變革 ，促使了多數的公司 ，有大量生產各種商業用軟體的想法 。而這些公司則在針對各類型的電腦軟體上 ，進行研究撰寫 ，並行銷這些軟體 。而針對小型電腦所生產出來的軟體 ，則是不計其數 。目前較大型的公司 ，多傾向直接與業者代表或軟體專賣店購買不同用途的軟體 。

應用軟體的獲取2 因為科技的提升，使得軟體可以執行更複雜的功能和發展出新的應用程式;例如:可辨認聲音與字跡的軟體、高畫質表現的圖表軟體。 商業軟體中的一項重要成本乃是軟體使用執照。軟體使用執照(software license)是指軟體製造廠所授權於軟體的販售。而此種執照是限定單一軟體，僅可供單一使用者來使用。一般而言，軟體便用執照通常是指在某限定時間之內(例如:一年的時間)，授權於一群人來使用特定的軟體。而當此一段時間到期後，則必須再更新。

應用軟體的發展 在辦公室自動化的早期，大多數的努力是著重在運用應用軟體電腦(application-based computing)，來提升辦公室個人的生產力。便用單獨一台電腦．訴求單一目標的電腦化。而在DOS環境之下執行的作業方式僅能在一個時間點上，單獨執行一種應用軟體。 有二種原因使辦公室生產力無法有巨幅的提升:(1)使用者的工作目的，需要同時由多項工作相互協力來完成;(2)使用者的工作，大多是一次同時完成多項目標。 為了達成這種新目的，軟體的開發也就從原先的應用軟體電腦，移轉至文件資料電腦與工作群組電腦

整合性應用軟體 透過應用軟體來提升個人生產力，第一項最常被使用的是，各種不同的應用軟體之整合。同時使用各種不同的應用軟體稱之為應用軟體整合(applications integration)。當一種套裝軟體，僅單獨擁有一種的應用軟體時稱之為專用性軟體(dedicated software)。例如:WordPerfect的文書處理程式。 如果程式中同時可有文書處理、試算表和資料庫系統。並且是同時存在一個套裝軟體之中時，則將其稱為整合性軟體(integrated software)。例如:微軟的Works。但是，整合軟體其所包含的每一單獨應用軟體，其功能上均會較弱一些。

使用者圖形介面 由於使用者圖形介面(GUI，發音為gooey)的運用，使得各種軟體被人們運用到生產力工其上的機會大大地提升。不同的軟體可以同時操作，並且也能共享資料。 在過去，個別的移轉程式(conversion programs)使用在轉換不同的軟體檔案上，而使其能夠在不同的軟體之下，仍能正常地被使用。例如:Software Bridge、Word for Word等。另外一項在圖形使用者介面的運用下才有的功能為剪貼簿。剪貼簿(clipboard)是一種暫時性的儲存地點，通常被使用在文件與文件、軟體與軟體之間的移轉上。

組合軟體 由於持續性地對應用軟體做改善和鑽研市場發展，導致各種不同的應用軟體，被共同組成一套裝軟體(Software suites)來銷售。例如:Microsoft Office for Windows、Borland Office for Windows及Lotus SmartSuite等。 以Microsoft Office此套裝軟體為例，它擁有許多功能性非常強大的商業用軟體-Excel、Word、Access、PowerPoint與Microsoft Mail等。而這些不同功能軟體的組成，提供高度的整合性與一致性的使用者介面。有了此類套裝軟體，公司可以將其內部個人用的電腦應用軟體均一致化，也可以節省下人員的訓練及支援費用，並且不需要再購買其他單獨的套裝軟體。

物件技術1 物件(Object)指的乃是以視窗模式所做成的各種資訊。例如:一個文件、一個工作表、影像、聲音和程式碼模組等。而物件技術則是促使從原先的應用軟體電腦，移轉至文件資料電腦。 物件技術可讓使用者以最有效的方式，結合軟體生產力工具。例如:不同文件的組合運用上。組合文件(compound document)乃是指使用不同種的應用軟體，而製作成的資料形式。而在一個組合文件之中，各種不同的物件均可以被編輯製作。而這種可被編輯製作的特殊功能，被稱之為動態資料交換(Dynamic Data Exchan]ge)與物件連接和嵌入(Object Linking and Embedding)

物件技術2 利用動態資料交換，一個應用軟體中的資料可以被插入到另一個應用軟體之中。例如:將Excel的工作表插入到Word的文件之中。而若在日後，有任何對Excel工作表上的資料做修改時．它會自動地也將Word文件中的資料修正。 物件連接和嵌入更超越動態資料交換。除了可以將不同的應用軟體中的資料插入到另一個應用軟體之中。使用者也可使用滑鼠，同步觀看在試算表中的原始資料，並且同時修編文件。因此利用物件連接和嵌入以及動態資料交換的功能，可以在被連接的物件和被嵌入的資料之間做各種編輯的動作。

進階物件技術1 另一項重要的進階開發乃是操作環境軟體的物件化。此種系統的開發者，包括有Taligent(Apple與IBM共同投資的)與Microsoft所擁有的Cairo (一個以物件為主的視窗系統)。這些進階物件系統的優點，乃是更容易且有彈性的找尋和修改物件。 另一個期望被開發的是巨集語言(macro languages)(可供不同應用軟體使用的語言)的使用。在巨集的環境之下，巨集程式均可以在應用軟體中做執行的功能。例如:一個巨集程式，可以分辨一個被插入在Word文件中的Excel工作表，其需要有新的資料輸入。有許多主要軟體撰寫廠商，均致力於在巨集語言的撰寫。例如:Microsoft的Object Basic(VBA)和Lotus Script。

進階物件技術2 許多業界觀察者相信，應用軟體整合行動的動向，將是建立在可重複使用的構成要素(reusable components)之上。使用者將可以運用不同的軟體(模組)，來解決他們的各種特殊需求。產品將是可以被混合的，並且可以去做各種的調適，以達到配合消費者的工作環境。例如:一個需要在圖表的表現上有更強且複雜的功能的人，他可以將附屬在文書處理程式中的圖表功能，以功能更強大的程式來取代(例如:CorelDRAW)。 一個律師可能需要有一些正確的文件引言，它是可以同步顯示出原先案例的來源資料庫。不可否認地，物件技術的使用，將會使人們以一種新的觀點來看待這些軟體，並使用一種新的工作方式，並且最終地將改善辦公室生產力。

群組軟體 工作群組電腦(Workgroup computing)包含2個或2個以上的人，使用電腦來一起工作。而為達到工作群組所設計的應用軟體。則稱之為群組軟體。 群組軟體是指一套在網路上，做為工作溝通與協調的電腦軟體。而群組軟體可以提高辦公室的生產力達30%。 由於在群組軟體此方面的應用發展仍是非常新，因此現在尚沒有對群組軟體有嚴格的定義。但是，主要的群組軟體產品分類，包括有資料分享軟體、進度表軟體、工作流程管理軟體等。

資料分享類軟體產品 資料分享類的產品占了大部分的群組軟體市場。而此類的軟體，是用在協助工作群組的組員，以電子訊息傳遞的方式及資料庫的方式，來做資訊的交換。 而電子會議應用軟體可以讓二個或更多的使用者，同時使用電子方式，在個人電腦之前開會。有一些電子會議的軟體，可以提供即時性的排序功能、計票製表功能、會議報告等，如此一來當這種電子會議一結束後，所有的與會人員均可以立刻取得所有關於會議所討論的事項。 此類的產品有GroupTechnologies,Inc.的Aspects、On Technology，Inc．的Instant Update和Collaborative Technology Corporation的VisionQuest。

進度表類軟體產品 進度表類的應用軟體產品，可使會議時間的安排與各種會議相關項目的安排更加容易處理。而這種軟體，是使用一行事曆，來顯示各種事件的進度及其相關必須要處理的表單。 這類的產品有Powercore的Network Scheduler II與Action Plus Software的Action Plus。

工作流程管理類軟體產品1 工作流程管理軟體包含很多種類的工作流程軟體(workflow Software)。而此類的軟體，可以協助多種商業程序的自動化。這些程序包含有(1).辦公室生產流程(production office workflow)相關的交易程序、(2).特別設置生產流程(adhoc office workflow)相關的計畫程序、和(3).行政辦公室管理流程(administrative office workflow)相關的例行/管理程序。 此類產品的例子有:Action Technologies,Inc．的Work-flow Tools。

工作流程管理類軟體產品2 而工作流程套裝軟體中，也包含有資料庫和文件管理的基本功能(例如:Xsoft的InConcert)和擁有處理複雜度高但卻易操作的高階電子郵件套裝軟體(例如:Beyond,Inc．的BeyondMail)。 由於軟體程式設計者認為，不同的辦公室工作流程，應該要使用不同的工作流程軟體。所以工作流程軟體的種類是非常的多。僅單獨使用一種軟體是不足夠的。而一個主要區分辦公室工作流程的因素，乃是其商業流程結構的階層數多寡與複雜程度。

未來生產力工具 未來的應用軟體將會是非常容易使用且功能性非常強的。現階段有一些技術，已經可以用來製造這類軟體。 有一些專家認為發展單一程式，就可以將其他所有的軟體整合在一起。而也有人預估，所有的程式最終必定會以電子方式與終端機相連結。而在未來辦公室應用軟體發展上，重大科技變化的含義．乃是(1).人工智慧、(2).多媒體與(3).虛擬實境的運用。

智慧型應用軟體1 未來的應用軟體，將不再只是單純地協助製作文件或是解決會計上的問題。而應該是可以影響使用者的思維過程及方式。由於在人工智慧(Artificial Intelligence)(人腦與電腦科學上的研究)上的持續研發．未來將會有更多的智慧型應用軟體產生。 有一種稱之為強迫限制程式(constraint programming )的軟體，它可以由使用者來設定在他們所做的工作上發生問題時，發出訊息來提醒使用者。而這種程式在多人共同的合作案中，是非常有用的。因為在一個合作案中，任何一個組員的行為，均會影響且限制到其他人的作業。因此，這種智慧型的程式軟體可以協助在事前解決問題，以降低衝突產生的機會。

智慧型應用軟體2 有很多的智慧型應用軟體是以專家系統(Expert system)為基礎;而所謂的專家系統是指一種軟體可以仿效人類思維模式與人類智慧所能管理的。現階段所生產的專家系統軟體。主要是被用在協助使用者來做決策。 辦公室人員可以使用智慧型工作救助(intelligent job aids)軟體。完成他們的工作，而不需要找任何其他人的協助。專家系統也被廣泛地運用在各種的軟、硬體之上。例如:DBMS中的自然語言。

智慧型應用軟體3 近期的智慧型應用軟體已經包含有人工類神經網路系統。而所謂的類神經網路系統(Neural networks)是指模擬人類腦中的一些特殊細胞構造，而這些細胞可以讓人們透過各種範例來產生認知，進而產生學習的行為。 目前含有類神經網路系統的應用軟體仍然是很少，僅包含有辨認字跡、辨認偽造簽名。 在未來科學家希望能夠發展出其他的應用軟體，例如:一種可以更快速。並且也可以更流暢地翻譯多種語言的翻譯程式(translation programs)軟體。只要一台可以發音跟語音辨識的PDA可以走遍天下(夢想)。

多媒體1 由於多媒體系統的關係，桌上型電腦很快地可以結合各種不同型態的資訊 (包含文字檔案、聲音、動畫錄影)。 未來在多媒體系統的發展上，將會是在建立一個有線與無線的資訊高速公路(information highway)，而可以經由此網路，快速地傳送各種媒體資訊。 目前多媒體在商業上的運用，最主要是在各種提案和運用電腦來做為教育訓練工具上。而在未來，多媒體電子郵件、語音註解文件與錄影帶會議系統預期將會被使用在高階的桌上型電腦傳播上。

多媒體2 其他在未來會被運用的多媒體方法，包含有由IBM與一個電視網所共同提供商業的新聞需求。而此種的新聞將可以在任何與企業網內有連線的個人電腦上觀看。這種應用軟體可以讓分析師經由電腦。來索取最近產業內的重大訊息;或企業也可以用此系統，錄製一些企業內部的影帶，來做為內部消息的傳遞和教育訓練。

虛擬實境 現階段虛擬實境仍被人們認為只是一種幻想，而一直到本世紀末，仍不期望會被廣泛地運用在商業用途上。虛擬實境(Virtual ReaIity)是一種用科技方法，結合電腦與感官知覺，來建立一個虛擬、可控制、且又有人為或實際生活經驗的環境。

辦公室的轉型 由於可攜帶式的技術與無線式科技的快速發展。一種用於形容工作場所的更好字眼應是虛擬辦公室。而虛擬辦公室(Virtual Office)有可能是在任何地點，只要其環境可以讓工作完成即可，並不一定要有一個實際的辦公空間。 辦公室環境將辦公室的作業方式。由早期的人工到機械，而至現今的電子處理方式;辦公室環境將會是持續地在改變的。到90年代中期，新生產力工具與新經濟考量，預期將會改變辦公室現有的模式。而對辦公室人員特別有影響的，將會是辦公室的架構改變和角色的改變。機器人協助辦公？

辦公室工作架構的改變 由於辦公室架構的改變，辦公室內的工作將變得更具挑戰性。過去單獨、零散、持續而無趣的工作模式，都會變得較有整合性和有創意性。而辦公室內的工作應與員工之間更加緊密，可以讓員工完成整個工作或專案。由於員工是使用電子郵件形式來做溝通，因此應該讓此種溝通方式更加開放與非正式些，來避免官僚或形式化的作業流程方式。在員工擁有更多在工作上的自主權下，工作應可以在比過去更少的監控和管理者的情況之下完成。 由於工作流程管理軟體的使用．導致辦公室內的工作變得十分規律化，而使得員工可以擴增他們的控制範圍。商業流程的分析應以解決工作流程中漏洞點及低效率的地方、降低工作移轉的時間與改變工作流程中所產生的離尖峰，而使期能變成目的固定一致。而對辦公人員而言，這種改變可能會令人感到討厭或挫折的。

辦公室工作角色的改變 由於資訊的獲取更加容易並且資訊的正確性也增高，因此辦公室的一些員工可能會因此而變得較不需要。 中級主管的工作，也可以被工作流程應用軟體或行政人員藉由智慧型文件所取代。而公司縮編會使各員工的工作量增加。組織的縮減將會導致辦公室員工的角色擴張(role expansion); 員工的職責將有可能包含新的工作任務(革新式的擴張)，或有某些的工作將會移轉到其他人的身上。而此種工作職責擴張，可以是一種垂直方式的，也可以是一種水平方式的;例如:秘書可能會認為某一些工作的責任是其他員工所有的(垂直式的擴張);業務代表會認為某些工作是市場企劃員的責任。角色擴張也有可能對辦公員工有正向的影響。現在有超過7成的員工，會根據工作的內容，來給做秘書性質工作的人薪水，而不是根據這些人的位階來給薪。

總結1 應用軟體與個人電腦常常被指為生產工具。而專家們試著去探索各種的方法去預測生產工具的正確性。最經常被使用的應用軟體種類包括有文書處理、試算表、資料庫、簡報、專案管理和電子郵件軟體。大型公司組織現在多半不再向銷售業業者代表購買，而是公司組織經由電話，直接與軟體專賣店來購買應用軟體。 個人應用軟體是由應用軟體電腦，所發展成整合性應用軟體(整合應用軟體、圖形使用者介面、套裝軟體與物件技術)，衍生到文件資料電腦，一直到工作群組電腦。

總結2 群組軟體乃是指，可用在網路系統上的溝通與工作群共同合作的電腦軟體。而此類軟體可以提升30%的辦公室生產力。 軟體開發者目前了解，不同的辦公室因應工作流程，需要不同的應用軟體;例如:生產線、行政管理等。而未來辦公室軟體所擁有的重要科技，包含人工智慧、多媒體與虛擬實境。 新的生產力工具與經濟考量，將改變辦公室的型態；而辦公室型態的改變，將會改變辦公室工作的架構與辦公室人員的角色。