三、電子公文操作─職務代理人 承辦人請假時，請同時進入電子公文進行職務代理。步驟如下： 進入電子公文 選用應用程式之資訊基礎建設 點選IIR300代理記錄查詢作業 進入代理人帳號設定→填寫代理期間及代理人帳號 →儲存是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2019/4/9

進入應用程式選單，點選「資訊基礎建設」，進入「IIM300個人資訊維護作業」 2019/4/9

四、注意與配合事項-1 蓋關防部分： 請承辦人員攜帶欲蓋關防之文件及核准公文→至文書組蓋關 防（如須加蓋校長小官章，請先至秘書室處核章後，再至 文書組蓋關防）。 如由代理人或工讀生攜帶文件時：請攜帶附有黏貼之欲蓋關 防之文件及核准公文→至文書組蓋關防。 發文部分： 紙本發文之附件： －請以鉛筆註明附件1、附件2….. 。 －請於公文寫上隨文送附件。 2019/4/9

四、注意與配合事項-2 線上發文之附件： －如以紙本發送，仍請承辦人依紙本發文方式，自行影 送附件至文書組發文人員 －如以電子發文發送，請於文稿編輯時（附加檔案須作 業完成後，使可傳送至「總發文」），則由文書組發 文人員處理即可。 公文附件若不歸檔： －紙本簽核：請承辦人於公文處註明「附件抽存」或 「附件不歸檔」，且核章以示。 2019/4/9

四、注意與配合事項-3 歸檔 －2頁以上請蓋騎縫章，並以鉛筆註明頁碼 －紙本歸檔請攜帶紙本實體至文書組，並請同時將 檔案依電子流程方式傳送至歸檔人員（請列印歸 檔清單1式2份）。 2019/4/9

五、電子公文Q&A 本組為徹底解決各單位使用線上簽核所遭遇之問題，經彙整後整理如下： 問題 答復 備註 為何電子公文簽名章無法簽章？ 2019/4/9 五、電子公文Q&A 本組為徹底解決各單位使用線上簽核所遭遇之問題，經彙整後整理如下： 問題 答復 備註 為何電子公文簽名章無法簽章？ 1.詢問文書組是否已將該員寫入電子公文之族羣。 2.是否已依程序申請加入電子公文系統。（若無帳號，請至文書組網頁下載空白申 請書） 請問紙本簽核是否可轉為線上簽核？ 不行，須將紙本簽核另存新檔後，重新啟動線上簽核，及進入文稿編輯，開啟舊檔，並以匯入方式辦理陳判。 為何於電子公文無法打開瀏覽劃面？ 因於IE瀏覽器已存有YAHOO及GOOLE 之TOOL-BAR，造成瀏覽畫面衝突，可至IE瀏覽器畫面，將MOUSE 箭頭指至該畫面並按右鍵，直接取消YAHOO及GOOLE 之TOOL-BAR即可。 2019/4/9

為何使用線上簽核時，無法使用職章？或使用舊職章？ 問題 答復 備註 為何使用線上簽核時，無法使用職章？或使用舊職章？ 承辦人員先自行檢查，是否已將文稿編輯，匯出頁面。如已匯出仍無法使用時，請通知文書組檔管人員或組長，進行職章檢查及更動 如何刪除回閱之檔案？ 打開回閱之檔案夾，點選並進入欲刪除之檔案後，點選「傳送」按鈕即可 。 為何於線上簽核之附加檔案，無法全部匯出？ 因電子公文中之IPD21安裝不齊全，導致無法全部匯出檔案，此時應重灌IPD21之程式，重灌動作可參考電子公文之系統公告有關變更或移除IPD21之步驟。 為何於文稿編輯之受文單位於編輯時，無法顯示單位之畫面？ 因IP瀏覽器之GOOGLE 及YAHOO BAR與程式抵觸，此時須移除IP瀏覽器之GOOGLE 及YAHOO BAR工具列即可。 2019/4/9

為何自然人憑證插入讀卡機並輸入密碼後，電腦仍重覆要求輸入密碼 ？ 問題 答復 備註 為何新版之自然人憑證無法鏈結電子公文 ？ 請先以個人帳號及密碼進入電子公文系統首頁，點選下載新版自然人憑證之驅動程式至桌面後再執行，關閉電子公文，重新以帳號及密碼進入，至資訊基礎建設之個人憑證鏈結，並插入自然人憑證及輸入金鑰密碼，即可完成鏈結。 為何讀卡機無法運作？ 進入http://docap.eod.ntpu.edu.tw/ii/install/sysdeploy.htm網頁選取讀卡機驅動程式，並執行之即可。 。 為何自然人憑證插入讀卡機並輸入密碼後，電腦仍重覆要求輸入密碼 ？ 請先以個人帳號及密碼進入電子公文系統首頁，點選下載舊版自然人憑證之驅動程式至桌面後再執行，關閉電子公文，重新以帳號及密碼進入，至資訊基礎建設之個人憑證鏈結，並插入自然人憑證及輸入金鑰密碼，即可完成鏈結。 2019/4/9

如何排除「cmsg download filename error…」錯誤訊息 請至文書組索取「RsrcMgnt.xml」檔案並複製 問題 答復 備註 如何使用對方來文之附檔存在檔案夾？ 1.進入文稿編輯→進入附檔→打開對方來文 附加檔案→按下另存新檔即可。 2.如說明一無法另存新檔時，進入AKI800→ 打開對方來文之文號→開啟檔案→打開對 方來文電子檔→按下右鍵並另存目標即可。 如何排除「cmsg download filename error…」錯誤訊息 請至文書組索取「RsrcMgnt.xml」檔案並複製 至c:/2100即可。 為何使用AKI800無法以線上瀏覽打開檔案。 1.檢查是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2.至系統公告內下載UNIVIEW程式至桌面後，執 行該檔案。 2019/4/9

為何在進入電子公文如出現系統無法讀取之字樣？ 1.請界定I.E是否為第7版，重新安裝電子公文 I.E.7設定版。 問題 答復 備註 為何在進入電子公文如出現系統無法讀取之字樣？ 1.請界定I.E是否為第7版，重新安裝電子公文 I.E.7設定版。 2.如為I.E.8以上則請移走 。 為何在讀取線上簽核時，發生程式封裝錯誤訊息？ 因電子公文原始程式有誤，須重新安裝電子公文趨動程式。 如何利用電子公文之職務代理人作業部分？ 進入電子公文→選用應用程式之資訊管理系 統→點選IIR300個人資訊維護作業→進入職 務代理人設定→填寫代理人帳號及代理期間 →儲存是否以欲打開公文之原承辦人進入。 2019/4/9

為何於AKI800欲查看公文內容時，顯示出「IE瀏覽器之ACTIVE X封鎖‧‧‧‧」之訊息，導致無法瀏覽公文內容？ 問題 答復 備註 為何於AKI800欲查看公文內容時，顯示出「IE瀏覽器之ACTIVE X封鎖‧‧‧‧」之訊息，導致無法瀏覽公文內容？ 因IE瀏覽器之ACTIVE 設置不當造成訊息無法顯示，此時，應至IE網頁（祇開啟一個網站即可）點選工具之網際網路選項→點選安全性→進入信任網站→點選自設層級→將所有停用之項目全部點選啟用後→按下確定→離開 於進入電子公文畫面時，出現「通知程式管理者」之如何排除？ 進入exploer之畫面→點選工具→點選網際網路→點選內容→點選評證→點選「信任的根憑證授權」→匯入「ca1」之新憑證 為何利用「電子郵件」傳送之畫面無法匯出頁面？如何排除？ 因電子公文之附加檔案，並無e-mail傳送檔案之轉換檔案。須先行將e-mail畫面以列印方式進行，步驟：「列印」選擇「IPD21」列表機進入「瀏覽」選擇欲存入之檔案路逕（filename.pdf檔名）「ENTER」重新進入電子公文完成附件及匯出作業。 2019/4/9

因台北校區之系統流量過大造成塞車現象，此 時建議修改「DNS」路徑為： 1)120.126.193.1；2)120.126.125.1 問題 答復 備註 如何以AKI800之「歷史 檔案」轉換為電子公文 可用之「附屬檔案」？ 進入AKI800檔案之線上瀏覽，並開啟該檔案，其進行步驟：進入「列印」作業選擇「IPD21」列表機進入「瀏覽」選擇欲存入之檔案路逕（filename.pdf檔名）「ENTER」重新進入電子公文完成附件及匯出作業。 為何於台北校區登錄電 子公文時，畫面停止於 「系統登錄中」，請問 如何排除？ 因台北校區之系統流量過大造成塞車現象，此 時建議修改「DNS」路徑為： 1)120.126.193.1；2)120.126.125.1 2019/4/9

為何進入文稿編輯之受文者編輯後，一直出現「網頁錯誤」且上方出現有「您的電腦目前處於高度風險中….」？ 問題 答復 備註 為何進入文稿編輯之受文者編輯後，一直出現「網頁錯誤」且上方出現有「您的電腦目前處於高度風險中….」？ 1.因電腦灌入「網際網路」造成出現「網頁錯 誤」且上方出現有「您的電腦目前處於高度風 險中….」 2.解決方式： 進入IE瀏覽器之工具「網際網路」「安全 性」「重設預設值」重新訂定「自訂層 面」確定離開。 離開電子公文畫面重新進入與測試 如何查詢承辦之公文量，包括主辦、會辦等公文？ 1.請進入「應用程式選單」點選「公文管理 系統」點選「承辦人作業」點選 「ODR240承辦公文查詢列印作業」 2.進入「ODR240承辦公文查詢列印作業」選 擇單位、承辦組別、承辦人、起迄日期列 印 2019/4/9

2019/4/9 六、結論 本校本年1月至10月公文量計13,870件，平均每月處理公文量約1,387件，本組平均每日處理79件公文，惟本組人數僅5位同仁處理收發文及檔案管理，在既有人力資源下，以E化方式進行公文電子化，以達成創新、卓越、效率及減量之目標。 2019/4/9

2019/4/9 簡報完畢！敬請指教！ 2019/4/9