高中職學校 公文線上簽核系統 教育訓練 主辦機關：國立苑裡高級中學 維運廠商：帝緯系統整合股份有限公司 課程講師：Hanson

大綱 系統上線前置作業 公文線上簽核系統功能說明 問題與討論 相關軟體下載與服務資訊

系統相關網址 雲端公文系統 http://hs.cloudop.tw 筆硯公文製作系統 http:// www.cloudop.tw/kw

1 機關系統管理者，需先建立機關使用者帳號 申請自然人憑證(IC卡) 外接式讀卡機乙台 建立系統帳號、憑證及讀卡機 公文管理帳號 筆硯帳號 可請人事單位配合統一彙整機關內部人事資料，並至戶政事務所辦理 外接式讀卡機乙台

2 軟體安裝 Internet Explorer(IE)瀏覽器安全性設定 讀卡機驅動程式 HICOS憑證檢測軟體 筆硯公文製作軟體

HICOS0 安裝及IE設定 HiCOS卡片管理工具 2.1.9版(內政部憑證管理中心) http://moica.nat.gov.tw/html/download_1.htm 相容性檢視設定：IE/工具/相容性檢視設定/加入 www.cloudop.tw

IE瀏覽器設定說明(1) 點選 Link/系統環境設定

IE瀏覽器設定說明(2) 點選 相關連結/系統環境設定，確認是否皆為啟用，如果沒有，請點選 加入信任網站 & 系統環境設定即可

筆硯公文製作系統安裝及設定說明 每位公文承辦人員皆需安裝筆硯公文製作軟體，才能進行簽辦、會辦、簽核、校對發文、檔案點收及編目等作業。 原已安裝筆硯軟體之電腦，需先將筆硯移除， 重新安裝線上簽核版之筆硯軟體。 所有公文使用者之電腦皆需要安裝此軟體。

筆硯公文製作安裝說明(2/6) 線上簽核版　筆硯公文製作下載網址：http://www.cloudop.tw/kw/

筆硯公文製作安裝說明(3/6)

筆硯公文製作安裝說明(4/6)

筆硯公文製作安裝說明(5/6)

注意事項 安裝完成後請一定先關閉網頁 再請開啟雲端公文系統首頁 點選相關連結/文書編輯系統 下載使用者資料

請記得修改為正確機關名稱

如何確認筆硯版本？ 點選桌面上的文書編輯捷徑，開啟之後右上角為自己的名字，就是有安裝成功

筆硯公文製作安裝說明(6/6) 系統自動帶出FES預設交換目錄：c:\odedi3\odtemp\sndu\。 筆硯安裝完成後，請於基本資料維護中的【預設電子交換目錄】選擇：公文電子交換系統。 系統自動帶出FES預設交換目錄：c:\odedi3\odtemp\sndu\。 16

公文線上簽核系統 使用說明

線上簽核系統之特色 簽核模式以電子傳遞方式辦理，不印紙本。 於系統中可查看公文辦理進度及主管簽核內容。 主管人員可依權限查看機關內公文辦理狀況。 系統永久保存公文電子檔案。

承辦人員作業說明 線上簽核作業 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。 線上簽核作業 創簽稿／ 來文函復 設定簽核點，線上會辦及陳核公文，承辦人可隨時查看公文流程點及辦理進度。 展期申請 由承辦人員提出展期申請，經主管人員核准後，才能展期。以達公文管制之效果。 結案設定 公文需經主管人員決行後，公文始能存查或發文結案，以達公文管制之效果。 查詢功能 完整保留公文電子檔案（包含來文、附件及簽稿內容）。

系統操作介紹-承辦人員 存查 來文退分 送發文 來文送銷號 會辦公文 來文簡易簽辦 公文資料查詢 取消傳遞作業 表單申請(展期) 來文函覆辦理 繕打新公文-紙本簽核 簽核方式 創稿銷號 存查 送發文 會辦公文 公文資料查詢 表單申請(展期) 個人資料維護 代理人設定 身分切換

主管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。 線上簽核作業 會辦／簽核 決行 線上會辦／簽核／決行並傳遞公文。 表單處理 展期／調案單 線上處理表單申請作業，線上准駁其申請。 代理 於系統設定代理人後，代理人即可於系統中簽辦公文。 查詢 提供單位主管及機關首長不同之權限查詢機關內承辦人員公文辦理狀況。

系統操作介紹-主管人員(含機關首長) 畫面介紹 公文決行方式 公文取消決行方式 公文需繼續向上陳核 取消傳遞作業 表單核准作業(展期) 自定詞庫 代理人設定 承辦資料查詢(主管) 公文資料查詢(機關首長)

系統操作介紹-文書人員 收 文作業 電子收文-單筆分文 電子收文-批次分文 電子收文-重複來文 一般收文登錄 改分作業 公文處理匣 發文作業-校對、歸檔 公文資料查詢

線上簽核作業流程-檔管人員 發文結案 存查結案 檔管人員 機關憑證加簽點收公文 編目歸檔

檔管人員作業說明 依據「文書及檔案管理電腦化作業規範」： 線上簽核作業 點收時應確認檔案內容並加附機關憑證製成之電子簽章；必要時，得加附檔案管理人員個人憑證製成之電子簽章。 點收後之電子檔案，不得任意刪除或修改，且應依機關檔案分類系統將其歸入相關之案卷。 線上簽核作業 檔案點收 需以機關憑證進行檔案點收。 檔案編目 需以機關憑證進行檔案編目。 檔案應用 提供線上申請應用表單。 入庫保管 提供線上入庫保管功能。

系統操作介紹-系統管理者 單位資料維護 承辦人資料維護/新增 筆硯編輯系統維護/新增 代理人設定 行事曆設定 公文資料查詢

問題與討論

客服維運窗口 若貴機關內同仁有系統操作問題，請先就近請教各單位第一線之系統管理者或種子人員。 客服專線：0800-222188 客服信箱：service@dgtk.com.tw 網站諮詢： http://crm.dgtk.com.tw/ost/index.php FAQ網站： http://crm.dgtk.com.tw/cloudopfaq/ eLearning線上學習網站： http://crm.dgtk.com.tw/dgtkregistration/cloudop_elearning/index.html