胜利油田有限公司最终用户培训 应付模块 2004.12.21

R/3 BASIS 应付账款模块在SAP系统中的位置 销售分销 财务会计 物料管理 成本控制 生产计划 工厂维护 AP 应付账款 SD FI WF Workflow IS Industry Solutions MM Materials Mgmt. HR Human Resources PP Production Planning QM Quality Manage- ment PM Plant Main- tenance CO Controlling AM Fixed Assets PS Project System SD Sales & Distribution FI Financial Accounting R/3 BASIS 物料管理 成本控制 生产计划 会计：FI、CO、TR FI：GL、AP、AR、AM 工厂维护 AP 应付账款

应付模块主要业务流程 创建供应商主数据 维护供应商主数据 主数据创建及维护 创建员工主数据 维护员工主数据 预付供应商货款 预付处理 会计：FI、CO、TR FI：GL、AP、AR、AM 在系统中，我们要进行一项应付业务处理，必须有一定的对象，那就要求我们首先创建主数据，如供应商和员工， 有了对象，按资金使用的先后顺序，首先进行预付处理（含预付员工） 之后，货到后，收到开具的发票，进行发票校验（有采购订单和无采购订单） 预付员工借款 有采购订单的发票校验（MM） 委托加工业务 发票校验 特殊采购业务 供应商寄售业务 进口采购业务 。。。。。。 无采购订单的发票校验（FI）

应付模块主要业务流程综述 结清预付款流程 预付清帐 员工报销流程 对外付款流程 手工支付 付款 自动支付 应付票据的处理 应收与应付的抵销 会计：FI、CO、TR FI：GL、AP、AR、AM 结清预付款项，多退少补充。没有预付的进行付款处理 手工支付 付款 自动支付 … … 应付票据的处理 应收与应付的抵销

应付模块主要业务流程综述 贷项凭证的处理 审核 冲销发票凭证的处理 冲销已结清凭证的处理 重置已清项 未完成的发票校验 处理预制发票 月结 在此过程中，对发生的财务处理进行发票审核，调整相关凭证 月末，相关业务处理完毕后，进行结帐 进行相关性的查询。 处理预制发票 月结 处理寄售发票 … … GR/IR的清帐 GR/IR的调整 查询 供应商余额查询 供应商到期分析 … …

主要业务流程 （一）创建和维护无采购订单供应商主数据 （二）创建和维护员工主数据 （三）处理预付供应商货款业务 （四）处理有采购订单的发票 （五）处理无采购订单的发票 （六）处理预付款清帐业务 （七）处理员工借款及报销业务 （八）处理对外付款业务 （九）冲销发票凭证 （十）应付月结业务

业务流程名称 （一）创建和维护无采购订单供应商主数据 ►

业务情景 1 、创建供应商 目的：学会如何应付模块中创建供应商主数据 提示： TCODE：FK01 账户组：SK03 公司代码：1180 供应商名称：XXX有限公司XXX（学员号） 统驭科目：2121010100 实际结果： 供应商号码：

客户/供应商主数据概念 客户/供应商：既是会计核算中的往来单位 建立供应商/客户主数据是为了提供一个能进行专项核算的帐户 供应商 客户 一般数据 一般数据 公司代码（1180） 采购和 销售和分销 物料管理 SD MM 蓝色：一般数据； 红色：采购数据； 黄色：公司代码数据（财务数据） 客户——与销售相关SD； 供应商——与采购相关MM 供应商简称:K 客户/供应商：既是会计核算中的往来单位 建立供应商/客户主数据是为了提供一个能进行专项核算的帐户

供应商主数据组成部分：三段 公司代码数据 一般数据 (集团层) 采购组织数据 会计信息 地址 条件 名称/工商登记号/地址 统驭科目 总部编码组给号/电话 地区/语言 统驭科目 销售数据 一般数据——财务和MM均可维护 公司代码——财务部门 采购组织数据——MM部门 付款信息 控制数据 付款条件 付款方式 客户/税码 控制信息 支付交易 信函 银行码 银行账户 预扣税

SAP系统中供应商主数据创建分工 有采购定单供应商 财务供应商 一般数据 采购组织数据 物装模块创建 MK01 采购 定单 物装模块 供应商主数据维护：采购部门MK01； 财务部门：FK01 一般数据 公司代码数据 财务模块创建 FK01 财务模块

帐户组 供应商帐户组：为了更好地管理数量众多的供应商，将供应商按不同 类型的分组进行管理；不同的账户组可以规定供应商建立屏幕的字段状态以及编码范围 供应商 帐户组 名 称 编号范围 是否外部 编号 SK01 中石化股份公司所属单位 30000000 39999999 是 SK02 中石化集团公司关联单位 10000000 19999999 SK03 外部单位 51300000 51399999 　不是 SK97 其他应付供应商 97990000 97999999 SK98 员工 E00000000 E99999999 SK99 一次性供应商 F ZZZZZZZZZZ 外部编号：系统不自动给号——中石化单位及员工 内部编号：系统给号——外部单位及其他供应商

统驭科目 供应商的统驭科目：应付帐款 员工的统驭科目：其他应付款 一个总帐科目； 每个供应商只对应一个统驭科目； 对明细帐记帐时，系统同时也会自动更新其所对应的总帐科目数据，作到实时相连。 不可以对统驭科目直接记帐。 统驭科目——在系统内如果不选择，则供应商所有业务将直接记入到这个总帐科目中。同特别总帐标志区分。 在我们使用的系统中，所有供应商配置为——应付帐款；员工——其他应付款。 供应商的统驭科目：应付帐款 员工的统驭科目：其他应付款

供应商统驭科目图示 总帐模块 应付模块 统驭科目 应付帐款（2121010000） 500 1000 供应商 A 供应商 B 1000 供应商总帐记帐码——借方：21；贷方：31 特别总帐记帐码——借方：29；贷方：39 1、供应商A、B 对应统驭科目是——应付帐款，2、不能对应付直接记帐，只能记帐到A、B。3、在A、B中记帐，实时更新应付帐款的借贷。 供应商 A 供应商 B 1000 500 应付模块

无采购订单供应商管理范围 无采购订单供应商: 不需要采购信息，不通过物装模块集成处理，而由财务直接入帐的其他供应商。即所有交易均未创建采购订单的供应商。 主要包括： 各二级单位费用化的接受维修施工等劳务服务的供应商 提供各类保险业务的保险公司 各二级单位固定的代收代缴款项目(例如住房公积金等) 各二级单位厂级各项费用核算对象如党费/团费等 向其缴款的税务局 员工主数据 一般指无采购信息的供应商

本章要点 要点： 一、创建： 1、帐户组 2、统驭科目 二、维护： 1、更改 2、冻结 3、删除标记

业务流程名称 （二）创建和维护员工主数据流程 ►

业务情景 2、创建员工主数据，并进行主要修改操作 目的：学会如何在应付模块创建员工主数据，并进行相关操作 提示： TCODE：FK01、 FK02、 FK05、 FK06 帐号：EXXXX9XXX 账户组：SK98 公司代码：1180 供应商名称：XXX（学员号） 统驭科目： 2181030000 实际结果： 员工主数据号码： 员工——9位数 由于系统中已经创建了，所以学员练习从9XXX开始。 名称——姓名；身份证；搜索——利润中心。 统驭——2181030000

主要操作 维护员工主数据的主要操作： 更改 FK02 冻结/解冻 FK05 删除标记/解删除标记 FK06 更改——首先查询有无余额，有余额不能更改，关键数据不得随意修 冻结——不能记帐 删除标记——可以记帐，一般与冻结配合使用。

业务流程名称 （三）处理预付供应商货款业务 ►

业务情景 3、预付款的支付 目的：学会在系统中对无采购订单的供应商进行预付款处理 业务情景： 对练习1的供应商预付款1000元， 对练习2的员工进行出差借款处理5000元， 提示：会计 -> 财务会计 -> 应付帐款 ->凭证输入 ->预付定金-> 预付定金F-48 TCODE：F-48 特别总帐标志分别为：1、K 实际结果： 预付供应商凭证： 预付员工借款凭证： 银存——暂收、暂付 预付——必须输入利润中心，否则过不去 若与MM相关的预付，则在采购凭证——输入采购订单；合同号码——进口采购合同

特别总账科目 一个总帐科目，不能直接记账； 对特殊业务进行区分，即一个供应商对应除了应付帐款外的其他总帐科目。 特别总账借贷记账码+特别总账标志 特别总账科目 如 ：29+1 预付帐款借方 39+Y 银行承兑汇票贷方 供应商相当于一个子帐，特别总账科目相当于总帐 总账科目，不可直接记账 每个供应上只有一个统驭科目，若其他科目也需要分供应商明细管理，则启用特殊总账。 通过供应商记帐码+特殊总账标识更新到对应科目

思考：如果把1换成Y、Z、K，则记帐到哪一科目？ 特别总账科目图示 特别总账科目 预付账款（1151010000） 500 1000 总帐模块 29+1 39+1 供应商 A 供应商 B 1000 500 应付模块 思考：如果把1换成Y、Z、K，则记帐到哪一科目？

记账码 记账码： 它决定了以下几方面： 1、每一行项目记账到总账科目的科目类型 2、凭证行项目记账的是借方还是贷方 3、附加信息 40 总帐科目借方 50 总帐科目贷方 21 供应商借方 31 供应商贷方 29 特别总帐借方 39 特别总帐贷方 记账码举例:

应付模块统驭科目/特别总账科目

供应商特别总账科目具体实例 借： （供应商）×× 29（供应商特别总账科目借方记账码） 1 预付账款 贷： 银行存款 50（总账科目贷方记账码）

本章要点 要点： 1、特别总帐科目 2、预付货款 3、员工借款

业务流程名称 （四）处理有采购订单的发票 ►

业务情景 4 处理有采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中对一张供应商发票进行校验 业务情景： 4 处理有采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中对一张供应商发票进行校验 业务情景： 采购员收到供应商发票，对发票、订单、入库单进行三匹配，预制发票。再转给应付账款会计进行审批，并进行发票过账（发票校验）处理。 提示： TCODE： MIR7、MIR6、MIRO 实际结果： 发票凭证号： 财务凭证号： 参照——附件张数；税率——JO；PO——不含税；总帐科目——税额，JO，分配——发票号码8位；文本——发票代码10位 必须输入利润中心——TR相关。 2、事后借记——发生的运杂费寄到订单中，采用事后借记（调价而不调量）

采购循环 收货 采购申请(MM) 供应商 付款 (FI) 采购订单(MM) 发票校验 (MM) (MM) 计划 MRP PP SD 订单 运行 生产 销售 订单 订单 A/P X 现金 X RFQ/询价 报价 供应商 付款 (FI) 采购订单(MM) 二级单位使用单位根据需求提出《采购申请》，采购部门根据申请创建《采购订单》，库房进行《收货》（形成会计凭证）， 财务进行《发票过账》（凭证），到期进行《付款》 FI 发票校验 (MM) FI 收货 (MM) 应付 GR/IR 库存 X GR/IR X X X

GR/IR GR：基于收货的校验 IR：基于发票的校验 GR/IR的作用： 属于一个过渡科目，将进行收货和发票校验的两个部门的业务集成起来 余额为0：不须调整 借方余额：发票已记帐，货物末收到 在途材料 BNG 贷方余额：发票末到，货物已入库 暂估应付款项 GNB BNG：单到货未到（在途）；GNB：货到单未到（暂估）

发票流程 GR/IR使用方式：收货时, 借记存货，贷记GR/IR; 发票校验时, 借记GR/IR，贷记应付款项。 发票录入 存货 GR/IR 货物接收 GR：基于收货的校验； IR：基于发票的校验 作用：属于一个过渡性科目；将MM收货和FI发票校验两项业务在系统中集成起来。 GR/IR 供应商 发票校验 GR/IR使用方式：收货时, 借记存货，贷记GR/IR; 发票校验时, 借记GR/IR，贷记应付款项。

本章要点 要点： 1、采购流程 2、GR/IR 3、事后借记 事后借记——对事后发生的运杂费等计到采购订单中，采用事后借记方式（调价而不调量）

业务流程名称 （五）处理无采购订单的发票 ►

目的：学会在系统中输入一张无采购订单的供应商发票 业务情景： 供应商：练习1创建的供应商 总账科目：印刷费 4200170000， 5 处理无采购订单的供应商发票 目的：学会在系统中输入一张无采购订单的供应商发票 业务情景： 供应商：练习1创建的供应商 总账科目：印刷费 4200170000， 金额：2000 提示： TCODE： FB60 实际结果： 财务凭证号码： 一般不自动计算税额

发票流程 接收无采购订单的发票 员工报销补偿 预付飞机票 员工出差借款 办公室文具或服务

业务流程名称 （六）预付款的清理业务 ►

目的：学会在系统中对供应商的预付款进行清理 业务情景： 6 、预付款的清理 目的：学会在系统中对供应商的预付款进行清理 业务情景： 对练习3的供应商预付款1000元，参照练习5输入的发票，金额2000元，对供应商应付和预付款进行清账，并支付剩余款1000元 提示：会计 -> 财务会计 -> 应付帐款 -> 帐户 -> 清帐 F-44 TCODE： F-44 实际结果 清帐凭证： 付款凭证: 一般不采用F-54来清理预付款，因为清理范围较窄 而采用F-44帐户清理，选择特别总帐1、K来清理

业务流程名称 （七）处理员工借款及报销业务 ►

业务情景 7、处理员工报销业务 目的：学会对员工报销的业务进行处理 业务情景： 报销差旅费3000元， 归还借款2000元 提示： 员工借款5000元（参照练习3） 报销差旅费3000元， 归还借款2000元 提示： TCODE：FB60、 F-44 实际结果 发票凭证： 清帐凭证：

员工 员工统驭科目为：其他应付款 备用金－个人借款 1192000001 借贷记帐码 29、39 + 特别总帐标志 K

业务流程名称 （八）处理对外付款业务 ►

使用练习5输入的发票，对该供应商进行付款处理。 提示： TCODE： F-53 实际结果： 财务凭证 业务情景 8、处理付款业务 目的：学会在系统中对供应商的进行付款 业务情景： 使用练习5输入的发票，对该供应商进行付款处理。 提示： TCODE： F-53 实际结果： 财务凭证 F-53注重付款，首先选择银行存款或现金 F-44注重清帐，不一定付款，有可能转帐冲销。

行项目及未清项 行项目：即明细会计分录， 包括借贷方、科目名称、货币金额、成本中心、利润中心等。 未清项与已清项的关系： 在SAP系统中，几乎所有的统驭科目都采用未清项管理。把交易末完成，尚末结清的行项目定义为未清项； 未清项需要有后续业务进行清账处理，关于该项目的所有业务操作都已经完成的项目称为已清项。

行项目及未清项 未清项 已清项 Doc. No. Posting date Amount 123456 xx/xx/xx $1000 发票录入 未清项 2个行项目均是未清项 付款 Doc. No. Posting date Amount 123456 xx/xx/xx $1000 765432 xx/xx/xx $1000- 123457 xx/xx/xx $2000 765433 xx/xx/xx $2000- 已清项

付款 付款业务 全额付款 剩余支付 部分付款 部分支付

付款流程 对外付款 手工付款录入 F-53 自动付款程序 F110

付款流程 手工付款 选择行项目 适用于多张发票

业务流程名称 （九）冲销发票凭证 ►

目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销 在系统中对一张付款凭证进行冲销 业务情景： 对练习8 产生的付款凭证进行重置冲销 提示： 9、对付款凭证进行冲销 目的：学会在系统中对供应商的付款凭证进行冲销 在系统中对一张付款凭证进行冲销 业务情景： 对练习8 产生的付款凭证进行重置冲销 （发票凭证的冲销参总帐业务FB08） 提示： TCODE： FBRA 实际结果： 产生一张冲销凭证 重置：将已清项变为未清项（不退款，不须调整付款凭证时） 已经清帐:包含已经付款,已经清帐 重置并冲销：对已经付款处理的已清项变为未清项（退款时，调整付款凭证） 然后再冲销相关的发票凭证

发票未清帐时的冲销 MM 有采购订单的发票冲销 M8RM FI 单一:FB08 无采购订单的发票冲销 批量:F.80

当发票已经清帐时,必须首先进行重置（或重置并冲销），才能将未清项变为已清项。 发票已经清帐时的冲销 当发票已经清帐时,必须首先进行重置（或重置并冲销），才能将未清项变为已清项。 发票 审核校验 应付帐款 (未清项) 清帐 付款 (已清项) 重置：将已清项变为未清项（不退款，不须调整付款凭证时） 已经清帐:包含已经付款,已经清帐 重置并冲销：对已经付款处理的已清项变为未清项（退款时，调整付款凭证） 然后再冲销相关的发票凭证 重置并冲销 FBRA 冲销发票

业务流程名称 （十）应付月结业务 ►

要点 1、相关月末业务的处理 MIR6、MRKO 2、GR/IR的差异调整 3、GR/IR的的自动清算 MR11 4、GR/IR的科目调整 MR11生成帐户维护凭证，用MR11SHOW查询 F。19：总帐——》期间处理——》清算——》重组——》F。19，建立会话 F.13 F.19

GR/IR的差异调整及清算 超量交货 GR/IR不一致 发票超额 自动清算 GR/IR一致

GR/IR的调整 GR/IR的余额 借方余额 发票已记帐，货物末收到 在途材料 BNG 贷方余额 发票末到，货物已入库 暂估应付款项 GNB 调整生成四个凭证:两个调整凭证,两个下月冲回凭证. 同时生成,但生成的月份不同. 下月原方向冲回这两个调整凭证