建设工程档案管理业务培训 2019

目录 1 2 3 4 5 建设工程档案基本概念 建设工程档案管理的法规体系 工程文件文件的管理及整理归档 建设工程档案的验收与移交 CONTENTS 建设工程档案基本概念 1 建设工程档案管理的法规体系 2 工程文件文件的管理及整理归档 3 建设工程档案的验收与移交 4 竣工图的编制 5

1 Part 建设工程档案基本概念

一、 建设工程档案、文件相关术语 1、建设工程文件 2、建设工程档案 3、建设工程电子档案 4、建设工程声像档案 1 2 3 4 一、 建设工程档案、文件相关术语 1、建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。 1 2、建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。 2 3、建设工程电子档案 工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据。 3 4、建设工程声像档案 记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。 4

一、 建设工程档案、文件相关术语 5、城市建设档案 6、立卷 7、归档 5 6 7 一、 建设工程档案、文件相关术语 5 5、城市建设档案 是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。 6 6、立卷 所谓立卷，即建设工程资料在归档时按照一定的原则和方法，将有保存价值的资料分门别类整理成案卷，亦称组卷。 7、归档 所谓归档，是指资料形成单位完成其工作任务后，将形成的资料整理立卷后，按规定移交给档案管理机构。它有三方面含义 ： （1）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向本单位档案管理机构移交。 （2）建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的资料向建设单位档案管理机构移交。 （3）建设单位按照现行《归档整理规范》要求，将汇总的该建设工程的档案向地方城建档案管理部门移交。 7

建设工程档案载体包括：纸质、微缩品、光盘、磁性。目前使用的载体中最常用的为纸质载体。 二、建设工程档案载体 建设工程档案载体包括：纸质、微缩品、光盘、磁性。目前使用的载体中最常用的为纸质载体。

2 Part 建设工程档案管理的法规体系

目前国家和省市对建设工程档案管理的法律法规地方规章及规范性文件有： 第一层次：法律 1、《中华人民共和国建筑法》，2011年4月通过，2011年7月1日执行。第六十一条：交付竣工验收的建筑工程，必须符合规定的建筑工程质量标准，有完整的工程技术经济资料和经签署的工程保修书，并具备国家规定的其他竣工条件。建筑工程经竣工验收合格后，方可交付使用，未经验收或验收不合格的，不得交付使用。 2、《中华人民共和国城乡规划法》，2007年10月28日通过，2008年1月1日执行。第六十七条：建设单位未在建设工程竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料的，由所在城市、县人民镇府城乡规划主管部门责令限期补报，逾期不补报的，处一万元以上五万元以下的罚款。 3、《中华人民共和国档案法》（主席令第71号），第十一条：机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交资料。 第二层次：行政法规 1、《建设工程质量管理条例》，第六十条：建设单位收到建设工程竣工报告后，应当组织设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收，建设工程竣工验收应当具备下列条件：（一）完成建设工程设计和合同约定的各项内容，（二）有完整的技术档案和施工管理资料，（三）有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告（四）有勘察、设计、施工、工程监理等单位分别签署的质量合格文件（五）有施工单位签署的工程保修书，建设工程经验收合格的方可交付使用。

目前国家和省市对建设工程档案管理的法律法规地方规章及规范性文件有： 第三层次：地方法规 1、《安徽省建筑市场管理条例》 2、《合肥市城市地下管线管理条例》 第四层次：行政规章 1、《城市档案建设管理规定》（建设部令90号） 2、《合肥市城市建设档案管理办法》（2010年修订） 第五层次：规范性文件 1、《关于贯彻执行省建设厅<关于实行建设工程档案责任书>、<建设工程档案合格证>制度的通知》（合建[2000]第159号） 2、关于印发合肥市市政基础设施工程竣工验收及备案管理实施细则的通知》（合建城建[2000]330号 第六层次：国家级行业技术标准 1、《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014) 2、《城建档案业务管理规定》（CJJ/T158-2011） 3、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007））

3 Part 工程文件的管理及整理归档

3、将工程项目档案管理人员落实“三同时”制度 一、工程文件管理措施 1、将工程项目档案管理落实“三纳入”制度 ⑴将工程项目档案管理纳入建设工程项目的管理程序中 ⑵将工程项目档案管理纳入到工程质量管理体系中 ⑶将工程项目档案管理纳入有关部门及有关人员的职责中 ⑴项目建设一开始就建立档案工程同步进行，工程合同应明确各参建单位档案项目档案套数、时间、费用、质量及违约责任 ⑵项目档案的收集、整 理、归档和项目建设立项准备建设和竣工验收同步进行 ⑶项目竣工验收时应同时形多套合格的项目竣工档案 2、将工程项目档案管理落实“三同时”制度 ⑴订立合同时参加 ⑵参加设备与技术资料开箱验收 ⑶参加单位工程的项目验收 3、将工程项目档案管理人员落实“三同时”制度

5、落实安全的档案保管场所和专兼职档案人员 一、工程文件管理措施 4、建立健全项目档案管理制度 档案搜集制度、汇总制度、保密制度、利用制度、借阅制度、项目档案的归档范围等制度。 项目文件产生项目的建设全过程 周期长 应落实安全场所和专兼职档案人员。 5、落实安全的档案保管场所和专兼职档案人员 项目档案的形成涉及到多个部门 受部门调整 保管条件及工程建设周期长 建立合理网络 把档案收集管理工作延伸到单位各个部门 定期向档案管理部门移交档案 形成档案收集程序化。 6、建立合理的档案管理网络组织

1、建设单位职责 二、建设工程文件管理各参见单位职责 （1）在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程资料的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （2）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的资料，并应进行立卷归档； （3）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程资料的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程资料的形成、积累和立卷归档工作； （4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案 （5）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；

1、建设单位职责 二、建设工程文件管理各参见单位职责 （6）对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程资料； （7）必须向参与工程建设的勘察、设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全； （8）可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图的绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。

2、施工单位职责 二、建设工程文件管理各参见单位职责 （1）实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工资料管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。 （2）建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程资料整理、立卷后及时移交总承包单位。 （3）可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作； （4）按要求在竣工前将施工资料整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收； （5）负责编制的施工资料的套数不得少于合同约定套数，但应有完整施工资料移交建设单位及自行保存，保存期可根据《归档整理规范》有关要求确定。

（3）可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程资料的形成积累和立卷归档工作； 二、建设工程文件管理各参见单位职责 3、监理单位职责 （1）应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档； （2）监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程资料的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工单位的工程资料的形成、积累、立卷归档进行监督、检查； （3）可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程资料的形成积累和立卷归档工作； （4）编制的监理资料的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《归档整理规范》和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。

4、城建档案管理部门职责 二、建设工程文件管理各参见单位职责 （1）负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料； （2）负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施； （3）列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。

三、建设工程文件归档 1、归档范围 5 1 2 3 4 工程建设的过程可分为两个阶段，即项目准备阶段和项目实施阶段。 归档范围可参照国标GB50328-2014确定归档范围。一般分五部分：（1）前期文件材料 （2）施工资料 （3）监理资料 （4）竣工验收资料 （5）竣工图 5 1 2 3 4

三、建设工程文件归档 2、建设工程资料的质量要求 1、归档的工程文件应为原件； 2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、 标准和规程； 3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合； 4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料； 5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备； 6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)，图纸宜采用国家标准图幅； 7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣 工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件； 8、所有竣工图均应加盖竣工图章

四、建设工程资料的归档整理立卷 1、立卷的原则和方法 （2）立卷的方法 （1）立卷的原则 ①立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用； ②一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷； ③案卷不宜过厚，一般不超过40mm； ④案卷内不应有重复文件； ⑤不同载体的文件一般应分别组卷。 ①工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分； ②工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷； ③ 施工、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； ④竣工图、竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷

四、建设工程资料的归档整理立卷 2、卷内文件的排列 （1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列； （2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列； （3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

四、建设工程资料的归档整理立卷 3、案卷的编目 （1）编制卷内文件页号应符合下列规定： ①卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。 ②页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。 ③成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码 ④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （2）卷内目录的编制应符合下列规定： ①卷内目录式样宜符合规范的要求。 ②序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。 ③责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。 ④文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 ⑤文件题名：填写文件标题的全称。 ⑥日期：填写文件形成的日期。 ⑦页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。 ⑧卷内目录排列在卷内文件首页之前

四、建设工程资料的归档整理立卷 3、案卷的编目 （3）卷内备考表的编制应符合下列规定： ①卷内备考表的式样宜符合规范的要求。 ②卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。 ③卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。 （4）案卷封面的编制应符合下列规定： ①案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样宜符合规范的要求。 ②案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。 ③档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。 ④档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号由档案馆填写。 ⑤案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。 ⑥编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。 ⑦起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。 ⑧保管期限分为永久、长期、短期三种期限。 ⑨密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

四、建设工程资料的归档整理立卷 4．案卷装订 （1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。 （2）装订时必须剔除金属物。

4 Part 建设工程档案的验收与移交

一、建设工程档案的验收 3、为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。 1、城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容： （1）工程档案分类齐全、系统完整； （2）工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况； （3）工程档案已整理立卷，立卷符合现行(建设工程文件归档整理规范)的规定； （4）竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章； （5）文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备； （6）文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。 3、为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。 2、国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加。

二、建设工程档案的移交 4. 列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案。 2、停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管。 1. 施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。 5. 建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。   3、对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。

5 Part 竣工图的编制

一、竣工图编制的基本原则和依据 1、 编制竣工图的基本原则： 01 02 03 04 05 凡在施工中，完全按原设计施工，无任何变动的，则有施工单位在原设计图上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图。 02 凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，然后加盖“竣工图”标志章作为竣工图。 1、 编制竣工图的基本原则： 03 凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大改变，或者图面变更面积超过35%的，不宜再在原施工图上修改、补充，应重新绘制改变后的竣工图。特别是基础、结构、管线等隐蔽工程部位的变更应重新绘制竣工图。 04 施工图被取消，包括设计变更取消或现场未施工的，不需要编制竣工图。但应在原图纸目录中注明“取消”，并将原图作废。 05 由于特殊原因，新的施工内容在没有正式施工图的情况下进行施工的（这种情况一般是不允许的），应按实际施工最终状况，由施工单位绘制竣工图，经设计单位签署意见并补充修改依据后方可作为竣工图。

一、竣工图编制的基本原则和依据 2、编制竣工图的依据 （1）设计施工图 建设单位提供的作为工程施工的全部施工图，包括所附的文字说明，以及有关的通用图集、标准图集或施工图册。 （2）施工图纸会审记录或交底记录。 （3）设计变更通知单，即设计单位提出的变更图纸和变更通知单。 （4）技术联系核定单，即在施工过程中由建设单位和施工单位提出的设计修改，增减项目内容的技术核定文件。 （5）隐蔽工程验收记录，以及材料代换等签证记录。 （6）质量事故报告及处理记录，即施工单位向上级和建设单位反映工程质量事故情况报告，鉴定处理意见，措施和验证书。 （7）建(构)筑物定位测量资料，施工检查测量及竣工测量资料。 2、编制竣工图的依据

根据国家规定“编制各种竣工图，必须在施工过程中(不能在竣工后)……”， 其优点是： 二、编制竣工图的时间、套数 1、编制竣工图的时间 （1）跟随施工进度进行编制：做到细水长流，把繁重的工作量分散，可以克服技术力量不足的困难。 一 根据国家规定“编制各种竣工图，必须在施工过程中(不能在竣工后)……”， 其优点是： （2）跟随施工进度编制，工程情况看得清，摸得准，观测清楚，编制准确。 二 （3）工程质量检查人员，能及时核对竣工资料与实物的误差，以保证竣工图的质量。 三

二、编制竣工图的时间、套数 2、编制竣工图的套数 国家有关编制竣工图的规定，原则上规定为：一般不少于两套，一套移交生产使用单位保管，一套移交有关主管部门或技术档案部门长期保存，国家重点建设项目，以及其它重要工程，若两套竣工图不能满足需要时，建设单位，施工单位在施工合同中必须明确其编制竣工图的套数。

三、编制竣工图的单位 1、编制竣工图的单位 工程竣工后由谁编制竣工图？国家规定是这样的：“施工单位在施工中做好施工记录、检查记录，整理好变更文件，并及时做好竣工图，保证竣工图质量，对竣工图及竣工文件的验收是工程验收的内容之一”。这一规定明确了编制竣工图是施工单位必须履行的职责，以施工单位为主编制竣工图对落实编制竣工图任务和确保竣工图的质量是有利的和十分必要的。

四、竣工图的签字盖章 竣工图编制后，应将“竣工图”标记章逐页加盖在图纸正面右下角的标题栏上方空白处或适当空白的位置，以达到图纸折叠装订后“标记章”能显露在右下角的目的。 “竣工图”标记章由编制人、技术负责人(审核人) 及监理负责人签名或盖章，以示对竣工图编制负责。

五、竣工图编制的质量要求 质量要求要求包括三个方面： 01 02 03 内在质量标准，就是竣工图必须符合实际，反映施工结束最终状况； 外观质量标准，就是幅面整洁、图形清晰、标志醒目、标注位置合理，达到查阅迅速、利用方便之目的。 03 使用质量标准，主要是所用纸张，书写、裱糊、盖章印泥印色等材料质量应符合档案长期安全保管要求。

五、竣工图编制的质量要求 具体要求为： （1）竣工图的图形和有关文字说明必须清楚准确、反映现场变更实际。做到图、物、文字一致，没有错误，遗漏和含糊不清的地方。 （2）利用施工图改绘竣工图时必须在更改处注明变更依据，即在修改时要注明设计变更单，图纸会审记录或材料代用单的编号。做到指示明确，整齐美观，以便于查阅。当无法在图纸上表达清楚时，应在图标上方或左上方用文字说明，并须标注有关变更洽商记录的编号。新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 （3）蓝图的更改可根据变更的具体情况选用“注改”和“杠改”(划改)，不能刮改，以保持图面整洁。应用施工兰图编制竣工图时，必须使用新兰图。禁止用在工地上受到磨损，残缺不全和有油垢的旧兰图编制竣工图。

五、竣工图编制的质量要求 具体要求为： （4）图上各种引出说明，一般应与图框平行，引出线不得相互交叉，不遮盖其它线条。 （5）所有竣工图均须由编制单位逐张加盖、签署“竣工图”章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，不得代签。竣工图章盖在图纸标题栏附近空白处。重新绘制的“竣工图”按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标的“图名栏”内注明“竣工阶段”字样。 （6）编制“竣工图”必须用碳素墨水书写和绘制，不得用其它墨水和颜色的笔绘制，以便长期保存。描绘用纸必须是质地优良，透明度好的硫酸或薄尼龙纸，描绘线条要实在，墨色要均匀，以符合复晒的要求。竣工图章应使用不褪色红印泥。

五、竣工图编制的质量要求 具体要求为： （7）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。 （8）竣工图应按GB/T10609.3—1989《技术用图复制图的折叠方法》，统一折叠成A4图幅（210MM╳297MM）。 （9）竣工图要具备完善的图样目录或文件目录。 （10）竣工图样上各专业名词、术语、代号、图形文字、符号和选用的结构要素，以及填写的计量单位，均应符合有关标准和规定。

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