Communication via Email LI Zhizhong 2006/11 RDR/MFS

Who am I?

Why Email? Enviroment

A Career Development Theory Why Email? A Career Development Theory Do Good .....

Communication via Email Rational: KISS: Keep it Short & simple “最容易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意”

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 1/9 1.考虑清楚后再落笔。记住：你可以否认自己说过的话，但一旦落实到文字，你就势必要对此负责。

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 2/9

Communication via Email Rather than Email 冲突: 东洋, 西洋, 阿朗, 北电,,,

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 3/9 3."收件人"和"抄送"：尽量将每封Email的收件人限定为一个（在"收件人"栏里只有一个人的名字），如果做不到，请在邮件正文里标明每一部分内容是针对谁来写的。 将Email抄送对象严格限定为那些必须告知的人。没有必要把每封邮件都抄送给许多人。如果在邮件往来过程中不再需要某些人的参与，请立即将他们的名字从"抄送"栏里去掉。

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 4/9 4.信息：信息应尽可能简练, 明确。在比较长的邮件的开头，应有一个内容概要。明确告知收件人你需要怎样的反馈。………….。 KISS: Keep it Short & simple

Communication via Email Rather than Email 卡尼曼(Kahneman )和前景理论(prospect theory ) 减税 vs 退税 $1000 vs $2000 Good news vs Bad news

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 5/9 附件里清楚地说明……

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 6/9 6."检查"：在发送之前，花点时间来润色你的文件。运用拼写检查和/或语法检查功能。即使是微小的错误也会有损你的专业可信度。

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 7/9 7."签名"：别忘记签名。设置一个包含你详细联系信息的默认签名档，并运用到每封邮件的末尾。

Communication via Email Rather than Email Communication Tips 及时时主动沟通，不要以为别人知道一切。 因人因事而异，选择合适的沟通方式。 沟通前的准备：分享，了解相关信息。 将信息传给所有关系人，避免越级汇报。 听!听!听！做一个好的听众，不要轻易打断他人。 多讲讲对方希望听到的信息！ 避免误解，平等地表达真实意思。 提供反馈，确定信息

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 8/9 8.确保邮件地址正确：确保你选择或输入了正确的邮件地址，尤其是对于那些机密邮件。 Who is WU YANG A ???

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则 9/9 9."全部回复"：不要随便使用"全部回复"功能。（例如：当你对会议出席进行确认时，只要告知会议组织者就足够了。）

Communication via Email Rather than Email Kaizen on Email dd

Basic Rule 有效使用Email的9条黄金法则: More 1. 由于email 系统的差异，我们在Outlook中所设的特殊格式（如字体颜色、大小等）在欧洲/日本同事看到email时可能仍然显示为普通格式。因此，如果需要特殊格式，我们可以用 HTML 格式的email，或者使用 word、ppt、图片等附件。 2. 写作英文时每一段的开头不需要空格（与中文写作不同）。 3. 应尽量做到条理清楚，例如可以使用编号,段落间添加空行以增加可读性。 Problem 1 xxxxxxxxxxxx Problem 2 4. 注意缩略语的使用，应确认对方知道我们所使用的缩略语，否则使用全称。例如，MURNC以外的同事可能不知道SH, LL等缩写。 5. 在提到CR/FR时，尽量在编号3BKxxxx之后加上CR/FR的标题，方便别人阅读。 6. Others Do you want to be seen as a bit more professional if you are always working with English emails? - How to use English email headers ("FW" instead of "转发", "RE" instead of "回复" ...) - How to enable automatic spelling checks

Tools Hints Calendar, directory

Communication via Email Rather than Email 彼得.德鲁克(Peter F. Drucker)和自我管理

Tools Hints Who is who

Tools Hints Color

Email abbreviation TIA BTW FYI FYF PS PLS A+

Rather than email Communication channel 1/2 Email, sent by SMTP, but NEVER GUARANTEE a reply, and a feedback

Rather than email Communication channel 2/2 F2F > Phone Call > Email

Rather than email Stop emailing for a while

More… Sow a thought, reap an action Sow an action, reap a habit Sow a habit, reap a character Sow a character, reap a destiny

斗志昂扬的 MFS Group GPRS EDGE MFS www.alcatel-lucent.com

2G/3G/4G www.alcatel-lucent.com

I have a dream…Everyone in the world can have a happy life… 移动通信的大发展是硬道理 www.alcatel-lucent.com

欢迎你，小妹妹！ 小哥哥，过年到你家玩玩？！ www.alcatel-lucent.com