臺北市立大學 新進人員公文處理實務 博愛校區：105年5月19日(四)09：00--11：00 博愛校區：105年5月27日(五)09：00--11：00 天母校區：105年6月15日(三)10：00--12：00

目 錄 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 1-2、公文系統設定 1-3、公文處理教學資源

新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 決定公文類別 決定簽核方式 製作筆硯稿 公文整合系統作業 線上簽核作業 紙本公文送文書組 決定公文類別 簽：校內公務陳報請示。 函、開會通知單：送校外人士、機關。 其他：依案由決定採行其他公文格式，如公告、令 等。

新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 決定公文類別 決定簽核方式 製作筆硯稿 公文整合系統作業 線上簽核作業 紙本公文送文書組 決定簽核方式 僅用簽：案僅需陳請本校長官核定或陳報知悉。 簽稿併陳：有需發文擬函稿，案內詳情擬簽呈，同 時陳核。 以稿代簽：案情單純擬函稿，需補充說明可於核章 處簽註。 先簽後稿：重要或複雜案件須先取得校內各單位意 見或長官同意，於簽奉核准後擬稿取號辦發文。 免備文逕復：有應填覆資料，以發文歸檔。

新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 決定公文類別 決定簽核方式 製作筆硯稿 公文整合系統作業 線上簽核作業 紙本公文送文書組 製作筆硯稿(紙本公文採下列步驟1-4，線上簽核步驟1-2) 公文整合系統>公文製作>開啟檔案>開啟範本>機關共用 範本>選擇公文類別。 於公文製作畫面中各欄位填寫資料，謄打公文內容，承辦 人分機，正副本受文者及交換方式，承辦單位及本校其他 單位及師長原則上用抄本。公文請用筆硯中的標點符號和 縮排換行等功能按鈕，避免電子交換產生格式錯誤。 公文如有附件須於稿上註明附件名稱及件數，公文交換原 則正本應含附件，副本不含附件。如特殊情況副本含附件 時可於副本受文者資訊頁面上勾選全部含附件。 已完成簽呈或公文稿採雙面列印方式印出，附件並依序標 示附於公文後裝訂完整，依速別以公文卷宗夾妥。 於簽呈或稿第1頁蓋職章，並壓8碼時間，文傳遞陳核。

新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 決定公文類別 決定簽核方式 製作筆硯稿 公文整合系統作業 線上簽核作業 紙本公文送文書組 公文整合系統作業 來文函復：直接於筆硯檔文號欄位登打本校收文VWAA之後的 11碼文號，儲存後匯出至C：DI。 公文製作：先完成筆硯檔，於筆硯工具列上按匯出，匯出格式 為公文管理用格式(DI)，儲存目錄為C:DI。回公文管理> 公文取號：單位登記作業>承辦人創簽稿作業>選取陳核方式> 選擇正確公文>新增後即進入流程。 核批登錄：紙本公文奉核後選取公文>核批登錄>點選核批人員、 時間、核批種類。 送存查：送存查>存查登錄畫面檢核各項欄位資訊>修正完成。 至公文管理>單位登記作業>18.存查送件清單列印。 送發文：筆硯檔案清稿、鍵入日期、稿轉函後匯出至C：DI， 公文送發文>發文登錄畫面檢核已帶入公文清單>檢核各項欄位 資訊>修正完成>確認送發。至公文管理>

新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 決定公文類別 決定簽核方式 製作筆硯稿 公文整合系統作業 線上簽核作業 紙本公文送文書組 線上簽核作業：適用於公文性質非密件、保存年限10年 以下、適合線上簽核案件。作業時需插入自然人憑證。 電子來文線上簽核：承辦中公文>轉線上簽核線上>PDF 稿面上加註意見>蓋職名章>儲存>送陳會>驗證PIN碼>確 認陳核/會辦流程>確定。 創簽稿線上簽核：筆硯檔匯出至C:DI，至公文流程>承辦 人作業>承辦中選取公文> PDF稿面上加註意見>蓋職名 章>儲存>送陳會>驗證PIN碼>確認陳核/會辦流程>確定。 線上核批後存查：公文核批回承辦簽收>按影像轉檔儲存 備查>送存查>驗證PIN碼>確認。 線上核批後發文：公文核批回承辦簽收>按影像轉檔儲存 備查>點選「 」進行待送發文處理>點選修改上傳>送待 發文區>返回簽核點選送發文>驗證PIN碼>至送發文登記 畫面檢查各欄位資料>修正完成>確認送發。

新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 新進人員公文處理實務 1-1、承辦人公文作業程序 決定公文類別 決定簽核方式 製作筆硯稿 公文整合系統作業 線上簽核作業 紙本公文送文書組 紙本公文送文書組 存查公文：公文簽核完畢後將公文主文、簽稿會核單、公文附件依 序整妥裝訂，右上角公文年度、檔號、保存年限填妥，裝訂外側下 角以6B鉛筆編頁碼，雙面列印者均需編入，空白頁不編頁碼，首 頁並註記1/總頁數(如附件抽存時，請於稿面註記)。併同公文整合 系統上印出之存查送件清單以公文夾送文書組。 送校發文：公文判發完畢後將公文稿、簽、會核單、公文附件依序 整妥裝訂，右上角公文年度、檔號、保存年限填妥，裝訂外側下角 以6B鉛筆編頁碼，雙面列印者均需編入，空白頁不編頁碼，首頁 並註記1/總頁數(如附件抽存時，請於稿面註記)。紙本發文者並於 筆硯>清稿、鍵入發文日期>預視>特殊列印>稿轉函>列印紙本發文 函，每份函並依所應備附件以釘書針裝訂，併同送校發文清單送文 書組。如承辦單位有抄本留存，可免印發文清單。 免備文逕送：公文紙本處理程序同存查公文，併同回復資料為附件 在公文整合系統中已發文結案。紙本併送校發文清單送文書組。

新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 電腦環境 新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 電腦環境 瀏覽器：僅限於使用IE，建議Windows作業系統關 閉自動更新瀏覽器功能，避免升級產生BUG。 原件安裝：公文整合系統>檔案下載>原件下載區。 印表機：我的電腦>控制台>印表機與傳真>點選預設 印表機>右鍵列印喜好設定>雙面(書本式)。

新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 公文整合系統帳號 新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 公文整合系統帳號 到職開立帳號：本校公文整合系統帳號原則提供正式編制人員， 到職單至文書組時即與開立，並以電子郵件通知帳密。 公文系統密碼設定：請於第一次登入系統時修改密碼為6碼以上 英數。 公文密碼解鎖：公文系統密碼連續錯誤3次以上系統即被鎖定， 請電文書組23113040分機1311聯繫解鎖。 線上簽核流程設定：公文管理>共通性作業>6.核稿主管設定> 核稿主管、公文催辦主管、表單核稿主管，點選人員與紙本陳 核相同人員。如為教師兼任行政工作，請先確認職務代號再設 定流程。 線上簽核職名章設定：公文管理>共通性作業>8.職名章資料維 護>鍵入資料>新增。職章全銜較長時可用逗號分行，職銜較短 時可於中間加空白鍵縮小字級。 差假代理設定：如有差假事宜，請事先於公文管理>共通性作 業>5.代理流程設定>確定職務代號>鍵入資料>新增。差假期間 代理人開啟自己的公文系統即可代辦差假者公文。

新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 筆硯個人資訊 新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 筆硯個人資訊 個人資訊：筆硯系統>工具>設定使用者基本資料>機 關資料及承辦人資料請各欄填列正確，住址使用5碼 郵遞區號。 設定交換目錄：筆硯系統>工具>設定使用者基本資 料>設定交換目錄>預設匯出目錄>公文主檔DI目錄設 定C：DI，SW及附件檔目錄設定C:DI>attch。另設 定DI編碼方式為Big 5。 設定列印參數：筆硯>列印>套印本別、套印地址、 套印騎縫章、套印稿受文者：OOO等、套印發文方 式(稿)。

新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 自然人憑證設定 線上簽核元件：下載安裝HiCOS自然人憑證管理工 具及線上簽核元件。 新進人員公文處理實務 1-2、公文系統設定 自然人憑證設定 線上簽核元件：下載安裝HiCOS自然人憑證管理工 具及線上簽核元件。 讀卡機：主機內建或外接讀卡機並安裝執行程式。 設定自然人憑證：公文整合系統>公文管理>共通性 作業>2.個人資料維護>插入自然人憑證>讀取憑證> 確認。 自然人憑證測試或卡片解碼：自然人憑證功能測試 可上內政部憑證管理中心http://moica.nat.gov.tw> 憑證作業>檢視憑證/忘記PIN碼/鎖卡解碼。客服專 線：0800-080-117

新進人員公文處理實務 1-3、公文處理教學資源 新進人員公文處理實務 1-3、公文處理教學資源 公文整合系統>線上教學 使用者環境設定：設定電腦環境 筆硯工具列功能介紹：筆硯工具功能介紹 筆硯承辦人人員作業：筆硯文稿撰擬操作 公文整合系統收文作業：點收公文、指定承辦、註 銷公文 公文整合系統公文管理功能：公文時效或資料修正、 展期 公文整合系統發文作業 公文整合登記桌公文管理 公文整合系統綜合查詢 公文整合系統共通性作業

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新進人員公文處理實務 1-3、公文處理教學資源 新進人員公文處理實務 1-3、公文處理教學資源 公文整合系統>線上簽核資訊 線上簽核-使用前環境基本設定 線上簽核電子來文創簽存查 (101/12/28) 線上簽核電子來文之發文 (101/12/25) 線上簽核電子來文之發文(先簽後稿) (101/12/26) 線上簽核創稿發文(簽稿併陳) (101/12/27) 線上簽核創稿發文(以稿代簽) (101/12/27) 線上簽核創稿發文(先簽後稿) (102/01/23) 線上簽核手冊-電子來文送存查 (102/02/08) 線上簽核手冊-會辦同科室人員 (102/04/26) 線上簽核手冊-會辦其他科室 (102/02/08) 線上簽核手冊-另增空白頁 (102/02/25) 承辦人員操作手冊(102/06/21) 核稿人員操作手冊

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希望您能夠愉快的製作公文與使用系統 如有任何疑難請與我們聯繫 博愛校區：23113040分機1311、1312 天母校區：28718288分機7631、7632